Fakturering

Fakturering

Här beskrivs olika moment för projektfakturering. Allt från förberedelser och justeringar till utskrift av faktura till kund. Här förklaras bland annat hur en acontofaktura eller samlingsfaktura görs, en faktura i annan valuta och hur en faktura vänds eller krediteras. Dessutom beskrivs några av de vanligaste parametrarna som rör fakturering.

Förberedelser

• Kontrollera att alla har tidrapporterat i listan Avprickning tid under Projekt | Rapporter.
• Uppdatera Arvode, Inköp och Övrigt i Projekt | Backoffice | Transaktioner om inte automatisk uppdatering är påslagen.

Fakturatext och omfattning

En faktura består av fakturatext och omfattning. Omfattning är det belopp från lager eller aconto som är markerat att faktureras. Fakturatext och omfattning måste stämma överens för att fakturan ska kunna skrivas ut. Tillvägagångssättet att göra i ordning en faktura ser lite olika ut beroende på vilken typ av faktura som avses och om fakturafliken inne på projektet används eller inte, se separata avsnitt nedan

Skapa faktura där fakturatext finns

• Gå till Projekt | Fakturering, fliken Fakturor. Där visas påbörjade men inte utskrivna fakturor.
• Markera en faktura och välj Öppna.

Välj omfattning

• Gå till fliken Arvode, Inköp, Övrigt och A-conto beroende på vad som ska faktureras.
• Ändra vid behov Fördjupning: För arvode finns Medarbetare, Kategori, Kod eller Period. Dubbelklicka på en rad för att se detaljer för just den raden.
• Kryssa i de rader som ska ingå i fakturan. Det valda lagerbeloppet flyttas då till kolumnen Denna fakt.
• Om inte allt ska faktureras så går det att delfakturera genom att markera en eller flera rader och trycka på knappen Ändra belopp. Fyll i det belopp som ska faktureras. Återstående belopp ligger kvar i lager

Justera lagret

En justering är en upp- eller nedskrivning av utprislagret för att få lagernivåerna att stämma med det som ska faktureras. Det finns två ingångar till justering, antingen från fliken Projekt med knappen Ny justering alternativt inne på en faktura.

• Klicka på knappen Justera inne på fakturan eller på knappen Ny justering i projektlistan.
• Gå till fliken Arvode, Inköp eller Övrigt beroende på vad som ska justeras.
• Ändra vid behov Fördjupning: Medarbetare, Kategori, Kod eller Period. Dubbelklicka på en rad för mer detaljer för just den raden.
• Markera raderna som ska justeras och klicka på knappen Ändra belopp. Om flera rader markeras så görs en proportionell justering mot lager eller registrerat.
• Ange det belopp (+ | -) som ska justeras alternativt fyll i det belopp som ska bli kvar i rutan Lager.
• Genom att sätta ett kryss i rutan till vänster så justeras hela raden till noll.
• Ny justering utan lager eller registrerat på projektet görs med knappen Ny. Fyll i Medarbetare, Kod, Period och Belopp.
• Fyll i eventuell justeringskommentar
• Ange bokföringsdatum och Spara

Kolumner i justeringsvyn

Registrerat	Beloppet som registrerats in
Justerat	Totalt justerat
lager 1	Allt som registrerats och justerats men inte fakturerats
Fakturerat	Det fakturerade beloppet
Ej uppdat.	Belopp som finns med i skapade men inte utskrivna fakturor
Lager 2	Kolumnerna Lager 1 minus Ej Uppdaterat
Justering	En ny justering som inte sparats

Utskrift faktura

• När omfattning och text är färdigställda väljs Spara för att komma till fliken Fakturor.
• Markera fakturan och klicka på Utskrift. Flera fakturor kan markeras (med hjälp av Ctrl-tangenten) och skrivas ut samtidigt.

Provutskrift	Gör en provutskrift och kontrollera fakturan
Fakt. datum	Dagens datum föreslås. Föregående fakturas datum föreslås om flera fakturor skrivs ut efter varandra.of the previous invoice is suggested.
'Förf. datum	Hämtas från projektets betalningsvillkor och kan skrivas över
Bokföringsdatume	Dagens datum föreslås. Föregående fakturas datum föreslås om flera fakturor skrivs ut efter varandra.
Allmän fakturatext	Här kan en textsträng fyllas i. Om flera fakturor skrivs ut samtidigt används denna text på samtliga fakturor.

Skapa faktura utan färdig fakturatext

• Gå till Projekt | Fakturering. Sök antingen fram projektet under fliken Projekt och välj Ny faktura eller gå till fliken Fakturor och välj Ny och sök fram projektet där
• Följ beskrivning Välj omfattning samt Justera lager ovan.
• Skapa en fakturatext. Fyll antingen i egen text och belopp eller använd ett textförslag. Textförslaget kan ändras. Egna rader kan läggas till, delsummeringar kan göras och en ny text och belopp kan skrivas i.
• Klicka på knappen Skapa text för att fånga upp det lager som finns på projektet eller för att fakturera från budget eller omfattning.

Fakturatextförslag

Skapa text	Med knappen Skapa text kan en färdig text och belopp från projektbudgeten användas, belopp från omfattningen eller belopp som är upparbetade och ligger i lager hämtas.
Detaljeringsnivå	Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt.
Delsummor	Här bestäms om beloppen ska delsummeras.
Hämta text	Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas och därefter korrigeras.
Anvisning	En anvisning kan skrivas av projektledaren för att beskriva för Backoffice vad fakturan avser. Anvisningen visas i analysbilden inne på projektet och syns inte på fakturan till kund.

Förfaktureringg

Förfakturering är enbart synlig och kan användas om det är inställt i parametrarna. Förfakturering görs vanligtvis för att fakturera inköp som det inte har inkommit leverantörsfaktura på.

• Ange förfaktureringskod om den inte är förinställd och belopp att fakturera.
• Det går att både förfakturera och fakturera från befintligt lager på en och samma faktura.
• Det förfakturerade beloppet visas som ett minuslager på projektet fram tills det räknas av.
• Avräkning av förfakturerat belopp görs genom att skapa en faktura med omfattning där det förfakturerade beloppet kvittas mot ett verkligt lager.

Acontofaktura

• Gå till fliken Aconto.
• Fyll i det belopp som ska faktureras i fältet Denna fakt. Om aconto uppdelat på arvode, inköp och övrigt är inställt i parametrarna delas det upp. Uppdelningen kan visas i rapporter.
• Aconto kan faktureras tillsammans med belopp ur lager i en och samma faktura.

Acontoavräkning

• Gå till fliken A-conto
• Fyll i det belopp i som ska avräknas i fältet Avräkning. Om allt ska avräknas kan knappen Avräkna allt användas.
• Under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt anges vad acontot ska avräknas mot med samma tillvägagångssätt som när en vanlig faktura skapas.

Samlingsfaktura

Samlingsfakturering innebär att flera projekt faktureras i en och samma faktura. För att det ska fungera krävs att projekten har:

• Samma kundkod
• Samma kundnummer
• Samma faktureringsvaluta
• Kryss vid Tillåt samlingsfakturering

Det finns två sätt att skapa en samlingsfaktura. Antingen görs fakturan från grunden eller så skapas separata fakturor på projekten som sedan slås ihop.

Skapa samlingsfaktura från grunden

• Börja med att göra eventuella justering av lagerbelopp på de i samlingsfakturan ingående projekten. Projekten måste justeras innan de läggs in som samlingsfaktura.
• Gå in på ett av projekten som ska ingå i samlingsfakturan och kryssa i Samlingsfaktura under fliken Samlingsfaktura.
• Hämta upp alla projekt som ska ingå i fakturan, inklusive projektet där samlingsfakturan skapas.
• I flikarna Arvode, Inköp och Övrigt visas nu alla ingående projekts lager, och det belopp som ska faktureras kan anges.
• Kryssa i fördjupning Projekt för att se de olika projektens omfattning.

Skapa samlingsfaktura genom att slå ihop fakturor

• Ställ i ordning fakturorna med text och omfattning på respektive projekt
• Slå ihop används med fördel när förfakturering är påslagen eller när en fakturatext finns.
• När fakturorna är färdigställda markeras de, och knappen Slå ihop används.
• Ange vilket projekt som fakturorna ska slås ihop till.
• I fliken Text har nu en sektion per projekt skapats, med projektkod och benämning som rubrik för varje sektion.

Fakturor i utländsk valuta

• Se till att valutakursen är aktuell i valutaregistret.
• Fakturavalutan ställs in i fliken Fakturering på projektet i Basregister.
• På fakturan är det endast texten som anges i utländsk valuta. Omfattningen är alltid i företagets basvaluta. Marathon omräknar belopp utefter dagens valutakurs.
• Inne på fakturan visas beloppen i olika valutor beroende på flik. I textfliken visas beloppen i summatabellen uppe i högra hörnet i fakturavalutan.

I flikarna Arvode, Inköp och Övrigt eller Aconto räknas alla belopp, inklusive texten om till basvalutan.

• En mindre differens tillåts mellan omfattning och text i utländsk valuta då valutakursen kan ändras dag till dag. Hur stor differens som tillåts ställs in vid Max valutadiff på utl. Fakturor i fliken fakturering i projektredovisningsparametrarna.
• I fakturalistan visas beloppen i basvaluta och faktureringsvaluta.

Parameters on the invoice

Krediterar	Här kan fakturanumret vid en kreditfaktura skrivas som hänvisning på fakturan.
Fakturakund	Om fakturan ska ha en annan faktureringsadress än den som finns på projektet så kan en fakturakund fyllas i. Fakturakunder registreras i projektredovisningens basregister och blir ett eget kundnummer i kundreskontran. Kan anges både här och inne på projektet.
Period	Om intäkten ska periodiseras. Periodiseringskonto måste finnas ifyllt i projektredovisningens parametrar under fliken Fakturering.
Faktureringsavgift	Om en övrigtkod för faktureringsavgift finns inställt i projektparametrarna och på projektet kryssas faktureringsavgift i om det ska gälla fakturan
Referensnummer	Referensnummer hämtas från projektet men kan ändras här för en enskild faktura.

Omutskrift faktura

Omutskrift av fakturor kan göras under fliken Utskrivna fakturor.

Kreditera eller vänd faktura

Fakturor krediteras i sin helhet under fliken Utskrivna fakturor.

• Gå till fliken Utskrivna fakturor.
• Sök upp fakturan och klicka på knappen Vänd.
• En ny faktura, likadan som den ursprungliga men i kredit skapas.

Delkreditera eller vänd del av faktura

• Gör en ny justering och ange medarbetarkod och den arbetskod som ska krediteras samt period (perioden då tiden var upparbetad) och minusbelopp .
• Efter justeringen är gjord har projektet en minuspost som kan faktureras.
• Efter fakturan är utskriven kan beloppet justeras tillbaka och hamnar då i lager på projektet.

Fakturakund

Om ett projekt ska faktureras till en avvikande faktureringsadress ska en sk Fakturakund användas. En fakturakund får ett eget kundnummer i kundreskontran. Fakturakunder läggs upp i basregistret i projektredovisningen och kan användas på två sätt.

1. Alla projektets fakturor

• Om projektet alltid ska faktureras till en avvikande adress så kopplas fakturakunden till projektet.
• Fakturakunden kopplas inne på projektet i basregistret, i fliken Kontakt, fältet Kundnr.
• Fältet Kundnr. öppnar sig då synkroniseringen av projektet mot kund är avslagen. Det görs under fliken Parametrar 2.

1. Enskild faktura

• Om en specifik faktura ska ha en avvikande adress så kan fakturakunden anges inne på fakturan i fliken Parametrar, fältet Fakturakund.

Avgränsa lager

Lagret kan avgränsas så att inget lager från senare perioder kommer med. Avgränsningen utgår från bokföringsdatum och inte utförandedatum samt aconto kommer inte med. För att Avgränsa lager ska visas så måste funktionen slås på i projektredovisningens parametrar, fliken Fakturering.

Spec arvode

Under fliken Spec arvode skapas en fakturaspecifikation för arvodet med kommentarer från tidrapporten som automatiskt skickas med fakturan i samma Pdf. Funktionen slås på i projektredovisningens parametrar fliken Fakturering och fakturamallen behöver vara anpassad. Då visas en ny flik Spec arvode inne på fakturan.

Spec arvode kan användas på två sätt.

1. Hämta tidrapporter Enligt omfattning

Enligt omfattning används för att låta systemet försöka hämta de transaktioner som valts under fliken Arvode. Om justeringar eller korrigering av tid har gjorts är det inte säkert att en fullständig fakturaspecifikation kan skapas och ett felmeddelande ges. Alla fält kan ändras och det finns inget krav på att specifikationen måste innehålla samma belopp som fakturans omfattning.

1. Hämta tidrapporter Period

Period används för att hämta alla transaktioner under en angiven period. Ingen hänsyn tas om posterna redan fakturerats.

Attest av projektfakturor

Funktionen aktiveras i projektredovisningsparametrarna, fliken Fakturering genom att kryssa i Attest. Behörighet att attestera ställs in i behörighetsmatrisen under Projektredovisning | Kund och projekt | Fakturor att attestera. Attest krävs inte för alla fakturor; fakturor märkta med "Ska inte skickas", kreditfakturor och nollfakturor visas inte i listan. Projektledare attesterar i Projekt | Projekt, fliken Attest. Enbart fakturor från externa projekt som tillhör projektledarens grupp visas. Ekonomiavdelningen kan attestera i Projekt | Fakturering, fliken Fakturor.

Zero invoicing

Zero invoicing should be done once in a month. It is on Projects | Invoicing, Zero invoicing tab. The reason is that adjusted entries with only a purchase price WIP left are invoiced. This affects the WIP list and invoicing statistics for purchase price. If you use a balance sheet account for purchases, the zero invoicing posts the cost for purchases with purchase price WIP 0. Zero invoices are not sent to clients, but it is important for statistics and for the accounting that you use correct invoicing- and accounting dates. It is not possible to select certain projects for zero invoicing which makes it difficult to select a date in the past. Example: If there are purchases registered in July, that have been adjusted down and the zero invoicing is done with accounting date in June, the cost of the purchase in July will be booked before the purchase actually existed.

Invoice zero entries on active projects This concerns entries with 0 in sales price WIP. Example: A purchase is registered with a purchase price of 10 000 and has a sales price of 12 000. The WIP 12 000 is adjusted down, and the purchase price is still 10 000. When zero invoicing, this purchase price entry will have status invoiced and is no longer in the WIP list. If balance sheet for purchases is used, the invoicing makes the cost posting.

Invoice active projects with sales price WIP = 0 The project will be zero invoiced if the total sales price WIP is 0. Example: There is 10 000 in WIP, fees. There is - 10 000 in WIP, purchases. If you select “Invoice active projects with sales price WIP = 0”, the invoice will be zero invoiced. The fee will be posted as revenue and the purchase as cost, provided that a balance sheet account for purchases is used. The same applies if there is positive WIP on a purchase code and a negative WIP on another, but the total purchase WIP is 0. Select project type on all the projects that shall be zero invoiced. All should be selected. You can choose group, if only one group shall be zero invoiced. Normally the company uses shared project accounting The invoice number for zero invoices will either be one in the ordinary invoice number series or a deviating number series, depending on settings in the parameters.