Media Økonomi
Contents
Fakturering
All fakturering gjøres i Media: Fakturering; også akontofakturering og avregninger.
Utvalg kan gjøres på innrykksdato, budsjettnummer, kunder, kundekategorier, kampanje, osv.
Dersom dere fakturerwr en særskilt medietype eller kunder kontinuerlig, kan du lagra utvalget til neste gang. Du finner alternativene for lagring under den blå pilen.
| Løpende fakt | Hvis blank, vises alt uansett innstillinger i avtalen. Hvis du kun vil fakturere avtaler med løpende fakturering, velg Ja |
|---|---|
| Også ikke ktrl | Ja= også ikke kontrollerte innrykk vises, forutsatt at budsjett- eller ordrenummer er blitt angitt. |
| Ref nr savnes | Nei= ordrer med referansenummer vil faktureres, forutsatt at parameteren Fakturer kun ordrer med referansenummer er aktivert. |
Ja = alle planer/budsjetter med blank referanse faktureres, forutsatt at kunden angitt det som obligatorisk.
Blank= alt utskrives, men kun i prøveutskrift.
Hvis parameteren ”Fakturer kun ordrer med referansenummer” er aktivert i kunderegistret, må dette felt være satt til Ja. Dersom du inntaster en feilaktig kombinasjon, viser systemet en feilmelding og du kan ikke fortsette å fakturere
| Debet/Kredit | Blank = alt faktureres. Debet = kun debetnotaer, Kredit = kun kreditnotaer. Separate = debet- og kreditnotaer på separate fakturaer. |
|---|---|
| Korrigeringer | Markerte fakturaer (x) kan faktureres separat. Ja = inkluder korrigeringer, Nei = ikke inkluder korrigeringer, Separate = fakturer ordinære og korrigerte i separate fakturaer |
| Tvinge frem en faktura pr kunde | Ja = styr over kunden sin minimumgrense for fakturering. |
Hvis du vil skrive noe på fakturaen, bruk Generell fakturatekst.
Krediter/vend en faktura
Dersom hele fakturaen er feil, kan den krediteres i fliken Kreditering
| Ikke fakturer innrykk | Alle innrykk blokkeres fra faktureringen da fakturaen krediteres. N= innrykkene blir definitive og kan korrigeres og faktureres på nyt. |
|---|---|
| E-poste kunder… | Foraldret funksjon. Bruk Fakturadistribusjon i Økonomi: Fakturadistribusjon. |
Kreditere/vend innrykk
Åpne ordre og innrykk. Velg innrykket som må krediteres og tast Krediter.
Innrykket blir vendt, dvs. vises som ett kreditinnrykk og markert som en korrigering. Det betyder at du kan fakturere den separat i den løpende faktureringen.
Dersom du vil kreditere innrykk uten at ta med gebyrer og kapitalkostnad, kan du velge å ekskludere dem
Det gjør du i innrykket, i fliken Annet
Kreditere/vend del av fordeling
Dersom du har en fordeling og du kun vil kreditere en av kunden, "flytter" du i praktikken kostnaden til en annen kunde.
| Eksempel: |
|---|
Kunden SAS Norway må krediteres, i stedet skal SAS Sweden debiteres, dvs. betale hele beløpet.
Gjør såhär: 1. Åpn ordren og velg innrykket, som må korrigeres. Tast Krediter fordeling.
2. Velg fakturaen som må debiteres. Tast OK.
3. Velg innrykket som må debiteres (det opprinnelige innrykket, ikke kreditinnrykket).
Tast Debiter fordeling
5. Velg posten, som skal debiteres på nyt (SAS Sverige) og tast OK.
6. Velg det nye debetinnrykket og åpne det. Under fliken Korrigering, bytt kunden til SAS Sweden og skriv en eventuell fakturakommentar.
7. Lagre. Ved tidspunktet for neste fakturering skrivs to fakturaer ut. En kreditnota til SAS Norway og en ny debetnota til SAS Sweden.
Akontofakturering
Listen i fliken Akontofakturering viser status på akontoene; fakturabeløp, avregningsbeløp og avregnede fakturaer samt resterende beløp. Kolonnen Avregning fra viser planlagte ordrer som er tilgjengelige for avregning.
Det finnes to måter for akontofakturering basert på kundeavtale
1. Kunden akontofaktureres og en avregning gjøres etterpå. Ingen løpende akontoavregning.
Kunden akontofaktureres og alle planlagte innrykker avregnes løpende. Løpende akontoavregning.
Ny akontofaktura:
Skap en ny akontofaktura i fliken Akonto. Husk, at det ikke er mulig å avregne akonto fra en annen kunde.
Angi kunde og mulig eier (dersom du vil sortere og søke blant dine egne i listen) Sperr løpende avregning = akontoen blir ikke avregnet ved løpende akontoavregning.
I Akontofakturaer, klikk NY.
3. Angi fakturadato, forfallsdato og tekst med beløp. Velg hvis akontoen har mva eller ikke. Lagre og utskriv i fliken Akontofaktura. Dersom du allerede vet hvilket budsjett/hvilken ordre akontoen skal avregnes fra, angi opplysningene i feltene før du skriver ut fakturaen.
Avregning fra
Angi budsjett, ordre eller kampanje. Dersom du velger "Avregn alt" kan du ikke legge til noe i feltene, disse er defaultinnstillinger.
Beskrivelsesfeltet kan være meget anvendbar.
Ved tidspunktet for avregningen, gjøres det enten i Fakturering (ved løpende acontoavregning) eller i fliken Acontoavregning (ved kontrollert avregning). Angi her akontofakturanummeret som skal avregnes. Mulige over- og underskudd fakturers som debit- eller kreditfakturaer og akontoen bliver utlignet.
| Husk: |
|---|
Ved fakturering av de kunder som har ”Løpende akontofakturering” i avtalene sine, begynner systemet alltid med den eldste akontoen. Hvis intet matcher med betingelsene i den, går den til neste akontofaktura.
Differanser/Avstemming av differanser
Overstyr (boke bort) differanser i Media: Avstemming.
Lag et utvalg på skjermen med avstemmingskode, eier, kunde, dato, etc. Du kan lagre utvalget ditt for fremtida.
| Dff Net /Diff Net-net | Angi størrelsen på de differanser som listen skal vise. Dersom du ikke ønsker å se alle innrykk, skriv minst 1-999 999 999 i Diff. Net-Net. Standardinnstillingen er at begge feltene har 0-999 999 999. |
|---|
Beløpet i listen som viser Diff Net-Net avstemmes mot medieavregningskontoen. For avstemming mellom avregningskontoen og differanselisten, velg bare “til bookingsdato”, intet annet.
Juster kolonnene så at du kan se relevant informasjon. Bruk pilsymbolet lengst til høyre i overskriftsraden for å velge kolonner
| Åpne | Åpne ordren for å fordype deg |
|---|---|
| Skap korrigering | Skaper et nytt innrykk av det valgte innrykket sitt differanse, enten negativ eller positiv sådan. Det nye innrykket kan senere faktureres til kunden. |
| Overstyring | Se nedenfor |
| Avstemmingskode | Kan endres |
| Avstemmingskommentar | Mulighet for å skrive eller redigere kommentar. |
| Bytt ordrenummer/innrykksdato | mulighet for å flytte mediefaktura fra ett innrykk til et annet. Les mer nedenfor. |
| Bytt eier/kunde | Mulighet for å bytte eier/kunder, forutsatt at parameteren er innstilt for det. |
| Vis faktura | Viser kopi på fakturaen som en PDF. |
| Utskrift | Skriver ut avstemmingslisten. For dette kreves en spesiell utskriftsmal. |
Overstyr differanser
Velg en eller flere rader og klikk på Overstyring.
Angi regnskapsdato. Du kan også overstyre kun en del av beløpet ved å endre på beløpet eller på kontoen.
Flytt mediefaktura til annen ordre eller annen innrykksdato.
Bruk funksjonen Bytt ordrenummer/innrykksdato for å flytte en feilaktig innregistrert faktura.
Velg ordre og klikk på funksjonen. Velg mediefaktura (søkbar i listen) og ordrenummer og innrykksdato, hvor fakturaen skal flyttes. Det er kun mulig å flytte en eksisterende ordre og innrykksdato. Dersom kun en del av fakturaen flyttes, angi beløp.
Byråavregning
Visse kunder har avtale som sier at reklamebyrået må ha del av provisjoner og gebyrer. Dette gjøres ved at lage en byråavregning som sendes til reklamebyrået.
Da du skriver ut avregningen skapes en leverandørfaktura i leverandørreskontroen som blir betalt ut til byrået.
Skap byrå i Grunnregister/MED/Byråer
- Angi siden byrået i kunderegistret i System: Grunnregister/MED/Kunder/Kunder, flik Parametre 1.
- I avtalen, i System: Grunnregister/MED/Kunder/Avtaler, angi prosentandeler av innrykksgebyrer, byråprovisjoner og kapitalkostnader som skal videre til byrået. Fakturaen og byråavregningsdokumentet utskrives under Byråavregning
Velg kunde og regnskapsdato, eller annen selektering, for eksempel om du bara vil avregne et spesifikt media på et budsjett.
| Betalte fakturaer | Avkrysset = Avregner kun betalte fakturaer. |
|---|---|
| Allerede oppdatert | Avkrysset = Mulighet for å skrive ut spesifikasjon på nytt. |
| Skriv ut på nytt | Alle byråavregninger kan skrives ut på nytt. |
Fakturer prosjekter sammen med mediefakturaer
Dersom du vil fakturere prosjektfakturaer sammen med mediefakturaer, må du aktivere en parameter i Grunnregister/MED/Parametre/fakturering. Faktureringen gjøres i mediamodulen og i prosjektregnskapet angir du på fakturaen, hvilket budsjett den avser. Skap en faktura som vanlig i Justering og fakturering og koble den til ett budsjett i fliken Parametre.
Mediefakturamalen må oppdateres slik at den henter informasjon fra prosjektregnskapet.
