Rekvisitioner

Inställningar

Grundinställningar för rekvisitioner görs i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner.

• Kryssa i Avräkning för att aktivera rekvisitioner
• För att automatiskt generera ett rekvisitionsnummer/-id per rekvisition används parametern Automatiska Rekvisitionsnummer.
• Kryssa i Attest för att använda attest av rekvisitioner

Behörighet

Behörighet till rekvisitioner ges i System | Behörighet, fliken Behörighet under rubriken Projekt | Projekt | Rekvisitioner/Förfrågningar.

En beloppsgräns kan ställas in på användarens behörighetsgrupp under fliken Behörighetsgrupper.

Kräv rekvisition vid kontering i Attest och Attestbevakning

Ställ in om rekvisitioner ska krävas vid registrering projektinköp och omkostnader i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörreskontra | Parametrar, fliken Leverantörer. Alla nya leverantörer får automatiskt inställningen. Befintliga leverantörer kan massändras i Ekonomi | Backoffice | Basregister, fliken Leverantörsreskontra. Öppna leverantören och fliken Övrigt.

Om Rekvisition obligatorisk är inställd kräver Marathon att:

• Rekvisitionen har samma leverantör som leverantörsfakturan
• Restbeloppet på rekvisitionen inte överutnyttjas, observera att restbeloppet endast beräknas om efter bokföring
• Användaren som skapar rekvisitionen inte anger ett högre belopp än vad som bestämts i på behörighetsgruppen i behörighetsregistret

Inköpskoder och rekvisitionstext

Ställ in om inköpskoden ska användas för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Inköpskoder. I fältet Rekvisitionsmall kan en upplagd rekvisitionstext väljas som visas som en redigerbar text på rekvisitionen. Rekvisitionstexter fylls i i Projekt | Backoffice | Basregister | Rekvisitionstext.

Create purchase order

Rekvisitioner skapas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner eller direkt på projektet i Projekt | Frågor, fliken Inköp, det är samma register.

Välj Ny och fyll i projekt och inköpskod eller konto, offererat pris samt Leverantör. I fältet Leveransadress kan Egen, Kund eller Tidigare väljas. Med valet Egen hämtas adressen från Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner. Med valet Kund hämtas adressen från utdelningsadressen på projektet. Med valet Tidigare kan adresser från tidigare rekvisition väljas.

Om inköpskoderna som används är kopplade till rekvisitionstext, fylls denna ut automatiskt när inköpskod anges. Texten kan redigeras.

Skriva ut och skicka rekvisition

Rekvisitioner skrivs ut och skickas i Ekonomi | Leverantörsfakturor, fliken Rekvisitioner med knappen Skriv ut. Vid utskrift kan antingen Pdf eller E-post väljas. E-postadressen från rekvisitionen föreslås och kan ändras. Utskriftsmall behöver väljas vid första utskriften, valet sparas till nästa utskrift.

Restbelopp visar belopp minus beloppets som använts vid kontering av nu bokförda fakturor. Utskriven visar det senaste utskriftsdatumet.

Attest av rekvisitioner

Om parametern Attest är aktiverad för rekvisitioner i Projekt | Backoffice | Basregister | Parametrar, fliken Rekvisitioner kan en attestör utses vid skapandet av en rekvisition i fältet Attestör. Det går även att i efterhand lägga till attestör på befintliga rekvisitioner.

Approval of purchase orders is done in Accounting | Approval. Once the purchase order has been approved, the letter J appears in the Approved column in Accounting | Supplier Invoices, on the Purchase orders’ tab. The purchase order can now be printed. If a purchase requisition is printed without having been authorised, the error message Final approval missing is displayed.

Once printed, the Externally confirmed button can be used. The requisition may be marked with a ‘G’ in the ‘External approval’ column. Only requisitions that have been approved by both internal and external approval can be selected for retrieval when posting a supplier invoice.

Use purchase order when posting

When posting supplier invoices, purchase orders can be retrieved from both Preliminary entering tab and Approval watch list.

Retrieve the purchase order with the list button in the Purchase order column. If Only suppl. Is ticked, only purchase orders matching with the supplier is shown.