Difference between revisions of "Media accounting/nb"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Hvis parameteren ”Fakturer kun ordrer med referansenummer” er aktivert i kunderegistret, må dette felt være satt til J. Dersom du inntaster en feilaktig kombinasjon, v...")
 
(158 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
   
 
= Fakturering =
  
= Fakturering =
   
  +
All fakturering gjøres i Media: Fakturering; også akontofakturering og avregninger.
−
Fakturering gjøres i 08-70-10.
  
   
 
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild1.png}}
  
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild1.png}}
   
−
Utvalg kan gjøres på innrykksdato, budsjettnummer, kunder, kundekategorier, osv.
 +
Utvalg kan gjøres på innrykksdato, budsjettnummer, kunder, kundekategorier, kampanje, osv.
  +
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild2.png}}
  +
  +
Dersom dere fakturerwr en særskilt medietype eller kunder kontinuerlig, kan du lagra utvalget til neste gang. Du finner alternativene for lagring under den blå pilen.
  +
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild3.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
 
!Løpende fakt
  
!Løpende fakt
−
|Hvis blank, vises alt uansett innstillinger i avtalen. Hvis du kun vil fakturere avtaler med løpende fakturering, skriv J.
 +
|Hvis blank, vises alt uansett innstillinger i avtalen. Hvis du kun vil fakturere avtaler med løpende fakturering, velg Ja
 
|-
  
|-
 
!Også ikke ktrl
  
!Også ikke ktrl
−
|J= også ikke kontrollerte innrykk vises, forutsatt at budsjett- eller ordrenummer har angitts.
 +
|Ja= også ikke kontrollerte innrykk vises, forutsatt at budsjett- eller ordrenummer er blitt angitt.
 
|-
  
|-
 
!Ref nr savnes
  
!Ref nr savnes
−
|N= ordrer med referansenummer vil faktureres, forutsatt at parameteren Fakturer kun ordrer med referansenummer er aktivert.
 +
|Nei= ordrer med referansenummer vil faktureres, forutsatt at parameteren Fakturer kun ordrer med referansenummer er aktivert.
 
|}
  
|}
   
−
Y= alle planer/budsjetter med blank referanse faktureres, til tross av eventuell innstilling om obligatorisk referansenummer.
 +
Ja = alle planer/budsjetter med blank referanse faktureres, forutsatt at kunden angitt det som obligatorisk.
   
−
Blank= Alt vises, men bare i testutskrift.
 +
Blank= alt utskrives, men kun i prøveutskrift.
   
−
Hvis parameteren ”Fakturer kun ordrer med referansenummer” er aktivert i kunderegistret, må dette felt være satt til J.
+
Hvis parameteren ”Fakturer kun ordrer med referansenummer” er aktivert i kunderegistret, må dette felt være satt til Ja.
−
Dersom du inntaster en feilaktig kombinasjon, viser systemet en feilmelding og du kan ikke fortsette å fakturere
 +
Dersom du inntaster en feilaktig kombinasjon, viser systemet en feilmelding og du kan ikke fortsette å fakturere
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Debet/Kredit
−
!Debit/credit
  
−
|0 = everything is invoiced.1 = only debit invoices. 2 = only credit invoices. S = debit- and credit invoices on separate invoices.
 +
|Blank = alt faktureres. Debet = kun debetnotaer, Kredit = kun kreditnotaer. Separate = debet- og kreditnotaer på separate fakturaer.
 
|-
  
|-
  +
!Korrigeringer
−
!Corrections
  
−
|Marked invoices (x) can be invoiced separately. J = include corrections N = do not include corrections S = invoice ordinary and corrections an separate invoices
 +
|Markerte fakturaer (x) kan faktureres separat. Ja = inkluder korrigeringer, Nei = ikke inkluder korrigeringer, Separate = fakturer ordinære og korrigerte i separate fakturaer
 
|-
  
|-
  +
!Tvinge frem en faktura pr kunde
−
!Force one inv/client
  
  +
|Ja = styr over kunden sin minimumgrense for fakturering.
−
|Y= overrules client'minimum billable amount.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Hvis du vil skrive noe på fakturaen, bruk Generell fakturatekst.
−
If there is something that you want to write on the invoices , use General invoice text. Text that shall remain for a longer period shall be written in 08-70-11.
  
   
−
== Credit/Reverse an invoice ==
 +
== Krediter/vend en faktura ==
   
  +
Dersom hele fakturaen er feil, kan den krediteres i fliken Kreditering
−
If a whole invoice is erroneous, you can credit it in Classic 08-70-12.
  
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild2.png}}
 +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild4.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Ikke fakturer innrykk
−
!Block insertions
  
  +
|Alle innrykk blokkeres fra faktureringen da fakturaen krediteres. N= innrykkene blir definitive og kan korrigeres og faktureres på nyt.
−
|All insertions will be blocked from invoicing when the invoice is credited. N= the insertions become definite and can be corrected and re-invoiced.
  
 
|-
  
|-
  +
!E-poste kunder…
−
!Mail clients with …
  
  +
|Foraldret funksjon. Bruk Fakturadistribusjon i Økonomi: Fakturadistribusjon.
−
|Obsolete function. Use Invoice distribution in Accounting: Invoice distribution.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Credit/Reverse insertions==
 +
== Kreditere/vend innrykk==
   
  +
Åpne ordre og innrykk. Velg innrykket som må krediteres og tast {{btn|Krediter}}.
−
Open order and insertion. Select the insertion to be credited, use the function CREDIT.
  
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild3.png}}
 +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild5.png}}
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild6.png}}
   
−
The insertion is reversed, i.e. shown as a credit insertion and marked with a correction mark. This means that you can invoice this credit separately in the current invoicing.
  
   
  +
Innrykket blir vendt, dvs. vises som ett kreditinnrykk og markert som en korrigering. Det betyder at du kan fakturere den separat i den løpende faktureringen.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild11.png}}
  
  +
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild7.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
Denne kreditering innebær at hele innrykket, inklusive mulige gebyrer og kapitalkostnader, krediteres.
−
This crediting means that the whole insertion, inclusive of possible fees and capital costs will be credited.
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
  +
Dersom du vil kreditere innrykk uten at ta med gebyrer og kapitalkostnad, kan du velge å ekskludere dem
−
If you want to credit an insertion without including fees and capital costs, you can exclude them.
  
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild12.png}}
  
   
  +
Det gjør du i innrykket, i fliken Annet
−
Exclude insertion fee and capital cost in the insertion, under the tab Other.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild8.png}}
−
== Credit/Reverse part of allocation ==
  
   
  +
== Kreditere/vend del av fordeling ==
  +
  +
Dersom du har en fordeling og du kun vil kreditere en av kunden, "flytter" du i praktikken kostnaden til en annen kunde.
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Eksempel:
−
!Example:
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
The client SAS Norway shall be credited and instead SAS Sweden shall be debited.
 +
Kunden SAS Norway må krediteres, i stedet skal SAS Sweden debiteres, dvs. betale hele beløpet.
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild9.png}}
−
1. Open the order and select the insertion that shall be corrected. Use CREDIT ALLOCATION.
  
   
  +
Gjør såhär:
−
2. Select the invoice to be credited, press OK.
  
  +
1. Åpn ordren og velg innrykket, som må korrigeres. Tast {{btn|Krediter fordeling}}.
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild10.png}}
−
3. Select the insertion to be debited (the original insertion, not the credit).
  
   
  +
2. Velg fakturaen som må debiteres. Tast {{btn|OK}}.
−
4. Use DEBIT ALLOCATION.
  
   
−
5. Select the post that shall be debited again and press OK.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild11.png}}
−
6. Select the new debit insertion and open it. Under the tab Correction, change the client to SAS Sweden and write a possible invoice comment.
  
  +
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild12.png}}
  +
  +
3. Velg innrykket som må debiteres (det opprinnelige innrykket, ikke kreditinnrykket).
   
  +
Tast {{btn|Debiter fordeling}}
−
7. Save. Two new invoices will be printed out at next invoicing. One credit invoice to SAS Norway and a new debit invoice to SAS Sweden.
  
   
  +
5. Velg posten, som skal debiteres på nyt (SAS Sverige) og tast {{btn|OK}}.
−
== Reverse part of invoice ==
  
   
  +
6. Velg det nye debetinnrykket og åpne det. Under fliken Korrigering, bytt kunden til SAS Sweden og skriv en eventuell fakturakommentar.
−
Use program 08-70-14 to reverse part of an invoice. Write invoice number and press Enter. All insertions are shown. Press the space key to select an insertion (marked with an asterisk*) that shall be credited.
  
   
 
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild13.png}}
  
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild13.png}}
   
  +
7. Lagre. Ved tidspunktet for neste fakturering skrivs to fakturaer ut. En kreditnota til SAS Norway og en ny debetnota til SAS Sweden.
−
NB! These credits are visible only in Classic.
  
   
−
== Pre-invoicing ==
 +
== Akontofakturering ==
   
−
There are two ways of pre-invoicing:
  
   
  +
Listen i fliken Akontofakturering viser status på akontoene; fakturabeløp, avregningsbeløp og avregnede fakturaer samt resterende beløp. Kolonnen Avregning fra viser planlagte ordrer som er tilgjengelige for avregning.
−
1. The client is pre-invoiced, later a deduction (settlement) is made.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild14.png}}
−
* Release a pre-invoice in Classic 08-70-20. State client, invoice date, due date and then select 3 3=Change settl agnst. State the same client code and make possible restrictions of records to settle with help of plan- and order numbers. Note, that you cannot make a settlement to another client.
  
   
  +
Det finnes to måter for akontofakturering basert på kundeavtale
−
* Register pre-invoice text and amount in 08-70-21.
  
   
  +
1. Kunden akontofaktureres og en avregning gjøres etterpå. Ingen løpende akontoavregning.
−
* Print out the pre-invoice in 08-70-23.
  
   
  +
Kunden akontofaktureres og alle planlagte innrykker avregnes løpende. Løpende akontoavregning.
−
* The settlement is then made in 08-70-24. Write the pre-invoice number that shall be deducted. If there is discrepancies, those are invoiced as debit- or credit invoices and the pre-invoice wil be settled.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild15.png}}
−
2. The client is pre-invoiced and the deduction is made currently as ads has been inserted and checked.
  
   
  +
Ny akontofaktura:
−
* Select Y on “Current pre-invoice deduction” on the agreement.
  
   
  +
Skap en ny akontofaktura i fliken Akonto. Husk, at det ikke er mulig å avregne akonto fra en annen kunde.
−
* Release a pre-invoice in 08-70-20. Select client, invoice date and due date.Select function 3= Change settle agnst. Write the same client code, make possible restrictions and enter period and/or plan- or order number. Note, that a pre-invoice cannot be deducted from another client.
  
   
  +
Angi kunde og mulig eier (dersom du vil sortere og søke blant dine egne i listen)
−
* Write pre-invoice text and amount in 08-70-21.
  
  +
Sperr løpende avregning = akontoen blir ikke avregnet ved løpende akontoavregning.
   
−
* Print the pre-invoice in 08-70-23.
  
   
  +
I Akontofakturaer, klikk NY.
−
* When invoicing in 08-70-10, pre-invoiced will be automatically deducted. The part that possibly not is deducted will be saved for the next time that something concerning the pre-invoice shall be invoiced.
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild16.png}}
  +
  +
3. Angi fakturadato, forfallsdato og tekst med beløp. Velg hvis akontoen har mva eller ikke. Lagre og utskriv i fliken Akontofaktura.
  +
Dersom du allerede vet hvilket budsjett/hvilken ordre akontoen skal avregnes fra, angi opplysningene i feltene før du skriver ut fakturaen.
  +
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild17.png}}
  +
  +
Avregning fra
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild18.png}}
  +
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild19.png}}
  +
  +
Angi budsjett, ordre eller kampanje. Dersom du velger "Avregn alt" kan du ikke legge til noe i feltene, disse er defaultinnstillinger.
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild20.png}}
  +
  +
Beskrivelsesfeltet kan være meget anvendbar.
  +
  +
Ved tidspunktet for avregningen, gjøres det enten i Fakturering (ved løpende acontoavregning) eller i fliken Acontoavregning (ved kontrollert avregning). Angi her akontofakturanummeret som skal avregnes. Mulige over- og underskudd fakturers som debit- eller kreditfakturaer og akontoen bliver utlignet.
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Husk:
−
!Keep in mind:
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
  +
Ved fakturering av de kunder som har ”Løpende akontofakturering” i avtalene sine, begynner systemet alltid med den eldste akontoen. Hvis intet matcher med betingelsene i den, går den til neste akontofaktura.
−
When invoicing clients in 08-70-10, who have “Current pre-invoicing” in their agreements, the system always starts with the oldest pre-invoice. If nothing matches the terms of it, it goes to the second pre-invoice.
  
   
−
A problem that can occur is if you have general pre-invoices (not pointing at any specific plan or order) and pre-invoices connected to certain plans. Regarding the general accounts, the system deducts from everything possible, regardless if the pre-invoice is connected to a plan or not.
  
   
  +
= Differanser/Avstemming av differanser =
−
Use the list in 08-70-26 to see the actual deductions/settlements status.
  
−
Select Y on Details.
  
   
  +
Overstyr (boke bort) differanser i {{pth|Media|Avstemming}}.
−
= Reconciliation of discrepancies/ Discrepancies =
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild21.png}}
−
Book away discrepancies in Media: Reconciliation.
  
   
  +
Lag et utvalg på skjermen med avstemmingskode, eier, kunde, dato, etc.
−
Make a selection in the screen with reconciliation code, owner, client, date, etc. You can save your selection for coming uses.
  
  +
Du kan lagre utvalget ditt for fremtida.
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild22.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
!Discr Net /Discr Net-net
 +
!Dff Net /Diff Net-net
−
|State how big discrepancies you wish to see in the list. If you don&apos;t want to see all insertions, write at least 1-999 999 999 in Discr. Net- net. The setting is that both fields should have 0-999 999 999.
 +
|Angi størrelsen på de differanser som listen skal vise. Dersom du ikke ønsker å se alle innrykk, skriv minst 1-999 999 999 i Diff. Net-Net. Standardinnstillingen er at begge feltene har 0-999 999 999.
 
|}
  
|}
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild23.png}}
   
  +
Beløpet i listen som viser Diff Net-Net avstemmes mot medieavregningskontoen.
−
The amount in the list showing Discr Net-net is reconciled with the media deduction account.
  
  +
For avstemming mellom avregningskontoen og differanselisten, velg bare “til bookingsdato”, intet annet.
−
Select only “to booking date” if you want to reconcile with the deduction account.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild24.png}}
−
Adjust the columns such that you see the information that is relevant for you. Select columns with the '''&gt;'''
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild25.png}}
−
symbol furthest to the right in the heading row.
  
   
  +
Juster kolonnene så at du kan se relevant informasjon. Bruk pilsymbolet lengst til høyre i overskriftsraden for å velge kolonner
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild14.png}}
  
   
−
Open
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Åpne
−
!Create corrections
  
  +
|Åpne ordren for å fordype deg
−
|Creates a new insertion of the selectedinsertion&apos;s net-net discrepancy, depending on the discrepancy either a negative or a positive one. The new insertion can later be invoiced to client.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skap korrigering
−
!Book away
  
  +
|Skaper et nytt innrykk av det valgte innrykket sitt differanse, enten negativ eller positiv sådan. Det nye innrykket kan senere faktureres til kunden.
−
|See below.
  
 
|-
  
|-
  +
!Overstyring
−
!Reconciling code
  
  +
|Se nedenfor
−
|Changeable.
  
 
|-
  
|-
  +
!Avstemmingskode
−
!Reconciling comment
  
  +
|Kan endres
−
|Possibility to add or edit comments.
  
 
|-
  
|-
  +
!Avstemmingskommentar
−
!Change order number/ins. date
  
  +
|Mulighet for å skrive eller redigere kommentar.
−
|Possibility to move the media invoice of the insertion to another insertion. See further description below.
  
 
|-
  
|-
  +
! Bytt ordrenummer/innrykksdato
−
!Change owner/client
  
  +
|mulighet for å flytte mediefaktura fra ett innrykk til et annet. Les mer nedenfor.
−
|Change owner or client, if the parameter has been set to allow it.
  
 
|-
  
|-
  +
! Bytt eier/kunde
−
!Show invoice
  
  +
|Mulighet for å bytte eier/kunder, forutsatt at parameteren er innstilt for det.
−
|Shows an invoice copy as PDF.
  
 
|-
  
|-
  +
!Vis faktura
−
!Printout
  
  +
|Viser kopi på fakturaen som en PDF.
−
|Prints the reconciling list. Requires a special print template.
  
−
|}
  
−  
−
== Book away discrepancies ==
  
−  
−
Select one or several rows and click on BOOK AWAY.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild15.png}}
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!''Note, that you cannot undo this action!
  
−
|''
  
−
|}
  
−  
−
Update the book-away to G/L in Classic 08-80-22.
  
−  
−
The voucher is booked directly on the accounts stated in the media parameters under the Reconciliation tab.
  
−  
−
= Move media invoice to another order or insertion date. =
  
−  
−
Use the function CHANGE ORDER NUMBER/INSERTION DATE to move an invoice that was incorrectly registered.
  
−  
−
Select order and click on the function.
  
−  
−
Fetch the media invoice (from the search box) and enter order number + insertion date of the media invoice&apos;s destination.
  
−  
−
If only a part of the invoice shall be moved, write amount.
  
−  
−
= Agency settlement =
  
−  
−
Some clients have an agreement that the advertising agency shall have part of commissions and fees. This is done by making an agency settlement and send it to the advertising agency.
  
−
When you print out the settlement, a supplier&apos;s invoice is created in the purchase ledger and will be paid out to the agency.
  
−  
−
- Enter the agency in System: Base registers/MED/Clients/Agencies.
  
−  
−
- Then state the agency in the client record in System: Base registers/MED/Clients/Clients, tab Parameters 1.
  
−  
−
- In the agreement in System: Base registers/MED/Clients/Agreements, set percentages of insertion fees, agency commissions and capital costs to be forwarded to the agency.
  
−  
−
- Print the invoice and the agency settlement in 08-71-10.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild16.png}}
  
−  
−
Select client and accounting date, or another selection if you for example want to deduct only one certain media on a plan.
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Paid invoices
  
−
|Y = Settles only paid client invoices.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utskrift
−
!Already updated
  
  +
|Skriver ut avstemmingslisten. For dette kreves en spesiell utskriftsmal.
−
|Y= Possibility to reprint specification.
  
 
|}
  
|}
   
  +
== Overstyr differanser ==
−
You can edit amounts that has yet not been settled in '''08-71-20.'''Select agency and press Enter. Press the F1 -key to edit.
  
−
This corrects the booking of the client invoice.
  
   
  +
Velg en eller flere rader og klikk på {{btn|Overstyring}}.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild17.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild26.png}}
−
= Invoice projects together with the media invoice in 08-70-10. =
  
   
  +
Angi regnskapsdato. Du kan også overstyre kun en del av beløpet ved å endre på beløpet eller på kontoen.
−
Check the parameter Include invoices made in PRO in System: Base registers/Parameters, tab Invoicing
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild27.png}}
   
  +
= Flytt mediefaktura til annen ordre eller annen innrykksdato. =
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild10.png}}
  
   
  +
Bruk funksjonen {{btn| Bytt ordrenummer/innrykksdato}} for å flytte en feilaktig innregistrert faktura.
−
The media invoice template must be updated such that it fetches information from the Project accounting.
  
   
  +
Velg ordre og klikk på funksjonen. Velg mediefaktura (søkbar i listen) og ordrenummer og innrykksdato, hvor fakturaen skal flyttes. Det er kun mulig å flytte en eksisterende ordre og innrykksdato. Dersom kun en del av fakturaen flyttes, angi beløp.
−
Create an invoice as normally in Project: Adjusting/invoicing and connect it to the media plan in the tab Parameters.
  
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild28.png}}
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild29.png}}
   
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild18.png}}
  
   
  +
= Byråavregning =
−
The invoice is printed out in Classic 08-70-10. The bottom part of the invoice shows the project.
  
   
  +
Visse kunder har avtale som sier at reklamebyrået må ha del av provisjoner og gebyrer. Dette gjøres ved at lage en byråavregning som sendes til reklamebyrået.
−
= Enter media invoices =
  
  +
Da du skriver ut avregningen skapes en leverandørfaktura i leverandørreskontroen som blir betalt ut til byrået.
  +
Skap byrå i Grunnregister/MED/Byråer
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild30.png}}
   
  +
- Angi siden byrået i kunderegistret i {{pth|System|Grunnregister/MED/Kunder/Kunder}}, flik Parametre 1.
−
Register incoming media invoices in Media: Enter media invoices.
  
   
  +
- I avtalen, i {{pth|System|Grunnregister/MED/Kunder/Avtaler}}, angi prosentandeler av innrykksgebyrer, byråprovisjoner og kapitalkostnader som skal videre til byrået.
−
Search by order number and/or media, supplier, client or insertion date.
  
  +
Fakturaen og byråavregningsdokumentet utskrives under Byråavregning
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild31.png}}
−
If the media is connected to a supplier in the base registers, it will be fetched from there. If not, fill in supplier info in the Registration part.
  
   
  +
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild32.png}}
−
If the media has another currency, all amounts shall be entered in it.
  
   
−
You can write the invoice number here or when saving the invoice.
  
   
  +
Velg kunde og regnskapsdato, eller annen selektering, for eksempel om du bara vil avregne et spesifikt media på et budsjett.
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild5.png}}
  
−  
−  
−
All matching insertions are shown. Select columns wih the &gt; sign furthermost to the right in the heading bar.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild6.png}}
  
−  
−
If there is discrepancy between insertion and invoice, you can correct it directly on the insertion. Select insertion, open it and write invoice amount in the column This invoice.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild7.png}}
  
−  
−
In the fields to the left you can add a discount – or surcharge code. The fields will then be open for you to enter amounts.
  
−  
−
If you want to send a reclamation (claim) of an erroneous invoice, use the function SAVE AND CLAIM.
  
−  
−
The orders will be marked with an X when they are corrected and saved. You can mark an order as correct directly, if you can see that it is OK.
  
−  
−
All marked orders will be included in the invoice.
  
−
If the invoice is OK, save it.
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild8.png}}
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Betalte fakturaer
−
!Cancel
  
  +
|Avkrysset = Avregner kun betalte fakturaer.
−
|Return to previous view
  
 
|-
  
|-
  +
!Allerede oppdatert
−
!Save
  
  +
|Avkrysset = Mulighet for å skrive ut spesifikasjon på nytt.
−
|Select invoice number and accounting date in order to save the invoice. The voucher number will be given after saving.
  
 
|-
  
|-
  +
!Skriv ut på nytt
−
!Create order
  
  +
|Alle byråavregninger kan skrives ut på nytt.
−
|If an order not is entered but you still want to include it in the invoice, click on CREATE ORDER and select an insertion date.
  
 
|}
  
|}
   
  +
= Fakturer prosjekter sammen med mediefakturaer =
−
This order gets a temporary order number (900000-series) when the invoice is saved. It can thereafter be changed to a real order number in Reconciliation of media invoices with the function CHANGE ORDER NUMBER/INSERTION DATE.
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Insert order
  
−
|If you cannot find an order or the order hasn&apos;t been included in the selection, you can insert it to the invoice. Click INSERT ORDER and write order number and insertion date, then click OK.
  
−
|-
  
−
!Find order
  
−
|Search order with order number.
  
−
|-
  
−
!Save as pending
  
−
|You can suspend the registration of an invoice that you have started with.
  
−
|}
  
−  
−
When you want to continue, click Pending invoices instead of Search and select the invoice from the list shown.
  
−  
−
{| class=mandeflist
  
−
!Claim
  
−
|You can send a claim (reclamation) directly from the program after your correction.
  
−
|}
  
−  
−
{{ExpandImage|MED-EK-EN-Bild9.png}}
  
   
  +
Dersom du vil fakturere prosjektfakturaer sammen med mediefakturaer, må du aktivere en parameter i Grunnregister/MED/Parametre/fakturering.
−
If you have a text that shall be shown automatically, you can write it (or several texts for different types of claims) in System: Base registers/Parameters, tab Claims. Use IMPORT TEXT and select from the list.
  
  +
Faktureringen gjøres i mediamodulen og i prosjektregnskapet angir du på fakturaen, hvilket budsjett den avser. Skap en faktura som vanlig i Justering og fakturering og koble den til ett budsjett i fliken Parametre.
   
  +
Mediefakturamalen må oppdateres slik at den henter informasjon fra prosjektregnskapet.
−
Before sending the claim you can check it with the function SHOW. Use SEND to email/fax the claim to the supplier.
  
   
−
[[Category:MED-EK-EN]] [[Category:Manuals]] [[Category:Media]]
 +
[[Category:MED-EK-NO]] [[Category:Manuals]] [[Category:Media]]

Latest revision as of 17:00, 5 April 2022


Fakturering

All fakturering gjøres i Media: Fakturering; også akontofakturering og avregninger.

Utvalg kan gjøres på innrykksdato, budsjettnummer, kunder, kundekategorier, kampanje, osv.

Dersom dere fakturerwr en særskilt medietype eller kunder kontinuerlig, kan du lagra utvalget til neste gang. Du finner alternativene for lagring under den blå pilen.

Løpende fakt Hvis blank, vises alt uansett innstillinger i avtalen. Hvis du kun vil fakturere avtaler med løpende fakturering, velg Ja
Også ikke ktrl Ja= også ikke kontrollerte innrykk vises, forutsatt at budsjett- eller ordrenummer er blitt angitt.
Ref nr savnes Nei= ordrer med referansenummer vil faktureres, forutsatt at parameteren Fakturer kun ordrer med referansenummer er aktivert.

Ja = alle planer/budsjetter med blank referanse faktureres, forutsatt at kunden angitt det som obligatorisk.

Blank= alt utskrives, men kun i prøveutskrift.

Hvis parameteren ”Fakturer kun ordrer med referansenummer” er aktivert i kunderegistret, må dette felt være satt til Ja. Dersom du inntaster en feilaktig kombinasjon, viser systemet en feilmelding og du kan ikke fortsette å fakturere

Debet/Kredit Blank = alt faktureres. Debet = kun debetnotaer, Kredit = kun kreditnotaer. Separate = debet- og kreditnotaer på separate fakturaer.
Korrigeringer Markerte fakturaer (x) kan faktureres separat. Ja = inkluder korrigeringer, Nei = ikke inkluder korrigeringer, Separate = fakturer ordinære og korrigerte i separate fakturaer
Tvinge frem en faktura pr kunde Ja = styr over kunden sin minimumgrense for fakturering.

Hvis du vil skrive noe på fakturaen, bruk Generell fakturatekst.

Krediter/vend en faktura

Dersom hele fakturaen er feil, kan den krediteres i fliken Kreditering

Ikke fakturer innrykk Alle innrykk blokkeres fra faktureringen da fakturaen krediteres. N= innrykkene blir definitive og kan korrigeres og faktureres på nyt.
E-poste kunder… Foraldret funksjon. Bruk Fakturadistribusjon i Økonomi: Fakturadistribusjon.

Kreditere/vend innrykk

Åpne ordre og innrykk. Velg innrykket som må krediteres og tast Krediter.


Innrykket blir vendt, dvs. vises som ett kreditinnrykk og markert som en korrigering. Det betyder at du kan fakturere den separat i den løpende faktureringen.

Denne kreditering innebær at hele innrykket, inklusive mulige gebyrer og kapitalkostnader, krediteres.

Dersom du vil kreditere innrykk uten at ta med gebyrer og kapitalkostnad, kan du velge å ekskludere dem


Det gjør du i innrykket, i fliken Annet

Kreditere/vend del av fordeling

Dersom du har en fordeling og du kun vil kreditere en av kunden, "flytter" du i praktikken kostnaden til en annen kunde.

Eksempel:

Kunden SAS Norway må krediteres, i stedet skal SAS Sweden debiteres, dvs. betale hele beløpet.

Gjør såhär: 1. Åpn ordren og velg innrykket, som må korrigeres. Tast Krediter fordeling.

2. Velg fakturaen som må debiteres. Tast OK.


3. Velg innrykket som må debiteres (det opprinnelige innrykket, ikke kreditinnrykket).

Tast Debiter fordeling

5. Velg posten, som skal debiteres på nyt (SAS Sverige) og tast OK.

6. Velg det nye debetinnrykket og åpne det. Under fliken Korrigering, bytt kunden til SAS Sweden og skriv en eventuell fakturakommentar.

7. Lagre. Ved tidspunktet for neste fakturering skrivs to fakturaer ut. En kreditnota til SAS Norway og en ny debetnota til SAS Sweden.

Akontofakturering

Listen i fliken Akontofakturering viser status på akontoene; fakturabeløp, avregningsbeløp og avregnede fakturaer samt resterende beløp. Kolonnen Avregning fra viser planlagte ordrer som er tilgjengelige for avregning.

Det finnes to måter for akontofakturering basert på kundeavtale

1. Kunden akontofaktureres og en avregning gjøres etterpå. Ingen løpende akontoavregning.

Kunden akontofaktureres og alle planlagte innrykker avregnes løpende. Løpende akontoavregning.

Ny akontofaktura:

Skap en ny akontofaktura i fliken Akonto. Husk, at det ikke er mulig å avregne akonto fra en annen kunde.

Angi kunde og mulig eier (dersom du vil sortere og søke blant dine egne i listen) Sperr løpende avregning = akontoen blir ikke avregnet ved løpende akontoavregning.


I Akontofakturaer, klikk NY.

3. Angi fakturadato, forfallsdato og tekst med beløp. Velg hvis akontoen har mva eller ikke. Lagre og utskriv i fliken Akontofaktura. Dersom du allerede vet hvilket budsjett/hvilken ordre akontoen skal avregnes fra, angi opplysningene i feltene før du skriver ut fakturaen.

Avregning fra

Angi budsjett, ordre eller kampanje. Dersom du velger "Avregn alt" kan du ikke legge til noe i feltene, disse er defaultinnstillinger.

Beskrivelsesfeltet kan være meget anvendbar.

Ved tidspunktet for avregningen, gjøres det enten i Fakturering (ved løpende acontoavregning) eller i fliken Acontoavregning (ved kontrollert avregning). Angi her akontofakturanummeret som skal avregnes. Mulige over- og underskudd fakturers som debit- eller kreditfakturaer og akontoen bliver utlignet.

Husk:

Ved fakturering av de kunder som har ”Løpende akontofakturering” i avtalene sine, begynner systemet alltid med den eldste akontoen. Hvis intet matcher med betingelsene i den, går den til neste akontofaktura.


Differanser/Avstemming av differanser

Overstyr (boke bort) differanser i Media: Avstemming.

Lag et utvalg på skjermen med avstemmingskode, eier, kunde, dato, etc. Du kan lagre utvalget ditt for fremtida.

Dff Net /Diff Net-net Angi størrelsen på de differanser som listen skal vise. Dersom du ikke ønsker å se alle innrykk, skriv minst 1-999 999 999 i Diff. Net-Net. Standardinnstillingen er at begge feltene har 0-999 999 999.

Beløpet i listen som viser Diff Net-Net avstemmes mot medieavregningskontoen. For avstemming mellom avregningskontoen og differanselisten, velg bare “til bookingsdato”, intet annet.

Juster kolonnene så at du kan se relevant informasjon. Bruk pilsymbolet lengst til høyre i overskriftsraden for å velge kolonner


Åpne Åpne ordren for å fordype deg
Skap korrigering Skaper et nytt innrykk av det valgte innrykket sitt differanse, enten negativ eller positiv sådan. Det nye innrykket kan senere faktureres til kunden.
Overstyring Se nedenfor
Avstemmingskode Kan endres
Avstemmingskommentar Mulighet for å skrive eller redigere kommentar.
Bytt ordrenummer/innrykksdato mulighet for å flytte mediefaktura fra ett innrykk til et annet. Les mer nedenfor.
Bytt eier/kunde Mulighet for å bytte eier/kunder, forutsatt at parameteren er innstilt for det.
Vis faktura Viser kopi på fakturaen som en PDF.
Utskrift Skriver ut avstemmingslisten. For dette kreves en spesiell utskriftsmal.

Overstyr differanser

Velg en eller flere rader og klikk på Overstyring.

Angi regnskapsdato. Du kan også overstyre kun en del av beløpet ved å endre på beløpet eller på kontoen.

Flytt mediefaktura til annen ordre eller annen innrykksdato.

Bruk funksjonen Bytt ordrenummer/innrykksdato for å flytte en feilaktig innregistrert faktura.

Velg ordre og klikk på funksjonen. Velg mediefaktura (søkbar i listen) og ordrenummer og innrykksdato, hvor fakturaen skal flyttes. Det er kun mulig å flytte en eksisterende ordre og innrykksdato. Dersom kun en del av fakturaen flyttes, angi beløp.


Byråavregning

Visse kunder har avtale som sier at reklamebyrået må ha del av provisjoner og gebyrer. Dette gjøres ved at lage en byråavregning som sendes til reklamebyrået. Da du skriver ut avregningen skapes en leverandørfaktura i leverandørreskontroen som blir betalt ut til byrået. Skap byrå i Grunnregister/MED/Byråer

- Angi siden byrået i kunderegistret i System: Grunnregister/MED/Kunder/Kunder, flik Parametre 1.

- I avtalen, i System: Grunnregister/MED/Kunder/Avtaler, angi prosentandeler av innrykksgebyrer, byråprovisjoner og kapitalkostnader som skal videre til byrået. Fakturaen og byråavregningsdokumentet utskrives under Byråavregning


Velg kunde og regnskapsdato, eller annen selektering, for eksempel om du bara vil avregne et spesifikt media på et budsjett.

Betalte fakturaer Avkrysset = Avregner kun betalte fakturaer.
Allerede oppdatert Avkrysset = Mulighet for å skrive ut spesifikasjon på nytt.
Skriv ut på nytt Alle byråavregninger kan skrives ut på nytt.

Fakturer prosjekter sammen med mediefakturaer

Dersom du vil fakturere prosjektfakturaer sammen med mediefakturaer, må du aktivere en parameter i Grunnregister/MED/Parametre/fakturering. Faktureringen gjøres i mediamodulen og i prosjektregnskapet angir du på fakturaen, hvilket budsjett den avser. Skap en faktura som vanlig i Justering og fakturering og koble den til ett budsjett i fliken Parametre.

Mediefakturamalen må oppdateres slik at den henter informasjon fra prosjektregnskapet.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Media_accounting/nb&oldid=70091"