New year 2016 545/fi

Nedan följer en beskrivning på hur du skapar ett nytt år i Marathon. De två första sidorna ska ses som själva beskrivningen, därefter följer svar på vanliga frågor som kan uppstå vid upplägget.

Uusi tilivuosi Marathonissa

Tämän ohjeen ensimmäisessä osassa kerromme, miten uusi tilivuosi avataan Marathonissa. Toiseen osaan olemme koonneet muutamia tavallisia kysymyksiä, joita vuoden vaihtamisen yhteydessä saamme.



Uusi vuosi avataan ohjelmassa Backoffice: Kirjanpito/Tilivuodet ja kaudet. Klikkaa painiketta Uusi ja tarkista, että ehdotetut alku- ja loppukaudet täsmäävät. Loppukauden voi muuttaa, esimerkiksi tilikauden pidentämisen yhteydessä. Valitse, jos haluat automaattisen edellisen vuoden alkusaldon päivityksen kohdassa ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma”. Tallenna.



Kun uusi vuosi tallennetaan, alkusaldojen lisäksi siihen siirtyy myös jaksotukset, tilikartta, kustannuspaikat, tulosyksiköt, dimensiot, automaattitiliöinnit, automaattijaot, kustannusarviopohjat, raporttimallit, tositemallit, tiliöintimallit, alv-luokat sekä tositesarjat. Mahdolliset siirtovirheet näkyvät virhelistalla, mutta pelkkinä varotuksina. Puuttuvat tilit, kustannuspaikat ja tulosyksiköt avataan automaattisesti uudessa vuodessa. Jos tileille, joilla ei pitäisi olla yhteys kustannuspaikkoihin tai tulosyksikköihin, kuitenkin on kertynyt loppusaldoa ko. yhdistelmällä, yhteydet poistuvat tililtä. Mahdollinen loppusaldo tileillä, joilla pitäisi olla yhteys kustannuspaikkaan tai tulosyksikköön, mutta ei ole, siirtyy uuteen vuoteen ilman yhteyttä.

Esimerkki varotuksesta vuoden vaihdon yhteydessä:



Tässä tapauksessa saldo tilitä 1220 siirtyy uuteen vuoteen, mutta ilman yhteyttä kustannuspaikkaan.

Voit halutessasi korjata raportoidut virheet ja tehdä uuden siirron. Se tehdään ohjelmassa Tilivuosi ja kaudet toiminnolla Päivitä AS.

Ilmoitukset

Jos olet valinnut, että edellisen vuoden tapahtumat päivitetään uuden vuoden alkusaldoon automaattisesti (ks. edellinen sivu), ohjelma luo ilmoituksen joka kerta, kun tapahtumaa jostain syystä ei voitu päivittää. Näet ilmoituksen Marathonin alareunassa linkkinä.



Ilmoitukset voi myös saada sähköpostiviestinä. Asetus löytyy hammaspyörän alta → Asetukset, välilehdellä Ilmoitukset.

Korjaa virhe ja vahvista ilmoitus, niin se häviää listalta.

Pankkipäivät

Päivitä ei-pankkipäivät ohjelmassa Perusrekisteri/OR/Pankit Suljettu, tälle ja seuraavalle vuodelle (2016 ja 2017), jotta automaattiset maksut toimisivat.

Kalendaariot

Kalendaariot avataan ohjelmassa Perusrekisteri/ Pro/Kalendaario. Valitse Uusi ja luo kalendaario vuodelle 2016, sama numero ja nimi kuin edellisenä vuotena (muuten on kalendaario muutettava työntekijärekisterissä Perusrekisterit/PRO/Työntekijät) Ilmoita työajan mitta päivää kohti välilehdellä Tuntia/Pvä.

Välilehdellä Työpäivät voit hakea standardikalenterin klikkamalla Hae standardi. Työpäivä ilmoitetaan kahden desimaalin luvulla. Kokonainen työpäivä on 1,00, puoli päivää 0,50 ja vapaapäivä 0,00. Näin voi siis avata eri almanakkoja eri työajoille. Ohjelma näyttää oletuksena vapaat päivät sen maan standardin mukaan, jossa yrityksesi on. Tarkista kalendaarionumerot huolellisesti.

Voit myös kopiointipainikkeen avulla kopioida työpäiviä toisesta (saman vuoden) kalenterista. Kopioinnin jälkeen, vaihda tunnit/pvä ja nimi.

Tavalliset kysymykset

» Mitä vaihtoehto ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma” tarkoittaa?

Jos rastitat sen, sama parametri aktivoituu Perusrekistereissä/KP/Parametrit, välilehdellä Rekisteröinti.



Se tarkoittaa sitä, että uuden vuoden alkusaldo päivittyy joka kerta, kun edellisellä vuodella rekisteröidään tapahtuma. Näin vältyt manuaaliselta päivitykseltä sillä aikaa, kun työskentelet kahdessa tilivuodessa rinnakkaisesti. Jos alkusaldoerää ei jostain syystä voi päivittää, ohjelma luo siitä ilmoituksen. Näet ilmoitukset Marathonin alareunassa.



Ilmoitukset voi myös saada sähköpostiviestinä. Asetus löytyy hammaspyörän alta → Asetukset, välilehdellä Ilmoitukset.



Huomioi, että automaattinen päivitys pelkästään koskee alkusaldoja ja jaksotuksia. Muut muutokset vanhassa vuodessa kuten tilit, kustannuspaikat, ym, päivitetään manuaalisesti toiminnalla Päivitä AS, joka löytyy ohjelmasta Kirjanpito/Tilivuosi ja kaudet. Jos olet jo rekisteröinyt tapahtumia edelliseen vuoteen ja sen jälkeen valitset automaattipäivityksen, ne on päivitettävä erikseen ko. toiminnalla.

Jos et rastita vaihtoehtoa ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma”, kaikki tapahtumat, jotka rekisteröidään edelliseen vuoteen on päivitettävä manuaalisesti niin kauan, kun työskentelet kahdessa tilivuodessa rinnakkaisesti. Alkusaldot päivitetään ohjelmassa Backoffice: Kirjanpito/Tilivuosi ja kaudet. Valitse vuosi ja klikkaa Päivitä AS. Rastita tiedot, jotka haluat päivittää ja klikkaa Käynnistä. Jos tietoja on yleisyrityksessä, ne näkyvät suluissa. Vaihda hammaspyörän alla yritystä ja tee ensin päivitys yleisyrityksessä.

» Minulla on parametri ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma” aktivoituna, mutta kun rekisteröin uusia tilejä edelliselle vuodelle en näe niitä uudessa vuodessa?

Automaattinen päivitys koskee vain alkusaldoja ja jaksotuksia. Muut muutokset vanhassa vuodessa kuten tilit, kustannuspaikat, ym, päivitetään manuaalisesti toiminnalla Päivitä AS, joka löytyy ohjelmasta Backoffice: Kirjanpito/Tilivuosi ja kaudet.

» En rastittanut parametria ”Päivitä alkusaldo aina kun edelliselle vuodelle tulee tapahtuma” kun avasin uuden vuoden. Voinko muuttaa sitä jälkikäteen??

Kyllä, rastita parametri Perusrekistereissä/KP/Parametrit, välilehdellä Rekisteröinti. Jos olet jo rekisteröinyt tapahtumia edelliseen vuoteen, ne on päivitettävä manuaaliseti ohjlemassa Backoffice: Kirjanpito/Tilivuosi ja kaudet. Valitse vuosi, jonka päivität ja klikkaa toimintoa Päivitä AS.

» Saan herjan ”Ei voinut tallentaa: Avaa ensin uusi vuosi yrityksessä, jossa on yleinen tilikartta” kun yritän tallentaa uutta tilivuottar?

Yrityksesi voi olla kytkettynä yleisyritykseen, jossa on keskeinen tilikartta ja raporttigeneraattori. Siinä tapauksessa uusi tilivuosi on ensin avattava siinä; oman yrityksen tilivuotta ei muuten pysty tallentamaan. Vaihda yritystä hammaspyörän alta ja avaa uusi tilivuosi yleisyrityksessä (esimerkissämme yritys ZZ).

» Saan herjan ”Ei voinut tallentaa: Tili edellisen vuoden tulokselle puuttuu Perusrekistereissä/Kp/Parametrit”.

Aikaisemmin Marathonissa ei ollut pakko olla tiliä edellisen vuoden tulokselle; ne näkyivät tilillä 2999. Nyt se on pakollinen. Avaa tili Perusrekistereissä/KP/Tilit, ja ilmoita se kenttään ”Tili edellisen vuoden tulokselle” joka löytyy Perusrekistereistä/KP/Parametrit, välilehdeltä Muuta. Tilin numero ei ole oltava 2999.

» Saan herjan ”Ei voinut tallentaa: Tili edellisen vuoden tulokselle puuttuu tilikartasta”?

Perusrekistereissä/KP/Parametrit, välilehdeltä Muuta, on ilmoitettu tili kenttään ”Tili edellisen vuoden tulokselle”. Tiliä ei kuitenkaan ole tilikartassa. Avaa tili Perusrekistereissä/KP/Tilit, tai valitse toinen tili tilikartasta.

» Miten voin poistaa avatun tilivuoden?

Avaa viimeinen vuosi ja klikkaa toimintoa Poista.

» Miten Classicissa vaihdetaan tilivuotta?

Näppäimellä F8 ja kirjaimella B.