Luottamuksellisuus
Ohje luottamuksellisten asiakkaiden ja projektien käsittelyyn
Valtuuksien käsittely asiakkaille ja projekteille
Työntekijä, joka on asiakas-, projekti- tai tuotantovastaava, kuuluu projektin tiimiin tai jolla on valtuudet luottamuksellisiin projekteihin, näkee aina ko. projektin tiedot. Ne ovat näkyvillä Asiakas ja Projektissa, Raporteissa, Projektikyselyissä ja Laskutuksessa. Aikarportoinnille on olemassa erikseen asetus luottamuksellisille projekteille. On kaksi eri tapaa asettaa valtuudet projekteille. Voit asettaa valtuustasot asiakkaalle ja asiakastasolla valita, kenellä on siihen ja sen projekteihin valtuudet, tai käyttää luottamuksellisuusasetuksia yritystasolla. Jälkimmäinen tapa on hieman monimutkaisempi, mutta se tarjoaa enemmän mahdollisuuksia.
Aseta valtuudet asiakkalle ja sen projekteille
Asiakastiedoissa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat, välilehdellä Valtuudet, voit valita työntekijät, jotka ovat valtuutettuja asiakkaan projekteihin. Ilmoita työryhmä, tiimi ja /tai työntekijä. Tämä asetus ohjaa ajanraportoinnin. Tämä ratkaisu ei vaadi yritystason luottamuksellisuusasetuksia, koska se ei kuulu valtuustason Näytä luottamukelliset projektit piiriin ohjelmassa Järjestelmä: Valtuudet.
Valtuustaso "Kaikki asiakkaat" (Yleistä/Perusrekisterit/Asiakkaat - Kaikki asiakkaat) ohjelmassa Järjestelmä: Valtuudet antaa käyttäjälle valtuudet kaikkiin asiakkaisiin.
Salassapitoasetukset projektihallinnassa
This is the more complex setting for secrecy handling. State lowest authorisation level for confidential projects in System: Base registers/PRO/Parameters, tab Authorisation levels. Zero is the lowest level, nine the highest.
Käyttäjillä, joilla on valtuustaso yhdeksän, on pääsy kaikkiin luottamuksellisiin asiakkaihin ja projekteihin. Taso ilmoitetaan ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät välilehdellä Valtuudet Classisissa. Koska Classic ei enää ole käytössä, käytä valtuustoimintoa Järjestelmä: Valtuudet, taso Näytä luottamukselliset projektit.
Luokittele asiakkaat ja projektit
Asiakkaita ja heidän projekteja luokitellaan ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat/Projektit. Avaa asiakastiedot ja rastita ruutu Luottamuksellinen. Tieto synkronoidaan asiakkaan projektien kanssa. Jos haluat automaattisesti luokitella uudet asiakkaat, käytä parametria: Standardiehdotus uusille asiakkaille Luottamuksellinen ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit. Yksittäisiä projekteja voi luokitella ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat ja projektit.Avaa projekti ja mene välilehdelle Parametrit 2. Rastita ruutu Luottamuksellinen. Se on synkronoitu ruutu, eli jos pelkästään tämä projekti luokitellaan, synkronointi on poistettava. Parametri löytyy samalta välilehdeltä. Luottamuksellisiin projekteihin valtuutetut käyttäjät näkee luokitellun paojektin, kuten myös projektin johtaja, asiakasvastaava, tuotantosuunnittelija sekä projektin tiimi.
Tiimi
Tiimi-välilehdellä voit luoda tiimin asiakkaalle ja/tai projektille. Valitse työntekijät. Heillä on valtuudet nädä asiakkaan/projektin. Huomioi, että jos perutat tiimin asiakkaalle, sinun on lisättävä tiimi kaikkiin olemassa oleviin projekteihin. Uudet projektit saavat tiimin automaattisesti. Projektin tiimi näkee aina myös luottamukselliset projektit.
Ajanraportointi luottamuksellisiin projekteihin
Asetus ajanraportointiin löytyy ohjelmasta Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ, kohdassa Ajanraportointi. Parametri ohjaa projektin näkyvyyden ajanraportoinnissa.
Esimerkkejä
Alla muutama simerkki eri asetuksista.
Esimerkki 1
Pelkästään työntekijä MEDA:lla on valtuudet projektiin, jota muut eivät näe. Lisäksi MEDA saa nähdä kaikki muut projektit Asetus: Luokittele projekti, johon pelkästään MEDA pääsee, ja lisää MEDA projektin tiimiin. Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ – Ajanraportointi.
Esimerkki 2
Työntekijä MEDA:lla on valtuudet vain yhteen projektiin. Kaikilla muilla työntekijöillä on valtuudet kaikkiin projekteihin. Asetus: Luokittele kaikki projektit paitsi se, johon MEDA:lla on valtuudet. Kaikki muut työntekijät saa valtuudet luottamuksellisiin projekteihin. Se tehdään valtuusrekisterissä Järjestelmä: Valtuudet tasolla Näytä luottamukselliset projektit. Aktivoi parametri Standardiehdotus uudet asiakkaat Luottamuksellinen ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit. Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ – Ajanraportointi.
Esimerkki 3
Pelkästään MEDA:lla on valtuudet yhteen projektiin, eikä valtuuksia muihin. Kukaan muu työntekijä ei näe projektia; heillä on kuitenkin valttudet kaikkiin muihin projekteihin. Asetus: Luokittele kaikki projektit Lisää MEDA projektin tiimiin ja kaikki muut tyäntekijät muiden projektien tiimeihin. Aktivoi parametri Standardiehdotus uudet asiakkaat Luottamuksellinen ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Asiakkaat ja projektit. Rastita Raportoi luottamukselliselle projektille ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit/Oma työ – Ajanraportointi.
