Udlæg opstart

---

Outdated translations are marked like this.

Beskriver de forberedelser, du skal gøre, for at udlægsrapportering kan fungere korrekt.

Indstillinger

Parametre

Parametre indstilles i System: Basisregister/Bog/Parametre/Registrering/Udlæg.

Gældskonto for udlægsregnskab	Angiv konto. Hvis betalingen skal sendes via Marathon måkontoen være integreret med Kreditorer. Kontoen må også ha kobling til Omkostningsbærer (System: Basisregister/Bog/Konto).
Angiv moms for registrering af udlæg	Hvis medarbejderen skal ha mulighed at udfylde momsbeløbet.
Angiv indkøbskode for registrering af udlæg	Hvis medarbejderen skal ha mulighed at anfive indkøbskode på jobindkøb.
Hent omkst fra medarbejdergruppe	Hvis gældskontoen for udlæg kræver omkostningssted må det hentes fra gruppen, der en angivet på medarbejderen.
Godkendelse af nærmeste chef	Dersom udlæggene må godkendes af nærmeste chef.
Udlæg direkte til godkendelse	Hvis udlægsregnskabet skal gå direkte til godkendelse af nærmeste chef eller hvis det skal godkendes af økonomiafdelingen først i Økonomi: Udlæg fanebladet Udlægsopfølgning. Hvis godkendelse af nærmeste chef er valgt, må chefen være angiven i System: Basisregister/Generelt/Brugere, fanen Øvrigt. På den måde bliver udlægget synligt for denne i Økonomi: Godkendelse. Hvis ikke, må "Færdig for godkendelse" afkrydses på udlægget.
Bogfør kun slutgodkende udlæg	Mulighed, at kun slutgodkende udlæg skulle kunne bookes.

Adgang

Adgang til udlægsmodulet indstilles i System: Adgang under Bogføring og kobles til brugeren i System: Basisregister/Generelt/Brugere under fanebladet Adgang.

Omkostningsbærer

Omkostningsbærere oprettes i System: Basisregister/Bog/ Omkostningsbærer med den samme kode som bruger- og medarbejderkode

Udlægssorter

De forskellige udlægssorter gør det nemmere at skabe udlægsregnskaber. Sorterne vises i en dropmenu når et udlægsregnskab lages. Også bogføringen bliver nemmere. Det anbefales dog, at ikke oprette før mange udlægssorter. Udlægssorterne administreres i System: Basisregister/Bog/Udlægssorter.

Bemærkning	Hvis du skriver en tekst i felterne Bemærkninger (Tekst) og Bemærkninger (Antal), bliver felterne obligatoriske ved registrering af udlægsregnskab.
Gældskonto	Hvis en anden konto end den som er angiven i parametrene skal bruges, angives den her.
Indkøbskode	Den indkøbskode, der skal bruges dersom udlægget bookes på et eksternt job.
Modkonto for jobindkøb	En indstilling som sjælden bruges. En konto for modbooking (kredit) hvornår et udlæg registreres. (Kontoen for indkøb på jobbet, der er indstillet i System: Basisregister/Kre/Parametre/Ankomstregistrering debiteres automatisk).
Job obligatorisk	Hvis job må angives ved registrering af udlægsregnskab

Inde i tabellen angives en mal over hvordan konteringen i udlægget skal være. I det enkleste fald angives hvilken konto, der skal foreslås ved bogføring av udlægsregnskab. Men det findes flere alternativ, fx at kombinere faste priser, enhedspriser og procentandel av summen i alt mod forskellige kontoer for at forenkle bogføringen.

Hvis et job angives på udlægslinien, konteres udlægget som et jobindkøb uanset valgt udlægstype. Årsagen er at man ikke skal misse et jobindkøb.

Jobindkøb

Jobindkøb konteres på Konto for indkøb som er indstillet i System: Basisregister/Kre/Parametre/ Ankomstregistrering.

Kontormateriale

Taxi

Intern representation

Ved bogføring af intern repræsentation må en manuel kontering af moms foretages.

Udbetaling af udlægsregnskab

Betalingen til medarbejderen gøres på samme måde som betaling til en leverandør. Bankkonto uden advisering er den bedste måden. Følgende indstillinger kræves før udbetaling kan gøres.

Leverandør	Hvis udbetaling skal gøres via Marathon må medarbejderen være oprettet som leverandør i System: Basisregister/Kre/Leverandører med samme kode som medarbejder- og brugerkode.

Udfyld nedenstående felt:

Navn	(fanen Generelt)
Postadresse	(fanen Generelt)
Betalingsmåde	Bankkonto uden advisering (fanen Betaling)
Modt konto	Hele kontonumret inkl. clearing, kun cifre (fanen Udenlandsbetaling)
Lev gældskonto	Gældskonto for udlægsregnskab (fanen Øvrigt)
Omkostningsbærer	(fanen Øvrigt)
Betalingsforslag	Skriv ud betalingsforslagsliste i Classic 03-60-01 med udvalg på leverandørsgældskontoen, udlægget er mærket med, og vælg derefter Betalingsmåde BK.