New year 2016 545

Neden følger en beskrivelse over hvordan du skaber et nyt regnskabsår i Marathon, fulgt af nogle ofte forekommende spørgsmål og svar, der kan opstå.

Nyt år i Marathon

Neden følger en beskrivelse over hvordan du skaber et nyt regnskabsår i Marathon, fulgt af nogle ofte forekommende spørgsmål og svar, der kan opstå.

Nyt år oprettes i Backoffice: Regnskab/Regnskabsår og perioder. Klik på funktionen Ny og kontrollér, at de foreslåede start – og slutperioder er rette. Dersom slutperioden skal være en anden, fx ved forlængelse af et regnskabsår, kan det overskrives. Hvis de Indgående balancer (primo saldi) skal opdateres automatisk, afkryds feltet ”Opdater Primo Saldi ved nye transaktioner i tidligere år”. Gem.

Da det nye år gemmes, bliver PS, periodiseringer, kontoplan, omkostningssteder, omkostningsbærere, automatkonteringer, automatfordelinger, budgetskabeloner, rapportskabeloner, bilagsskabeloner, konteringsskabeloner, momsklasser og bilagsserier opdaterede fra foregående år til det nye år. Eventuelle fejl vises på en fejlrapport, men kun som advarsler. Konto, omkostningssted, eller omkostningsbærere som mangler, oprettes i det nye år. Konti som ikke skal ha omkostningssted/-bærere, men som har ultimo saldi i foregående år på en sådan kombination, korrigeres så, at omkostningssted/-bærer fjernes. Ultimo saldi på konti, der påkræver omkostningssted/-bærere og der dette mangler, overføres uden.

Et advarsel ved oprettelse af nyt år kan se ud sådan her:

I eksempelet oven overføres saldoen på konto 1220 over til det nye år, men uden at ha kobling til omkostningssted.

Vil man, kan man korrigere de rapporterede fejler for at derefter gøre en ny overføring. En ny overføring gøres i Regnskabsår og perioder ved at markere året og klikke på Overforing af PS.

Meddelelser

Dersom du har valgt at PS fra foregående år skal opdateres automatisk (se foregående side) skabes det en meddelelse dersom nogen transaktion ikke kunne opdateres til bogføringen. Meddelelsen vises længst nede i Marathonvinduet som en klikbar link.

Man kan også vælge at få meddelelserne sendte pr. e-mail. Indstilling for dette finder du under tandhjulet → Indstillinger, fanen Meddelelser.

Ret fejlen og bekræft meddelelsen, så forsvinder den fra listen.

Bankfrie dage

For at automatiske betalinger skal kunne fungere må du angive hvilke dage, som er bank-frie (dvs. helligdage) i Basisregister/Kre/Bank-frie dage. Angiv dagene både for nuværende og næste år, dvs (2016 og 2017).

Kalendarium

2016, samme kalendarienummer som tidligere og navn (hvis ikke, må kalendarienummeret ændres på medarbejderen i Basisregister/Job/Medarbejdere). Udfyld arbejdstidskravet pr. dag i feltet Timer/dag og tast Enter.

Under fanebladet Arbejdsdage kan du hente standardhelligdage ved at klikke på Hent Standard. Arbejdsdage skrives som et tal med to decimaler. Hel arbejdsdag skrives 1,00, halv dag 0,50 og ledig dag 0,00. Du kan oprette flere almanakker son svarer mod forskellige arbejdstider. Programmer viser allerede fra begyndelsen 0,00 for frie dage i følge standard for det lande, firmaet er i. Afcheck dag for dag for alle kalendarienummer.

Med knappen Kopier fra kan du kopiere dage fra et andet kalendarium fra samme år. Husk, at ændre timer per dag og navnet.

Ofte stillede spørgsmål

» Vad innebär det om jag kryssar i alternativt kryssar ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag lägger upp ett nytt år?

Är den ikryssad sätts samma parameter i Basregister/Bok/Parametrar i fliken Registrering.



Parametern innebär att IB uppdateras varje gång en ny transaktion registreras i föregående år. På så vis behöver inte IB uppdateras manuellt när man jobbar parallellt med två bokföringsår, utan det sköts automatiskt. Skulle en IB post inte kunna uppdateras så skapas en notis med information om orsaken. Notisen kan nås via länken längst ned i Marathonfönstret.



I tillägg till det kan man även välja att få notisen skickad per e-post. Inställningen görs under kuggjulet → Inställningar i fliken Notiser.



Observera att den automatiska uppdateringen endast gäller IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Bokföring/Bokföringsår och perioder. Om automatisk uppdatering slås på efter att transaktioner registrerats i föregående år måste dessa poster uppdateras manuellt med Uppdatera IB.

Väljer man att inte kryssa för rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när man skapar ett nytt år, och därmed att inte slå på parametern, så måste IB från föregående år uppdateras manuellt om man jobbar parallellt med två bokföringsår. IB uppdateras i Backoffice/Bokföring/Bokföringsår och perioder. Markera året, och klicka på knappen Uppdatera IB. Kryssa för de uppgifter du vill uppdatera, och klicka på Starta. I parentes visas även de uppgifter som ligger i det centrala företaget om sådant finns. Byt i så fall företag under kugghjulet och gör en uppdatering av dessa poster där.

» Jag har parametern ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”påslagen, men när jag registrerar nya konton i föregående år så syns de inte i det nya året?

Den automatiska uppdateringen gäller endast IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Bokföring/Bokföringsår och perioder.

»Jag kryssade inte i rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”när jaglaupp ett nytt år. Kan jag ångra mig?

Ja, du kan kryssa i parametern i Basregister/Bok/Parametrar i fliken Registrering. Observera att alla transaktioner som gjorts innan parametern slås på måste uppdateras manuellt i Backoffice/Bokföring/Bokföringsår och perioder. Markera året du vill uppdatera och klicka på knappen Uppdatera IB.

»Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Nytt år måste läggas upp i företag för central kontoplan först” när jag ska spara mitt nya bokföringsår?

Ett företag kan vara kopplat till ett annat företags kontoplan och rapportgenerator. Om så är fallet, måste nytt år skapas i det företaget först. Ett meddelande om detta ges när man försöker spara det nya året i det egna företaget. Byt då företag under kugghjulet och skapa nytt år i företaget för central kontoplan och rapportgenerator först (i det här fallet företag ZZ).

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i Basregister/Bok/Parametrar”?

Tidigare i Marathon kunde konto för föregående års resultat uteslutas från parametrarna, då visades det på konto 2999. Nu måste kontot finnas. Lägg upp kontot i Basregister/Bok/Konton, och lägg in det i Basregister/Bok/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”. Kontot behöver inte vara 2999.

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i kontoplanen”?

Det finns ett konto i Basregister/Bok/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”, som inte finns i kontoplanen. Lägg upp kontot i Basregister/Bok/Konton eller välj ett annat konto från kontoplanen.

» Jag la upp ett nytt år som jag nu vill radera. Hur gör jag?

Öppna det senaste året, och klicka på knappen Radera.

» Hur byter jag år i Classic?

I Classic byter man år med F8 och bokstaven B.