Difference between revisions of "Project handling/sv"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "{|class=mandeflist |'''Kund-ID''' |Markerad kund fylls i automatiskt |- |'''Benämning''' |Projektets namn |- |'''Projektledare''' |Den som är inloggad föreslås som projekt...")
 
(43 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 14: Line 14:
 
|Både på kundsidan och projektsidan är det möjligt att visa endast aktiva kunder | projekt.
  
|Både på kundsidan och projektsidan är det möjligt att visa endast aktiva kunder | projekt.
 
|-
  
|-
−
|'''Only own'''
 +
|'''Endast egna'''
−
|''Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är projekt- eller produktionsledare för.
 +
|Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är projekt- eller produktionsledare för.
 
|-
  
|-
 
|'''Stoppas'''
  
|'''Stoppas'''
Line 227: Line 227:
   
 
 
  
 
−
== Analysis==
 +
== Analys==
−
Inside a project under the Analysis tab, the current status of the project is displayed. Underlined headings and amounts indicate that it is possible to drill down for more detailed information.
 +
Inne på ett projekt under fliken Analys visas projektets aktuella status. Understrukna rubriker och belopp visar att det går att fördjupa sig för mer detaljerad information.
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild4.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
|'''Currency'''
 +
|'''Valuta'''
  +
|En annan valuta än basvaluta kan visas och beloppen räknas då om med den aktuell valutakurs från valutaregistret.
−
|You can use another currency than the base currency. The amounts will be recalculated with current rate from the currency register.
 
 
|-
  
|-
−
|'''Fees/Purchase/Other'''
 +
|'''Arvode/Inköp/Övrigt'''
  +
|I rullgardinsmenyerna väljs hur informationen för arvode, inköp och övrigt ska presenteras vid fördjupning på respektive understruken rubrik.
−
|Select in the drop-down menus how you wish to present the information about fees/purchases/other when deepening on the underlined headings.
  
  +
Väljs exempelvis Kategori/ Kod/ Medarbetare i Arvode redovisas informationen först uppdelad på arvodeskategori, vid ytterligare fördjupning på arvodeskod och därefter per medarbetare. Slutligen visas detaljer, d.v.s. medarbetarnas tidrapporteringsrader inkl. kommentarer.
−
''Example'': If you choose Category/Code/Employee in Fees, the information will be presented first divided per fee category. If you deepen one step you see it divided per Fee code and Employee. Thereafter, next level shows details of the employees’ time reporting rows and comments.
  
  +
 
|-
  
|-
−
|'''Show only updated hours'''
 +
|'''Visa endast uppdaterad tid'''
  +
|Genom att kryssa i rutan visas endast den tid som är uppdaterad. Beroende på parameterinställning uppdateras tidrapporter automatiskt eller inte.
−
|By ticking the box, only the updated time is displayed. Depending on the parameter settings, time reports are updated automatically or not.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Total master project'''
 +
|'''Summa masterprojekt'''
  +
|Genom att klicka i rutan visas statistik för alla projekt som är sammankopplade genom ett masterprojekt. Masterprojekt fastställs vid projektupplägget eller ändras under fliken Grunduppgifter.
−
|Clicking the box displays statistics for all projects linked through a master project. Master projects are determined during project planning or changed under the General info tab.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Show period'''
 +
|'''Visa period'''
  +
|Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period.
−
|The Analysis tab normally displays the current status of the project, but by selecting Show period and specifying a period, the information will only apply to that period. Please note that Invoiced shows what has been invoiced from what has been registered during the selected period.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Fixed price'''
 +
|'''Fast pris'''
  +
|Fast pris kan läggas in vid projektupplägget eller under fliken Grunduppgifter, om fältet är aktiverat.
−
|A fixed price can be entered in the project setup or under the General info tab, if the field is enabled.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Cost estimate'''
 +
|'''Budget'''
  +
|I kolumnen visas projektets budget | budgetar uppdelat på arvode, inköp och övrigt. (Om parameterinställningen Räkna bara med bekräftade budgetar är påslagen visas endast bekräftade budgetar här.)
−
|The column shows the project’s cost estimate divided in fees, purchases and other. (If the parameter setting Include only confirmed estimates is activated, only confirmed are shown here.)
  
 
|-
  
|-
−
|'''Quant.'''
 +
|'''Antal'''
  +
|Antalet rapporterade timmar, antal inköp och antal övrigtposter.
−
|Number of reported hours, purchases and other records.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Registered'''
 +
|'''Registrerat'''
  +
|I kolumnen beräknas värdet av upparbetat arvode, inköp och övrigt.
−
|The column calculates the value of actual fees, purchases and other. Registered fee shows the value of hours multiplied with the hourly rates or price per code that are set in the system.
  
  +
Registrerat arvode visar värdet på antalet timmar multiplicerat med de timpriser alternativt pris per kod som finns inlagda i systemet.
−
For purchases, the purchase price (cost) plus possible mark-up is shown.
  
  +
För inköp visas inpriset (kostnaden) plus eventuellt påslag.
 
|-
  
|-
−
|'''Adjusted'''
 +
|'''Justerat'''
  +
|Justeringar görs oftast i samband med fakturering eller när projektet avslutas. Klicka på understrykningen för att se detaljer för justeringar.
−
|Adjustments are usually made in connection with invoicing or when the project is completed. Click on the underlined text to see details of adjustments.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoiced'''
 +
|'''Fakturerat'''
  +
|I kolumnen framgår vad som hittills har blivit fakturerat på projektet. Läs vidare om fakturerat nedan.
−
|The column shows what has been invoiced for the project so far. Read more about invoicing below.
  
 
|-
  
|-
−
|'''WIP'''
 +
|'''Lager'''
  +
|Det belopp som ligger för fakturering. Lagret avser registrerat belopp plus eventuella justeringar minus fakturerat belopp.
−
|The amount to be invoiced. The WIP (work in progress) refers to the registered amount plus any adjustments minus the invoiced amount.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Pre-invoice'''
 +
|'''Aconto'''
  +
|På raden framgår om det finns någonting acontofakturerat (ej fakturerat från lager) som ännu inte avräknats mot lager. När väl acontot avräknas mot lager läggs fakturerat belopp istället i kolumnen Fakturerat.
−
|Shows if there is anything pre-invoiced (not invoiced from the WIP) that has not yet been deducted from WIP. When deducted, it will instead show in the Invoiced column.
  
 
|}
  
|}
   
   
  +
För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.
−
To follow up on what has been invoiced for the project, click on the column heading Invoiced. The image below will then appear.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild5.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild5.png}}
 
 
  +
I bilden visas information om fakturor, belopp samt vad fakturorna avser. Genom att klicka på fakturanumret till vänster visas vilka poster som finns till grund för fakturan samt anvisningen från fakturafliken.
−
The image shows information about invoices, amounts and what the invoices relate to. By clicking on the invoice number on the left, you can see the items on which the invoice is based and the instructions from the Invoice tab.
 
  +
Ikonen till höger visar hur fakturan till kund ser ut i Pdf-format.
−
The icon on the right shows what the invoice to the client looks like in PDF format.
 
  +
Den röda markeringen i kolumnen Förf visar att fakturan är förfallen till betalning. # visas om en faktura är förfallen med 8 dagar eller mer. ## visas om en faktura är förfallen med 31 dagar eller mer.
−
The red mark in the Due column indicates that the invoice is past due. # is displayed if an invoice is 8 days or more past due. ## is displayed if an invoice is 31 days or more past due.
  
   
−
== General info ==
 +
== Grunduppgifter ==
  +
Under fliken Grunduppgifter visas de projektuppgifter som registrerats vid projektupplägget eller synkroniserats från kunden.
−
The General info tab displays the project information that was entered when the project was created or synchronised from the client.
  
  +
För att ändra någon uppgift väljs Ändra och samma registreringsbild som vid projektupplägget visas.
−
To change any information, select Change and the same registration screen as when the project was created will appear.
  
  +
Ett projekt kan raderas med knappen Radera om inget registrerats på det.
−
A project can be deleted using the Delete button if nothing has been entered in it.
  
−
Authorised
  
−
The Authorised tab shows the project manager for the current project and the account manager for the client. It then shows which employees have authorisation for the project. 
  
   
−
== Price ==
 +
== Behöriga ==
−
The Price tab shows how the project is priced divided in fees, purchases and other.
  
   
  +
Under fliken Behöriga framgår projektledare för det aktuella projektet och kundansvarig för kunden. Därefter visas vilka medarbetare som har behörighet till projektet.
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild6.png}}
  
  +
  +
== Pris ==
  +
I fliken Pris visas hur projektet är prissatt med uppdelning på arvode, inköp och övrigt.
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild6.png}}
 
 
  +
Om det ligger ett fast pris på projektet står det överst i respektive område.
−
If there is a fixed price for the project, it will be shown at the top of the respective area.
  
  +
Därefter framgår eventuella avvikande timpriser från medarbetarnas ordinarie timpriser. De avvikande timpriserna kan inte förändras i denna bild utan kan endast läggas in av administratör. För avvikande timpris används nedan prioritetsordning.
−
Any hourly rates that differ from the employees' regular hourly rates will then be shown. The special hourly rates cannot be changed in this view; they can only be entered by an administrator.
 
  +
''**** | ***'' betyder alla medarbetare respektive alla arbetskoder.
−
The following order of priority is used for special hourly rates
  
  +
Exemplet i bild ovan säger att alla medarbetare kostar 1 500 kr på alla koder utom Charlie som kostar 1 200 i normala fall men på just koden Informationsinsamling kostar han 1 000.
−
''****/***'' means all employees and all job codes.
  
  +
Om parameterinställningen Pris per arbetskod används istället för pris per medarbetare så tas ingen hänsyn till de avvikande timpriserna. Då står det enbart att timpris hämtas från kod.
−
The example in the image above shows that all employees cost 1500 SEK on all codes, except Charlie, who normally costs 1200 SEK, but when working with job code Information gathering, he costs 1000 SEK.
  
  +
För inköpen finns fastställda påslag per kod vilka används för att beräkna priset ut mot kund. När det gäller övrigt hämtas enhetspriserna från respektive övrigtkod.
−
If the parameter setting Price per job code is activated instead of Price per employee, the special rates will not be taken into consideration. It will only say that hourly price is fetched from code
  
−
For purchases, there are fixed markups per code that are used to calculate the price for the clients. For other records, the unit prices are retrieved from the respective other code.
  
 
 
  
 
−
== Cost estimate ==
 +
== Budget ==
  +
−
The project’s cost estimate(s) are entered in the Cost estimate tab. It is used for quotations Use the blue arrow to see hidden buttons.
  
  +
Under fliken Budget läggs projektets budget | budgetar in. Budgetfliken används för offerter. Dolda knappar tas fram med hjälp av den blå pilen.
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild7.png}}
 
 
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
−
|'''Confirm'''
 +
|'''Bekräfta'''
  +
|När en budget bekräftas noteras datum och användare. En parameter styr om det ska vara krav på att en budget ska vara bekräftad för att räknas med i analysfliken, rapporter etc.
−
|When an estimate is confirmed, it is saved with date and username. A parameter controls if it shall be required that an estimate is confirmed before it can be used in the analysis tab, reports, etc.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Delete confirmation'''
 +
|'''Ta bort bekräftelse'''
  +
|En bekräftad budget kan inte ändras, men bekräftelsen kan tas bort om ändring måste göras. Om budgeten bekräftas på nytt noteras nytt datum och användare.
−
|A confirmed estimate cannot be changed, but you can delete the confirmation if you need to change something. If it is confirmed again, it will get a new confirmation date and username.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Activate'''
 +
|'''Aktivera'''
  +
|Möjlighet att aktivera en inaktiv budget
−
|Possibility to activate a deactivated cost estimate
  
 
|-
  
|-
−
|'''Deactivate'''
 +
|'''Deaktivera'''
  +
|Om det förekommer flera budgetar på ett projekt finns för att skilja på revisioner av samma budget och delbudgetar möjlighet att deaktivera de budgetar som inte ska räknas med i projektanalys, rapporter etc.
−
|If a project has several estimates, you can deactivate those revisions that should not be included in analysis and reports etc.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Klicka på Ny för att lägga in en ny budget. Budgeten har en separat flik för Arvode, Inköp, Övrigt och Text och valuta. Budgeten kan registreras på den detaljnivå som behövs.
−
Make a new cost estimate with the New button. The estimate has tabs for Fees, Purchases, Other and Text & Currency. The estimate can be registered in any detail level of your choosing.
  
  +
Timpriserna i fliken Arvode föreslås från projektets prislista om tillräckligt med information för att fastställa detta har fyllts i. I fliken Inköp hämtas påslagen från projektets prislista.
−
The hourly rates in the Fees tab are suggested from the project's price list if sufficient information to determine this has been entered. In the Purchases tab, markups are retrieved from the project's price list.
  
  +
I fliken Text och valuta kan rubriker anges och en löpande text skrivas. Vid Budgettext efter kan en text som ska hamna efter de budgeterade värdena i utskriften skrivas.
−
In the Text & Currency tab, headings can be specified, and you can write estimate texts. In Estimate text after, you can write text that is to appear after the estimated values in the printout.
  
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
|'''Copy from'''
 +
|'''Kopiera från'''
  +
|Vid utformning av en ny budget kan färdiga mallar eller en tidigare budget användas genom att klicka på Kopiera från.
−
|You can use estimate templates or copy a previous estimate when you shall make a new cost estimate.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Templates'''
 +
|'''Mallar'''
  +
|Budgetmallar registreras i basregistret.
−
|Estimate templates are registered in the Base registers.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Update prices'''
 +
|'''Uppdatera priser'''
  +
|Om en budget läggs på medarbetarnivå och medarbetarens pris ändras så kan priset uppdateras.
−
|If you set an estimate on employee level, and their price is changed, you can update the price here.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Import team'''
 +
|'''Hämta team'''
  +
|Hämtar in medarbetarna som är registrerade som team på projektet.
−
|Fetches the employees registered as team on the project.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Då budgeten sparats kan den skrivas ut genom att klicka på knappen Utskrift.
−
After saving the estimate you can print it out with the Printout button.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild8.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
|'''Special invoice text'''
 +
|'''Särskild fakturatext'''
  +
|Text som ligger som särskild fakturatext på projektet
−
|Text that appears as special invoice text on the project
  
 
|-
  
|-
−
|'''Estimate text before'''
 +
|'''Budgettext före'''
  +
|Den text som lagts in under Budgettext före i textfliken.
−
|The text entered under Budget text before in the Text & Currency tab.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Page break'''
 +
|'''Sidbrytning'''
  +
|Kryssas i om det ska vara ett försättsblad med information om projektet innan de budgeterade värdena i arvode, inköp och övrigt presenteras.
−
|Tick if there should be a cover page with information about the project before the estimated values for fees, purchases and other are presented.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Estimate records'''
 +
|'''Kalkyl'''
  +
|Kalkyl visar informationen som lagts in under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt
−
|Shows the information in the tabs Fees, Purchases and Other
  
 
|-
  
|-
−
|'''Page break'''
 +
|'''Sidbrytning'''
  +
|Sidbrytning innan Budgettext efter skrivs
−
|Page break before Estimate text after
  
 
|-
  
|-
−
|'''Estimate text after'''
 +
|'''Budgettext efter'''
  +
|Den text som lagts in under Budgettext efter i textfliken
−
|The text entered under Budget text after in the Text & Currency tab
  
 
|-
  
|-
−
|'''Fees/Purchases/Other'''
 +
|'''Arvode/Inköp/övrigt'''
  +
|Rullgardinsmenyerna används för att bestämma hur detaljerad budgetutskriften ska vara.
−
|The drop-down menus are used to determine how detailed the estimate printout should be.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Show hours'''
 +
|'''Visa timmar'''
  +
|Markeras om budgeten ska visa antal timmar för arvode
−
|Tick if the estimate shall show number of hours for fees
  
 
|-
  
|-
−
|'''Subtotals'''
 +
|'''Delsummor'''
  +
|I rullgardinsmenyn anges till vilken nivå delsummeringarna ska vara utefter de val som gjorts när det gäller att visa arvode, inköp och övrigt. Ju högre siffra desto mer detaljerade delsummor.
−
|The drop-down menu specifies the level of detail for the subtotals based on the selections made for displaying fees, purchases and other. The higher the number, the more detailed the subtotals.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Include 0-rows'''
 +
|'''Visa 0-rader'''
  +
|Med detta val visas även rader vars belopp är noll
−
|Shows also row with amount zero
  
 
|-
  
|-
−
|'''Show amounts in detail rows'''
 +
|'''Visa belopp på detaljrad'''
  +
|Genom att kryssa ur denna ruta detaljspecificeras inte beloppet för respektive post, utan endast totalsumman för arvode/inköp/övrigt.
−
|By unticking this box, the amount for each item will not be specified in detail, only the total amount for fees/purchases/other.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Printout VAT'''
 +
|'''Skriv ut moms'''
  +
|Markeras om moms ska skrivas ut i summeringen av budgeten
−
|Tick if VAT shall be printed out in the estimate summary
  
 
|-
  
|-
−
|'''Language'''
 +
|'''Språk'''
  +
|Flera språk kan väljas under förutsättning att kostnadskoderna är översatta om de ska vara med på utskriften.
−
|You can select languages, provided that the cost codes have been translated if they are included in the printout.
  
 
|-
  
|-
−
|'''PDF/Spreadsheet'''
 +
|'''PDF/Kalkyl'''
  +
|Budgeten skrivs ut antingen till Pdf eller till Kalkyl som exporterar informationen till Excel
−
|The estimate is printed either as a PDF or as a spreadsheet that exports the information to Excel.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Print template'''
 +
|'''Utskriftsmall'''
  +
|Välj mall som budgeten ska skrivas ut på.
−
|Select template for the estimate printout.
  
 
|}
  
|}
 
 
  
 
−
== Fees ==
 +
== Arvode ==
  +
I fliken Arvode finns i den vänstra fliken Avprickning de tider som medarbetare registrerat antingen på projektet eller totalt. Gula dagar är stoppade, gröna dagar är färdigrapporterade och röda dagar är ofärdiga. Om rutan End projekt är ikryssad visas timmar markerade med fetstil på de dagar som innehåller tidrapporter på projektet.
−
In the Fees tab, the Reconciliation tab to the left shows the times that employees have registered either for the project or in total. Yellow days are not ready, green days are fully reported and red days are incomplete. If the Only project box is checked, hours marked in bold appear on the days that contain time reports for the project.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild9.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild9.png}}
 
 
  +
I den högra fliken under Arvode visas Resursplanering. Datumintervall kan väljas och listan kan visas per medarbetare, kod, datum eller detaljerat.
−
The Resource Planning tab is displayed on the right under Fees. You can select a date range and view the list by employee, code, date or in detail.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild10.png}}
   
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
−
|'''Only planned time'''
 +
|'''Endast planerat'''
  +
|Här går det att se både vad som planerats och vad som registrerats på projektet genom att bocka i/bocka ur rutan
−
|Here you can see both what has been planned and what has been registered for the project by checking/unchecking the box.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Date'''
 +
|'''Datum'''
  +
|Datumintervall kan fyllas i
−
|Possibility to enter a time range
  
 
|-
  
|-
−
|'''Employee'''
 +
|'''Medarbetare'''
  +
|Valet visar tiden per medarbetare
−
|Hours per employee
  
 
|-
  
|-
−
|'''Code'''
 +
|'''Kod'''
 
|Hours per code
  
|Hours per code
 
|-
  
|-
−
|'''Date'''
 +
|'''Datum'''
−
|Hours per date
 +
|Valet visar tiden per datum
 
|-
  
|-
 
|'''Details'''
  
|'''Details'''
  +
|Valet visar en detaljerad lista
−
|Shows a detailed list
  
 
|}
  
|}
 
 
  
 
−
== Purchases ==
 +
== Inköp ==
  +
I fliken Inköp finns till vänster Förfrågningar. Förfrågningar kan skickas ut till leverantörer och efter det kan en rekvisition eller inköpsorder skapas med förfrågningen som underlag. Rekvisitioner skapas antingen från förfrågningen eller under fliken Rekvisitioner. Rekvisitionen kan sedan användas vid attest av leverantörsfakturor för att matcha inköpet mot rekvisitionen.
−
In the Purchasing tab, you will find Quotation queries on the left. Queries can be sent to suppliers, after which a purchase order can be created based on the quotation. Purchase orders are created either from the quotation or under the Purchase order tab. The purchase order can then be used when approving supplier invoices to match the purchase against the purchase order.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild11.png}}
 
 
  +
Välj Ny för att skapa en ny förfrågan
−
Press New to create a new quotation query.
  
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
|'''Purchase of'''
 +
|'''Inköp av '''
−
|A field for free text will also appear as Free text on the purchase order and will then also be displayed in Marathon Attest.
 +
|Ett fält för fri text, blir även Fri text på rekvisitionen och visas då även i Marathon Attest.
 
|-
  
|-
−
|'''Purchase code'''
 +
|'''Inköpskod'''
  +
|Den typ av inköp som rekvisitionen gäller.
−
|Type of purchase
  
 
|-
  
|-
−
|'''Quoted price'''
 +
|'''Offererat inpris'''
  +
|Kan fyllas i när förfrågningen besvarats och går sedan att se som en kolumn för att få en överblick på vilken leverantör man ska skicka rekvisitionen till samt för att kunna se prisutvecklingen på tidigare förfrågningar.
−
|Can be filled in once the quotation has been answered and can then be viewed as a column to get an overview of which supplier to send the purchase order to and to see price trends for previous quotations.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Our ref'''
 +
|'''Vår referens'''
  +
|Medarbetare i det egna företaget som är kontaktperson.
−
|Employee at the own company, that is a contact person.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Company'''
 +
|'''Företag'''
  +
|Det företag inköpet görs till
−
|Company that the purchase goes to
  
 
|-
  
|-
−
|'''Supplier'''
 +
|'''Leverantör'''
  +
|Om leverantören är upplagd med adressuppgifter och betalningsvillkor fylls automatiskt dessa fält i.
−
|If the supplier is registered with address and terms of payment, this field will be automatically filled.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Delivery address'''
 +
|'''Leveransadress'''
  +
|Den adress dit inköpet ska levereras. Välj Egen, Kund eller skriv in en adress manuellt.
−
|Address for delivery, Choose Own, Client or write address manually.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Goods label'''
 +
|'''Godsmärkning'''
  +
|Leveransens märkning
−
|Possibility to label the delivery
  
 
|-
  
|-
−
|'''Description text'''
 +
|'''Fri rekvisitionstext'''
  +
|Textfält för anteckningar till leverantören. Det finns möjlighet att koppla en rekvisitionstext till varje inköpskod som automatiskt visas i fältet.
−
|Text field for notes to the supplier. You can connect a PO-text to each purchase code, that will display automatically in the field
  
 
|-
  
|-
−
|'''Copy from'''
 +
|'''Kopiera från'''
  +
|Valet Kopiera från då man valt ny hämtar in uppgifter från en redan befintlig förfrågan
−
|Possibility to copy information from an existing quotation.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Printout'''
 +
|'''Skriv ut'''
  +
|Då förfrågan sparats kan den skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.
−
|When saved, the quotation can be printed to PDF or sent to the supplier by e-mail.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Create purchase order'''
 +
|'''Skapa rekvisition '''
  +
|Om förfrågan ska bli en rekvisition (inköpsorder) väljs Skapa rekvisition av den markerade förfrågan. Rekvisitionen får då ett löpnummer.
−
|If the quotation shall become a purchase order. When creating a PO, it will get a serial number.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Open purchase order'''
 +
|'''Öppna rekvisition '''
  +
|Här eller i fliken rekvisitioner öppnas rekvisitionen för komplettering.
−
|You can open the PO to make completions. You can also open iy tin the Purchase order tab.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Print purchase order'''
 +
|'''Skriv ut rekvisition'''
  +
|Rekvisitionen kan skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.
−
|The PO can be printed to PDF or sent to the supplier by e-mail.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Genom att skapa en rekvisition på ett inköp underlättas kontrollen av inköpet och arbetet för ekonomiavdelningen alternativt för attestören om Marathon Attest används, då rekvisitionen kan matchas med fakturan.
−
Creating a purchase order facilitates the control of the purchase and the work of the accounting department or the approver if Marathon Approval is used, as the PO can be matched with the invoice.
  
  +
Under Ekonomi | Leverantörsfakturor visas alla företagets Förfrågningar och Rekvisitioner.
−
All the company's quotations and purchase orders are displayed under Accounting/Supplier invoices.
  
  +
  +
== Utskrift ==
  +
I fliken Utskrift skrivs projektstatus ut. Om flera projekt ska skrivas ut så finns motsvarande lista i Projektutskrifter under Projektfrågor.
  +
Välj Skriv ut för att starta utskriften. Med Spara val sparas selekteringen till nästa gång programmet används. Endast uppdaterade tider syns i utskriften
   
−
== Printout ==
  
−
The project status is printed in the Printout tab. If several projects are to be printed, there is a corresponding list in Project Printouts under Project Queries.
  
−
Select Print to start printing. Save Selection saves the selection for the next time the programme is used. Only updated times are shown in the printout.
  
−
General The project General contains basic information about the project, such as the start date, project manager and client manager. It also contains information about the parameters that have been set for the project.
  
   
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
−
|'''Total'''
 +
|'''General'''
  +
|I projekthuvudet finns projektets grunduppgifter samlade, exempelvis uppläggningsdatum, projektledare och kundansvarig. Här finns även uppgifter om parametrar som ställts in för projektet.
−
|Shows project status, i.e. the same information as shown under the Analysis tab.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Details fees'''
 +
|'''Totalt'''
  +
|Visar projektstatus d.v.s. samma information som framgår under fliken Analys.
−
|Shows fees divided according to your sorting
  
 
|-
  
|-
−
|'''List fees '''
 +
|'''Spec arvode'''
  +
|Spec arvode visar arvodet uppdelade efter sorteringsval
−
|Shows details of each employee’s time reports. Cam be delimited with time range.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Hide amounts'''
 +
|'''Lista arvode '''
  +
|Visar detaljerat vad varje medarbetare rapporterat. Kan begränsas till period.
−
|Possibility to hide the price on printout
  
 
|-
  
|-
−
|'''Mark acc project time'''
 +
|'''Visa ej belopp'''
  +
|Möjlighet att dölja priset vid utskrift
−
|If you use Accumulated project time, the List Fees can be marked with that in printout
  
 
|-
  
|-
−
|'''Details purchases'''
 +
|'''Markera strötid'''
  +
|Om strötidshantering används i Tidrapporteringen kan strötid markeras med kommentaren (strötid) när Lista arvode skrivs ut
−
|Shows purchases divided according to your sorting
  
 
|-
  
|-
−
|'''List purchases'''
 +
|'''Spec inköp'''
  +
|Spec inköp visar inköp uppdelat efter sorteringsval
−
|Shows details of all purchases
  
 
|-
  
|-
−
|'''Without WIP'''
 +
|'''Lista inköp'''
  +
|Visar detaljerat alla inköp
−
|You can select to sum purchases that already are invoiced or adjusted down
  
 
|-
  
|-
−
|'''List purchase orders'''
 +
|'''Sum inköp utan lager'''
  +
|Summerar de inköp som redan är fakturerade eller bortjusterade
−
|Shows the project’s PO: s
  
 
|-
  
|-
−
|'''Details Other'''
 +
|'''Lista rekvisitioner'''
  +
|Förteckning över rekvisitioner på projektet
−
|Shows other divided according to your sorting
  
 
|-
  
|-
−
|'''List other'''
 +
|'''Spec övrigt'''
  +
|Spec övrigt visar allt som rapporterats som övrigt uppdelat efter sorteringsval
−
|Shows details of all other costs
  
 
|-
  
|-
−
|'''Without WIP'''
 +
|'''Lista övrigt other'''
  +
|Visar detaljerat alla registrerade övriga kostnader
−
|You can select to sum other records that already are invoiced or adjusted down
  
 
|-
  
|-
−
|'''List invoices'''
 +
|'''Sum övrigt utan lager'''
  +
|Summerar övrigtposter som redan är fakturerade eller bortjusterade
−
|A list of the project’s invoices
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoice draft'''
 +
|'''Lista fakturor'''
  +
|Visar en lista på de fakturor som gjorts på projektet
−
|Shows what is currently in WIP for invoicing. The level of detail in the printout depends on the invoice level set for the project (done by the administrator).
  
  +
|-
  +
|'''Fakturakoncept'''
  +
|Visar vad som ligger i lager för fakturering just nu. Hur detaljerad utskriften är beror på vilken fakturanivå som ställts in på projektet (görs av administratör).
 
|}
  
|}
   
 
 
  
 
−
== Invoice ==
  
−
The invoice text is prepared, and the actual invoicing is then handled by back-office staff, who use the prepared text, and the instructions provided. Select New to create a new invoice. Multiple invoices can be created for the same project.
  
   
  +
== Faktura ==
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild12.png}}
  
  +
Fakturatexten förbereds och själva faktureringen sköts sedan av backofficepersonalen som använder sig av texten som förberetts och de anvisningar som gjorts. Välj Ny för att göra en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.
  +
  +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild12.png}}
 
 
 
=== Text ===
  
=== Text ===
  +
Under fliken Text skapas en fakturatext. En löpande text och belopp kan skrivas och det går även att hämta in text och belopp från lager, budget eller tidigare fakturor.
−
An invoice text is created under the Text tab. You can enter free text and amounts, and you can also retrieve text and amounts from WIP, cost estimate or previous invoices.
  
 
{|class=mandeflist
 
{|class=mandeflist
−
|'''Create text'''
 +
|'''Skapa text'''
  +
|Skapa text för att använda lager som finns på projektet eller för att fakturera från budget.
−
|Create text to use existing WIP in the project or to invoice from the estimate.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Detail level'''
 +
|'''Detaljeringsnivå'''
  +
|Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt. Vidare bestäms om beloppen ska delsummeras
−
|Here you can choose how detailed the invoice should be regarding fees, purchases and other items. You can also decide whether the amounts should be subtotalled.
  
 
|-
 
|-
−
|'''Subtotals'''
+
|'''Delsummor'''
  +
|Här bestäms om beloppen ska delsummeras.
−
|Here you can decide whether the amounts should be subtotalled.The suggestion can be modified by adding your own row or subtotals and entering new text and amounts. At the top right, you will see a summary of the amounts and any pre-invoices that are pending deduction.
  
  +
Förslaget kan ändras genom att lägga till egna rader eller delsummor och skriva in ny text och belopp. Uppe till höger syns en sammanställning av beloppen och eventuellt aconto som ligger för avräkning.
 
|-
  
|-
−
|'''Instructions'''
 +
|'''Anvisningar'''
  +
|Om beloppen inte motsvarar det som ligger i lager är det viktigt att klargöra för backofficepersonalen vad som ska justeras, ligga kvar i lager o.s.v. Det görs i fältet Anvisningar och kommer inte att synas på fakturan. Under Fakturerat på analyssidan visas anvisningar per faktura.
−
|If the amounts do not correspond to what is in WIP, it is important to clarify to the back-office staff what needs to be adjusted, remain in WIP, etc. This is done in the Instructions field and will not be visible on the invoice. Under Invoiced on the analysis page, instructions are displayed per invoice.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Import text'''
 +
|'''Hämta text'''
  +
|Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas in och därefter eventuellt korrigeras.
−
|If the invoice is to be similar to a previous invoice, text from the old invoice can be retrieved and then corrected if necessary.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoice text ready'''
 +
|'''Fakturatext klar'''
  +
|Då fakturan är klar för fakturering kryssas rutan Fakturatext klar i.
−
|When the invoice is ready for invoicing, tick the box Invoice text ready.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Invoicing fee'''
 +
|'''Faktureringsavgift'''
  +
|Om faktureringsavgift ska tillkomma. Parameterinställningar för faktureringsavgift behövs.
−
|If an invoicing fee is to be added. Parameter settings for invoicing fees are required.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Planned invoice date'''
 +
|'''Planerat fakturadatum'''
  +
|Här kan ett planerat fakturadatum fyllas i som information till ekonomiavdelningen om när det är dags att skriva ut fakturan.
−
|Here, a planned invoice date can be entered as information for the accounting department about when it is time to print the invoice.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Printout'''
 +
|'''Utskrift'''
−
|Once the invoice has been saved, a sample invoice can be printed. Select the print template to be used for the invoice.
 +
|När fakturan sparats kan en provfaktura skrivas ut, välj vilken Utskriftsmall fakturan ska visas med.emplate to be used for the invoice.
 
|}
  
|}
   
−
== Notes ==
 +
== Noteringar ==
  +
I fliken Noteringar kan medarbetarna skriva in noteringar som gäller projektet. Noteringarna stämplas med namn och tidpunkt.
−
In the Notes tab, employees can enter notes relating to the project. The notes are stamped with the name and time.
  
  +
Klicka på Ny för att skriva en ny notering. En ruta med rubrik och noteringstext kommer då upp som kan fyllas i och sparas så att alla som har tillgång till projektet kan läsa den.
−
Click New to enter a new note. A box with a heading and note text will then appear, which can be filled in and saved so that everyone who has access to the project can read it.
  
   
−
== Documents ==
 +
== Dokument ==
  +
I dokumentfliken kan projektets dokument samlas och finnas tillgängliga. Dokumenten lagras på den ordinarie filservern och kopplas genom en mappstruktur till projektet.
−
The project documents can be collected and made available in the document tab. The documents are stored on the regular file server and linked to the project through a folder structure.
  
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
|'''Sorting'''
 +
|'''Sortering'''
  +
|Välj sorteringsordning av projekten, exempelvis på projektnamn, projektledare eller uppläggningsdatum.
−
|Select the sorting order for the projects, for example by project name, project manager or creation date.
  
 
|}
  
|}
 
 
  
 
−
== Project queries ==
 +
== Projektfrågor ==
  +
Under Frågor finns flikarna Kund och projekt och Alla projekt, samma som ingången Projekt. Här finns ytterligare flikar som beskrivs nedan.
−
Under Queries, there are tabs for Clients and Projects and All Projects, the same as in the Project entry. Here there are additional tabs, which are described below.
  
  +
−
=== Overdue projects ===
  
  +
=== Förfallna projekt ===
−
A project that has reached its deadline (set in the project) is considered overdue.
  
  +
Ett projekt som nått Deadline (ställs in på projektet) anses vara förfallet.
−
Projects where an invoice date has been entered but no invoice has been issued with that invoice date or later are also displayed here. The information is only visible to the project and production managers for the project.
  
  +
Även projekt där det finns ett fakturadatum inlagt och ingen faktura skrivits ut med det fakturadatumet eller efteråt visas här. Informationen visas endast för projektets projekt- och produktionsledare.
−
=== Project queries ===
  
  +
−
The query program is used to search for data. Various data can be batch changed in the list.
  
  +
−
=== Project printouts ===
  
  +
=== Projektfrågor ===
−
See the heading Printout above.
  
  +
Frågeprogrammet används för att söka fram uppgifter. Olika uppgifter kan massändras i listan.
  +
  +
=== Projektutskrifter ===
  +
Se rubriken Utskrift ovan.
   
 
 
  
 
−
== Reports ==
 +
== Rapporter ==
  +
Under rapporter finns både ett antal standardrapporter och egna rapporter. För rapportbygge finns en separat beskrivning.
−
Under Reports, there are both a number of standard reports and custom reports. There is a separate description for report creation.
  
  +
−
Print the report by selecting the report and choosing Print.
  
  +
Skriv ut rapporten genom att markera rapporten och välj Utskrift.
   
−
{{ExpandImage|PRO-PRO-EN-Bild13.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-PRO-SV-Bild13.png}}
   
  +
Till vänster i fönstret görs själva selekteringen. (Vilka selekteringsmöjligheter som ska vara möjliga bestäms vid utformningen av rapporten och därför kan valen variera.)
−
The selection itself is made on the left side of the window. (The selection options available are determined when the report is designed, and therefore the choices may vary.)
  
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
−
|'''Subtotal'''
 +
|'''Summering'''
  +
|Summeringen bestämmer vilka delsummor rapporten ska ha.
−
|Determines which subtotals the report should have.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Sorting'''
 +
|'''Sortering'''
  +
|Sorteringsordning för respektive summeringsnivåer kan väljas. Genom att klicka i valet Omvänd vänds sorteringen så att de största värdena presenteras överst.
−
|The sorting order for each subtotal level can be selected. By clicking on the Reversed option, the sorting is reversed so that the largest values are presented at the top.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Print format'''
 +
|'''Utskriftsformat'''
  +
|Rapporten kan antingen skrivas till Pdf eller Kalkyl/Excel
−
|The report can be written to either PDF or Spreadsheet/Excel.
  
 
|-
  
|-
−
|'''No sums'''
 +
|'''Osummerat'''
  +
|Utskrift utan summeringar, fungerar endast med valet Kalkyl.
−
|Printing without subtotals only works with the Spreadsheet option.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Start'''
 +
|'''Starta'''
  +
|Starta utskriften genom att klicka på Starta
−
|Start printing by clicking Start.
  
 
|}
  
|}
   
 
[[Category: Manuals]]
  
[[Category: Manuals]]
 
[[Category: Projects]]
  
[[Category: Projects]]
−
[[Category: PRO-PRO-EN]]
 +
[[Category: PRO-PRO-SV]]

Latest revision as of 08:13, 27 August 2025

Projekt och projektfrågor

Här beskrivs de olika funktionerna för projekthantering bland annat hur nya projekt läggs upp, projekt analyseras, listor skrivs ut, budget eller offerter skapas och fakturor till kunder förbereds

Projekt

I grundvyn Kund och projekt visas till vänster de kunder som är inlagda i systemet. Genom att markera en kund visas tillhörande projekt till höger. I fliken Alla projekt visas en lista med alla projekt.

Knappar går att dölja och ta fram genom att klicka på den blåa pilen bredvid knapparna.

End aktiva projekt.
Endast egna Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är projekt- eller produktionsledare för.
Stoppas faktureringen som avslutar projektet

Kolumner

Vilka kolumner som ska visas väljs genom att klicka med höger musknapp i listan eller med kolumnväljaren längst till höger i listan. För att visa kolumnerna i en annan följd går det att flytta dem genom att ta tag med muspekaren och flytta dem dit de ska vara. Klicka i rubriken i den kolumn som ska styra sorteringen. Klicka med höger musknapp i en rubrikkolumn för att filtrera innehållet.

Kolumner i kundlistan

Stjärnmarkering Används för att markera kunder som favoriter
Minusstreck Visar om kunden är stoppad. Inga aktiva projekt finns och nya projekt kan inte registreras.
Kod Den unika identiteten för kunden
Kundt Kundnamnet
Kundansvarig Medarbetarkoden på kundansvarigr
Grupp Grupptillhörighet, kod/namn

Kolumner i Projektlistan

Stjärnmarkering Används för att markera projekt som favoriter
Minusstreck Visar om projektet är stoppat dvs avslutat
Projekt Projektbenämning
Upplagt Uppläggningsdatum för projektet
PL Projektledarens medarbetarkod
$ Visar om det finns lager på projektet med ett $
Förf Röd markering visar att det finns förfallna kundfakturor på projektet. # visas om en faktura är förfallen med 8 dagar eller mer. ## visas om en faktura är förfallen med 31 dagar eller mer.
Fakt text skapad Om det finns fakturatext i fakturafliken på projektet så visas ett kryss
Fakt text klar Om fakturatexten i fakturafliken är klarmarkerad visas ett kryss
Produktionsledare Medarbetarkoden för produktionsledaren
Lager Visar totalbeloppet som finns i lager på projektet.
Valuta Visar basvalutan på projektet. (Används endast vid flervalutahantering.)
Projekttyp Visar projekttypen externt (E), internt (I), gruppgemensamt eller externt inom koncernen (G), projekt för internt ej projektrelaterat arbete (9) samt spekulations- eller pitchprojekt (J).
Stoppas I kolumnen visas med ett kryss om projektet ska avslutas och stoppas. Stoppas ger en indikation till ekonomi/faktureringen som kan avsluta projektet.
Lager arvode Visar belopp arvodeslager
Lager inköp Visar belopp inköpsslager
Lager Övrigt Visar belopp övrigtlager
Fast pris Om det finns ett fastpris på projektet visas beloppet
Deadline Om deadline fyllts i på projektet så visas datumet här, aktiveras i projektparametrar.
Fakt datum Om fakt datum fyllts i på projektet så visas datumet här, aktiveras i projektparametrar.
Fakturerat Visas vad som fakturerats på projektet (inkl. aconto)
Tidrapportering Ett kryss i kolumnen visar om det går att rapportera tid på projektet.
Lokalt namn Visar lokalt namn om det finns registrerat på projektet.
Referensnummer Visar referensnummer om det finns registrerat på projektet
Stoppdatum Visar projektets stoppdatum om projektet är stoppat.
Startdatum Visar projektets stoppdatum om projektet är stoppat.

Upplägg av kunder och projekt

I kund- och projektlistan kan nya kunder och projekt läggas upp. Nyupplägg kräver att funktionen aktiverats och att användaren är behörig till det.

Ny kund

För att lägga upp nya kunder används knappen Ny i kundlistan. Fyll i Kund-ID och Ok, fyll sedan i resten av fälten och Spara. Inställningar måste göras föra att nya kunder ska kunna läggas upp här och inte via Backoffice. Vilka fält som finns tillgängliga ställs i projektparametrar.

Kund-ID Kundens unika identitet kan bestå av upp till fyra tecken
Namn Kundens fullständiga namn, skrivs t.ex. på fakturor
Internbenämning Internbenämningen kan användas för att identifiera kunden med någon egen benämning. Benämningen syns som kundens namn i Marathon men på fakturor till kunden visas kundens riktiga namn.
Kundansvarig Systemet föreslår automatiskt den som är inloggad som kundansvarig men det går givetvis att ändra medarbetare.
Kundkontakt Namn på kontaktperson hos kunden
Överkund För statistik kan kunder knytas samman med överkunder. T.ex. kan Volvo vara överkund för Volvo Göteborg och Volvo Stockholm. Överkunder läggs upp basregistret.
Kategori Kundkategori används för att kategorisera kunderna för statistik
Moms Inhemsk- Ordinarie momssats för kunder inom landet, EU – Momsfritt utland inom EU eller Utland - Momsfritt utland utanför EU

Nytt projekt

Markera kunden och tryck på Ny i projektlistan. Vilka fält som finns tillgängliga ställs i projektparametrar. Om manuella projektnummer används måste först projektnummer anges. Vid automatiska projektnummer visas inte nummerfältet utan projektet tilldelas nästa lediga nummer.

Kund-ID Markerad kund fylls i automatiskt
Benämning Projektets namn
Projektledare Den som är inloggad föreslås som projektledare men det går att ändra.
Produktionsledare Den som är inloggad föreslås som produktionsledare men det går att ändra.
Projektbeskrivning Projektbeskrivning kan fyllas i och visas på projektet
Typ Projektets typ, används för uppföljning. Externt (E), internt (I), gruppgemensamt eller externt inom koncernen (G), projekt för internt ej projektrelaterat arbete (9) samt spekulations- eller pitchprojekt (J).
Arbetstyp Vilken typ av arbete som projektet avser. Upp till 3 olika typer kan anges.
Kundkontakt Namn på kontaktperson hos kunden
Master För statistik kan projekt knytas samman med varandra. T.ex. kan projekt SAS 0002 vara masterprojekt för SAS 0004 och SAS 0005. På så vis kan projekten analyseras antingen var för sig eller alla tre tillsammans.
Särskild fakturatext I fältet kan text som ska komma med på projektets fakturor skrivas in. Texten kommer upp som förslag på varje faktura men kan tas bort
Vår ref på faktura Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan.
Tidrapportering Genom att kryssa i rutan aktiveras projektet för registrering av tid i Marathon.
Grupp Den projektgrupp som projektet tillhör
Kostnadsställe Om projektintäkterna ska föras på ett visst kostnadsställe
Fast pris I projektanalysen och i rapporter finns möjlighet att jämföra registrerat respektive fakturerat belopp mot det fasta priset.
Deadline Deadline kan visas i rapporter. Överskriden deadline skapar en notifikation på startsidan.
Moms För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
Fakt.datum Projektets fakturadatum kan fyllas i.
Kopiera från Med Kopiera från kan uppgifter från ett redan befintligt projekt hämtas in. I fönstret som öppnas hämtas projektet upp och eventuell redan inskriven information skrivs över med projektets uppgifter.

 

Analys

Inne på ett projekt under fliken Analys visas projektets aktuella status. Understrukna rubriker och belopp visar att det går att fördjupa sig för mer detaljerad information.

Valuta En annan valuta än basvaluta kan visas och beloppen räknas då om med den aktuell valutakurs från valutaregistret.
Arvode/Inköp/Övrigt I rullgardinsmenyerna väljs hur informationen för arvode, inköp och övrigt ska presenteras vid fördjupning på respektive understruken rubrik.

Väljs exempelvis Kategori/ Kod/ Medarbetare i Arvode redovisas informationen först uppdelad på arvodeskategori, vid ytterligare fördjupning på arvodeskod och därefter per medarbetare. Slutligen visas detaljer, d.v.s. medarbetarnas tidrapporteringsrader inkl. kommentarer.

Visa endast uppdaterad tid Genom att kryssa i rutan visas endast den tid som är uppdaterad. Beroende på parameterinställning uppdateras tidrapporter automatiskt eller inte.
Summa masterprojekt Genom att klicka i rutan visas statistik för alla projekt som är sammankopplade genom ett masterprojekt. Masterprojekt fastställs vid projektupplägget eller ändras under fliken Grunduppgifter.
Visa period Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period.
Fast pris Fast pris kan läggas in vid projektupplägget eller under fliken Grunduppgifter, om fältet är aktiverat.
Budget budgetar uppdelat på arvode, inköp och övrigt. (Om parameterinställningen Räkna bara med bekräftade budgetar är påslagen visas endast bekräftade budgetar här.)
Antal Antalet rapporterade timmar, antal inköp och antal övrigtposter.
Registrerat I kolumnen beräknas värdet av upparbetat arvode, inköp och övrigt.

Registrerat arvode visar värdet på antalet timmar multiplicerat med de timpriser alternativt pris per kod som finns inlagda i systemet. För inköp visas inpriset (kostnaden) plus eventuellt påslag.

Justerat Justeringar görs oftast i samband med fakturering eller när projektet avslutas. Klicka på understrykningen för att se detaljer för justeringar.
Fakturerat I kolumnen framgår vad som hittills har blivit fakturerat på projektet. Läs vidare om fakturerat nedan.
Lager Det belopp som ligger för fakturering. Lagret avser registrerat belopp plus eventuella justeringar minus fakturerat belopp.
Aconto På raden framgår om det finns någonting acontofakturerat (ej fakturerat från lager) som ännu inte avräknats mot lager. När väl acontot avräknas mot lager läggs fakturerat belopp istället i kolumnen Fakturerat.


För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.

I bilden visas information om fakturor, belopp samt vad fakturorna avser. Genom att klicka på fakturanumret till vänster visas vilka poster som finns till grund för fakturan samt anvisningen från fakturafliken. Ikonen till höger visar hur fakturan till kund ser ut i Pdf-format. Den röda markeringen i kolumnen Förf visar att fakturan är förfallen till betalning. # visas om en faktura är förfallen med 8 dagar eller mer. ## visas om en faktura är förfallen med 31 dagar eller mer.

Grunduppgifter

Under fliken Grunduppgifter visas de projektuppgifter som registrerats vid projektupplägget eller synkroniserats från kunden. För att ändra någon uppgift väljs Ändra och samma registreringsbild som vid projektupplägget visas. Ett projekt kan raderas med knappen Radera om inget registrerats på det.

Behöriga

Under fliken Behöriga framgår projektledare för det aktuella projektet och kundansvarig för kunden. Därefter visas vilka medarbetare som har behörighet till projektet.

Pris

I fliken Pris visas hur projektet är prissatt med uppdelning på arvode, inköp och övrigt.

Om det ligger ett fast pris på projektet står det överst i respektive område. Därefter framgår eventuella avvikande timpriser från medarbetarnas ordinarie timpriser. De avvikande timpriserna kan inte förändras i denna bild utan kan endast läggas in av administratör. För avvikande timpris används nedan prioritetsordning. **** | *** betyder alla medarbetare respektive alla arbetskoder. Exemplet i bild ovan säger att alla medarbetare kostar 1 500 kr på alla koder utom Charlie som kostar 1 200 i normala fall men på just koden Informationsinsamling kostar han 1 000. Om parameterinställningen Pris per arbetskod används istället för pris per medarbetare så tas ingen hänsyn till de avvikande timpriserna. Då står det enbart att timpris hämtas från kod. För inköpen finns fastställda påslag per kod vilka används för att beräkna priset ut mot kund. När det gäller övrigt hämtas enhetspriserna från respektive övrigtkod.  

Budget

Under fliken Budget läggs projektets budget | budgetar in. Budgetfliken används för offerter. Dolda knappar tas fram med hjälp av den blå pilen.

Bekräfta När en budget bekräftas noteras datum och användare. En parameter styr om det ska vara krav på att en budget ska vara bekräftad för att räknas med i analysfliken, rapporter etc.
Ta bort bekräftelse En bekräftad budget kan inte ändras, men bekräftelsen kan tas bort om ändring måste göras. Om budgeten bekräftas på nytt noteras nytt datum och användare.
Aktivera Möjlighet att aktivera en inaktiv budget
Deaktivera Om det förekommer flera budgetar på ett projekt finns för att skilja på revisioner av samma budget och delbudgetar möjlighet att deaktivera de budgetar som inte ska räknas med i projektanalys, rapporter etc.

Klicka på Ny för att lägga in en ny budget. Budgeten har en separat flik för Arvode, Inköp, Övrigt och Text och valuta. Budgeten kan registreras på den detaljnivå som behövs. Timpriserna i fliken Arvode föreslås från projektets prislista om tillräckligt med information för att fastställa detta har fyllts i. I fliken Inköp hämtas påslagen från projektets prislista. I fliken Text och valuta kan rubriker anges och en löpande text skrivas. Vid Budgettext efter kan en text som ska hamna efter de budgeterade värdena i utskriften skrivas.

Kopiera från Vid utformning av en ny budget kan färdiga mallar eller en tidigare budget användas genom att klicka på Kopiera från.
Mallar Budgetmallar registreras i basregistret.
Uppdatera priser Om en budget läggs på medarbetarnivå och medarbetarens pris ändras så kan priset uppdateras.
Hämta team Hämtar in medarbetarna som är registrerade som team på projektet.

Då budgeten sparats kan den skrivas ut genom att klicka på knappen Utskrift.

Särskild fakturatext Text som ligger som särskild fakturatext på projektet
Budgettext före Den text som lagts in under Budgettext före i textfliken.
Sidbrytning Kryssas i om det ska vara ett försättsblad med information om projektet innan de budgeterade värdena i arvode, inköp och övrigt presenteras.
Kalkyl Kalkyl visar informationen som lagts in under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt
Sidbrytning Sidbrytning innan Budgettext efter skrivs
Budgettext efter Den text som lagts in under Budgettext efter i textfliken
Arvode/Inköp/övrigt Rullgardinsmenyerna används för att bestämma hur detaljerad budgetutskriften ska vara.
Visa timmar Markeras om budgeten ska visa antal timmar för arvode
Delsummor I rullgardinsmenyn anges till vilken nivå delsummeringarna ska vara utefter de val som gjorts när det gäller att visa arvode, inköp och övrigt. Ju högre siffra desto mer detaljerade delsummor.
Visa 0-rader Med detta val visas även rader vars belopp är noll
Visa belopp på detaljrad Genom att kryssa ur denna ruta detaljspecificeras inte beloppet för respektive post, utan endast totalsumman för arvode/inköp/övrigt.
Skriv ut moms Markeras om moms ska skrivas ut i summeringen av budgeten
Språk Flera språk kan väljas under förutsättning att kostnadskoderna är översatta om de ska vara med på utskriften.
PDF/Kalkyl Budgeten skrivs ut antingen till Pdf eller till Kalkyl som exporterar informationen till Excel
Utskriftsmall Välj mall som budgeten ska skrivas ut på.

 

Arvode

I fliken Arvode finns i den vänstra fliken Avprickning de tider som medarbetare registrerat antingen på projektet eller totalt. Gula dagar är stoppade, gröna dagar är färdigrapporterade och röda dagar är ofärdiga. Om rutan End projekt är ikryssad visas timmar markerade med fetstil på de dagar som innehåller tidrapporter på projektet.

I den högra fliken under Arvode visas Resursplanering. Datumintervall kan väljas och listan kan visas per medarbetare, kod, datum eller detaljerat.

Endast planerat Här går det att se både vad som planerats och vad som registrerats på projektet genom att bocka i/bocka ur rutan
Datum Datumintervall kan fyllas i
Medarbetare Valet visar tiden per medarbetare
Kod Hours per code
Datum Valet visar tiden per datum
Details Valet visar en detaljerad lista

 

Inköp

I fliken Inköp finns till vänster Förfrågningar. Förfrågningar kan skickas ut till leverantörer och efter det kan en rekvisition eller inköpsorder skapas med förfrågningen som underlag. Rekvisitioner skapas antingen från förfrågningen eller under fliken Rekvisitioner. Rekvisitionen kan sedan användas vid attest av leverantörsfakturor för att matcha inköpet mot rekvisitionen.

Välj Ny för att skapa en ny förfrågan

Inköp av Ett fält för fri text, blir även Fri text på rekvisitionen och visas då även i Marathon Attest.
Inköpskod Den typ av inköp som rekvisitionen gäller.
Offererat inpris Kan fyllas i när förfrågningen besvarats och går sedan att se som en kolumn för att få en överblick på vilken leverantör man ska skicka rekvisitionen till samt för att kunna se prisutvecklingen på tidigare förfrågningar.
Vår referens Medarbetare i det egna företaget som är kontaktperson.
Företag Det företag inköpet görs till
Leverantör Om leverantören är upplagd med adressuppgifter och betalningsvillkor fylls automatiskt dessa fält i.
Leveransadress Den adress dit inköpet ska levereras. Välj Egen, Kund eller skriv in en adress manuellt.
Godsmärkning Leveransens märkning
Fri rekvisitionstext Textfält för anteckningar till leverantören. Det finns möjlighet att koppla en rekvisitionstext till varje inköpskod som automatiskt visas i fältet.
Kopiera från Valet Kopiera från då man valt ny hämtar in uppgifter från en redan befintlig förfrågan
Skriv ut Då förfrågan sparats kan den skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.
Skapa rekvisition Om förfrågan ska bli en rekvisition (inköpsorder) väljs Skapa rekvisition av den markerade förfrågan. Rekvisitionen får då ett löpnummer.
Öppna rekvisition Här eller i fliken rekvisitioner öppnas rekvisitionen för komplettering.
Skriv ut rekvisition Rekvisitionen kan skrivas ut till pdf eller skickas till leverantören antingen via fax eller via e-post.

Genom att skapa en rekvisition på ett inköp underlättas kontrollen av inköpet och arbetet för ekonomiavdelningen alternativt för attestören om Marathon Attest används, då rekvisitionen kan matchas med fakturan. Under Ekonomi | Leverantörsfakturor visas alla företagets Förfrågningar och Rekvisitioner.

Utskrift

I fliken Utskrift skrivs projektstatus ut. Om flera projekt ska skrivas ut så finns motsvarande lista i Projektutskrifter under Projektfrågor. Välj Skriv ut för att starta utskriften. Med Spara val sparas selekteringen till nästa gång programmet används. Endast uppdaterade tider syns i utskriften


General I projekthuvudet finns projektets grunduppgifter samlade, exempelvis uppläggningsdatum, projektledare och kundansvarig. Här finns även uppgifter om parametrar som ställts in för projektet.
Totalt Visar projektstatus d.v.s. samma information som framgår under fliken Analys.
Spec arvode Spec arvode visar arvodet uppdelade efter sorteringsval
Lista arvode Visar detaljerat vad varje medarbetare rapporterat. Kan begränsas till period.
Visa ej belopp Möjlighet att dölja priset vid utskrift
Markera strötid Om strötidshantering används i Tidrapporteringen kan strötid markeras med kommentaren (strötid) när Lista arvode skrivs ut
Spec inköp Spec inköp visar inköp uppdelat efter sorteringsval
Lista inköp Visar detaljerat alla inköp
Sum inköp utan lager Summerar de inköp som redan är fakturerade eller bortjusterade
Lista rekvisitioner Förteckning över rekvisitioner på projektet
Spec övrigt Spec övrigt visar allt som rapporterats som övrigt uppdelat efter sorteringsval
Lista övrigt other Visar detaljerat alla registrerade övriga kostnader
Sum övrigt utan lager Summerar övrigtposter som redan är fakturerade eller bortjusterade
Lista fakturor Visar en lista på de fakturor som gjorts på projektet
Fakturakoncept Visar vad som ligger i lager för fakturering just nu. Hur detaljerad utskriften är beror på vilken fakturanivå som ställts in på projektet (görs av administratör).

 

Faktura

Fakturatexten förbereds och själva faktureringen sköts sedan av backofficepersonalen som använder sig av texten som förberetts och de anvisningar som gjorts. Välj Ny för att göra en ny faktura. Flera fakturor på samma projekt kan skapas.

Text

Under fliken Text skapas en fakturatext. En löpande text och belopp kan skrivas och det går även att hämta in text och belopp från lager, budget eller tidigare fakturor.

Skapa text Skapa text för att använda lager som finns på projektet eller för att fakturera från budget.
Detaljeringsnivå Här väljs hur detaljerad fakturan ska vara gällande arvode, inköp och övrigt. Vidare bestäms om beloppen ska delsummeras
Delsummor Här bestäms om beloppen ska delsummeras.

Förslaget kan ändras genom att lägga till egna rader eller delsummor och skriva in ny text och belopp. Uppe till höger syns en sammanställning av beloppen och eventuellt aconto som ligger för avräkning.

Anvisningar Om beloppen inte motsvarar det som ligger i lager är det viktigt att klargöra för backofficepersonalen vad som ska justeras, ligga kvar i lager o.s.v. Det görs i fältet Anvisningar och kommer inte att synas på fakturan. Under Fakturerat på analyssidan visas anvisningar per faktura.
Hämta text Om fakturan ska vara lik en tidigare faktura kan text från gammal faktura hämtas in och därefter eventuellt korrigeras.
Fakturatext klar Då fakturan är klar för fakturering kryssas rutan Fakturatext klar i.
Faktureringsavgift Om faktureringsavgift ska tillkomma. Parameterinställningar för faktureringsavgift behövs.
Planerat fakturadatum Här kan ett planerat fakturadatum fyllas i som information till ekonomiavdelningen om när det är dags att skriva ut fakturan.
Utskrift När fakturan sparats kan en provfaktura skrivas ut, välj vilken Utskriftsmall fakturan ska visas med.emplate to be used for the invoice.

Noteringar

I fliken Noteringar kan medarbetarna skriva in noteringar som gäller projektet. Noteringarna stämplas med namn och tidpunkt. Klicka på Ny för att skriva en ny notering. En ruta med rubrik och noteringstext kommer då upp som kan fyllas i och sparas så att alla som har tillgång till projektet kan läsa den.

Dokument

I dokumentfliken kan projektets dokument samlas och finnas tillgängliga. Dokumenten lagras på den ordinarie filservern och kopplas genom en mappstruktur till projektet.

Sortering Välj sorteringsordning av projekten, exempelvis på projektnamn, projektledare eller uppläggningsdatum.

 

Projektfrågor

Under Frågor finns flikarna Kund och projekt och Alla projekt, samma som ingången Projekt. Här finns ytterligare flikar som beskrivs nedan.

Förfallna projekt

Ett projekt som nått Deadline (ställs in på projektet) anses vara förfallet. Även projekt där det finns ett fakturadatum inlagt och ingen faktura skrivits ut med det fakturadatumet eller efteråt visas här. Informationen visas endast för projektets projekt- och produktionsledare.


Projektfrågor

Frågeprogrammet används för att söka fram uppgifter. Olika uppgifter kan massändras i listan.

Projektutskrifter

Se rubriken Utskrift ovan.

 

Rapporter

Under rapporter finns både ett antal standardrapporter och egna rapporter. För rapportbygge finns en separat beskrivning.

Skriv ut rapporten genom att markera rapporten och välj Utskrift.

Till vänster i fönstret görs själva selekteringen. (Vilka selekteringsmöjligheter som ska vara möjliga bestäms vid utformningen av rapporten och därför kan valen variera.)

Summering Summeringen bestämmer vilka delsummor rapporten ska ha.
Sortering Sorteringsordning för respektive summeringsnivåer kan väljas. Genom att klicka i valet Omvänd vänds sorteringen så att de största värdena presenteras överst.
Utskriftsformat Rapporten kan antingen skrivas till Pdf eller Kalkyl/Excel
Osummerat Utskrift utan summeringar, fungerar endast med valet Kalkyl.
Starta Starta utskriften genom att klicka på Starta
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Project_handling/sv&oldid=85307"