Difference between revisions of "Confidentiality/fi"
(Created page with "=Valtuusten käsittely asiakkaille ja projekteille=") |
(Created page with "Ohje luottamuksellisten asiakkaiden ja projektien käsittelyyn") |
||
| (24 intermediate revisions by 2 users not shown) | |||
| Line 1: | Line 1: | ||
| ⚫ | |||
| + | Ohje luottamuksellisten asiakkaiden ja projektien käsittelyyn |
||
| − | An employee that is client-, project- or product manager, belongs to the project team or is authorised to confidential projects can always see the project. They can see it in Client & project, Reports, Project queries and in Invoicing. Regarding time reporting, there is a setting whether to show all projects or not. |
||
| − | There are two ways to set authorisation to projects. One is to set an authorisation level on a client and on the client decide which employees that shall have authorisation to it and its projects. The other one is to use confidentiality settings at your company. That is bit more complex than the first one, but it allows freer handling of secrecy and assigning it to certain employees and delimits it to only certain confidential projects. |
||
| ⚫ | |||
| − | == To set authorisation to a client an all its projects == |
||
| + | |||
| − | On the client in {{pth|System|Base registers/PRO/Clients}}, tab Authorisation, you can decide which employees shall have access to a certain client’s projects. Fill in Employee group and/or Working team and/or Employee. This setting controls time reporting. The setting is called ”Show confidential projects” and is in {{pth|System|Base registers/PRO/Parameters/Fees}} – Time reporting. This solution does not need confidentiality settings for the company hence It is not ruled by the authorisation level: Show confidential projects in {{pth|System|Authorisation}}. |
||
| + | Työntekijä, joka on asiakas-, projekti- tai tuotantovastaava, kuuluu projektin tiimiin tai jolla on valtuudet luottamuksellisiin projekteihin, näkee aina ko. projektin tiedot. Ne ovat näkyvillä Asiakas ja Projektissa, Raporteissa, Projektikyselyissä ja Laskutuksessa. Aikarportoinnille on olemassa erikseen asetus luottamuksellisille projekteille. |
||
| + | On kaksi eri tapaa asettaa valtuudet projekteille. Voit asettaa valtuustasot asiakkaalle ja asiakastasolla valita, kenellä on siihen ja sen projekteihin valtuudet, tai käyttää luottamuksellisuusasetuksia yritystasolla. Jälkimmäinen tapa on hieman monimutkaisempi, mutta se tarjoaa enemmän mahdollisuuksia. |
||
| + | |||
| + | == Aseta valtuudet asiakkalle ja sen projekteille == |
||
| + | Asiakastiedoissa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat}}, välilehdellä Valtuudet, voit valita työntekijät, jotka ovat valtuutettuja asiakkaan projekteihin. Ilmoita työryhmä, tiimi ja /tai työntekijä. Tämä asetus ohjaa ajanraportoinnin. Tämä ratkaisu ei vaadi yritystason luottamuksellisuusasetuksia, koska se ei kuulu valtuustason Näytä luottamukelliset projektit piiriin ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Valtuudet}}. |
||
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild1.png}} |
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild1.png}} |
||
| + | Valtuustaso "Kaikki asiakkaat" (Yleistä/Perusrekisterit/Asiakkaat - Kaikki asiakkaat) ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Valtuudet}} antaa käyttäjälle valtuudet kaikkiin asiakkaisiin. |
||
| − | The authorisation level ”All clients” (General/Base registers/Clients- All clients) in {{pth|System|Authorisation}} gives the user access to all clients. |
||
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild2.png}} |
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild2.png}} |
||
| + | == Salassapitoasetukset projektihallinnassa == |
||
| − | == Confidentiality settings in the project accounting == |
||
This is the more complex setting for secrecy handling. State lowest authorisation level for confidential projects in {{pth|System|Base registers/PRO/Parameters}}, tab Authorisation levels. Zero is the lowest level, nine the highest. |
This is the more complex setting for secrecy handling. State lowest authorisation level for confidential projects in {{pth|System|Base registers/PRO/Parameters}}, tab Authorisation levels. Zero is the lowest level, nine the highest. |
||
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild3.png}} |
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild3.png}} |
||
| + | Käyttäjillä, joilla on valtuustaso yhdeksän, on pääsy kaikkiin luottamuksellisiin asiakkaihin ja projekteihin. Taso ilmoitetaan ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät}} välilehdellä Valtuudet Classisissa. Koska Classic ei enää ole käytössä, käytä valtuustoimintoa {{pth|Järjestelmä|Valtuudet}}, taso Näytä luottamukselliset projektit. |
||
| − | Nine means that all employee with authorisation level nine (9) to the project accounting have access to confidential clients and projects. The level is stated in {{pth|System|Base registers/General/Users}} tab Authorisation Classic. |
||
| − | Setting authorisation to Classic on users is no longer common; use rather the authorisation handling in {{pth|System|Authorisation}}, where you find the level Show confidential projects. |
||
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild4.png}} |
{{ExpandImage|Confidentiality-en-bild4.png}} |
||
| − | == |
+ | == Luokittele asiakkaat ja projektit == |
| + | Asiakkaita ja heidän projekteja luokitellaan ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat/Projektit}}. Avaa asiakastiedot ja rastita ruutu {{btn|Luottamuksellinen}}. Tieto synkronoidaan asiakkaan projektien kanssa. |
||
| − | Clients and their projects are classified in {{pth|System|Base register/PRO/Clients/Projects}}. Open the client record and check the box {{btn|Confidential}}. This information will synchronise with the client’s projects. |
||
| + | Jos haluat automaattisesti luokitella uudet asiakkaat, käytä parametria: Standardiehdotus uusille asiakkaille Luottamuksellinen ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit}}. |
||
| − | There is a parameter that automatically classifies new clients: Standard suggestion new clients Confidential in {{pth|System|Base register/PRO/Parameters/Clients and projects}}. |
||
| + | Yksittäisiä projekteja voi luokitella ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat ja projektit}}.Avaa projekti ja mene välilehdelle Parametrit 2. Rastita ruutu Luottamuksellinen. Se on synkronoitu ruutu, eli jos pelkästään tämä projekti luokitellaan, synkronointi on poistettava. Parametri löytyy samalta välilehdeltä. |
||
| − | Classify single projects in {{pth|System|Base register/PRO/Clients/Projects}}. Open the project and check the box Confidential in the tab Parameters 2. This is a synchronised field; if only this project shall be classified, you must desynchronise the project by checking off the field Synchronise project with client in the same tab (Parameters 2). |
||
| + | Luottamuksellisiin projekteihin valtuutetut käyttäjät näkee luokitellun paojektin, kuten myös projektin johtaja, asiakasvastaava, tuotantosuunnittelija sekä projektin tiimi. |
||
| − | Users with authorisation to confidential projects have access to the classified project as well as the project’s client-, project and product managers and its team. |
||
| − | == |
+ | == Tiimi == |
| + | Tiimi-välilehdellä voit luoda tiimin asiakkaalle ja/tai projektille. Valitse työntekijät. Heillä on valtuudet nädä asiakkaan/projektin. Huomioi, että jos perutat tiimin asiakkaalle, sinun on lisättävä tiimi kaikkiin olemassa oleviin projekteihin. Uudet projektit saavat tiimin automaattisesti. Projektin tiimi näkee aina myös luottamukselliset projektit. |
||
| − | You can create a team on the client and/or the project in the tab Team. Select which employees that shall have access to the client/project. Note, that if you create the team on a client, you will also have to add it to all its existing projects. New projects get the team automatically. The team of a project always sees a confidential project. |
||
| + | == Ajanraportointi luottamuksellisiin projekteihin == |
||
| − | == Report time on confidential projects == |
||
| + | Asetus ajanraportointiin löytyy ohjelmasta {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ}}, kohdassa Ajanraportointi. Parametri ohjaa projektin näkyvyyden ajanraportoinnissa. |
||
| − | The setting for time reporting is in {{pth|System|Base register/PRO/Parameters/Fees}}, under Time reporting. This parameter controls if confidential projects shall be visible in the time reporting or not. |
||
| − | == |
+ | == Esimerkkejä == |
| + | Alla muutama simerkki eri asetuksista. |
||
| − | Below are some examples of different settings for confidentiality. |
||
| − | === |
+ | === Esimerkki 1 === |
| + | Pelkästään työntekijä MEDA:lla on valtuudet projektiin, jota muut eivät näe. Lisäksi MEDA saa nähdä kaikki muut projektit |
||
| − | Only employee MEDA shall have access to a project that no one else shall see. Additionally, MEDA shall see all other projects |
||
| + | Asetus: |
||
| − | Setting: |
||
| − | + | Luokittele projekti, johon pelkästään MEDA pääsee, ja lisää MEDA projektin tiimiin. |
|
| + | Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ}} – Ajanraportointi. |
||
| − | Check Report on confidential projects in {{pth|System|Base register/PRO/Parameters/Fees}} – Time reporting. |
||
| − | === |
+ | === Esimerkki 2 === |
| + | Työntekijä MEDA:lla on valtuudet vain yhteen projektiin. Kaikilla muilla työntekijöillä on valtuudet kaikkiin projekteihin. |
||
| − | Employee MEDA shall have access to one project only. All other employees shall have access to all projects. |
||
| + | Asetus: |
||
| − | Setting: |
||
| + | Luokittele kaikki projektit paitsi se, johon MEDA:lla on valtuudet. |
||
| − | Classify all clients and projects except the one MEDA shall have access to. |
||
| + | Kaikki muut työntekijät saa valtuudet luottamuksellisiin projekteihin. Se tehdään valtuusrekisterissä {{pth|Järjestelmä|Valtuudet}} tasolla Näytä luottamukselliset projektit. |
||
| − | All other employees than MEDA shall have access to confidential projects. This is done in the authorisation register in {{pth|System|Authorisation}} on the level Show confidential projects. |
||
| + | Aktivoi parametri Standardiehdotus uudet asiakkaat Luottamuksellinen ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit}}. |
||
| − | Activate the parameter Standard suggestion new clients Confidential in {{pth|System|Base register/PRO/Parameters/Clients and projects}}. |
||
| + | Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ}} – Ajanraportointi. |
||
| − | Check Report on confidential projects in {{pth|System|Base register/PRO/Parameters/Fees}} – Time reporting. |
||
| − | === |
+ | === Esimerkki 3 === |
| + | Pelkästään MEDA:lla on valtuudet yhteen projektiin, eikä valtuuksia muihin. Kukaan muu työntekijä ei näe projektia; heillä on kuitenkin valttudet kaikkiin muihin projekteihin. |
||
| − | Only employee MEDA shall have access to a project, and no access to any other projects. No other employees can see the project, whereas they can see all other projects. |
||
| + | Asetus: |
||
| − | Setting: |
||
| + | Luokittele kaikki projektit |
||
| − | Classify all clients and projects |
||
| + | Lisää MEDA projektin tiimiin ja kaikki muut tyäntekijät muiden projektien tiimeihin. |
||
| − | Add MEDA as Team on the project and all other employees as team on all other projects. |
||
| + | Aktivoi parametri Standardiehdotus uudet asiakkaat Luottamuksellinen ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit}}. |
||
| − | Activate the parameter Standard suggestion new clients Confidential in {{pth|System|Base register/PRO/Parameters/Clients and projects}}. |
||
| + | Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa {{pth|Järjestelmä|Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ}} – Ajanraportointi. |
||
| − | Check Report on confidential projects in {{pth|System|Base register/PRO/Parameters/Fees}} – Time reporting. |
||
[[Category: Manuals]] |
[[Category: Manuals]] |
||
[[Category: Projects]] |
[[Category: Projects]] |
||
| − | [[Category: PRO-CON-EN |
+ | [[Category: PRO-CON-EN]] |
Latest revision as of 16:10, 30 August 2023
Ohje luottamuksellisten asiakkaiden ja projektien käsittelyyn
Valtuuksien käsittely asiakkaille ja projekteille
Työntekijä, joka on asiakas-, projekti- tai tuotantovastaava, kuuluu projektin tiimiin tai jolla on valtuudet luottamuksellisiin projekteihin, näkee aina ko. projektin tiedot. Ne ovat näkyvillä Asiakas ja Projektissa, Raporteissa, Projektikyselyissä ja Laskutuksessa. Aikarportoinnille on olemassa erikseen asetus luottamuksellisille projekteille. On kaksi eri tapaa asettaa valtuudet projekteille. Voit asettaa valtuustasot asiakkaalle ja asiakastasolla valita, kenellä on siihen ja sen projekteihin valtuudet, tai käyttää luottamuksellisuusasetuksia yritystasolla. Jälkimmäinen tapa on hieman monimutkaisempi, mutta se tarjoaa enemmän mahdollisuuksia.
Aseta valtuudet asiakkalle ja sen projekteille
Asiakastiedoissa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat, välilehdellä Valtuudet, voit valita työntekijät, jotka ovat valtuutettuja asiakkaan projekteihin. Ilmoita työryhmä, tiimi ja /tai työntekijä. Tämä asetus ohjaa ajanraportoinnin. Tämä ratkaisu ei vaadi yritystason luottamuksellisuusasetuksia, koska se ei kuulu valtuustason Näytä luottamukelliset projektit piiriin ohjelmassa Järjestelmä: Valtuudet.
Valtuustaso "Kaikki asiakkaat" (Yleistä/Perusrekisterit/Asiakkaat - Kaikki asiakkaat) ohjelmassa Järjestelmä: Valtuudet antaa käyttäjälle valtuudet kaikkiin asiakkaisiin.
Salassapitoasetukset projektihallinnassa
This is the more complex setting for secrecy handling. State lowest authorisation level for confidential projects in System: Base registers/PRO/Parameters, tab Authorisation levels. Zero is the lowest level, nine the highest.
Käyttäjillä, joilla on valtuustaso yhdeksän, on pääsy kaikkiin luottamuksellisiin asiakkaihin ja projekteihin. Taso ilmoitetaan ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät välilehdellä Valtuudet Classisissa. Koska Classic ei enää ole käytössä, käytä valtuustoimintoa Järjestelmä: Valtuudet, taso Näytä luottamukselliset projektit.
Luokittele asiakkaat ja projektit
Asiakkaita ja heidän projekteja luokitellaan ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat/Projektit. Avaa asiakastiedot ja rastita ruutu Luottamuksellinen. Tieto synkronoidaan asiakkaan projektien kanssa. Jos haluat automaattisesti luokitella uudet asiakkaat, käytä parametria: Standardiehdotus uusille asiakkaille Luottamuksellinen ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit. Yksittäisiä projekteja voi luokitella ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat ja projektit.Avaa projekti ja mene välilehdelle Parametrit 2. Rastita ruutu Luottamuksellinen. Se on synkronoitu ruutu, eli jos pelkästään tämä projekti luokitellaan, synkronointi on poistettava. Parametri löytyy samalta välilehdeltä. Luottamuksellisiin projekteihin valtuutetut käyttäjät näkee luokitellun paojektin, kuten myös projektin johtaja, asiakasvastaava, tuotantosuunnittelija sekä projektin tiimi.
Tiimi
Tiimi-välilehdellä voit luoda tiimin asiakkaalle ja/tai projektille. Valitse työntekijät. Heillä on valtuudet nädä asiakkaan/projektin. Huomioi, että jos perutat tiimin asiakkaalle, sinun on lisättävä tiimi kaikkiin olemassa oleviin projekteihin. Uudet projektit saavat tiimin automaattisesti. Projektin tiimi näkee aina myös luottamukselliset projektit.
Ajanraportointi luottamuksellisiin projekteihin
Asetus ajanraportointiin löytyy ohjelmasta Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ, kohdassa Ajanraportointi. Parametri ohjaa projektin näkyvyyden ajanraportoinnissa.
Esimerkkejä
Alla muutama simerkki eri asetuksista.
Esimerkki 1
Pelkästään työntekijä MEDA:lla on valtuudet projektiin, jota muut eivät näe. Lisäksi MEDA saa nähdä kaikki muut projektit Asetus: Luokittele projekti, johon pelkästään MEDA pääsee, ja lisää MEDA projektin tiimiin. Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ – Ajanraportointi.
Esimerkki 2
Työntekijä MEDA:lla on valtuudet vain yhteen projektiin. Kaikilla muilla työntekijöillä on valtuudet kaikkiin projekteihin. Asetus: Luokittele kaikki projektit paitsi se, johon MEDA:lla on valtuudet. Kaikki muut työntekijät saa valtuudet luottamuksellisiin projekteihin. Se tehdään valtuusrekisterissä Järjestelmä: Valtuudet tasolla Näytä luottamukselliset projektit. Aktivoi parametri Standardiehdotus uudet asiakkaat Luottamuksellinen ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit. Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ – Ajanraportointi.
Esimerkki 3
Pelkästään MEDA:lla on valtuudet yhteen projektiin, eikä valtuuksia muihin. Kukaan muu työntekijä ei näe projektia; heillä on kuitenkin valttudet kaikkiin muihin projekteihin. Asetus: Luokittele kaikki projektit Lisää MEDA projektin tiimiin ja kaikki muut tyäntekijät muiden projektien tiimeihin. Aktivoi parametri Standardiehdotus uudet asiakkaat Luottamuksellinen ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit. Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ – Ajanraportointi.
