Kuluraportti- käyttöönotto

---

Outdated translations are marked like this.

Kuvaus valmisteluista ennen kuluraporttien käyttöönottoa.

Asetukset

Parametrit

Aseta parametrit Perusrekistereissä/KP/Parametrit/Rekisteröinti/Korvattavat kulut.

Velkatili kuluraportille	Ilmoita tili. Jos maksu lähetetään Marathonin kautta, varmista, että tili on integroitu Ostoreskontraan. Tilillä on myös oltava yhteys Tulosyksikköön (Perusrekisterit/KP/Tilit).
Alv ilmoitettava kulujen rekisteröinnissä	Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle alv- määrän
Ilmoita ostokoodi kulujen rekisteröinnissä	Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle ostokoodin, jos kyseessä on projektiosto.
Hae kp työntekijäryhmästä	Jos kululaskun velkatili vaatii kustannuspaikan ilmoittamisen, voit valita että se haetaan työntekijän ryhmän mukaan.
Lähimmän esimiehen hyväksyntä	Rastita, jos lähin esimies hyväksyy kululaskun.
Kulu suoraan hyväksyntään	Rastita ruutu, jos kululasku menee ensin lähimmän esimiehen hyväksyttäväksi ennen lopullista käsittelyä taloushallinnossa. Jos käyttäjätiedoissa on ilmoitettu lähimmän esimiehen nimi (Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Muuta), ja tämä ruutu rastitettu, lähin esimies näkee hyväksyttävän kululaskun ohjelmassa Projekti: Hyväksyntä. Muussa tapauksessa kululasku menee ensin talousosastolle (Kirjanpito/Kululaskujen seuranta). Heidän rastitettuaan ruudun ”Valmis hyväksyttäväksi”, lähin esimies näkee laskun hyväksyntälistassaan.
Kirjaa vain lopullisesti hyväksytyt kulut	Rastita, jos vain kokonaan hyväksytyt kulut on mahdollista kirjata.

Valtuudet

Valtuudet Korvattaviin kuluihin asetetaan ohjelmassa järjestelmä: Valtuudet, kohdassa Kirjanpito. Yhdistä valtuudet työntekijään käyttäjärekisterissä Perusrekistereissä/Yleistä/Käyttäjät, välilehdellä Valtuudet.

Tulosyksiköt

Perusta uudet tulosyksiköt ohjelmassa Perusrekisteri/KP/Tulosyksiköt. Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit

Kululajit

Käyttämällä kululajeja helpotat sekä kululaskun laatimista että sen kirjaamista. Laskun tekijä voi valita lajin tiputusvalikosta. Suosittelemme kuitenkin, että lajeja on rajoitettu määrä. Kululajeja hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisterit/KP/Kululajit

Ohje	Jos kenttiin on kirjoitettu Teksti tai Määrä -ohjeita, kentistä tulee pakolliset kululaskun rekisteröinnissä.
Velkatili	Voit valita vaihtoehtoisen velkatilin, ellet halua käyttää parametreissa ilmoitettua tiliä.
Ostokoodi	Koodi on ilmoitettava, jos kulu koskee ulkoista projektia.
Vastatili projektiostoille	Harvoin käytetty asetus. Kun kulu rekisteröidään projektille, on mahdollista ilmoittaa vastatili kreditissä. (Tili projektiostoille joka on ilmoitettu Perusrekistereissä/OR/Parametrit/Saapumisrekisteröinti veloitetaan automaattisesti).
Projekti pakollinen	Projektitiedon voi tehdä pakolliseksi kululaskuissa.

Taulukkoon voit ilmoittaa kululajille tiliöintimallin. Voit joko tehdä yksinkertaisen mallin ilmoittamalla tilin, jota ohjelma ehdottaa kululaskua laatiessa. Voit myös tehdä monimutkaisempia malleja kirjauksen helpottamiseksi yhdistämällä esim. kiinteitä hintoja, kappalehintoja ja prosenttiosuuksia kokonaissummasta eri tileille.

Jos kuluriville ilmoitetaan projekti, se tiliöidään automaattisesti projektiostona riippumatta valitusta kululajista. Näin vältytään siltä, että projektiosto jäisi huomaamatta.

Projektiosto

Projektiostot tiliöidään parametreissa ilmoitetulle projektiostotilille ohjelmassa Perusrekisterit/OR/Parametrit, välilehti Saapumisrekisteröinti.

Toimistotarvikkeet

Taksi

Sisäinen edustus

Sisäisen edustuksen kirjaamisen yhteydessä on alv:n tiliöinti tehtävä käsin.

Kulujen maksatus

Maksu työntekijälle tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksaminen. Paras maksutapa on Pankkitili, ei ilmoitusta. Tarvitset seuraavat asetukset, jotta maksut onnistuisi:

Toimittaja	Jos käytät Marathonia maksuun, on työntekijöiden oltava perustettuina toimittajarekisterissä (Perusrekisterit/OR/Toimittajat). Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit.

Pakolliset kentät:

Nimi	(välilehti Yleistä)
Postiosoite	(välilehti Yleistä)
Maksutapa	Pankkitili, ei ilmoitusta (välilehti Maksu)
Vastaanottajan tili	Koko tilinumero, clearingnumero mukaan luettuna, vain numeroita (välilehti Ulkomaan maksu)
Ostovelkatili	Velkatili kululaskulle (välilehti Muuta)
Tulosyksikkö	(välilehti Muuta)
Maksuehdotus	Tulosta maksuehdotus ohjelmassa Classic 03-60-01 ja valitse tili, joka kululajille on merkitty. Valitse maksutapa BK.

Maksatus tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksu, joko ohjelmalla Maksut tai tiedostosiirrolla pankkiin.