Difference between revisions of "Expense reports startup/fi"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "== Asetukset ==")
(Created page with "Kuvaus valmisteluista ennen kuluraporttien käyttöönottoa.")
 
(42 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
  +
  +
Kuvaus valmisteluista ennen kuluraporttien käyttöönottoa.
   
 
== Asetukset ==
  
== Asetukset ==
   
−
=== Parameters ===
 +
=== Parametrit ===
   
  +
Aseta parametrit {{pth|Perusrekistereissä/KP/Parametrit/Rekisteröinti/Korvattavat kulut}}.
−
Set parameters in Base registers/GL/Parameters/Registration/Expenses.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild1.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-FI--Bild1.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Velkatili kuluraportille
−
|'''Liabilities acc for expense reporting'''
  
  +
|Ilmoita tili. Jos maksu lähetetään Marathonin kautta, varmista, että tili on integroitu Ostoreskontraan. Tilillä on myös oltava yhteys Tulosyksikköön ({{pth|Perusrekisterit/KP/Tilit}}).
−
|Enter account. If payments shall be sent via Marathon, make sure that the account is assigned to the Purchase Ledger. The account must also have assignments to Cost objects (Base registers/GL/Account).
  
 
|-
  
|-
  +
!Alv ilmoitettava kulujen rekisteröinnissä
−
|'''VAT mandatory in entries of expenses'''
  
  +
|Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle alv- määrän
−
|Check the box it the employee will have to enter the VAT amount in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ilmoita ostokoodi kulujen rekisteröinnissä
−
|'''State purchase code in exp. reporting'''
  
  +
|Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle ostokoodin, jos kyseessä on projektiosto.
−
|Check, if the employee will be given the possibility to enter a purchase code in the expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Hae kp työntekijäryhmästä
−
|'''Fetch cc from employee group'''
  
  +
|Jos kululaskun velkatili vaatii kustannuspaikan ilmoittamisen, voit valita että se haetaan työntekijän ryhmän mukaan.
−
|If the liabilities account for expense reports requires cost centre, check the box if it shall be fetched from the group that the employee belongs to.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lähimmän esimiehen hyväksyntä
−
|'''Approval by immediate superior'''
  
  +
|Rastita, jos lähin esimies hyväksyy kululaskun.
−
|Check the box if expense reports have to be approved by the employee’s immediate superior before further handling.
  
 
|-
  
|-
  +
!Kulu suoraan hyväksyntään
−
|'''Expenses directly to approval'''
  
  +
|Rastita ruutu, jos kululasku menee ensin lähimmän esimiehen hyväksyttäväksi ennen lopullista käsittelyä taloushallinnossa. Jos käyttäjätiedoissa on ilmoitettu lähimmän esimiehen nimi ({{pth|Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Muuta}}), ja tämä ruutu rastitettu, lähin esimies näkee hyväksyttävän kululaskun ohjelmassa {{pth|Projekti|Hyväksyntä}}.
−
|Check the box if an expense report directly can be approved by the immediate superior. If left unchecked, the accounting department approves the report (in Bookkeeping/ Expense reports watch list) and checks the box Ready for approval before the immediate superior gets to see it and finally approve it.If checked, and the immediate superior is stated on the user (Base registers/General/Users, tab Other) he/she will see the report directly in Project/Approval
  
  +
Muussa tapauksessa kululasku menee ensin talousosastolle ({{pth|Kirjanpito/Kululaskujen seuranta}}). Heidän rastitettuaan ruudun ”Valmis hyväksyttäväksi”, lähin esimies näkee laskun hyväksyntälistassaan.
 
|-
  
|-
  +
!Kirjaa vain lopullisesti hyväksytyt kulut
−
|'''Book only finally approved expenses'''
  
  +
|Rastita, jos vain kokonaan hyväksytyt kulut on mahdollista kirjata.
−
|Check, if the expense report has to be fully approved before it can be booked by the accounting department.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Authorisation ===
 +
=== Valtuudet ===
   
  +
Valtuudet Korvattaviin kuluihin asetetaan ohjelmassa {{pth|järjestelmä|Valtuudet}}, kohdassa Kirjanpito. Yhdistä valtuudet työntekijään käyttäjärekisterissä {{pth|Perusrekistereissä/Yleistä/Käyttäjät}}, välilehdellä Valtuudet.
−
Set authorisation levels for the expenses module in Administration/Authorisation under Bookkeeping and connect them to the user in Base registers/General/Users, tab Authorisation.
  
   
−
=== Cost objects ===
 +
=== Tulosyksiköt ===
   
  +
Perusta uudet tulosyksiköt ohjelmassa {{pth|Perusrekisteri/KP/Tulosyksiköt}}.
−
Set up new cost objects in Base registers/GL/Cost objects. Use the same code as user- and employee codes.
  
  +
Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit
   
−
=== Expense types ===
 +
=== Kululajit ===
   
  +
Käyttämällä kululajeja helpotat sekä kululaskun laatimista että sen kirjaamista.
−
By using different expense types, entering expense reports as well as booking them will be easier. The different types can be selected from a drop-down menu. Yet we recommend not having too many expense types. Create new and administrate expense types in Base registers/GL/Expense types.
  
  +
Laskun tekijä voi valita lajin tiputusvalikosta.
  +
Suosittelemme kuitenkin, että lajeja on rajoitettu määrä.
  +
Kululajeja hallinnoidaan ohjelmassa {{pth|Perusrekisterit/KP/Kululajit}}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-FI--Bild11.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Ohje
−
|'''Instruction'''
  
  +
|Jos kenttiin on kirjoitettu Teksti tai Määrä -ohjeita, kentistä tulee pakolliset kululaskun rekisteröinnissä.
−
|Instructions written in the two fields (text and amount) makes the fields mandatory when entering an expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Velkatili
−
|'''Liabilities account'''
  
  +
|Voit valita vaihtoehtoisen velkatilin, ellet halua käyttää parametreissa ilmoitettua tiliä.
−
|An alternative account to the one set in the parameter (optional).
  
 
|-
  
|-
  +
!Ostokoodi
−
|'''Purchase code'''
  
  +
|Koodi on ilmoitettava, jos kulu koskee ulkoista projektia.
−
|If the expense is booked on an external project, enter purchase code.
  
 
|-
  
|-
  +
!Vastatili projektiostoille
−
|'''Contra account for project purchases'''
  
  +
|Harvoin käytetty asetus. Kun kulu rekisteröidään projektille, on mahdollista ilmoittaa vastatili kreditissä.
−
|A rarely used setting. An account in credit can be stated when an expense is entered on a project. (The account for project purchases set in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering will be automatically debited).
  
  +
(Tili projektiostoille joka on ilmoitettu {{pth|Perusrekistereissä/OR/Parametrit/Saapumisrekisteröinti}}
  +
veloitetaan automaattisesti).
 
|-
  
|-
  +
!Projekti pakollinen
−
|'''Project mandatory'''
  
  +
|Projektitiedon voi tehdä pakolliseksi kululaskuissa.
−
|Check the box if project will be a mandatory field in the expense report.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Taulukkoon voit ilmoittaa kululajille tiliöintimallin.
−
Use the table for determining how the posting of the expense shall be done. You can either make it simple and just enter an account that shall be suggested to the employee when entering expenses, or use a variety of combinations such as fixed prices, unit prices, percentages of the total sum to different accounts, etc. to facilitate the bookkeeping procedure.
  
  +
Voit joko tehdä yksinkertaisen mallin ilmoittamalla tilin, jota ohjelma ehdottaa kululaskua laatiessa. Voit myös tehdä monimutkaisempia malleja kirjauksen helpottamiseksi yhdistämällä esim.
  +
kiinteitä hintoja, kappalehintoja ja prosenttiosuuksia kokonaissummasta eri tileille.
   
  +
Jos kuluriville ilmoitetaan projekti, se tiliöidään automaattisesti projektiostona riippumatta valitusta kululajista.
−
If the employee is entering a project on an expense row, the expense will be considered and posted as a project regardless of expense type. The reason for this is to avoid missing a project purchase.
  
  +
Näin vältytään siltä, että projektiosto jäisi huomaamatta.
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Projektiosto
−
|'''Project purchases'''
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
  +
Projektiostot tiliöidään parametreissa ilmoitetulle projektiostotilille ohjelmassa {{pth|Perusrekisterit/OR/Parametrit}}, välilehti Saapumisrekisteröinti.
−
Project purchases are posted on the account for purchases stated in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-FI--Bild7.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Toimistotarvikkeet
−
|'''Office material'''
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-FI--Bild8.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Taxi'''
 +
|'''Taksi'''
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-FI--Bild10.png}}
   
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Internal representation'''
 +
|'''Sisäinen edustus'''
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
  +
Sisäisen edustuksen kirjaamisen yhteydessä on alv:n tiliöinti tehtävä käsin.
−
When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild12.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-FI--Bild12.png}}
   
−
== Disbursement of expenses ==
 +
== Kulujen maksatus ==
   
  +
Maksu työntekijälle tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksaminen.
−
The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.
  
  +
Paras maksutapa on Pankkitili, ei ilmoitusta.
  +
Tarvitset seuraavat asetukset, jotta maksut onnistuisi:
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Toimittaja
−
|'''Supplier'''
  
  +
|Jos käytät Marathonia maksuun, on työntekijöiden oltava perustettuina toimittajarekisterissä (Perusrekisterit/OR/Toimittajat). Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit.
−
|If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Pakolliset kentät:
−
Required fields:
  
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class=mandeflist
  +
−
|'''Name'''
  
  +
!Nimi
−
|(tab General)
  
  +
|(välilehti Yleistä)
 
|-
  
|-
  +
!Postiosoite
−
|'''Address'''
  
  +
|(välilehti Yleistä)
−
|(tab General)
  
 
|-
  
|-
  +
!Maksutapa
−
|'''Payment method'''
  
  +
|Pankkitili, ei ilmoitusta (välilehti Maksu)
−
|Bank account without notification (tab Payment)
  
 
|-
  
|-
  +
!Vastaanottajan tili
−
|'''Rec account'''
 
  +
|Koko tilinumero, clearingnumero mukaan luettuna, vain numeroita (välilehti Ulkomaan maksu)
−
|The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
  
 
|-
  
|-
  +
!Ostovelkatili
−
|'''Trade creditors’ account'''
  
  +
|Velkatili kululaskulle (välilehti Muuta)
−
|Liabilities account for the expense report (tab Other)
  
 
|-
  
|-
  +
!Tulosyksikkö
−
|'''Cost object'''
  
−
|(tab Other)
 +
|(välilehti Muuta)
 
|-
  
|-
  +
!Maksuehdotus
−
|'''Payment selection'''
  
  +
|Tulosta maksuehdotus ohjelmassa Classic 03-60-01 ja valitse tili, joka kululajille on merkitty. Valitse maksutapa BK.
−
|Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK.
  
−
The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.
  
 
|}
  
|}
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild2.png}}
  
   
  +
{{ExpandImage|GL-ERS-FI-Bild2.png}}
−
[[Category:GL-ERS-EN-]] [[Category:Manuals]] [[Category:ACC]]
  
  +
  +
Maksatus tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksu, joko ohjelmalla Maksut tai tiedostosiirrolla pankkiin.
  +
  +
<div class="mw-translate-fuzzy">
  +
[[Category:GL-ERS-FI-]] [[Category:Manuals]] [[Category:Accounting]]
  +
</div>

Latest revision as of 10:38, 30 October 2023


Kuvaus valmisteluista ennen kuluraporttien käyttöönottoa.

Asetukset

Parametrit

Aseta parametrit Perusrekistereissä/KP/Parametrit/Rekisteröinti/Korvattavat kulut.

Velkatili kuluraportille Ilmoita tili. Jos maksu lähetetään Marathonin kautta, varmista, että tili on integroitu Ostoreskontraan. Tilillä on myös oltava yhteys Tulosyksikköön (Perusrekisterit/KP/Tilit).
Alv ilmoitettava kulujen rekisteröinnissä Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle alv- määrän
Ilmoita ostokoodi kulujen rekisteröinnissä Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle ostokoodin, jos kyseessä on projektiosto.
Hae kp työntekijäryhmästä Jos kululaskun velkatili vaatii kustannuspaikan ilmoittamisen, voit valita että se haetaan työntekijän ryhmän mukaan.
Lähimmän esimiehen hyväksyntä Rastita, jos lähin esimies hyväksyy kululaskun.
Kulu suoraan hyväksyntään Rastita ruutu, jos kululasku menee ensin lähimmän esimiehen hyväksyttäväksi ennen lopullista käsittelyä taloushallinnossa. Jos käyttäjätiedoissa on ilmoitettu lähimmän esimiehen nimi (Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Muuta), ja tämä ruutu rastitettu, lähin esimies näkee hyväksyttävän kululaskun ohjelmassa Projekti: Hyväksyntä.

Muussa tapauksessa kululasku menee ensin talousosastolle (Kirjanpito/Kululaskujen seuranta). Heidän rastitettuaan ruudun ”Valmis hyväksyttäväksi”, lähin esimies näkee laskun hyväksyntälistassaan.

Kirjaa vain lopullisesti hyväksytyt kulut Rastita, jos vain kokonaan hyväksytyt kulut on mahdollista kirjata.

Valtuudet

Valtuudet Korvattaviin kuluihin asetetaan ohjelmassa järjestelmä: Valtuudet, kohdassa Kirjanpito. Yhdistä valtuudet työntekijään käyttäjärekisterissä Perusrekistereissä/Yleistä/Käyttäjät, välilehdellä Valtuudet.

Tulosyksiköt

Perusta uudet tulosyksiköt ohjelmassa Perusrekisteri/KP/Tulosyksiköt. Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit

Kululajit

Käyttämällä kululajeja helpotat sekä kululaskun laatimista että sen kirjaamista. Laskun tekijä voi valita lajin tiputusvalikosta. Suosittelemme kuitenkin, että lajeja on rajoitettu määrä. Kululajeja hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisterit/KP/Kululajit

Ohje Jos kenttiin on kirjoitettu Teksti tai Määrä -ohjeita, kentistä tulee pakolliset kululaskun rekisteröinnissä.
Velkatili Voit valita vaihtoehtoisen velkatilin, ellet halua käyttää parametreissa ilmoitettua tiliä.
Ostokoodi Koodi on ilmoitettava, jos kulu koskee ulkoista projektia.
Vastatili projektiostoille Harvoin käytetty asetus. Kun kulu rekisteröidään projektille, on mahdollista ilmoittaa vastatili kreditissä.

(Tili projektiostoille joka on ilmoitettu Perusrekistereissä/OR/Parametrit/Saapumisrekisteröinti veloitetaan automaattisesti).

Projekti pakollinen Projektitiedon voi tehdä pakolliseksi kululaskuissa.

Taulukkoon voit ilmoittaa kululajille tiliöintimallin. Voit joko tehdä yksinkertaisen mallin ilmoittamalla tilin, jota ohjelma ehdottaa kululaskua laatiessa. Voit myös tehdä monimutkaisempia malleja kirjauksen helpottamiseksi yhdistämällä esim. kiinteitä hintoja, kappalehintoja ja prosenttiosuuksia kokonaissummasta eri tileille.

Jos kuluriville ilmoitetaan projekti, se tiliöidään automaattisesti projektiostona riippumatta valitusta kululajista. Näin vältytään siltä, että projektiosto jäisi huomaamatta.

Projektiosto

Projektiostot tiliöidään parametreissa ilmoitetulle projektiostotilille ohjelmassa Perusrekisterit/OR/Parametrit, välilehti Saapumisrekisteröinti.

Toimistotarvikkeet

Taksi


Sisäinen edustus

Sisäisen edustuksen kirjaamisen yhteydessä on alv:n tiliöinti tehtävä käsin.

Kulujen maksatus

Maksu työntekijälle tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksaminen. Paras maksutapa on Pankkitili, ei ilmoitusta. Tarvitset seuraavat asetukset, jotta maksut onnistuisi:

Toimittaja Jos käytät Marathonia maksuun, on työntekijöiden oltava perustettuina toimittajarekisterissä (Perusrekisterit/OR/Toimittajat). Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit.

Pakolliset kentät:

Nimi (välilehti Yleistä)
Postiosoite (välilehti Yleistä)
Maksutapa Pankkitili, ei ilmoitusta (välilehti Maksu)
Vastaanottajan tili Koko tilinumero, clearingnumero mukaan luettuna, vain numeroita (välilehti Ulkomaan maksu)
Ostovelkatili Velkatili kululaskulle (välilehti Muuta)
Tulosyksikkö (välilehti Muuta)
Maksuehdotus Tulosta maksuehdotus ohjelmassa Classic 03-60-01 ja valitse tili, joka kululajille on merkitty. Valitse maksutapa BK.

Maksatus tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksu, joko ohjelmalla Maksut tai tiedostosiirrolla pankkiin.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/fi&oldid=78302"