Tidrapportering

Tidrapportering

Tidrapporter skrivs i Projekt: Tidrapportering

I Almanackan visas månadens kalender. Alla medarbetare är kopplade till en almanacka som visar rapporteringskravet längst ned i bild. Med utgångspunkt från rapporteringskravet en viss dag och den hittills rapporterade tiden, används olika färgkoder för att visa om kravet är uppfyllt eller inte.

Grön bock	Betyder att dagen är färdigrapporterad. Dagar utan rapporteringskrav, exempelvis helgdagar, är redan från början grönmarkerade.
Röd cirkel	Betyder att dagen inte uppfyller det rapporteringskrav som har satts.
Orange utropstecken	Betyder att dagen är markerad som stoppad. När dagen är stoppad kan den inte läsas in till ekonomisystemet.
Svart-vitt	Betyder att dagen ännu inte har inträffat.

Om tid har rapporterats på en dag så illustreras det genom strecket under datumet. Genom att klicka på dagen visas i det högra fönstret en sammanställning av den rapporterade tiden den dagen.

I fönstret längst ner visas en sammanställning över hur många timmar som är rapporterade den dagen, rapporterad tid dittills under månaden och totalt rapporterad tid för månaden.

Komptid kan ställas in på medarbetaren (Projekt | Backoffice | Basregister | Medarbetare) och saldot visas ackumulerat bredvid rapporterat och krav.

Klicka på pilarna som omger månaden för att växla mellan månaderna. Öppna en dag för att rapportera tid antingen genom att dubbelklicka på dagen eller markera dagen och klicka på Öppna

Snabbsök i Tidrapporteringen aktiveras genom att klicka med höger musknapp inne i dagrapporten, då visas ett pop-upfönster och snabbsök kan slås på.

Projekt	Projektet kan antingen skrivas in direkt eller hämtas med söklistan till höger i fältet.
End egna	Kryssa i End egna för att endast visa de projekt där du är kundansvarig, projektledare, produktionsledare eller ingår som medlem i projektets team.Kryssa i End egna för att endast visa de projekt där du är kundansvarig, projektledare, produktionsledare eller ingår som medlem i projektets team.
Grupp	Projekt tillhörande vald grupp visas.
Senaste	De senaste projekten som man använt i tidrapporteringen visas. Antal senaste ställs in i inställningar genom att klicka på användarikonen längst ner till vänster i Marathon.
Projektsortering master	Masterprojekt visas överst med underliggande projekt kopplade till masterprojekten under..
Kod	Arbetskoden kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan.
Timmar	1 innebär en timme och 0,5 en halvtimme. Mindre än en kvart, dvs. 0,25 rekommenderas inte att fylla i.
Kommentar	I kommentarsfältet finns möjlighet att skriva en kommentar på 1000 tecken. Kommentaren syns på projektet i Kund och projekt, vissa listor och kan skrivas ut i rapporter.
Övrigt	Övrigtkoden kan antingen skrivas in direkt eller hämtas från söklistan.
Antal	Antalet av övrigtkoden
Slutförd	Om rapporteringskravet inte uppfylls en dag klickas rutan Slutförd i. Dagen blir då grön i almanackan. Om automatisk uppdatering av tiderna används så måste slutförd kryssas i för att dagen ska uppdateras.
Stoppad	Rutan Stoppad används om dagen inte är komplett. I och med att dagen stoppas så kan ofullständiga rader sparas tills vidare. Stoppad dag är orange i almanackan och kan inte läsas in till ekonomiavdelningen.
Ny rad	Infogar en ny rad ovanför den rad som är markerad.
Radera rad	Raderar den rad som är markerad
Kopiera rad	Vid kopiering av rad, infogas en ny rad med innehållet under den som kopierades, och efterföljande rader flyttas ner ett steg.
Hämta från resursplan	Möjlighet att hämta projekt, kommentar och timmar från resursplaneringen.
Spara mall	En rapporterad dag kan sparas som en mall och fortsättningsvis användas vid rapportering
Hämta mall	Den sparade mallen kan hämtas upp vid rapportering
Fyll ut med undertid	Med hjälp av undertidsknappen kan systemet själv fylla på med s.k. undertid för att uppnå rapporteringskrav och få dagen grönmarkerad. För att det ska fungera krävs att företaget har aktiverat funktionen. Oftast rekommenderas istället att klicka i rutan Slutförd på dagen
Hämta från tidigare dag	Det går att kopiera en hel dagrapport under knappen Hämta från, där en meny med de senaste tio dagarna finns.
Avbryt/Spara	Dagrapporten lämnas alltid med Avbryt eller Spara.

Då tidrapportens rader blivit uppdaterade av ekonomiavdelningen får de en ljusare grå färg och kan inte ändras. Det går däremot att lägga till rader i tidrapporten.

Massinmatning

Om flera dagar ska ha samma information kan massinmatning användas.

Genom att klicka på dagarna blir de ljusblå vilket innebär att de är valda. Det syns även i det högra fönstret där de markerade dagarna presenteras. (Med pilarna ovanför kalendern kan tider i andra månader också markeras.)

När de dagar som ska rapporteras är markerade fylls projekt, arbetskod, timmar och eventuell kommentar i.

Genom att kryssa i rutan Fyll ut fyller systemet ut de markerade dagarna med tid så att rapporteringskravet uppfylls. Avsluta med Spara.

Avprickning

Under Avprickning ges en överblick över vilka som har tidrapporterat eller inte. (Samma lista finns även under Projekt | Rapporter). Beroende på behörighet kan även andra medarbetares tidrapporter öppnas. Dagar som är gröna är färdigrapporterade, gula är stoppade (kan då inte läsas in till ekonomisystemet) och röda är inte färdigrapporterade. Framtida dagar är gröna. Listan kan visa en grupp, personalkategori eller alla som rapporterat tid.

Projektbudget

Om projektbudget läggs per medarbetare syns de budgeterade timmarna under Projektbudget.

The project estimate shows all items for which the employee has been estimated. Each combination of project and work code appears as a separate row in the list, together with a description if applicable. The number of hours that have been estimated and the number of hours that have been registered are then shown. Depending on how accurately the cost estimate has been formulated, the start and end dates are displayed. The table also has a box per row for checking off records, and a selection that shows/hides checked records

Normal	Start and end dates are filled in according to the indication in the date field.
Relative	The start and end dates are specified by the relative number of days until the start date. This means that if you have a project that is scheduled to start on April 25th and today's date is April 15th, ‘10’ will be entered in the start date field for the project in question. This makes it clear which projects should be prioritised.

Employee estimate

The Employee estimate shows the cost estimate entered by the accounting department.

The list shows estimated hours, actual hours and the difference between them. The budgeted amount, actual amount, adjusted actual amount, net actual amount and difference are also shown.

Resource planning

Resource planning shows what has been planned for the week by the administrator or finance staff. (Registered in Project | Project, tab Resource planning)

Here you can compare the planned time for projects with the reported time, week by week.

Client/Project

The Client and Project tabs show the time report on a monthly basis per project. The left half of the image shows the projects, the hours reported by code, the total for each project separately, and reported absences. The total reported time for the entire month is shown at the bottom.

If a row is selected, detailed information about the report is shown on the right side of the image. Comments from the day list are also shown here

Day list

The day list shows the reported time per day for a specific month. For each day, you can see which projects, codes and hours have been reported, the accrued value of the reported time and any comments. After each day, the total number of hours for the day is summarised and at the bottom of the daily list you can see the total number of hours and amount for the entire month.

Week summary

The week summary shows the time reported during a week. Click on the arrows surrounding the week number to scroll forwards or backwards in time. The week summary shows the project, code and number of hours reported for each project. The Total column on the far right shows the total number of hours reported for each project during the selected week.

Change employee

Under Change employee, another employee's time report can be opened (authorisation required).