Difference between revisions of "Project handling/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild10.png}}")
(Created page with "{|class=mandeflist |'''Endast planerat''' |Här går det att se både vad som planerats och vad som registrerats på projektet genom att bocka i | bocka ur rutan |- |'''Datu...")
Line 406: Line 406:
   
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
−
|'''Only planned time'''
 +
|'''Endast planerat'''
  +
|Här går det att se både vad som planerats och vad som registrerats på projektet genom att bocka i | bocka ur rutan
−
|Here you can see both what has been planned and what has been registered for the project by checking/unchecking the box.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Date'''
 +
|'''Datum'''
  +
|Datumintervall kan fyllas i
−
|Possibility to enter a time range
  
 
|-
  
|-
−
|'''Employee'''
 +
|'''Medarbetare'''
  +
|Valet visar tiden per medarbetare
−
|Hours per employee
  
 
|-
  
|-
−
|'''Code'''
 +
|'''Kod'''
 
|Hours per code
  
|Hours per code
 
|-
  
|-
−
|'''Date'''
 +
|'''Datum'''
−
|Hours per date
 +
|Valet visar tiden per datum
 
|-
  
|-
 
|'''Details'''
  
|'''Details'''
  +
|Valet visar en detaljerad lista
−
|Shows a detailed list
  
 
|}
  
|}
 
 
  
 
−
== Purchases ==
 +
== Inköp ==
  +
I fliken Inköp finns till vänster Förfrågningar. Förfrågningar kan skickas ut till leverantörer och efter det kan en rekvisition eller inköpsorder skapas med förfrågningen som underlag. Rekvisitioner skapas antingen från förfrågningen eller under fliken Rekvisitioner. Rekvisitionen kan sedan användas vid attest av leverantörsfakturor för att matcha inköpet mot rekvisitionen.
−
In the Purchasing tab, you will find Quotation queries on the left. Queries can be sent to suppliers, after which a purchase order can be created based on the quotation. Purchase orders are created either from the quotation or under the Purchase order tab. The purchase order can then be used when approving supplier invoices to match the purchase against the purchase order.
  
   
 
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild11.png}}
  
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild11.png}}

Revision as of 09:42, 22 August 2025

Projekt och projektfrågor

Här beskrivs de olika funktionerna för projekthantering bland annat hur nya projekt läggs upp, projekt analyseras, listor skrivs ut, budget eller offerter skapas och fakturor till kunder förbereds

Projekt

I grundvyn Kund och projekt visas till vänster de kunder som är inlagda i systemet. Genom att markera en kund visas tillhörande projekt till höger. I fliken Alla projekt visas en lista med alla projekt.

Knappar går att dölja och ta fram genom att klicka på den blåa pilen bredvid knapparna.

End aktiva projekt.
Only own Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är projekt- eller produktionsledare för.
Stoppas faktureringen som avslutar projektet

Kolumner

Vilka kolumner som ska visas väljs genom att klicka med höger musknapp i listan eller med kolumnväljaren längst till höger i listan. För att visa kolumnerna i en annan följd går det att flytta dem genom att ta tag med muspekaren och flytta dem dit de ska vara. Klicka i rubriken i den kolumn som ska styra sorteringen. Klicka med höger musknapp i en rubrikkolumn för att filtrera innehållet.

Kolumner i kundlistan

Stjärnmarkering Används för att markera kunder som favoriter
Minusstreck Visar om kunden är stoppad. Inga aktiva projekt finns och nya projekt kan inte registreras.
Kod Den unika identiteten för kunden
Kundt Kundnamnet
Kundansvarig Medarbetarkoden på kundansvarigr
Grupp Grupptillhörighet, kod/namn

Kolumner i Projektlistan

Stjärnmarkering Används för att markera projekt som favoriter
Minusstreck Visar om projektet är stoppat dvs avslutat
Projekt Projektbenämning
Upplagt Uppläggningsdatum för projektet
PL Projektledarens medarbetarkod
$ Visar om det finns lager på projektet med ett $
Förf Röd markering visar att det finns förfallna kundfakturor på projektet. # visas om en faktura är förfallen med 8 dagar eller mer. ## visas om en faktura är förfallen med 31 dagar eller mer.
Fakt text skapad Om det finns fakturatext i fakturafliken på projektet så visas ett kryss
Fakt text klar Om fakturatexten i fakturafliken är klarmarkerad visas ett kryss
Produktionsledare Medarbetarkoden för produktionsledaren
Lager Visar totalbeloppet som finns i lager på projektet.
Valuta Visar basvalutan på projektet. (Används endast vid flervalutahantering.)
Projekttyp Visar projekttypen externt (E), internt (I), gruppgemensamt eller externt inom koncernen (G), projekt för internt ej projektrelaterat arbete (9) samt spekulations- eller pitchprojekt (J).
Stoppas I kolumnen visas med ett kryss om projektet ska avslutas och stoppas. Stoppas ger en indikation till ekonomi/faktureringen som kan avsluta projektet.
Lager arvode Visar belopp arvodeslager
Lager inköp Visar belopp inköpsslager
Lager Övrigt Visar belopp övrigtlager
Fast pris Om det finns ett fastpris på projektet visas beloppet
Deadline Om deadline fyllts i på projektet så visas datumet här, aktiveras i projektparametrar.
Fakt datum Om fakt datum fyllts i på projektet så visas datumet här, aktiveras i projektparametrar.
Fakturerat Visas vad som fakturerats på projektet (inkl. aconto)
Tidrapportering Ett kryss i kolumnen visar om det går att rapportera tid på projektet.
Lokalt namn Visar lokalt namn om det finns registrerat på projektet.
Referensnummer Visar referensnummer om det finns registrerat på projektet
Stoppdatum Visar projektets stoppdatum om projektet är stoppat.
Startdatum Visar projektets stoppdatum om projektet är stoppat.

Upplägg av kunder och projekt

I kund- och projektlistan kan nya kunder och projekt läggas upp. Nyupplägg kräver att funktionen aktiverats och att användaren är behörig till det.

Ny kund

För att lägga upp nya kunder används knappen Ny i kundlistan. Fyll i Kund-ID och Ok, fyll sedan i resten av fälten och Spara. Inställningar måste göras föra att nya kunder ska kunna läggas upp här och inte via Backoffice. Vilka fält som finns tillgängliga ställs i projektparametrar.

Kund-ID Kundens unika identitet kan bestå av upp till fyra tecken
Namn Kundens fullständiga namn, skrivs t.ex. på fakturor
Internbenämning Internbenämningen kan användas för att identifiera kunden med någon egen benämning. Benämningen syns som kundens namn i Marathon men på fakturor till kunden visas kundens riktiga namn.
Kundansvarig Systemet föreslår automatiskt den som är inloggad som kundansvarig men det går givetvis att ändra medarbetare.
Kundkontakt Namn på kontaktperson hos kunden
Överkund För statistik kan kunder knytas samman med överkunder. T.ex. kan Volvo vara överkund för Volvo Göteborg och Volvo Stockholm. Överkunder läggs upp basregistret.
Kategori Kundkategori används för att kategorisera kunderna för statistik
Moms Inhemsk- Ordinarie momssats för kunder inom landet, EU – Momsfritt utland inom EU eller Utland - Momsfritt utland utanför EU

Nytt projekt

Markera kunden och tryck på Ny i projektlistan. Vilka fält som finns tillgängliga ställs i projektparametrar. Om manuella projektnummer används måste först projektnummer anges. Vid automatiska projektnummer visas inte nummerfältet utan projektet tilldelas nästa lediga nummer.

Kund-ID Markerad kund fylls i automatiskt
Benämning Projektets namn
Projektledare Den som är inloggad föreslås som projektledare men det går att ändra.
Produktionsledare Den som är inloggad föreslås som produktionsledare men det går att ändra.
Projektbeskrivning Projektbeskrivning kan fyllas i och visas på projektet
Typ Projektets typ, används för uppföljning. Externt (E), internt (I), gruppgemensamt eller externt inom koncernen (G), projekt för internt ej projektrelaterat arbete (9) samt spekulations- eller pitchprojekt (J).
Arbetstyp Vilken typ av arbete som projektet avser. Upp till 3 olika typer kan anges.
Kundkontakt Namn på kontaktperson hos kunden
Master För statistik kan projekt knytas samman med varandra. T.ex. kan projekt SAS 0002 vara masterprojekt för SAS 0004 och SAS 0005. På så vis kan projekten analyseras antingen var för sig eller alla tre tillsammans.
Särskild fakturatext I fältet kan text som ska komma med på projektets fakturor skrivas in. Texten kommer upp som förslag på varje faktura men kan tas bort
Vår ref på faktura Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan.
Tidrapportering Genom att kryssa i rutan aktiveras projektet för registrering av tid i Marathon.
Grupp Den projektgrupp som projektet tillhör
Kostnadsställe Om projektintäkterna ska föras på ett visst kostnadsställe
Fast pris I projektanalysen och i rapporter finns möjlighet att jämföra registrerat respektive fakturerat belopp mot det fasta priset.
Deadline Deadline kan visas i rapporter. Överskriden deadline skapar en notifikation på startsidan.
Moms För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
Fakt.datum Projektets fakturadatum kan fyllas i.
Kopiera från Med Kopiera från kan uppgifter från ett redan befintligt projekt hämtas in. I fönstret som öppnas hämtas projektet upp och eventuell redan inskriven information skrivs över med projektets uppgifter.

 

Analys

Inne på ett projekt under fliken Analys visas projektets aktuella status. Understrukna rubriker och belopp visar att det går att fördjupa sig för mer detaljerad information.

Valuta En annan valuta än basvaluta kan visas och beloppen räknas då om med den aktuell valutakurs från valutaregistret.
Arvode/Iinköp/Övrigt I rullgardinsmenyerna väljs hur informationen för arvode, inköp och övrigt ska presenteras vid fördjupning på respektive understruken rubrik.

Väljs exempelvis Kategori/ Kod/ Medarbetare i Arvode redovisas informationen först uppdelad på arvodeskategori, vid ytterligare fördjupning på arvodeskod och därefter per medarbetare. Slutligen visas detaljer, d.v.s. medarbetarnas tidrapporteringsrader inkl. kommentarer.

Visa endast uppdaterad tid Genom att kryssa i rutan visas endast den tid som är uppdaterad. Beroende på parameterinställning uppdateras tidrapporter automatiskt eller inte.
Summa masterprojekt Genom att klicka i rutan visas statistik för alla projekt som är sammankopplade genom ett masterprojekt. Masterprojekt fastställs vid projektupplägget eller ändras under fliken Grunduppgifter.
Visa period Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period.
Fast pris Fast pris kan läggas in vid projektupplägget eller under fliken Grunduppgifter, om fältet är aktiverat.
Budget budgetar uppdelat på arvode, inköp och övrigt. (Om parameterinställningen Räkna bara med bekräftade budgetar är påslagen visas endast bekräftade budgetar här.)
Antal Antalet rapporterade timmar, antal inköp och antal övrigtposter.
Registrerat I kolumnen beräknas värdet av upparbetat arvode, inköp och övrigt.

Registrerat arvode visar värdet på antalet timmar multiplicerat med de timpriser alternativt pris per kod som finns inlagda i systemet. För inköp visas inpriset (kostnaden) plus eventuellt påslag.

Justerat Justeringar görs oftast i samband med fakturering eller när projektet avslutas. Klicka på understrykningen för att se detaljer för justeringar.
Fakturerat I kolumnen framgår vad som hittills har blivit fakturerat på projektet. Läs vidare om fakturerat nedan.
Lager Det belopp som ligger för fakturering. Lagret avser registrerat belopp plus eventuella justeringar minus fakturerat belopp.
Aconto På raden framgår om det finns någonting acontofakturerat (ej fakturerat från lager) som ännu inte avräknats mot lager. När väl acontot avräknas mot lager läggs fakturerat belopp istället i kolumnen Fakturerat.


För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.

I bilden visas information om fakturor, belopp samt vad fakturorna avser. Genom att klicka på fakturanumret till vänster visas vilka poster som finns till grund för fakturan samt anvisningen från fakturafliken. Ikonen till höger visar hur fakturan till kund ser ut i Pdf-format. Den röda markeringen i kolumnen Förf visar att fakturan är förfallen till betalning. # visas om en faktura är förfallen med 8 dagar eller mer. ## visas om en faktura är förfallen med 31 dagar eller mer.

Grunduppgifter

Under fliken Grunduppgifter visas de projektuppgifter som registrerats vid projektupplägget eller synkroniserats från kunden. För att ändra någon uppgift väljs Ändra och samma registreringsbild som vid projektupplägget visas. Ett projekt kan raderas med knappen Radera om inget registrerats på det.

Behöriga

Under fliken Behöriga framgår projektledare för det aktuella projektet och kundansvarig för kunden. Därefter visas vilka medarbetare som har behörighet till projektet.

Pris

I fliken Pris visas hur projektet är prissatt med uppdelning på arvode, inköp och övrigt.

Om det ligger ett fast pris på projektet står det överst i respektive område. Därefter framgår eventuella avvikande timpriser från medarbetarnas ordinarie timpriser. De avvikande timpriserna kan inte förändras i denna bild utan kan endast läggas in av administratör. För avvikande timpris används nedan prioritetsordning. **** | *** betyder alla medarbetare respektive alla arbetskoder. Exemplet i bild ovan säger att alla medarbetare kostar 1 500 kr på alla koder utom Charlie som kostar 1 200 i normala fall men på just koden Informationsinsamling kostar han 1 000. Om parameterinställningen Pris per arbetskod används istället för pris per medarbetare så tas ingen hänsyn till de avvikande timpriserna. Då står det enbart att timpris hämtas från kod. För inköpen finns fastställda påslag per kod vilka används för att beräkna priset ut mot kund. När det gäller övrigt hämtas enhetspriserna från respektive övrigtkod.  

Budget

Under fliken Budget läggs projektets budget | budgetar in. Budgetfliken används för offerter. Dolda knappar tas fram med hjälp av den blå pilen.

Bekräfta När en budget bekräftas noteras datum och användare. En parameter styr om det ska vara krav på att en budget ska vara bekräftad för att räknas med i analysfliken, rapporter etc.
Ta bort bekräftelse En bekräftad budget kan inte ändras, men bekräftelsen kan tas bort om ändring måste göras. Om budgeten bekräftas på nytt noteras nytt datum och användare.
Aktivera Möjlighet att aktivera en inaktiv budget
Deaktivera Om det förekommer flera budgetar på ett projekt finns för att skilja på revisioner av samma budget och delbudgetar möjlighet att deaktivera de budgetar som inte ska räknas med i projektanalys, rapporter etc.

Klicka på Ny för att lägga in en ny budget. Budgeten har en separat flik för Arvode, Inköp, Övrigt och Text och valuta. Budgeten kan registreras på den detaljnivå som behövs. Timpriserna i fliken Arvode föreslås från projektets prislista om tillräckligt med information för att fastställa detta har fyllts i. I fliken Inköp hämtas påslagen från projektets prislista. I fliken Text och valuta kan rubriker anges och en löpande text skrivas. Vid Budgettext efter kan en text som ska hamna efter de budgeterade värdena i utskriften skrivas.

Kopiera från Vid utformning av en ny budget kan färdiga mallar eller en tidigare budget användas genom att klicka på Kopiera från.
Mallar Budgetmallar registreras i basregistret.
Uppdatera priser Om en budget läggs på medarbetarnivå och medarbetarens pris ändras så kan priset uppdateras.
Hämta team Hämtar in medarbetarna som är registrerade som team på projektet.

Då budgeten sparats kan den skrivas ut genom att klicka på knappen Utskrift.

Särskild fakturatext Text som ligger som särskild fakturatext på projektet
Budgettext före Den text som lagts in under Budgettext före i textfliken.
Sidbrytning Kryssas i om det ska vara ett försättsblad med information om projektet innan de budgeterade värdena i arvode, inköp och övrigt presenteras.
Kalkyl Kalkyl visar informationen som lagts in under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt
Sidbrytning Sidbrytning innan Budgettext efter skrivs
Budgettext efter Den text som lagts in under Budgettext efter i textfliken
Arvode/Inköp/övrigt Rullgardinsmenyerna används för att bestämma hur detaljerad budgetutskriften ska vara.
Visa timmar Markeras om budgeten ska visa antal timmar för arvode
Delsummor I rullgardinsmenyn anges till vilken nivå delsummeringarna ska vara utefter de val som gjorts när det gäller att visa arvode, inköp och övrigt. Ju högre siffra desto mer detaljerade delsummor.
Visa 0-rader Med detta val visas även rader vars belopp är noll
Visa belopp på detaljrad Genom att kryssa ur denna ruta detaljspecificeras inte beloppet för respektive post, utan endast totalsumman för arvode/inköp/övrigt.
Skriv ut moms Markeras om moms ska skrivas ut i summeringen av budgeten
Språk Flera språk kan väljas under förutsättning att kostnadskoderna är översatta om de ska vara med på utskriften.
PDF/Kalkyl Budgeten skrivs ut antingen till Pdf eller till Kalkyl som exporterar informationen till Excel
Utskriftsmall Välj mall som budgeten ska skrivas ut på.

 

Arode

I fliken Arvode finns i den vänstra fliken Avprickning de tider som medarbetare registrerat antingen på projektet eller totalt. Gula dagar är stoppade, gröna dagar är färdigrapporterade och röda dagar är ofärdiga. Om rutan End projekt är ikryssad visas timmar markerade med fetstil på de dagar som innehåller tidrapporter på projektet.

I den högra fliken under Arvode visas Resursplanering. Datumintervall kan väljas och listan kan visas per medarbetare, kod, datum eller detaljerat.

Endast planerat bocka ur rutan
Datum Datumintervall kan fyllas i
Medarbetare Valet visar tiden per medarbetare
Kod Hours per code
Datum Valet visar tiden per datum
Details Valet visar en detaljerad lista

 

Inköp

I fliken Inköp finns till vänster Förfrågningar. Förfrågningar kan skickas ut till leverantörer och efter det kan en rekvisition eller inköpsorder skapas med förfrågningen som underlag. Rekvisitioner skapas antingen från förfrågningen eller under fliken Rekvisitioner. Rekvisitionen kan sedan användas vid attest av leverantörsfakturor för att matcha inköpet mot rekvisitionen.

Press New to create a new quotation query.

Purchase of A field for free text will also appear as Free text on the purchase order and will then also be displayed in Marathon Attest.
Purchase code Type of purchase
Quoted price Can be filled in once the quotation has been answered and can then be viewed as a column to get an overview of which supplier to send the purchase order to and to see price trends for previous quotations.
Our ref Employee at the own company, that is a contact person.
Company Company that the purchase goes to
Supplier If the supplier is registered with address and terms of payment, this field will be automatically filled.
Delivery address Address for delivery, Choose Own, Client or write address manually.
Goods label Possibility to label the delivery
Description text Text field for notes to the supplier. You can connect a PO-text to each purchase code, that will display automatically in the field
Copy from Possibility to copy information from an existing quotation.
Printout When saved, the quotation can be printed to PDF or sent to the supplier by e-mail.
Create purchase order If the quotation shall become a purchase order. When creating a PO, it will get a serial number.
Open purchase order You can open the PO to make completions. You can also open iy tin the Purchase order tab.
Print purchase order The PO can be printed to PDF or sent to the supplier by e-mail.

Creating a purchase order facilitates the control of the purchase and the work of the accounting department or the approver if Marathon Approval is used, as the PO can be matched with the invoice. All the company's quotations and purchase orders are displayed under Accounting/Supplier invoices.

Printout

The project status is printed in the Printout tab. If several projects are to be printed, there is a corresponding list in Project Printouts under Project Queries. Select Print to start printing. Save Selection saves the selection for the next time the programme is used. Only updated times are shown in the printout. General The project General contains basic information about the project, such as the start date, project manager and client manager. It also contains information about the parameters that have been set for the project.

Total Shows project status, i.e. the same information as shown under the Analysis tab.
Details fees Shows fees divided according to your sorting
List fees Shows details of each employee’s time reports. Cam be delimited with time range.
Hide amounts Possibility to hide the price on printout
Mark acc project time If you use Accumulated project time, the List Fees can be marked with that in printout
Details purchases Shows purchases divided according to your sorting
List purchases Shows details of all purchases
Without WIP You can select to sum purchases that already are invoiced or adjusted down
List purchase orders Shows the project’s PO: s
Details Other Shows other divided according to your sorting
List other Shows details of all other costs
Without WIP You can select to sum other records that already are invoiced or adjusted down
List invoices A list of the project’s invoices
Invoice draft Shows what is currently in WIP for invoicing. The level of detail in the printout depends on the invoice level set for the project (done by the administrator).

 

Invoice

The invoice text is prepared, and the actual invoicing is then handled by back-office staff, who use the prepared text, and the instructions provided. Select New to create a new invoice. Multiple invoices can be created for the same project.

Text

An invoice text is created under the Text tab. You can enter free text and amounts, and you can also retrieve text and amounts from WIP, cost estimate or previous invoices.

Create text Create text to use existing WIP in the project or to invoice from the estimate.
Detail level Here you can choose how detailed the invoice should be regarding fees, purchases and other items. You can also decide whether the amounts should be subtotalled.
Subtotals Here you can decide whether the amounts should be subtotalled.The suggestion can be modified by adding your own row or subtotals and entering new text and amounts. At the top right, you will see a summary of the amounts and any pre-invoices that are pending deduction.
Instructions If the amounts do not correspond to what is in WIP, it is important to clarify to the back-office staff what needs to be adjusted, remain in WIP, etc. This is done in the Instructions field and will not be visible on the invoice. Under Invoiced on the analysis page, instructions are displayed per invoice.
Import text If the invoice is to be similar to a previous invoice, text from the old invoice can be retrieved and then corrected if necessary.
Invoice text ready When the invoice is ready for invoicing, tick the box Invoice text ready.
Invoicing fee If an invoicing fee is to be added. Parameter settings for invoicing fees are required.
Planned invoice date Here, a planned invoice date can be entered as information for the accounting department about when it is time to print the invoice.
Printout Once the invoice has been saved, a sample invoice can be printed. Select the print template to be used for the invoice.

Notes

In the Notes tab, employees can enter notes relating to the project. The notes are stamped with the name and time. Click New to enter a new note. A box with a heading and note text will then appear, which can be filled in and saved so that everyone who has access to the project can read it.

Documents

The project documents can be collected and made available in the document tab. The documents are stored on the regular file server and linked to the project through a folder structure.

Sorting Select the sorting order for the projects, for example by project name, project manager or creation date.

 

Project queries

Under Queries, there are tabs for Clients and Projects and All Projects, the same as in the Project entry. Here there are additional tabs, which are described below.

Overdue projects

A project that has reached its deadline (set in the project) is considered overdue. Projects where an invoice date has been entered but no invoice has been issued with that invoice date or later are also displayed here. The information is only visible to the project and production managers for the project.

Project queries

The query program is used to search for data. Various data can be batch changed in the list.

Project printouts

See the heading Printout above.

 

Reports

Under Reports, there are both a number of standard reports and custom reports. There is a separate description for report creation. Print the report by selecting the report and choosing Print.

The selection itself is made on the left side of the window. (The selection options available are determined when the report is designed, and therefore the choices may vary.)

Subtotal Determines which subtotals the report should have.
Sorting The sorting order for each subtotal level can be selected. By clicking on the Reversed option, the sorting is reversed so that the largest values are presented at the top.
Print format The report can be written to either PDF or Spreadsheet/Excel.
No sums Printing without subtotals only works with the Spreadsheet option.
Start Start printing by clicking Start.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Project_handling/sv&oldid=85237"