Ostolaskujen rekisteröinti ja hyväksyntä

Yleistä

Ostolaskut rekisteröidään ohjelmaan Taloushallinto: Ostolaskut (edellyttäen, että käytätte Marathonin hyväksyntätoimintoa).

Ostolaskuissa on mm. välilehdet Saapumisrekisteröinti ja Valvonta. Hyväksynnällä on oma ohjelma Taloushallinnon alla

Saapumisrekisteröinti – skannaus

Laskujen rekisteröinti alkaa laskuasiakirjojen skannauksella Ostolaskuissa välilehdellä Saapumisrekisteröinti. Valitse toiminta Skannaus. Aseta laskut skanneriin ja valitse Skannaa. Ellei skannerinne ole yhdistetty Marathoniin, voit skannata asiakirjat muulla laitteella koneellesi ja sen jälkeen käyttää hakutoimintoa (Hae) saadaksesi ne Marathoniin.

Tarkista skannatun laskun laatu klikkaamalla kuvaketta, joka ilmestyy vasemmalle. Rastita laskun vierellä olevaa ruutua ja Tallenna. Jos laskussa on monta sivua, rastita jokainen sivu vuorollaan ja tallenna ne yhdessä. Kirjoita alkuperäiseen laskuun AT-numero. Näet numeron kentässä Seuraava AT-numero.

Jos haluat poistaa skannatun laskun, valitse se ja paina Poista. Toiminta Valitse kaikki merkitsee kaikki skannatut laskut. Toiminta Peruuta palauttaa skannatut ja tallennetut rekisteröimättömät laskut.

Saapumisrekisteröinti

Aloita saapumisrekisteröinti valitsemalla toiminta Uusi. Järjestelmä ehdottaa automaattisesti seuraavaa saapumisnumeroa, mutta sen voi muuttaa. Saapumisnumero on se numero, jonka lasku sai skannauksessa ja joka kuuluu skannattuun asiakirjaan. Tarkista skannattu lasku välilehdellä Skannattu asiakirja ja vertaa alkuperäiseen. Ilmoita tiedot alihankkijasta, laskunumero, lasku- ja eräpäivät, ja laskun verollinen määrä. (Alvin voi laskea automaattisesti desimaaleilla tai ilman parametriasetuksen avulla. Löydät sen ohjelmasta Perusrekisterit/OR/Parametrit, välilehdellä Laskut, kentässä Alv-määrä lasketaan.) Valitse hyväksyjä(t) ja tallenna, tai jatka Tiliöinti-välilehdelle.

Tiliöinti

Laskun voi jo tässä vaiheessa tiliöidä Tiliöintivälilehdellä.

Projektihankinnat tiliöidään ylimmässä taulukossa. Projektitiliöinnissä ei ilmoiteta tilinumeroa; se on jo asetettu parametreissa. Jos olette käyttäneet Marathonin tilaustoimintoa, ohjelma täyttää loput kentät automaattisesti annettuasi tilausnumeron. Muussa tapauksessa, täytä kentät. Omk. hinnan saat laskun rekisteröinnistä. Lisäprosentin löydät alihankintakoodista (joissain tapauksissa projektilta) Perusrekistereissä/Pro/Kustannuskoodit Alihankinnat. Ilmoittamasi lisän perusteella myyntihinta lasketaan automaattisesti. Järjestelmän voi asettaa niin, ettei ehdotettua lisää voi muuttaa. Asetus löytyy Perusrekistereistä/Pro/Parametrit välilehdeltä Alihankinnat ja Muut, kentässä Muuta alihankintalisää. Välilehdellä Muokkaus on vielä yksi parametri, jolla voi vaikuttaa lisiä ja myyntihintoja: Poikkeava alihankintabrutto muokkauksena. Jos se on aktivoitu, ehdotetun myyntihinnan ja uuden myyntihinnan erotus näkyy muokkauksena.

Kulujen tiliöinti tehdään alimmassa taulukossa. Jos tili sallii, ilmoita kustannuspaikka ja tulosyksikkö. Jos kulu jaksotetaan, ilmoita pelkkä kulutili ja kausi. Tasetili haetaan parametreista.

Sekä projektihankintojen että kulujen tiliöinnit on myös mahdollista tehdä laskun valuutassa, kentässä Määrä Laskuvaluutta. Tämä helpottaa ulkomaalaisten laskujen jakoa useammalle projektille tai tilille.

Toiminnalla Hae malli voit hakea valmiin tiliöintipohjan. Mallit luodaan Perusrekistereissä/OR/Tiliöintimallit, lue lisää kappaleessa Luo tiliöintimalli.

Kun kaikki skannatut laskut ovat saapumisrekisteröityjä, voit lähettää hyväksyntämuistutuksen laskujen hyväksyjille toiminnalla Lähetä viesti Ostolaskuista, välilehdeltä Valvonta. Viesti lähtee kaikille hyväksyjille kerran.

Vaikka et lähetä viestiä, hyväksyjät löytävät laskunsa ohjelmassa Taloushallinto: Hyväksyntä.

Luo tiliöintimalli

Tiliöintipohja luodaan Perusrekistereissä/OR/Tiliöintimallit. Valitse Uusi ja anna mallille nimi. Ilmoita tili ja mahdollinen kustannuspaikka ja/tai tulosyksikkö, jos tili sallii sen. Ilmoita joko prosenttiosa määrästä tai määrä omassa valuutassasi. Jos käytät prosenttiosaa, sinulta kysytään kokonaissummaa pohjaa käyttäessäsi. Ohjelma laskee sen avulla oikean osuuden.

Hyväksyntä

Laskun hyväksyjä voi ohjelmassa Projekti/Hyväksyntä avata laskut, hyväksyä ne ja tiliöidä ne. Hyväksyntään pääsee myös pikalinkin kautta, joka näkyy kuvan alareunassa.

Toiminnolla Näytä lasku voit nähdä laskuasiakirjan. Jos sinulla on valtuudet, voit myös hyväksyä laskun Suorahyväksynnällä; laskua ei silloin tarvitse avata. Voit suodattaa listan seuraavasti:

Kaikki	Näyttää kaikki laskut, myös ilman hyväksyjiä
Vain käsittelemättömät	Näyttää kaikki laskut, joita ei ole hyväksytty
Vain oma hyv. jäljellä	Näyttää vain laskut, joissa olet viimeinen jäljellä oleva hyväksyjä
Kirjatut	Näyttää kaikki kirjatut laskut

Valitse lasku ja klikkaa Avaa.

Jos lasku on jo hyväksytty, se näkyy yhdellä tai useammalla rivillä alimpana vasemmalla. Lajeja on kaksi, Pro projektilaskulle ja Kulu kululaskulle. Kentässä Laskumäärä näkyy yhteenveto laskusta; laskun määrä, tiliöity määrä ja jäljellä oleva tiliöitävä määrä. Valitse toiminto Laskutiedot, jos haluat lisätietoja laskusta. Voit myös tarkistaa tiedot kuvassa olevalta skannatulta laskulta. Paina Näytä lasku jos haluat nähdä koko kuvan kerralla. Muistiinpanot -toiminto näyttää kaikki laskun puitteissa tehdyt muistiinpanot, tähän voi myös lisätä muistiinpanoja.

Kun tiliöit projektilaskun, valitse Uusi rivi Pro. Jos olette käyttäneet Marathonin tilaustoimintoa, ohjelma täyttää loput kentät automaattisesti annettuasi tilausnumeron. Muussa tapauksessa, täytä kentät. Omk. hinnan saat laskun rekisteröinnistä. Lisäprosentin löydät alihankintakoodista (joissain tapauksissa projektilta) Perusrekistereissä/Pro/Kustannuskoodit Alihankinnat. Ilmoittamasi lisän perusteella myyntihinta lasketaan automaattisesti. Järjestelmän voi asettaa niin, ettei ehdotettua lisää voi muuttaa. Asetus löytyy Perusrekistereistä/Pro/Parametrit välilehdeltä Alihankinnat ja Muut, kentässä Muuta alihankintalisää. Välilehdellä Muokkaus on vielä yksi parametri, jolla voi vaikuttaa lisiä ja myyntihintoja: Poikkeava alihankintabrutto muokkauksena. Jos se on aktivoitu, ehdotetun myyntihinnan ja uuden myyntihinnan erotus näkyy muokkauksena.

Kun tiliöit kululaskun, valitse Uusi tili Kulu. Jos tili sallii, ilmoita kustannuspaikka ja tulosyksikkö. Jos kulu jaksotetaan, ilmoita pelkkä kulutili ja kausi. Tasetili haetaan parametreista.

Kun sitten hyväksyt, paina Hyväksyntä. Valitse, onko hyväksyntä alustava tai lopullinen ja mikäli laskua ei pidä maksaa ollenkaan tai osittain. Voit myös kirjoittaa kommentin. Paina Tallenna hyväksyntä. Voit lisätä laskulel muita hyväksyjiä. Tallenna lopuksi koko lasku toiminnolla Tallenna.

Valvonta

Välilehdellä näkyy saapumisrekisteröidyt, mutta ei vielä kirjatut laskut. Voit suodattaa listaa seuraavasti:

Kaikki (1)	Kaikki laskut hyväksyntätilasta riippumatta
Valmiit	Valmiiksi hyväksytyt laskut
Ei valmiit	Laskut, joissa on vähintään yksi jäljellä oleva hyväksyjä
Kaikki (2)	Kaikki laskut laskun lajista riippumatta
Pro	Vain projektilaskut
Kulu	Vain kululaskut
Jälj. hyv	Määrätyn hyväksyjän jäljellä olevat laskut

Muistutusviesti	Valituista laskuista lähtee hyväksyntämuistutus hyväksyjille
Kirjaa	Kirjaa yhden tai useamman valitun laskun. Laskun on oltava valmiiksi tiliöity ja hyväksytty. Päivän päivämäärää ehdotetaan kirjauspäiväksi
Näytä lasku	Näyttää skannatun laskuasiakirjan
Skannaa	Voit skannata lisää asiakirjoja laskulle
Lasku	Voit nähdä ja muuttaa laskutietoja
Tiliöinti	Voit nähdä ja muuttaa tiliöintiä
Muistinpanot	Voit lukea ja lisätä muistiinpanoja

Vedä hiiren osoitinta tiliöintikentän yli nähdäksesi yksityiskohtia tiliöinnistä, Työntekijäkentän päällä näet kuinka suuren määrän työntekijä on tiliöinyt, sekä mikäli hän on kirjoittanut kommentin. Jos lopullinen hyväksyntä on punaisella tekstillä, indikoi se, ettei koko määrä ole tiliöity tai, että hyväksyjä on kirjoittanut kommentin.

Kun projektiin liittyvät laskut on kirjattu, on ne päivitettävä projektihallintaan ohjelmassa Projekti: Rekisteröi, Korjaa ja Päivitä, välilehti Ostot. Projektihallinnan parametreissa voit myös asettaa automaattisen ostojen päivityksen (Perusrekisterit/Pro/Parametrit, välilehti Ostot ja muut). Huomioi, että mahdolliset päivittämättömät ostot parametrin käyttöönottohetkellä on päivitettävä manuaalisesti.

Kirjanpitoloki

The trail shows the booked invoices. It shows also time and approver and what type of approval it was in the columns Final approval and Pre-approval. Select an invoice and click Open. The same invoice picture and invoice information as in the approval will be shown. It is also possible to read notes here.