Difference between revisions of "Expense reports startup/nb"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "Kostnadsbærer opprettes i {{pth|System|Grunnregister/Bok/Kostnadsbærer}} med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.")
 
(41 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
 
__FORCETOC__
  
__FORCETOC__
  +
  +
Beskriver hvilke forberedelser du må gjøre for at utleggsrapporteringen skal fungere som den skal.
   
 
== Innstillinger ==
  
== Innstillinger ==
Line 5: Line 7:
 
=== Parametrer ===
  
=== Parametrer ===
   
−
Parametrer innstilles i {{pth|System|Grunnregister/Bok/Parametrer}}, fliken{{flik|Registrering}}.
 +
Parametrer innstilles i {{pth|System|Grunnregister/Bok/Parametrer}}, fliken {{flik|Registrering}}.
   
 
{{ExpandImage|GL-ERS-NO-Bild1.png}}
  
{{ExpandImage|GL-ERS-NO-Bild1.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
!Parametrer innstilles i {{pth|System|Grunnregister/Bok/Parametrer}}, fliken {{flik|Registrering}}.
  
⚫
|-
  
 
!Gjeldskonto for utleggsregnskap
  
!Gjeldskonto for utleggsregnskap
 
|Angi konto. Dersom betalingen skal sendes via Marathon må kontoen være integrert til Leverandørreskontroen.
  
|Angi konto. Dersom betalingen skal sendes via Marathon må kontoen være integrert til Leverandørreskontroen.
Line 20: Line 20:
 
|-
  
|-
 
!Angi innkjøpskode for reg av utlegg
  
!Angi innkjøpskode for reg av utlegg
−
|Hvis den ansatte måtte angi innkjøpskode for prosjektinnkjøp.
 +
|Hvis den ansatte må angi innkjøpskode for prosjektinnkjøp.
 
|-
  
|-
 
!Hent kst fra medarbeidergruppe
  
!Hent kst fra medarbeidergruppe
 
|Hvis gjeldskontoen for utlegg krever kostnadssted skal det hentes fra den gruppe, som er angitt på medarbeideren.
  
|Hvis gjeldskontoen for utlegg krever kostnadssted skal det hentes fra den gruppe, som er angitt på medarbeideren.
 
|-
  
|-
−
!Attest av nærmeste overordnet |Hvis nærmeste sjef skal attestere utleggen.
 +
!Attest av nærmeste overordnet
  +
|Hvis nærmeste sjef skal attestere utleggen.
 
|-
  
|-
 
!Utlegg direkte til attest
  
!Utlegg direkte til attest
−
|Hvis utleggsregnskapet skal gå direkte til attest av nærmeste sjef eller hvis den først skal godkjennes av økonomiavdelingen i Bokføring/Utleggsovervåking.
 +
|Hvis utleggsregnskapet skal gå direkte til attest av nærmeste sjef eller hvis den først skal godkjennes av økonomiavdelingen i {{pth|Økonomi|Utlegg}}, fliken {{flik|Utleggovervåking}}.
−
Hvis parameteren er avkrysset og nærmeste sjef er angitt i Grunnregister/Generelt/Bruker, under fliken Øvrigt, vil utlegget bli synlig for attestering av nærmeste sjef i Prosjekt/Attest, eller må Ferdig for attest avkrysses på utlegget.
 +
Hvis parameteren er avkrysset og nærmeste sjef er angitt i {{pth|System|Grunnregister/Generelt/Bruker}}, under fliken {{flik|Øvrigt}}, vil utlegget bli synlig for attestering av nærmeste sjef i {{pth|Økonomi|Attest}}, ellers må {{kryss|Ferdig for attest avkrysses}} på utlegget.
 
|-
  
|-
 
!Bokfør kun sluttattesterte utlegg
  
!Bokfør kun sluttattesterte utlegg
Line 43: Line 44:
 
Kostnadsbærer opprettes i {{pth|System|Grunnregister/Bok/Kostnadsbærer}} med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.
  
Kostnadsbærer opprettes i {{pth|System|Grunnregister/Bok/Kostnadsbærer}} med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.
   
−
=== Expense types ===
 +
=== Utleggssorter ===
   
  +
Bruk av ulike utleggssorter forenkler for de ansatte da de fører utleggene sine. Utleggssortene vises i en droppmeny ved føringen.
−
By using different expense types, entering expense reports as well as booking them will be easier. The different types can be selected from a drop-down menu. Yet we recommend not having too many expense types. Create new and administrate expense types in Base registers/GL/Expense types.
  
  +
Det leder dessuten til en lettere bokføring. Vi anbefaler dog at ikke opprette for mange utleggssorter. Utleggsortene administreres i {{pth|System|Grunnregister/Bok/Utleggssorter}}.
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild11.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-NO-Bild11.png}}
   
 
{|class=mandeflist
  
{|class=mandeflist
  +
!Anvisning
−
|'''Instruction'''
  
  +
|Dersom det finnes skrivet en tekst i feltene Anvisninger (Tekst) og Anvisninger (Antall) fylls vil feltene bli obligatoriske ved registrering av utlegg.
−
|Instructions written in the two fields (text and amount) makes the fields mandatory when entering an expense report.
  
 
|-
  
|-
  +
!Gjeldskonto
−
|'''Liabilities account'''
  
  +
|Dersom en annen konto enn den som er innstillet i parametrene skal brukes.
−
|An alternative account to the one set in the parameter (optional).
  
 
|-
  
|-
  +
!Innkjøpskode
−
|'''Purchase code'''
  
  +
|Den innkjøpskode som skal brukes da utlegget føres på et eksternt prosjekt
−
|If the expense is booked on an external project, enter purchase code.
  
 
|-
  
|-
  +
!Motkonto for prosjektinnkjøp
−
|'''Contra account for project purchases'''
  
  +
|En innstilling som sjelden brukes. Du kan angi en konto for motføring (kredit) da utlegget føres på et prosjekt. (Kontoen for innkjøp på prosjekter som er innstilt i {{pth|System|Grunnregister/Lev/Parametrer/ Registrering innkommende}}debiteres automatisk).
−
|A rarely used setting. An account in credit can be stated when an expense is entered on a project. (The account for project purchases set in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering will be automatically debited).
  
−
|-
 +
|-
  +
!Prosjekt obligatorisk
−
|'''Project mandatory'''
  
  +
|Hvis prosjekt er obligatorisk ved føring av utlegg.
−
|Check the box if project will be a mandatory field in the expense report.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Angi en mal for måten konteringen til utlegget skal være. I det aller enkleste fallet angis den konto som skal foreslås da et utleggsregnskap bokføres. Men det finnes flere muligheter, f eks å kombinere faste priser, enhetspriser og prosentandeler av totalt mot ulike kontoer, som gjør bokføringen raskere.
−
Use the table for determining how the posting of the expense shall be done. You can either make it simple and just enter an account that shall be suggested to the employee when entering expenses, or use a variety of combinations such as fixed prices, unit prices, percentages of the total sum to different accounts, etc. to facilitate the bookkeeping procedure.
  
   
  +
Hvis ett prosjekt angis på utleggsraden, konteres utlegget som prosjektinnkjøp uansett hvilken sort du har valgt. Anledningen er at det ikke må være mulig å misse et prosjektinnkjøp.
−
If the employee is entering a project on an expense row, the expense will be considered and posted as a project regardless of expense type. The reason for this is to avoid missing a project purchase.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Project purchases'''
 +
|'''Prosjektinnköp'''
−
|
  
 
|}
  
|}
   
  +
Prosjektinnkjøp konteres på Konto for innkjøp som er innstilt i {{pth|System|Grunnregister/Lev/Parametre/Registrering innkommende}}.
−
Project purchases are posted on the account for purchases stated in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild7.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-NO-Bild7.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Kontormateriale
−
|'''Office material'''
  
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild8.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-NO-Bild8.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Taxi'''
 +
!Taxi
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild10.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-NO-Bild10.png}}
   
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
−
|'''Internal representation'''
 +
|'''Intern representasjon'''
 
|
  
|
 
|}
  
|}
   
  +
Ved booking av intern representasjon, må mva:en konteres manuellt.
−
When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.
  
   
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild12.png}}
 +
{{ExpandImage|GL-ERS-NO--Bild12.png}}
   
−
== Disbursement of expenses ==
 +
== Utbetaling av utleggsregnskap ==
   
  +
Betaling til den ansatte gjøres på samme måte som en utbetaling til en leverandør. Bankkonto uten advisering er den betalingsmåte som er best for utbetaling. Følgende innstillinger kreves for å begynne med utbetalingene.
−
The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Leverandør
−
|'''Supplier'''
  
  +
|Dersom utbetalingen skal gjøres via Marathon må den ansatte være opprettet som en leverandør i {{pth|System|Grunnregister/Lev/Leverandører}} med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.
−
|If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Felt som skal fylles i :
−
Required fields:
  
  +
  +
Navn (flik Generelt)
  +
  +
Postadresse (flik Generelt)
  +
  +
Betalningsmåte: Bankkonto uten advisering (flik Betaling)
  +
  +
Mott konto: Hele kontonummeret inkl. clearing kun sifrer (flik Utenlandsbetaling)
  +
  +
Lev gjeldskonto: Gjeldskonto for utleggsregnskap (flik Øvrigt)
  +
  +
Kostnadsbærer (flik Øvrigt)
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Betalningsforslag
−
|'''Name'''
  
  ⚫
|
−
|(tab General)
  
−
|-
  
−
|'''Address'''
  
−
|(tab General)
  
−
|-
  
−
|'''Payment method'''
  
−
|Bank account without notification (tab Payment)
  
−
|-
  
−
|'''Rec account'''
 
−
|The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
  
−
|-
  
−
|'''Trade creditors’ account'''
  
−
|Liabilities account for the expense report (tab Other)
  
−
|-
  
−
|'''Cost object'''
  
−
|(tab Other)
  
−
|-
  
−
|'''Payment selection'''
  
−
|Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK.
  
−
The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.
  
 
|}
  
|}
−
{{ExpandImage|GL-ERS-EN--Bild2.png}}
  
   
  +
Trekk ut et betalingsforslag i 03-60-01 med utvalg på den leverandørsgjeldskonto som utleggsorten er merket med og Betalingsmåte BK.
⚫
[[Category:GL-ERS-EN-]] [[Category:Manuals]] [[Category:ACC]]
  
  +
  +
Utbetaling gjøres på samme måte som betaling av leverandørsfakturaer via programmet Betalinger eller via filoverføring til banken.
  +
  ⚫
[[Category:GL-ERS-NO]] [[Category:Manuals]] [[Category:Accounting]]

Latest revision as of 10:36, 30 October 2023


Beskriver hvilke forberedelser du må gjøre for at utleggsrapporteringen skal fungere som den skal.

Innstillinger

Parametrer

Parametrer innstilles i System: Grunnregister/Bok/Parametrer, fliken Registrering.

Gjeldskonto for utleggsregnskap Angi konto. Dersom betalingen skal sendes via Marathon må kontoen være integrert til Leverandørreskontroen.

Kontoen må ha kopling til Kostnadsbærer (System: Grunnregister/Bok/Konto).

Angi mva. for registrering av utlegg Hvis den ansatte må angi momsbeløpet.
Angi innkjøpskode for reg av utlegg Hvis den ansatte må angi innkjøpskode for prosjektinnkjøp.
Hent kst fra medarbeidergruppe Hvis gjeldskontoen for utlegg krever kostnadssted skal det hentes fra den gruppe, som er angitt på medarbeideren.
Attest av nærmeste overordnet Hvis nærmeste sjef skal attestere utleggen.
Utlegg direkte til attest Hvis utleggsregnskapet skal gå direkte til attest av nærmeste sjef eller hvis den først skal godkjennes av økonomiavdelingen i Økonomi: Utlegg, fliken Utleggovervåking.

Hvis parameteren er avkrysset og nærmeste sjef er angitt i System: Grunnregister/Generelt/Bruker, under fliken Øvrigt, vil utlegget bli synlig for attestering av nærmeste sjef i Økonomi: Attest, ellers må "Ferdig for attest avkrysses" på utlegget.

Bokfør kun sluttattesterte utlegg Hvis kun sluttattesterte utlegg skal kunne bokføres eller ikke.

Autorisasjon

Autorisasjon til utleggsmodulen innstilles i System: Autorisasjon under Bokføring og koples till brukeren i System: Grunnregister/Generelt/Brukere, under fliken Autorisasjon.

Kostnadsbærere

Kostnadsbærer opprettes i System: Grunnregister/Bok/Kostnadsbærer med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.

Utleggssorter

Bruk av ulike utleggssorter forenkler for de ansatte da de fører utleggene sine. Utleggssortene vises i en droppmeny ved føringen. Det leder dessuten til en lettere bokføring. Vi anbefaler dog at ikke opprette for mange utleggssorter. Utleggsortene administreres i System: Grunnregister/Bok/Utleggssorter.

Anvisning Dersom det finnes skrivet en tekst i feltene Anvisninger (Tekst) og Anvisninger (Antall) fylls vil feltene bli obligatoriske ved registrering av utlegg.
Gjeldskonto Dersom en annen konto enn den som er innstillet i parametrene skal brukes.
Innkjøpskode Den innkjøpskode som skal brukes da utlegget føres på et eksternt prosjekt
Motkonto for prosjektinnkjøp En innstilling som sjelden brukes. Du kan angi en konto for motføring (kredit) da utlegget føres på et prosjekt. (Kontoen for innkjøp på prosjekter som er innstilt i System: Grunnregister/Lev/Parametrer/ Registrering innkommendedebiteres automatisk).
Prosjekt obligatorisk Hvis prosjekt er obligatorisk ved føring av utlegg.

Angi en mal for måten konteringen til utlegget skal være. I det aller enkleste fallet angis den konto som skal foreslås da et utleggsregnskap bokføres. Men det finnes flere muligheter, f eks å kombinere faste priser, enhetspriser og prosentandeler av totalt mot ulike kontoer, som gjør bokføringen raskere.

Hvis ett prosjekt angis på utleggsraden, konteres utlegget som prosjektinnkjøp uansett hvilken sort du har valgt. Anledningen er at det ikke må være mulig å misse et prosjektinnkjøp.

Prosjektinnköp

Prosjektinnkjøp konteres på Konto for innkjøp som er innstilt i System: Grunnregister/Lev/Parametre/Registrering innkommende.

Kontormateriale

Taxi


Intern representasjon

Ved booking av intern representasjon, må mva:en konteres manuellt.

Utbetaling av utleggsregnskap

Betaling til den ansatte gjøres på samme måte som en utbetaling til en leverandør. Bankkonto uten advisering er den betalingsmåte som er best for utbetaling. Følgende innstillinger kreves for å begynne med utbetalingene.

Leverandør Dersom utbetalingen skal gjøres via Marathon må den ansatte være opprettet som en leverandør i System: Grunnregister/Lev/Leverandører med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.

Felt som skal fylles i :

Navn (flik Generelt)

Postadresse (flik Generelt)

Betalningsmåte: Bankkonto uten advisering (flik Betaling)

Mott konto: Hele kontonummeret inkl. clearing kun sifrer (flik Utenlandsbetaling)

Lev gjeldskonto: Gjeldskonto for utleggsregnskap (flik Øvrigt)

Kostnadsbærer (flik Øvrigt)

Betalningsforslag

Trekk ut et betalingsforslag i 03-60-01 med utvalg på den leverandørsgjeldskonto som utleggsorten er merket med og Betalingsmåte BK.

Utbetaling gjøres på samme måte som betaling av leverandørsfakturaer via programmet Betalinger eller via filoverføring til banken.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Expense_reports_startup/nb&oldid=78298"