Utleggsregnskap oppstart
Beskriver hvilke forberedelser du må gjøre for at utleggsrapporteringen skal fungere som den skal.
Contents
Innstillinger
Parametrer
Parametrer innstilles i System: Grunnregister/Bok/Parametrer, fliken Registrering.
| Gjeldskonto for utleggsregnskap | Angi konto. Dersom betalingen skal sendes via Marathon må kontoen være integrert til Leverandørreskontroen.
Kontoen må ha kopling til Kostnadsbærer (System: Grunnregister/Bok/Konto). |
|---|---|
| Angi mva. for registrering av utlegg | Hvis den ansatte må angi momsbeløpet. |
| Angi innkjøpskode for reg av utlegg | Hvis den ansatte må angi innkjøpskode for prosjektinnkjøp. |
| Hent kst fra medarbeidergruppe | Hvis gjeldskontoen for utlegg krever kostnadssted skal det hentes fra den gruppe, som er angitt på medarbeideren. |
| Attest av nærmeste overordnet | Hvis nærmeste sjef skal attestere utleggen. |
| Utlegg direkte til attest | Hvis utleggsregnskapet skal gå direkte til attest av nærmeste sjef eller hvis den først skal godkjennes av økonomiavdelingen i Økonomi: Utlegg, fliken Utleggovervåking.
Hvis parameteren er avkrysset og nærmeste sjef er angitt i System: Grunnregister/Generelt/Bruker, under fliken Øvrigt, vil utlegget bli synlig for attestering av nærmeste sjef i Økonomi: Attest, ellers må "Ferdig for attest avkrysses" på utlegget. |
| Bokfør kun sluttattesterte utlegg | Hvis kun sluttattesterte utlegg skal kunne bokføres eller ikke. |
Autorisasjon
Autorisasjon til utleggsmodulen innstilles i System: Autorisasjon under Bokføring og koples till brukeren i System: Grunnregister/Generelt/Brukere, under fliken Autorisasjon.
Kostnadsbærere
Kostnadsbærer opprettes i System: Grunnregister/Bok/Kostnadsbærer med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.
Utleggssorter
Bruk av ulike utleggssorter forenkler for de ansatte da de fører utleggene sine. Utleggssortene vises i en droppmeny ved føringen. Det leder dessuten til en lettere bokføring. Vi anbefaler dog at ikke opprette for mange utleggssorter. Utleggsortene administreres i System: Grunnregister/Bok/Utleggssorter.
| Anvisning | Dersom det finnes skrivet en tekst i feltene Anvisninger (Tekst) og Anvisninger (Antall) fylls vil feltene bli obligatoriske ved registrering av utlegg. |
|---|---|
| Gjeldskonto | Dersom en annen konto enn den som er innstillet i parametrene skal brukes. |
| Innkjøpskode | Den innkjøpskode som skal brukes da utlegget føres på et eksternt prosjekt |
| Motkonto for prosjektinnkjøp | En innstilling som sjelden brukes. Du kan angi en konto for motføring (kredit) da utlegget føres på et prosjekt. (Kontoen for innkjøp på prosjekter som er innstilt i System: Grunnregister/Lev/Parametrer/ Registrering innkommendedebiteres automatisk). |
| Prosjekt obligatorisk | Hvis prosjekt er obligatorisk ved føring av utlegg. |
Angi en mal for måten konteringen til utlegget skal være. I det aller enkleste fallet angis den konto som skal foreslås da et utleggsregnskap bokføres. Men det finnes flere muligheter, f eks å kombinere faste priser, enhetspriser og prosentandeler av totalt mot ulike kontoer, som gjør bokføringen raskere.
Hvis ett prosjekt angis på utleggsraden, konteres utlegget som prosjektinnkjøp uansett hvilken sort du har valgt. Anledningen er at det ikke må være mulig å misse et prosjektinnkjøp.
| Prosjektinnköp |
Prosjektinnkjøp konteres på Konto for innkjøp som er innstilt i System: Grunnregister/Lev/Parametre/Registrering innkommende.
| Kontormateriale |
|---|
| Taxi |
|---|
| Intern representasjon |
Ved booking av intern representasjon, må mva:en konteres manuellt.
Utbetaling av utleggsregnskap
Betaling til den ansatte gjøres på samme måte som en utbetaling til en leverandør. Bankkonto uten advisering er den betalingsmåte som er best for utbetaling. Følgende innstillinger kreves for å begynne med utbetalingene.
| Leverandør | Dersom utbetalingen skal gjøres via Marathon må den ansatte være opprettet som en leverandør i System: Grunnregister/Lev/Leverandører med samme kode som bruker- og medarbeiderkode. |
|---|
Felt som skal fylles i :
Navn (flik Generelt)
Postadresse (flik Generelt)
Betalningsmåte: Bankkonto uten advisering (flik Betaling)
Mott konto: Hele kontonummeret inkl. clearing kun sifrer (flik Utenlandsbetaling)
Lev gjeldskonto: Gjeldskonto for utleggsregnskap (flik Øvrigt)
Kostnadsbærer (flik Øvrigt)
| Betalningsforslag |
|---|
Trekk ut et betalingsforslag i 03-60-01 med utvalg på den leverandørsgjeldskonto som utleggsorten er merket med og Betalingsmåte BK.
Utbetaling gjøres på samme måte som betaling av leverandørsfakturaer via programmet Betalinger eller via filoverføring til banken.
