Registrering och attest av leverantörsfakturor

Ankomstregistrering

Registreringen av fakturor börjar i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Ankomstregistrering. Vyn kan se olika ut beroende på om Marathons tolkningstjänst används eller inte.

Fakturaunderlag

Om tolkningstjänsten för leverantörsfakturor används Fakturorna tolkas med leverantör, fakturanummer, faktura- och förfallodatum samt belopp och det behöver inte anges manuellt. Öppna fakturan för att komplettera uppgifter. Med knapparna Skanning och Direktimport skickas fakturorna för tolkning. Om en faktura ska registreras manuellt används knappen Manuell registrering.

Om tolkningstjänsten för leverantörsfakturor inte används Knapparna Skanning och Direktimport används för att få in fakturorna för ankomstregistrering.

• Välj Skanna om en skanner är kopplad till Marathon.
• Med knappen Importera kan en faktura hämtas in eller dras in till Marathon.

• Efter att ha importerat fakturan visas sidorna som miniatyrer till vänster i bild. Kontrollera kvaliteten genom att klicka på miniatyren.
• Markera fakturan genom att bocka i rutan vid miniatyren och Spara.
• Om fakturan innehåller flera sidor så bockas sidorna i och sparas tillsammans.
• Klicka på knappen Spara separata om det finns flera fakturor på endast en sida.
• En inskannad faktura kan raderas genom att markera den och trycka på Radera.
• Med knappen Välj alla markeras alla inskannade dokument.
• Knappen Ångra lägger tillbaka sparade men ej registrerade fakturor.

Registrering

I fliken Faktura registreras faktauppgifterna. Här väljs också attestörer. I fliken Kontering konteras fakturan. Den övre delen av konteringen avser projektinköp och den nedre delen omkostnader. I fliken Underlag visas den inskannade fakturan.

Kontering

Kontering av projektinköp görs i den övre tabellen. Vid kontering av projektinköp fylls inget konto i eftersom det redan är förinställt i parametrarna. Ange eventuellt rekvisition om det används, varpå resterande uppgifter om kund, projekt, inköpskod och inpris automatiskt fylls på.

I annat fall fylls uppgifterna i manuellt. Inpriset hämtas från registreringen av fakturan. Pålägget på inpriset hämtas från inköpskoden och kan i projektparametrarna ställas in om det ska vara ändringsbart. Utpriset räknas ut.

Vid kontering av omkostnader ska kontot anges i den nedre tabellen.

Om kostnaden ska periodiseras anges endast kostnadskontot och period från och period till. Antingen som ÅÅMM-ÅÅMM eller som ÅÅMMDD-ÅÅMMDD. Balanskontot för periodiseringar hämtas från parametrarna.

Konteringen för projektinköp eller omkostnader kan även göras i fakturavalutan i fältet Belopp fakturavaluta. Det underlättar uppdelningen av utländska fakturor på flera olika projekt eller konton.

Med Hämta mall kan Konteringsmallar hämtas. Se vidare beskrivning nedan

Då alla skannade fakturor är ankomstregistrerade kan de skickas för attest med knappen Mejla. E-post skickas till alla attestörer på oattesterade fakturor där e-post ännu inte skickats. Oavsett om användaren ställt in att ta emot e-post så visas fakturorna i Ekonomi | Attest.

 

Konteringsmall

Konteringsmallar skapas i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra.

• Välj Ny och namnge mallen.
• Fyll i konto och eventuell kostnad. Ange antingen en procentuell del av ett belopp eller ett belopp i Sek. Om en procentuell del anges frågar systemet efter totalbeloppet när mallen används, och räknar ut andelen med hjälp av procentsatsen.
• Konteringsförslaget visas och kan ändras.

Automatkontering

En automatkontering kan registreras i en verifikationsmall i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Bokföring. Då triggas en automatkontering när något bokförs på baskontot. Konteringen visas först i bokföringen och inte på skärmen när fakturan registreras.

Attest

I Ekonomi | Attest kan användaren öppna fakturorna för att attestera och kontera.

Med Visa faktura kan fakturadokumentet visas. Med Direktattest kan fakturan attesteras utan att den öppnas, detta är dock behörighetsstyrt.

Alla	Visar alla fakturor, även de utan attestörer
End obehandlade	Visar alla oattesterade fakturor
End egen att kvar	Visar endast de fakturor där du står ensam kvar som attestör
Bokförda	Visar alla bokförda fakturor

• Markera en faktura och tryck på Öppna.

Om fakturan redan är konterad i förväg visas det med en eller flera rader i rutan längst ned till vänster. Typ Projekt är projektinköp och typ Omk är omkostnader.

I rutan Fakturabelopp visas en sammanfattning av fakturan med fakturabelopp, vad som är konterat och hur mycket som är kvar att kontera. Information om övriga fakturauppgifter finns under knappen Fakturauppgifter.

Hela dokumentet kan tas fram med hjälp av knappen Visa faktura. I Anteckningar visas alla anteckningar gjorda kring fakturan, och här kan fler anteckningar läggas till.

Kontera och attestera

• För att kontera ett projektinköp väljs Projekt.
• Ange eventuellt rekvisition om det används, varpå resterande uppgifter om kund, projekt, inköpskod och pris automatiskt fylls på.
• I annat fall fylls alla uppgifter i. Inpriset hämtas från registreringen av fakturan. Pålägget på inpriset hämtas från inköpskoden och utpriset räknas automatiskt ut.
• Beloppet kan även anges i fakturavalutan, vilket underlättar om en utländsk faktura ska fördelas på flera projekt.
• För att kontera en omkostnadsfaktura väljs Omk.
• Ange konto och eventuellt kostnadsställe och kostnadsbärare om kontot tillåter det.
• Om kostnaden ska periodiseras anges endast kostnadskontot och period från och period till ÅÅMM-ÅÅMM eller ÅÅMMDD-ÅÅMMDD.
• För att attestera väljs Attest och därefter kan väljs förattest, slutattest, betala ej eller endast del av beloppet. Komplettera eventuellt med en kommentar och tryck på Spara attest.
• Men knappen Ny attestör läggs en till attestör till fakturan.
• Spara hela faktura med knappen Spara.

 

Attestbevakning

I Attestbevakningen visas alla fakturor som är ankomstregistrerade men inte bokförda.

Alla (1)	Visar alla fakturor oavsett om de är attesterade eller ej
Klara	Visar färdigattesterade fakturor
Ej klara	Visar fakturor där det finns mins en kvarvarande attestör
Alla (2)	Visar alla projekt- och omkostnadsfakturor
Pro	Visar alla projektfakturor
Omk	Visar alla omkostnadsfakturor
Kvarv. att	Möjlighet att visa en specifik attestörs oattesterade fakturor

Mejla påminnelse	E-post skickas till attestören
Bokför	Bokför en eller flera markerade faktura som är färdigkonterade och attesterade
Visa Faktura	Visar det inskannade fakturadokumentet
Skanna	Ger möjlighet att komplettera fakturan med fler dokument
Faktura	Visar och ger möjlighet att ändra fakturauppgifter
Kontering	Visar och ger möjlighet att ändra kontering
Anteckningar	Visar och ger möjlighet att lägga till anteckningar

Muspekaren kan hållas över fältet Kontering i listan för att se detaljer kring kontering. För att se hur stort belopp som har attesterats eller om en kommentar lämnats, kan muspekaren placeras över medarbetarkoden. Om en slutattest eller en kontering är i parentes och skriven i röd text är det en indikering om att hela beloppet inte är konterat eller att attestören har lämnat en kommentar

Bokförda fakturor

I fliken Bokförda fakturor visas de bokförda fakturorna. Här visas även när attest är gjord och av vem, samt vilken typ av attest i kolumnerna Slutattest och Förattest. Markera fakturan och tryck på Öppna, så visas samma bild av fakturan och dess uppgifter som i attesteringen. Här kan även anteckningarna läsas i efterhand.

Vänd faktura

Med knappen Vänd kan en faktura vändas. Markera en faktura i listan och tryck Vänd.

Attestörer föreslås vara samma som på faktura du vänder men kan ändras.

Skapa ny debetfaktura efter krediteringen kommer att resultera i två nya fakturor, en kredit av fakturan som vänds och en ny debetfaktura som är identisk med fakturan som vänds.

Fakturorna som skapas i och med vändningen hamnar i Attestbevakningen. Alla fakturauppgifter inklusive kontering är kopierade från ursprungsfakturan (men med motsatt tecken för den vända fakturan). Fakturorna kan bokföras direkt eller korrigeras eller attesteras innan de bokförs.