New year 2016 545/nb

Nedan följer en beskrivning på hur du skapar ett nytt år i Marathon. De två första sidorna ska ses som själva beskrivningen, därefter följer svar på vanliga frågor som kan uppstå vid upplägget.

Nytt år i Marathon

Neden følger en beskrivelse om å bytte regnskapsår i Marathon. De to første sidene er selve beskrivelsen, deretter følger svar på vanlige spørsmål som kan oppstå ved opprettelsen.



Nytt år opprettes i Backoffice: Bokføring/Regnskapsår og perioder. Klikk på funksjonen Ny og kontroller at de foreslagne start – og sluttdatoene er korrekte. Dersom sluttperioden skal være en annen, kan du skrive over den, f eks ved forlangning av et regnskapsår. Velg hvis IB fra foregående år skal oppdateres automatisk med alternativet ”oppdater IB ved nye transaksjoner i tidligere år”. Klikk på Lagre.



Da det nye året lagres gjøres samtidig en overføring av IB, periodiseringer, kontoplan, kostnadssteder, kostnadsbærere, dimensjoner, automatkonteringer, budsjettmaler, rapportmaler, bilagsmaler, konteringsmaler, mva-klasser og bilagsserier fra foregående år til det nye. Eventuelle feil vises på en feilrapport, men kun som advarsler. Konto, kostnadssted eller kostnadsbærer som mangler opprettes i det nye året. Kontoer, som ikke skal ha kostnadssted/-bærer, men der det finnes en utgående balanse i foregående år på en slik kombinasjon, rettes ved kostnadsstedet/-bæreren blir fjernet . Utgående balanse på kontoer som krever kostnadssted, der det ikke eksisterer, overfores uten dem.

En advarsel ved opprettelse av nytt år kan se ut så her:



I eksempelet oven overføres saldoen på konto 1220 til det nye året, men uten kopling til kostnadssted.

Vil man så kan man korrigere de feil som listen rapporterte og siden gjøre en ny overføring. En ny overføring gjøres i Regnskapsår og periode ved å markere året og klikke på Oppdater IB.

Notiser

Om man har valgt at IB foregående år skal oppdateres automatisk (se foregående side) skapes en varsling, dersom noen transaksjon ikke kan oppdateres til bokføringen. Varslingen vises lengst nede i Marathonvinduet.



Man kan også velge å få varslingene sendte per e-post. Innstillinger for dette ligger unde rtannhjulet → Innstillinger, fliken Varslinger.

Rett feilen og bekreft varslingen, så forsvinner den fra listen.

Bankfrie dager

For at automatiske betalinger skal fungere må du angi hvilke dager som er bankfrie (helligdager) i Grunnregister/Lev/Bankfrie dager for inneværende og neste år (2016 och 2017).

Kalendarium

I Grunnregister/Pro/Kalendarium opprettes kalendarier for forskjellige arbeidstidsmål. Velg Ny og skriv inn 2016 samme kalendarienummer som tidligere og navn (hvis ikke, må kalendarienummeret endres på medarbeideren i Grunnregister/Pro/Medarbeidere). Skriv inn antallet timer som er kravet per dag ved Timer/dag og tast Enter.

Under fliken Arbeidsdager kan man hente standardhelligdager ved å klikke på Hent standard. Arbeidsdager skrives arbeidsdagen som et tall med to desimaler. En hel arbeidsdag skrives 1,00, en halv dag som 0,50 og ledig dag som 0,00. Man kan på så vis opprette forskjellige almanakker som motsvarer forskjellige arbeidstider. Programmet viser fra begynnelsen 0,00 for frie dager i følge det land, som firmaet er i. Kontroller dag for dag for alle kalendarienummer.

Med knappen Kopier fra kan arbeidsdager kopieres inn fra et annet kalendarium for samme år. Husk, å endre timer per dag og navnet.

Vanlige spørsmål

» Vad innebär det om jag kryssar i alternativt kryssar ur rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när jag lägger upp ett nytt år?

Är den ikryssad sätts samma parameter i Basregister/Bok/Parametrar i fliken Registrering.



Parametern innebär att IB uppdateras varje gång en ny transaktion registreras i föregående år. På så vis behöver inte IB uppdateras manuellt när man jobbar parallellt med två bokföringsår, utan det sköts automatiskt. Skulle en IB post inte kunna uppdateras så skapas en notis med information om orsaken. Notisen kan nås via länken längst ned i Marathonfönstret.



I tillägg till det kan man även välja att få notisen skickad per e-post. Inställningen görs under kuggjulet → Inställningar i fliken Notiser.



Observera att den automatiska uppdateringen endast gäller IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Bokföring/Bokföringsår och perioder. Om automatisk uppdatering slås på efter att transaktioner registrerats i föregående år måste dessa poster uppdateras manuellt med Uppdatera IB.

Väljer man att inte kryssa för rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år” när man skapar ett nytt år, och därmed att inte slå på parametern, så måste IB från föregående år uppdateras manuellt om man jobbar parallellt med två bokföringsår. IB uppdateras i Backoffice/Bokföring/Bokföringsår och perioder. Markera året, och klicka på knappen Uppdatera IB. Kryssa för de uppgifter du vill uppdatera, och klicka på Starta. I parentes visas även de uppgifter som ligger i det centrala företaget om sådant finns. Byt i så fall företag under kugghjulet och gör en uppdatering av dessa poster där.

» Jag har parametern ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”påslagen, men när jag registrerar nya konton i föregående år så syns de inte i det nya året?

Den automatiska uppdateringen gäller endast IB och periodiseringar. Övriga ändringar i föregående år, som konton, kostnadsställen/-bärare o s v uppdateras manuellt med knappen Uppdatera IB som finns i Bokföring/Bokföringsår och perioder.

»Jag kryssade inte i rutan ”Uppdatera IB vid nya transaktioner i tidigare år”när jaglaupp ett nytt år. Kan jag ångra mig?

Ja, du kan kryssa i parametern i Basregister/Bok/Parametrar i fliken Registrering. Observera att alla transaktioner som gjorts innan parametern slås på måste uppdateras manuellt i Backoffice/Bokföring/Bokföringsår och perioder. Markera året du vill uppdatera och klicka på knappen Uppdatera IB.

»Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Nytt år måste läggas upp i företag för central kontoplan först” när jag ska spara mitt nya bokföringsår?

Ett företag kan vara kopplat till ett annat företags kontoplan och rapportgenerator. Om så är fallet, måste nytt år skapas i det företaget först. Ett meddelande om detta ges när man försöker spara det nya året i det egna företaget. Byt då företag under kugghjulet och skapa nytt år i företaget för central kontoplan och rapportgenerator först (i det här fallet företag ZZ).

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i Basregister/Bok/Parametrar”?

Tidigare i Marathon kunde konto för föregående års resultat uteslutas från parametrarna, då visades det på konto 2999. Nu måste kontot finnas. Lägg upp kontot i Basregister/Bok/Konton, och lägg in det i Basregister/Bok/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”. Kontot behöver inte vara 2999.

» Jag får meddelandet ”Kunde ej spara: Konto för föregående års resultat saknas i kontoplanen”?

Det finns ett konto i Basregister/Bok/Parametrar fliken Övrigt, vid ”Konto för föregående års resultat”, som inte finns i kontoplanen. Lägg upp kontot i Basregister/Bok/Konton eller välj ett annat konto från kontoplanen.

» Jag la upp ett nytt år som jag nu vill radera. Hur gör jag?

Öppna det senaste året, och klicka på knappen Radera.

» Hur byter jag år i Classic?

I Classic byter man år med F8 och bokstaven B.