Sekretess
Manualen beskriver hantering av sekretessbelagda kunder och projekt
Att behörighetsstyra kunder och projekt
En medarbetare som är kundansvarig, projekt- eller produktionsledare, är med i projektets team eller har behörighet att se alla sekretessprojekt, kan alltid se projektet. Det gäller i Kund & projekt, rapporter, projektfrågor och fakturering. För Marathon tid ställs in om alla projekt ska visas eller inte. Det finns två varianter att behörighetsstyra åtkomsten till projekt. En variant är att man behörighetsbelägger en kund, och på kunden styr vilka medarbetare som ska kunna se kunden med tillhörande projekt. Den andra varianten är att man ställer in sekretesshantering på företaget. Hanteringen är lite mer komplex och här finns större frihet att styra vilka medarbetare som ska se alla sekretessprojekt, eller endast vissa projekt.
Behörighetsbelägga en kund med alla tillhörande projekt
På kunden i System: Basregister/Pro/Kunder under fliken Behörighet styrs per kund vilka medarbetare som ska se en viss kunds alla projekt. Fyll i Medarbetargrupp och/eller Arbetsgrupp och/eller Medarbetare. För den här behörighetsstyrningen behöver inte företaget ställas in för sekretess. Den här inställningen styrs inte av behörigheten Visa sekretessmärkta projekt under Administration/Behörighet. Däremot styrs om alla ska kunna rapportera tid eller inte. Inställningen heter Rapportera på sekretessprojekt och finns i System: Basregister/Pro//Parametrar/Arvode under Tidrapportering.
Behörigheten Alla kunder (Allmänt/Basregister/Kunder - Alla kunder) under System/Behörighet gör att alla kunder visas.
Sekretessinställning i projektredovisningen
Här beskrivs den lite mer komplexa inställningen av sekretesshantering. Ange Lägsta behörighetsnivå för sekretessprojekt i System: Basregister/Pro/Parametrar fliken Behörighetsnivåer, där 0 är lägst behörighet och 9 är högst.
Anges 9 här betyder det att alla medarbetare med behörighet 9 till delsystemet PRO i System: Basregister/Allmänt/Användare fliken Behörighet Classic kommer åt sekretessbelagda kunder och projekt. Att ställa in Classicbehörighet på användaren används inte ofta, utan numer används den nyare behörighetsstyrningen under Administration/Behörighet: Här finns Visa sekretessmärkta projekt.
Sekretessbelägga kunder och projekt
Kunder med tillhörande projekt sekretessbeläggs i Basregister/Pro/Kunder/Projekt. Öppna kunden och Kryssa för rutan Sekretessbelagt i fliken Parametrar 2. Detta är en synkroniserad uppgift från Kund till projekt. För att automatiskt sekretessbelägga nya kunder ställs parametern Standardförslag nya kunder Sekretessbelagt in i System: Basregister/Pro/Parametrar/Kunder och projekt. Enskilda projekt sekretessbeläggs under Basregister/Pro/Kunder/Projekt. Öppna projektet och Kryssa för rutan Sekretessbelagt i fliken Parametrar 2. Detta är en synkroniserad uppgift, så om det endast är ett projekt som ska vara sekretessbelagt så måste projektet först synkroniseras av. Detta görs också i fliken Parametrar 2, i rutan Synkronisera projekt med kund. Om ett projekt är sekretessbelagt kan de som har behörighet att se sekretessmärkta projekt, kundansvarig, projekt- och produktionsledare se projektet. Utöver det kan projektets team se projektet.
Team
Team läggs in på kunden och/eller projektet i Basregister/Pro/Kunder/Projekt under fliken Team. Ange de medarbetare som ska vara behöriga till kunden/projektet. Observera att om teamet läggs in på kunden, så måste det även läggas in på befintliga projekt. Teamet kommer dock automatiskt att läggas in på nya projekt. Projektets team ser alltid ett sekretessbelagt projekt.
Rapportera tid på sekretessbelagda projekt
I Basregister/Pro/Parametrar/Arvode under Tidrapportering finns inställningen Rapportera på sekretessprojekt. Här styrs om sekretessprojekt ska vara synliga i tidrapporteringen eller inte.
Sekretessexempel
Nedan följer olika sekretessexempel och hur de ska ställas in.
Exempel 1
Endast medarbetaren MEDA ska vara behörig till ett projekt som ingen annan får se. I övrigt ska MEDA se alla projekt.
Inställning: Sekretessbelägg projektet som MEDA ska se, och lägg in MEDA i teamet. Ställ In Rapportera på sekretessprojekt i Basregister/Pro/Parametrar/Arvode under Tidrapportering.
Exempel 2
Medarbetaren MEDA ska endast vara behörig till ett projekt och inga andra projekt. Alla andra medarbetare ska vara behöriga till alla projekt. Inställning: Sekretessbelägg alla kunder och projekt utom det MEDA ska se. Alla andra medarbetare än MEDA ska få behörighet till sekretessprojekt genom att de får behörighet Visa sekretessmärkta projekt under Administration/Behörighet. Ställ in parametern Standardförslag nya kunder Sekretessbelagt i Basregister/Pro/Parametrar/Kunder och projekt. Ställ In Rapportera på sekretessprojekt i Basregister/Pro/Parametrar/Arvode under Tidrapportering
Exempel 3
Endast medarbetaren MEDA ska vara behörig till ett projekt, och bara detta. Inga andra medarbetare får se projektet, men däremot får de se alla andra projekt. Inställning: Sekretessbelägg alla kunder och projekt MEDA skrivs in på Team på projektet, de övriga medarbetarna som Team på övriga projekt. Ställ in parametern Standardförslag nya kunder Sekretessbelagt i Basregister/Pro/Parametrar/Kunder och projekt. Ställ In Rapportera på sekretessprojekt i Basregister/Pro/Parametrar/Arvode under Tidrapportering
