Attest av verifikationer

Översikt över attestering av verifikationer

Manuellt registrerade verifikationer (i Ekonomi | Verifikationer) på konton som har Attest=Ja initierar ett attesteringsflöde för verifikationer. Det är inte möjligt att:

• ha attest = Ja på ett integrerat konto eller
• skapa en verifikation med ett konto som har attest=Ja och ett annat konto som har en integration.

När verifikationen som kräver attest sparas bokförs den inte direkt. I stället skapas en preliminär kontering utan verifikationsnummer (märkt med *Preliminär i verifikationslistan) När en verifikation som kräver attest sparas görs samma kontroll av konton, kostnadsställen, etc. som idag. Verifikationen valideras en gång till efter att den blivit bokförd för att säkerställa att inget ändrats sedan den preliminära konteringen skapades. Att öppna en parkerad verifikation görs på samma sätt som man öppnar en bokförd verifikation. Attestörer kan ändras/justeras tills verifikationen blir bokförd. Användare med behörighet kan attestera verifikationer. När den sista attesteringen är gjord bokförs verifikationen automatiskt. Det behöver inte bokföras manuellt.

Förberedelser

Ekonomi | Backoffice | Basregister, flik Bokföring, Parametrar Från belopp och antal attester registreras här. I exemplet ovan kräver systemet en (1) attestör för konteringar mellan 1000- 99999 och två (2) attestörer för konteringar från 100 000 och högre belopp. För att aktivera attesteringsflödet ska åtminstone första raden i tabellen vara ifylld. Minimum är 1 och 1.

Det finns även en parameter som kan användas för att inte behöva utse attestörer. Alla användare som är behöriga att attestera verifikationer kan nu göra det utan att ha blivit utsedd som attestör på verifikationen.

Ekonomi | Backoffice | Basregister, flik Bokföring, Konton Kryssruta på konto. Bestämmer om kontering på kontot kräver attest.

System | Authorisation Authorisation for approval: Accounting/Vouchers/Approval

Approval workflow When creating a new voucher, there is a new field called Approvers where you can enter the approvers. Each approver gets a notification reminding them about vouchers to approve. If necessary, the person who created the voucher can open it and change the approvers and the booking date. When saving the voucher, a message appears showing the number of approvers selected.

Approvers validate and approve or reject the voucher using the Approve button. A dialogue box opens for the approval process. When you save, the voucher is closed. Once the final approval has been given, it is booked and you receive a message containing the voucher number. It is possible to change your approval by opening the voucher and repeating the process. This will also trigger a new attempt to book the voucher (provided the checks are OK).

Unlike posted vouchers, preliminary vouchers do not have a reference number. Instead, they are displayed as *Preliminary to indicate that they have not yet been booked. Two columns show the approval status and remaining approvers. The Approval column shows the approval status, the approver’s user code and the date of approval. The Delete button can be used to remove preliminary vouchers (to clear out incorrect vouchers that are not to be booked).

Corrections to a voucher that requires authorisation can only be made using a new voucher number. This means that when a correction is made to a voucher, the tick box below is ticked and cannot be unticked. Approval is possible for a voucher that is assigned to (I) Purchases, (K) S/L, (L) P/L (J) INV and (P) Periodical allocations.

If the logged-in user has authorisation to approve, a red badge showing the number of vouchers appears in the left-hand menu. This is only displayed if the Appoint approvers parameter is active.