Revision as of 16:20, 4 November 2019

Att behörighetsstyra kunder och projekt

En medarbetare som är kundansvarig, projekt- eller produktionsledare, är med i projektets team eller har behörighet att se alla sekretessprojekt, kan alltid se projektet. Det gäller i Kund & projekt, rapporter, projektfrågor och fakturering. För Marathon tid ställs in om alla projekt ska visas eller inte. Det finns två varianter att behörighetsstyra åtkomsten till projekt. En variant är att man behörighetsbelägger en kund, och på kunden styr vilka medarbetare som ska kunna se kunden med tillhörande projekt. Den andra varianten är att man ställer in sekretesshantering på företaget. Hanteringen är lite mer komplex och här finns större frihet att styra vilka medarbetare som ska se alla sekretessprojekt, eller endast vissa projekt.

Behörighetsbelägga en kund med alla tillhörande projekt

På kunden i Basregister/Pro/Kunder under fliken Behörighet styrs per kund vilka medarbetare som ska se en viss kunds alla projekt. Fyll i Medarbetargrupp och/eller Arbetsgrupp och/eller Medarbetare. För den här behörighetsstyrningen behöver inte företaget ställas in för sekretess. Den här inställningen styrs inte av behörigheten Visa sekretessmärkta projekt under Administration/Behörighet. Däremot styrs om alla ska kunna rapportera tid eller inte. Inställningen heter Rapportera på sekretessprojekt och finns i Basregister/Pro/Parametrar/Arvode under Tidrapportering.

Behörigheten Alla kunder (Allmänt/Basregister/Kunder - Alla kunder) under System/Behörighet gör att alla kunder visas.

Sekretessinställning i projektredovisningen

Här beskrivs den lite mer komplexa inställningen av sekretesshantering. Ange Lägsta behörighetsnivå för sekretessprojekt i Basregister/Pro/Parametrar fliken Behörighetsnivåer, där 0 är lägst behörighet och 9 är högst.

Anges 9 här betyder det att alla medarbetare med behörighet 9 till delsystemet PRO i Basregister/Allmänt/Användare fliken Behörighet Classic kommer åt sekretessbelagda kunder och projekt. Att ställa in Classicbehörighet på användaren används inte ofta, utan numer används den nyare behörighetsstyrningen under Administration/Behörighet: Här finns Visa sekretessmärkta projekt.

Sekretessbelägga kunder och projekt

Kunder med tillhörande projekt sekretessbeläggs i Basregister/Pro/Kunder/Projekt. Öppna kunden och Kryssa för rutan Sekretessbelagt i fliken Parametrar 2. Detta är en synkroniserad uppgift från Kund till projekt. För att automatiskt sekretessbelägga nya kunder ställs parametern Standardförslag nya kunder Sekretessbelagt in i Basregister/Pro/Parametrar/Kunder och projekt. Enskilda projekt sekretessbeläggs under Basregister/Pro/Kunder/Projekt. Öppna projektet och Kryssa för rutan Sekretessbelagt i fliken Parametrar 2. Detta är en synkroniserad uppgift, så om det endast är ett projekt som ska vara sekretessbelagt så måste projektet först synkroniseras av. Detta görs också i fliken Parametrar 2, i rutan Synkronisera projekt med kund. Om ett projekt är sekretessbelagt kan de som har behörighet att se sekretessmärkta projekt, kundansvarig, projekt- och produktionsledare se projektet. Utöver det kan projektets team se projektet.

Team

You can create a team on the client and/or the project in the tab Team. Select which employees that shall have access to the client/project. Note, that if you create the team on a client, you will also have to add it to all its existing projects. New projects get the team automatically. The team of a project always sees a confidential project.

Report time on confidential projects

The setting for time reporting is in System: Base register/PRO/Parameters/Fees, under Time reporting. This parameter controls if confidential projects shall be visible in the time reporting or not.

Examples

Below are some examples of different settings for confidentiality. === Example ===1 Only employee MEDA shall have access to a project that no one else shall see. Additionally, MEDA shall see all other projects Setting: Classify the project that MEDA shall see and add MEDA to its team. Check Report on confidential projects in System: Base register/PRO/Parameters/Fees – Time reporting.

Example 2

Employee MEDA shall have access to one project only. All other employees shall have access to all projects. Setting: Classify all clients and projects except the one MEDA shall have access to. All other employees than MEDA shall have access to confidential projects. This is done in the authorisation register in System: Authorisation on the level Show confidential projects. Activate the parameter Standard suggestion new clients Confidential in System: Base register/PRO/Parameters/Clients and projects. Check Report on confidential projects in System: Base register/PRO/Parameters/Fees – Time reporting.

Example 3

Only employee MEDA shall have access to a project, and no access to any other projects. No other employees can see the project, whereas they can see all other projects. Setting: Classify all clients and projects Add MEDA as Team on the project and all other employees as team on all other projects. Activate the parameter Standard suggestion new clients Confidential in System: Base register/PRO/Parameters/Clients and projects. Check Report on confidential projects in System: Base register/PRO/Parameters/Fees – Time reporting.[[Category: PRO-CON-EN}}