Difference between revisions of "Invoicing/nb"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "{{ExpandImage|PRO-IN-NO-grafik1.png}}")
(Updating to match new version of source page)
 
(104 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
−
__FORCETOC__
  
   
  +
  +
Denne manual beskriver prosjektfakturering. Fra forberedelse og justering til utskrift av ferdig faktura. Den dekker også akontofakturering, sammenslåing av fakturaer til samlefaktura, fakturering i utenlandsk valuta og att lage en kreditnota. Dertil beskriver den noen av de vanligste parameterer innenfor fakturering.
   
 
== Forberedelser ==
  
== Forberedelser ==
   
−
Kontroller i avstemmingslisten i {{pth|Prosjekter|Rapporter}}, Avstemming tid at alle har ført inn timene sine. Oppdater Honorar, Innkjøp og Øvrigt i {{pth|Prosjekter|Registrering, korrigering og oppdatering}}.
 +
Kontroller i avstemmingslisten i {{pth|Prosjekter|Rapporter}}, Avstemming tid at alle har ført inn timene sine. Oppdater Honorar, Innkjøp og Øvrigt i {{pth|Prosjekter|Registrering, korrigering og oppdatering}}, derson dere ikkek har automatisk oppdatering.
   
 
== Skap faktura ==
  
== Skap faktura ==
   
−
Faktureringsprosedyren ser litt forskjellig ut avhengig av hvilken type fakturaen er og dersom fakturafliken i {{pth|Prosjekt|Spørsmål}} anvendes eller ikke (se separate avsnitt). En faktura består av en fakturatekst og et fakturainnhold som må stemme overens før fakturaen kan skrives ut.
 +
En faktura består av en fakturatekst og et fakturainnhold som må stemme overens før fakturaen kan skrives ut.
  +
  +
Faktureringsprosedyren ser litt forskjellig ut avhengig av hvilken type fakturaen er og dersom fakturafliken i {{pth|Prosjekt|Spørsmål}} anvendes eller ikke (se separate avsnitt)
  +
   
 
== Skap faktura der fakturatekst finnes ==
  
== Skap faktura der fakturatekst finnes ==
   
−
Fliken {{flik|Fakturaer}} er rød da det finnes en eller flere skapte fakturatekster i {{pth|Prosjekter|Spørsmål}}og hvis det finns fakturaer på et prosjekt som ikke er utskrevne
 +
Fakturering gjøres i {{pth|Prosjekt|Fakturering og justering}}. Fliken {{flik|Fakturaer}} er rød da det finnes en eller flere skapte fakturatekster i {{pth|Prosjekter|Spørsmål}}og hvis det finns fakturaer på et prosjekt som ikke er utskrevne.
   
 
Gå inn på fliken {{flik|Fakturaer}}, marker en faktura og velg {{btn|Åpne}}.
  
Gå inn på fliken {{flik|Fakturaer}}, marker en faktura og velg {{btn|Åpne}}.
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-grafik1.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild1.png}}
   
−
=== Invoice content ===
 +
=== Innhold ===
   
  +
Velg faktuasort "Faktura". Åpne fliken Innhold og se hvordan lagret til prosjektet er inndelt i Honorar, Innkjøp, Øvrigt og Akonto. Avkryss de rader som skal inngå i fakturaen. Hele lagerbeløpet på den raden blir da flyttet til kolonnen Denne fakt. Dersom ikke alt skal faktureres, er det mulig å delfakturere ved å markere raden og klikke på {{btn|Endre beløp}}. Angi det beløp som skal faktureres.Du kan fordype deg på medarbeidere, kategori, kode og periode.
−
As Invoice type, select Invoice. Open the invoice content tab to see what there is in the project’s WIP in Fees, Purchases and Other respectively. Select the rows that are going to the invoice. The whole WIP amount on that row will be moved to the column This Invoice.
  
−
If not everything shall be invoiced, select the row and click on Change amount and fill in a new, lower amount.
  
−
You can deepen in employee, category, code and period.
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Avkryss alle
−
|'''Select all'''
  
  +
|Krysser av alle fakturarader og flytter beløpene til Denne fakt
−
|Marks all rows. And moves amounts to This invoice
  
 
|-
  
|-
  +
!Fjern kryss fra alle
−
|'''Deselect all'''
  
  +
|Fjerner kryss fra alle fakturarader.
−
|Undoes selection.
  
 
|-
  
|-
  +
!Endre beløp
−
|'''Change amount'''
  
  +
|Lagre beløp igjen i lager ved å minske beløpet. Angi hva som ska faktureres, resterende beløp blir igjen i lager.
−
|You can save amounts in WIP by lowering the amount. State the amount to be invoiced, the remaining amount stays in WIP.
  
 
|-
  
|-
  +
!Forfakturering
−
|'''Excess invoicing'''
  
  +
|Anvendes bare dersom s.k forfakturering er tillatt (parameterinnstilling). Angi forfaktureringskoden (hvis den ikke er forinnstilt) og beløp som må faktureres.
−
|Can only be used in excess invoicing is allowed (parametric setting). State the excess invoice code, unless it is not pre-set and amount to be invoiced.
  
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik2.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild2.png}}
   
−
=== Adjusting ===
  
   
  +
=== Justering ===
−
You can adjust the actual WIP so that the values agree with the amount that shall be invoiced. An adjustment is thus an appreciation or depreciation of the WIP.
  
   
  +
Eventuelle justeringer lages av det opparbeidede lagret for at få balanse mellom lagernivåene og hva som ska faktureres. Justeringa innebærer en opp- eller nedskrivning av lagret.
−
If you are in an invoice, click Adjust. If you are in the list of projects, click New adjustment. Depending of if there is any WIP to adjust, do the following:.
  
  +
  +
Dersom fakturaen er åpen, klikk på {{btn|Juster}}. I prosjektlisten lages justering ved å klikke på {{btn|Ny justering}}. Gjør deretter i følge et av alternativene neden.
  +
  +
=== Fordypning ===
  +
  +
Du kan endre på summeringene og fordype deg på en enkelt rad med dobbeltklikk. På den måten kan du velge det du vil justere, dersom du ikke ønsker en proporsjonell justering.
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Endre beløp
−
|'''Change amount'''
  
  +
|Marker en rad og klikk på {{btn|Endre beløp}}. Angi det beløp (+/-) som skal justeres, eller skriv inn det beløp som skal bli igjen i feltet Lager. Marker flere rader dersom justeringar skal lages i proporsjon molager/registrert.Valget påviker underliggende nivåer.
−
|Select a row and click on Change amount. Change the amount that shall be adjusted (+/-) or state the amount that shall remain in WIP in the WIP row. Select several rows if the adjustment shall be done proportionally against the value in WIP.
  
−
|-
 +
|}
  +
−
|'''New'''
  
  +
=== Justering uten lager eller registrert ===
−
|If there are no WIP or nothing is registered on the project – or if an adjustment shall be pointed to something else than WIP/registered, use New to make an adjustment. Fill in fields for Employee, Code, Period and Amount.
  
  +
{|class= mandeflist
  +
!Ny
  +
|Dersom det ikke finnes noe lager eller registrert på prosjektet, eller hvis en justering skal peke på annet enn lager/registrert, må du anvende denne funksjon for å gjøre en justering. Angi medarbeider, kode, periode og beløp.
 
|-
  
|-
  +
!Kommentar
−
|'''Comment'''
  
  +
|Mulighet for å skrive en justeringskommentar.
−
|Possibility to write an adjustment comment.
  
 
|-
  
|-
  +
!Bokføringsdato
−
|'''Accounting date'''
  
−
|Mandatory date for adjustments.
 +
|Obligatorisk dato for justeringer.
 
|}
  
|}
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik4.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild3.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Registrert
−
|'''Registered'''
  
  +
|Beløp som er innregistrert på prosjektet.
−
|Registered on the project
  
 
|-
  
|-
  +
!Justert
−
|'''Adjusted'''
  
  +
|Viser hva som totalt er justert på prosjektet.
−
|Adjusted on the project, total.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lager 1
−
|'''WIP 1'''
  
  +
|Viser alt som er registrert og justert, men ikke fakturert.
−
|Registered and adjusted but not invoiced.
  
 
|-
  
|-
  +
!Fakturert
−
|'''Invoiced'''
  
  +
|Viser hva som er fakturert på prosjektet.
−
|Invoiced on the project.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ikke oppdatert
−
|'''Not updated'''
 
  +
|Viser de beløper som er med i skapte, men ikke utskrevne fakturaer.
−
|Amounts in invoices created but not printed.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lager 2
−
|'''WIP 2'''
  
−
|WIP 1 minus Not updated.
 +
|Viser Lager 1 minus Ikke oppdatert.
−
|-
 +
|.
  +
!Justering
−
|'''Adjusted'''
  
  +
|Viser dersom det finns nye justeringer som ikke er lagrete.
−
|Shows possible new adjustments that have not been saved.
  
 
|}
  
|}
   
−
=== Print invoices ===
 +
=== Utskrift faktura ===
   
  +
Da innholdet og teksten er ferdige, klikk på {{btn|Lagre}} for å komme till fliken {{flik|Fakturaer}}. Marker fakturaen og velg {{btn|Utskrift}}. Flere fakturaer kan markeres (med hjelp av Ctrl-tasten) og udskrives samtidig.
−
Save the invoice when the text and the invoice content are ready. Saving takes you to the Invoice tab. Select Printout. You can select several invoices (by pressing down the Ctrl key while selecting and print them out at one time
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik7.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild4.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Prøveutskrift
−
|'''Test print'''
  
  +
|Lag en prøveutskrift for å se at fakturaen blir slik du tenkt.
−
|Make a test print to check how the invoice looks.
  
 
|-
  
|-
  +
!Fakt. dato
−
|'''Invoice date'''
  
  +
|Dagens dato foreslås. Dersom du skriver ut flere foreslår datoen til den førrige fakturaen.
−
|Today’s date is suggested.
  
 
|-
  
|-
  +
!Forf. dato
−
|'''Due date'''
  
  +
|Hentes fra prosjektets betalingsbetingelser men kan skrivas över.
−
|Fetched from the project, but can be overwritten
  
 
|-
  
|-
  +
!Regnskapsdato
−
|'''Accounting date'''
  
  +
|Dagens datum föreslås.Dersom du skriver ut flere foreslår datoen til den førrige fakturaen.
−
|Today’s date is suggested.
  
 
|-
  
|-
  +
!Generell fakturatekst
−
|'''General invoice text'''
  
  +
|Her kan du skrive en generell fakturatekst. Dersom du skriver ut flere fakturaer samtidig, kommer teksten med på alle.
−
|An optional text to be printed out on all invoices.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utskriftsmal
−
|'''Printout template'''
  
  +
|Velg selskapets utskriftsmal for fakturaer
−
|Select your company’s template
  
−
|-
  
−  
−
== Create invoice without invoice text ==
  
−
|
  
 
|}
  
|}
   
  +
== Skap faktura utan ferdig tekst ==
−
Go to Project:Invoicing-Adjusting. You can either open the tab Invoices and select New for a new invoice or open the tab Project and make a selection in the list:
  
  +
  +
Faktureringen gjøres i {{pth|Prosjekter|Fakturering og justering}}. Gå enten til fliken {{flik|Fakturaer}} og velg {{btn|Ny}}for at skape en ny faktura, eller lag et utvalg i fliken {{flik|Prosjekt}}. Begrens prosjektlisten sin størrelse med følgende utvalg:
  +
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Minste lagerbeløp
−
|'''Smallest WIP amt'''
  
  +
|Lagret kan begrenses med et minste lagerbeløp.
−
|The WIP can be limited to a smallest WIP amount.
  
 
|-
  
|-
  +
!Lager 2
−
|'''WIP 2'''
  
  +
|Viser det totale lagret minus de beløper som er initierte i andre fakturaer.
−
|Shows the total WIP minus the amounts released in other
  
 
|-
  
|-
−
|'''Status'''
 +
!Status
  +
|Projektet sin status – velg blant alle, aktive, faktura initiert, akonto initiert, samlefaktura initiert.
−
|Choose between all, active, invoice released, pre-invoice released, collective invoice released.
  
 
|-
  
|-
  +
!Fakturaer finnes
−
|'''Invoices exist'''
  
  +
|Velg mellom ingen, påbegynte og ferdige.
−
|Choose between none, started and ready.
  
 
|-
  
|-
  +
!Stoppes
−
|'''To be closed'''
  
  +
|Viser prosjekter som er markerte med Stoppes i {{pth|Prosjekter|Spørsmål}}. Stoppes anvendes av prosjektledere da de vil melde til økonomiavdelingen, at prosjektet er ferdig for fakturering og lukning
−
|Choose if you want to see projects that have been marked with “To be closed” in Project: Queries. (This is a message from project managers to the accounting department that a project is ready for closing.)
  
 
|}
  
|}
   
  +
Bestem hvilke kolonner som skal vises i prosjektlisten ved å klikkepå symbolet > til høyre (lagres på brukeren).
−
Use the > at the far right in the heading row to select the columns that you want to see in the project list. The columns you have selected will be saved on your user name.
  
  +
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Vis prosjekt
−
|'''Show project'''
  
  +
|Link til {{pth|Prosjekter|Spørsmål}} sitt analysebilde. Under fliken {{flik|Grunnopplysninger}} kan du endre prosjektinformasjon.
−
|Link to the analysis view in Project: Queries. Edit general project information under the tab General.
  
 
|-
  
|-
  +
!Prøvefaktura
−
|'''Test invoice'''
  
  +
|Viser hva som ligger i lager på prosjektet på en fakturautskrift.
−
|Shows what there is in the project’s WIP on an invoice printout.
  
 
|-
  
|-
  +
!Ny justering
−
|'''New adjustment'''
  
  +
|Eventuelle justeringer av det opparbeidete lagret, slik at lagernivåene stemmer overens med hva som skal faktureres. Justering innebærer enten en nedskrivning eller oppskrivning av lagret (se videre beskrivelse under overskriften Justering).
−
|Possible adjustments of the WIP in order for the values to agree with what shall be invoiced (read more in the chapter Adjustment).
  
 
|-
  
|-
  +
!Ny faktura
−
|'''New invoice'''
  
  +
|Her begynner du arbeidet med å lage en ny faktura, hvis fakturateksten ikke er skapt i {{pth|Prosjekter/Spørsmål}}.
−
|Start working with the new invoice if the invoice text not is created in Project: Queries.
  
 
|-
  
|-
−
|'''Change status'''
 +
!Endre status
  +
|Stopp, hvil eller aktiver prosjekter. Lagernivået må være 0 før et prosjekt kan stoppes. Der får ikke heller være uavregnet akonto, ikke oppdatert tid eller innkjøp på prosjektet.
−
|Close, deactivate or activate project. Before a project can be closed, WIP has to be zero; there may not be any not deducted pre-invoices or not updated time or purchases on it.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Velg {{btn|Ny faktura}} for å skape en ny faktura, følg beskrivelsen over Innhold og Justering og skap en fakturatekst med hjelp av beskrivelsen neden.
−
Select New invoice to create a new invoice. Follow the instructions about
  
−
Invoice content
  
−
and
  
−
Adjustment,
  
−
and create an invoice text with help of the following chapter
  
   
−
=== Text ===
 +
=== Tekst ===
   
  +
Utfyll enten din egen tekst og beløp eller bruk et tekstforslag.
−
You can either write own text and amount or use a text suggestion. You can edit the suggested text. You can also add own rows and subtotals and write new text and amounts.
  
  +
Forslaget kan endres. Du kan legge til egne rader, delsummeringer og skrive inn ny tekst og beløper.
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik3.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild5.png}}
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Skap tekst
−
|'''Create text'''
  
  +
|Velg mellom å hente opp det lager som finnes på prosjektet, fakturere ut fra budsjett eller ut fra fakturaens innhold.
−
| Choose this if you want to catch up the WIP on the project or to invoice from the cost estimate.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Hvis du velger budsjett og der finnes flere, velg en av de, ellerr velger du beløpene fra lager eller grunnet på fakturainnhold.
−
Select first if the amounts shall be based on estimated values ( and in that case which estimate) or on the amounts that are actual in WIP. You can also select amounts based on Invoice content.
  
   
−
{| class=mandeflist
 +
{|class= mandeflist
  +
!Detaljeringsnivå
−
|'''Detail level'''
  
  +
|Velg hvor detaljert fakturaen skal være for innkjøp, honorar og øvrigt. Velg OK for å se resultatet
−
| Select level of details in the invoice concerning fees, purchases and other.
  
 
|-
  
|-
  +
!Delsummer
−
|'''Subtotal'''
  
  +
|Bestem hvis beløpene ska delsummeres.
−
|Select subtotal levels.
  
 
|-
  
|-
  +
!Hent tekst
−
|'''Import text'''
 
  +
|Dersom fakturaen skal likne på en tidligere faktura kan du hente tekst fra en gammel faktura og deretter gjøre eventuelle korrigeringer i teksten.
−
| If the invoice shall be similar to a previous invoice, you can import text from it. Then you can edit the text and amounts to fit in the new invoice.
  
 
|-
  
|-
  +
!Anvisning
−
|'''Instruction'''
  
  +
|Prosjektlederne kan skrive anvisninger i {{pth|Prosjekt|Spørsmål}}som et komplement til fakturateksten, som støtte for økonomiavdelingen. Anvisningen vises ikke på fakturaen, men i spørsmålsprogrammet under {{flik|Analyse}}-fliken, pr. faktura
−
|The project managers can write instructions as complement to the invoice text. The instruction is not shown on the invoice, only in the analysis tab in Client and Project for each invoice respectively.
  
 
|-
  
|-
  +
!Faktureringsavgift
−
|'''Invoicing fee'''
  
  +
|Avkryss, dersom faktureringsgebyr er innstilt og skal komma med på fakturaen.
−
|If an invoicing fee has been set and shall be charged in this invoice, check the box.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Create pre-invoice ==
 +
== Skap akontofaktura ==
   
  +
Under fliken {{flik|Akonto}} kan et beløp som skal forfaktureres registreres as registreras som omfattning. Angi det beløb som ska faktureras i {{fld|Denne fakt}}. Akonto kan faktureres sammen med beløb fra lager i en og samme faktura.
−
Under the pre-invoiced tab, you can register the amounts that shall be pre-invoiced as invoice content. State the amount to be invoices in the column “This invoice”. It is possible to invoice pre-invoice amounts together with amounts from WIP in the same invoice.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-grafik8.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild6.png}}
   
  +
Dersom akonto oppdelt på honorar, innkjøp og øvrig er innstillt i parametrene, deles det opp. Oppdelinga kan siden vises i rapporter.
−
If pre-invoicing has been set to be divided in fees, purchases and other (in the parameters), they are separated. This can be of interest in different reports
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Akontoavregning
−
|'''Pre-invoice deduction'''
  
  +
|I fliken A-conto fylls det belopp i som ska avräknas i fältet {{fld|Avräkning}}, eller om allt ska avräknas används knappen {{btn|Avräkna allt}}. Under flikarna {{flik|Arvode}}, {{flik|Inköp}} och {{flik|Övrigt}} anges vad acontot ska avräknas mot med samma tillvägagångssätt som när en vanlig faktura skapas.
−
|Open the tab Pre-invoice and fill in the amount to be deducted or select “Deduct all”. The amounts to be deducted are shown in the tabs Fees, Purchases and Other. The process is the same as in standard invoicing.
  
 
|}
  
|}
   
−
== Create collective invoice ==
 +
== Skap samlefaktura ==
   
  +
Samlefakturering innebærer at flere prosjekter faktureres i én og samme faktura. For dette kreves:
−
Collective invoicing means that you invoice several projects on the same client on one invoice. The requirements are::
  
   
  +
* At prosjektene har samme kundekode.
−
That the projects have the same client code
  
   
  +
* At prosjektene har samme kundenummer.
−
That all the projects have the same client number.
  
   
  +
* At samlefakturering er tillatt på prosjektene.
−
That collective invoicing I s allowed on the project.
  
   
  +
* At prosjektene har samme faktureringsvaluta ved utskriftstidspunktet.
−
That the projects have the same invoicing currency at the time of printout.
  
   
  +
Gå inn på et av prosjektene som inngår i samlefakturaen og velg Fakturasort Samlefaktura i fliken med samme navn. Hent deretter opp de prosjekter som skal inngå i fakturaen, ikke glem å angi den fakturaen som du er inne i, i fliken {{flik|Samlefaktura}}. Under Innhold ser du lagrene til alle inngående prosjekter. Angi hva som ska faktureres. Velg Fordypning for å skulle se innholdet til de ulike prosjektene.
−
Go to one of the projects that shall be in the invoice and select Invoice type “Collective Invoice”. Open the tab Collective invoice. Then fetch the other projects that shall be in the same invoice. Select also the one that you currently have opened.
  
  +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild7.png}}
−
In Invoice content you can now see all the WIP: s of the projects together. Select what to invoice.
  
   
  +
Husk at eventuelle justeringer på prosjektene må lages før de legges inn som samlefaktura. Gjør en justering ved å markere et prosjekt i søkelisten i {{flik|Prosjekt}}-fliken og velg {{btn|Ny justering}} (les videre under overskriften Justering).
−
Note, that possible adjustments on the projects involved have to be made <u>before</u>
  
−
they are put together to a collective invoice. To make an adjustment, mark the project in the search list in the Project tab and select “New adjustment” (read more in Adjusting).
  
   
−
== Merge invoices ==
 +
== Slå sammen fakturaer ==
   
  +
Et alternativ til samlefakturaer er at fakturaene lages i orden hver for sig, og slås siden sammen. Denne måte er bra f eks ved forfakturering, eller da prosjektlederne har skapt fakturatekst i {{pth|Projekter|Spørsmål}}, da samlefakturering ikke er mulig å lage.
−
An alternative for collective invoices is that you prepare all invoices separately, and then merge them. This method is usable for example when you use excess invoicing, or when the project managers are writing invoice text in Frontoffice, when collective invoicing is not possible. The invoicing process is the same as when making standard invoices. When the invoices are ready, , select them and click on the button Merge. Select project. In the text tab you have now a section per project, with project name and code as heading for each section.
  
  +
Fremgangsmåten er den samme som for vanlig faktura (se tidligere avsnitt). Marker fakturaene hvornår de er ferdige og klikk på knappen {{btn|Slå sammen}}. Angi hvilket prosjekt fakturaene skal slås sammen til. I fliken {{flik|Tekst}} har det nu skapts en seksjon pr. prosjekt, med prosjektkode og benevnelse som overskrift for hvert seksjon. Teksten kan redigeres.
−
The text is editable.
  
   
  +
== Fakturaer i utenlandsk valuta ==
−
== Parameters ==
  
  +
Fakturavalutan kan velges på prosjektett i {{pth|System|Grunnregister/PRO/Kunder og prosjekter}}, flik Fakturering. Valutakursen oppdateres i {{pth|System|Grunnregister/Generelt/Valutaer}}
  +
På selve fakturaen skriver kun fakturateksten i den utenlandske valutaen. Fakturainnholdet er alltid i grunnvalutaen til selskapet. Marathon omregner beløpene i følge dagens valutakurs. På fakturaen vises beløpene på ulike måter i ulike fliker. I tekstfliken vises beløpene oppe til høyre i faktureringsvalutaen.
  +
I flikene for fakturainnhold/honorar, innkjøp, øvrigt og akonto vises alle beløp, inklusive teksten i grunnvalutaen.
  +
Mindre differanser mellom tekst og innhold er tillatt på fakturaer i utenlandsk valuta, da valutakursen kan endres fra en dag til en annen. parameteren for å innstile differansegrensen finnes i {{pth|System|Grunnregister/PRO/Parametre}} fliken Fakturering: Maks. valutadiff på utenlandsk fakturatekst.
   
−
If the project has another invoicing address then what is stated on the client, use an “invoicing client”. Invoice clients can be fetched in the tab Parameters on the project.
  
   
  +
== Parametrer ==
−
If you wish to allocate fees, purchases and other tyou can select a period in the Parameters tab. Note, that the function “Automatic transfer to S/L” has to be checked in System: Base registers/PRO/Parameters, under the tab Invoicing. Otherwise period cannot be chosen here. Also state an account for periodical allocation in the same tab.
  
   
−
== Reprint invoice ==
  
   
  +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild8.png}}
−
It is possible to reprint invoices under the tab Printout
  
  +
  +
  +
  +
=== Krediterer ===
  +
Her kan du angi ett kreditnotanummer som refererer til en faktura.
  +
  +
=== Fakturakunde ===
  +
Hvis prosjektet har en annen fakturaadresse enn hva som står på kunden, bruk en "fakturakunde". Fakturakunde kan hentes på prosjektet fra fliken Parametrer.
  +
Fakturakunder opprettes i {{pth|System|Grunnregister/PRO/Fakturakunder}} og får egne kundenummer i kundereskontroen.
  +
  +
  +
===Periode===
  +
Dersom du vil fordele honorar, innkjøp og øvrigt over en periode, veg en periode i fliken Parametrer. Husk, at du må ha en konto for periodiseringer innlagt i {{pth|System|Grunnregister/PRO/Parametrer}}, i fliken Fakturering.
  +
  +
=== Faktureringsgebyr ===
  +
Dersom dere benytter faktureringsgebyr, kryss av dette felt for at det skulle med på denne faktura
  +
  +
===Referansenummer===
  +
Referansenummer hentes fra prosjektet men kan endres på enkelte fakturaer.
  +
  +
  +
== Gjenutskrift faktura ==
  +
  +
I fliken {{flik|Utskrevne fakturaer}} kan du skrive ut fakturaen din på nytt.
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Kun egne
−
|'''Only mine'''
  
  +
|Viser fakturer som den innloggete brukeren har skrevet ut.
−
|Shows the invoices you have been printing out.
  
 
|-
  
|-
  +
!Gruppe
−
|'''Group'''
  
  +
|Velg, hvis du bare vil se en gruppe sine fakturaer.
−
|You can select to see a list with only invoices for a certain group.
  
 
|-
  
|-
  +
!Utskrift
−
|'''Printout'''
  
  +
|Skriver ut markert faktura på nytt.
−
|Reprints selected invoice.
  
 
|}
  
|}
   
  +
Velg hvilke fakturaer som skal vises i menyen, etter utskrivningsdato.
−
Select which invoices to show in the dropdown menu according to printout time. Use the quick search field for free text search
  
  +
Bruk feltet {{fld|Hurtigsøk}} for fritekstsøking.
  +
  +
== Krediter faktura ==
  +
  +
Fakturaer krediteres under fliken {{flik|Utskrevne fakturaer}}.
  +
Hent fakturaen i listen og klikk på {{btn|Krediter}}.
  +
En ny faktura skapes, likedan som den opprinnelige, men i kredit.
   
  +
{{ExpandImage|PRO-IN-NO-Bild9.png}}
−
== Credit invoice ==
  
   
−
To credit an invoice, go to the tab Printed invoices.
  
−
Find the invoice and click on ”Credit”. A similar invoice is created, but in credit.
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-IN-EN-Bild1.png}}
  
   
  +
Velg hvis du vil ha Prøveutskrift eller ikke. Dagens dato foreslås som dato for kreditnotaen, men kan overskrives med annan dato. Oppgi utskriftsmal og {{btn|OK}}.
−
Select possible test print. Today&apos;s date is suggested as credit invoice date, but it can be overwritten. Select printing template and then OK.
  
   
−
[[Category:PRO-IN-EN]] [[Category:Manuals]] [[Category:PRO]]
 +
[[Category:PRO-IN-NO]] [[Category:Manuals]] [[Category:PRO]]

Latest revision as of 14:17, 15 September 2021


Denne manual beskriver prosjektfakturering. Fra forberedelse og justering til utskrift av ferdig faktura. Den dekker også akontofakturering, sammenslåing av fakturaer til samlefaktura, fakturering i utenlandsk valuta og att lage en kreditnota. Dertil beskriver den noen av de vanligste parameterer innenfor fakturering.

Forberedelser

Kontroller i avstemmingslisten i Prosjekter: Rapporter, Avstemming tid at alle har ført inn timene sine. Oppdater Honorar, Innkjøp og Øvrigt i Prosjekter: Registrering, korrigering og oppdatering, derson dere ikkek har automatisk oppdatering.

Skap faktura

En faktura består av en fakturatekst og et fakturainnhold som må stemme overens før fakturaen kan skrives ut.

Faktureringsprosedyren ser litt forskjellig ut avhengig av hvilken type fakturaen er og dersom fakturafliken i Prosjekt: Spørsmål anvendes eller ikke (se separate avsnitt)


Skap faktura der fakturatekst finnes

Fakturering gjøres i Prosjekt: Fakturering og justering. Fliken Fakturaer er rød da det finnes en eller flere skapte fakturatekster i Prosjekter: Spørsmålog hvis det finns fakturaer på et prosjekt som ikke er utskrevne.

Gå inn på fliken Fakturaer, marker en faktura og velg Åpne.

Innhold

Velg faktuasort "Faktura". Åpne fliken Innhold og se hvordan lagret til prosjektet er inndelt i Honorar, Innkjøp, Øvrigt og Akonto. Avkryss de rader som skal inngå i fakturaen. Hele lagerbeløpet på den raden blir da flyttet til kolonnen Denne fakt. Dersom ikke alt skal faktureres, er det mulig å delfakturere ved å markere raden og klikke på Endre beløp. Angi det beløp som skal faktureres.Du kan fordype deg på medarbeidere, kategori, kode og periode.

Avkryss alle Krysser av alle fakturarader og flytter beløpene til Denne fakt
Fjern kryss fra alle Fjerner kryss fra alle fakturarader.
Endre beløp Lagre beløp igjen i lager ved å minske beløpet. Angi hva som ska faktureres, resterende beløp blir igjen i lager.
Forfakturering Anvendes bare dersom s.k forfakturering er tillatt (parameterinnstilling). Angi forfaktureringskoden (hvis den ikke er forinnstilt) og beløp som må faktureres.


Justering

Eventuelle justeringer lages av det opparbeidede lagret for at få balanse mellom lagernivåene og hva som ska faktureres. Justeringa innebærer en opp- eller nedskrivning av lagret.

Dersom fakturaen er åpen, klikk på Juster. I prosjektlisten lages justering ved å klikke på Ny justering. Gjør deretter i følge et av alternativene neden.

Fordypning

Du kan endre på summeringene og fordype deg på en enkelt rad med dobbeltklikk. På den måten kan du velge det du vil justere, dersom du ikke ønsker en proporsjonell justering.

Endre beløp Marker en rad og klikk på Endre beløp. Angi det beløp (+/-) som skal justeres, eller skriv inn det beløp som skal bli igjen i feltet Lager. Marker flere rader dersom justeringar skal lages i proporsjon molager/registrert.Valget påviker underliggende nivåer.

Justering uten lager eller registrert

Ny Dersom det ikke finnes noe lager eller registrert på prosjektet, eller hvis en justering skal peke på annet enn lager/registrert, må du anvende denne funksjon for å gjøre en justering. Angi medarbeider, kode, periode og beløp.
Kommentar Mulighet for å skrive en justeringskommentar.
Bokføringsdato Obligatorisk dato for justeringer.

Registrert Beløp som er innregistrert på prosjektet.
Justert Viser hva som totalt er justert på prosjektet.
Lager 1 Viser alt som er registrert og justert, men ikke fakturert.
Fakturert Viser hva som er fakturert på prosjektet.
Ikke oppdatert Viser de beløper som er med i skapte, men ikke utskrevne fakturaer.
Lager 2 Viser Lager 1 minus Ikke oppdatert. . Justering Viser dersom det finns nye justeringer som ikke er lagrete.

Utskrift faktura

Da innholdet og teksten er ferdige, klikk på Lagre for å komme till fliken Fakturaer. Marker fakturaen og velg Utskrift. Flere fakturaer kan markeres (med hjelp av Ctrl-tasten) og udskrives samtidig.

Prøveutskrift Lag en prøveutskrift for å se at fakturaen blir slik du tenkt.
Fakt. dato Dagens dato foreslås. Dersom du skriver ut flere foreslår datoen til den førrige fakturaen.
Forf. dato Hentes fra prosjektets betalingsbetingelser men kan skrivas över.
Regnskapsdato Dagens datum föreslås.Dersom du skriver ut flere foreslår datoen til den førrige fakturaen.
Generell fakturatekst Her kan du skrive en generell fakturatekst. Dersom du skriver ut flere fakturaer samtidig, kommer teksten med på alle.
Utskriftsmal Velg selskapets utskriftsmal for fakturaer

Skap faktura utan ferdig tekst

Faktureringen gjøres i Prosjekter: Fakturering og justering. Gå enten til fliken Fakturaer og velg Nyfor at skape en ny faktura, eller lag et utvalg i fliken Prosjekt. Begrens prosjektlisten sin størrelse med følgende utvalg:


Minste lagerbeløp Lagret kan begrenses med et minste lagerbeløp.
Lager 2 Viser det totale lagret minus de beløper som er initierte i andre fakturaer.
Status Projektet sin status – velg blant alle, aktive, faktura initiert, akonto initiert, samlefaktura initiert.
Fakturaer finnes Velg mellom ingen, påbegynte og ferdige.
Stoppes Viser prosjekter som er markerte med Stoppes i Prosjekter: Spørsmål. Stoppes anvendes av prosjektledere da de vil melde til økonomiavdelingen, at prosjektet er ferdig for fakturering og lukning

Bestem hvilke kolonner som skal vises i prosjektlisten ved å klikkepå symbolet > til høyre (lagres på brukeren).


Vis prosjekt Link til Prosjekter: Spørsmål sitt analysebilde. Under fliken Grunnopplysninger kan du endre prosjektinformasjon.
Prøvefaktura Viser hva som ligger i lager på prosjektet på en fakturautskrift.
Ny justering Eventuelle justeringer av det opparbeidete lagret, slik at lagernivåene stemmer overens med hva som skal faktureres. Justering innebærer enten en nedskrivning eller oppskrivning av lagret (se videre beskrivelse under overskriften Justering).
Ny faktura Her begynner du arbeidet med å lage en ny faktura, hvis fakturateksten ikke er skapt i Prosjekter/Spørsmål.
Endre status Stopp, hvil eller aktiver prosjekter. Lagernivået må være 0 før et prosjekt kan stoppes. Der får ikke heller være uavregnet akonto, ikke oppdatert tid eller innkjøp på prosjektet.

Velg Ny faktura for å skape en ny faktura, følg beskrivelsen over Innhold og Justering og skap en fakturatekst med hjelp av beskrivelsen neden.

Tekst

Utfyll enten din egen tekst og beløp eller bruk et tekstforslag. Forslaget kan endres. Du kan legge til egne rader, delsummeringer og skrive inn ny tekst og beløper.

Skap tekst Velg mellom å hente opp det lager som finnes på prosjektet, fakturere ut fra budsjett eller ut fra fakturaens innhold.

Hvis du velger budsjett og der finnes flere, velg en av de, ellerr velger du beløpene fra lager eller grunnet på fakturainnhold.

Detaljeringsnivå Velg hvor detaljert fakturaen skal være for innkjøp, honorar og øvrigt. Velg OK for å se resultatet
Delsummer Bestem hvis beløpene ska delsummeres.
Hent tekst Dersom fakturaen skal likne på en tidligere faktura kan du hente tekst fra en gammel faktura og deretter gjøre eventuelle korrigeringer i teksten.
Anvisning Prosjektlederne kan skrive anvisninger i Prosjekt: Spørsmålsom et komplement til fakturateksten, som støtte for økonomiavdelingen. Anvisningen vises ikke på fakturaen, men i spørsmålsprogrammet under Analyse-fliken, pr. faktura
Faktureringsavgift Avkryss, dersom faktureringsgebyr er innstilt og skal komma med på fakturaen.

Skap akontofaktura

Under fliken Akonto kan et beløp som skal forfaktureres registreres as registreras som omfattning. Angi det beløb som ska faktureras i Denne fakt. Akonto kan faktureres sammen med beløb fra lager i en og samme faktura.

Dersom akonto oppdelt på honorar, innkjøp og øvrig er innstillt i parametrene, deles det opp. Oppdelinga kan siden vises i rapporter.

Akontoavregning I fliken A-conto fylls det belopp i som ska avräknas i fältet Avräkning, eller om allt ska avräknas används knappen Avräkna allt. Under flikarna Arvode, Inköp och Övrigt anges vad acontot ska avräknas mot med samma tillvägagångssätt som när en vanlig faktura skapas.

Skap samlefaktura

Samlefakturering innebærer at flere prosjekter faktureres i én og samme faktura. For dette kreves:

  • At prosjektene har samme kundekode.
  • At prosjektene har samme kundenummer.
  • At samlefakturering er tillatt på prosjektene.
  • At prosjektene har samme faktureringsvaluta ved utskriftstidspunktet.

Gå inn på et av prosjektene som inngår i samlefakturaen og velg Fakturasort Samlefaktura i fliken med samme navn. Hent deretter opp de prosjekter som skal inngå i fakturaen, ikke glem å angi den fakturaen som du er inne i, i fliken Samlefaktura. Under Innhold ser du lagrene til alle inngående prosjekter. Angi hva som ska faktureres. Velg Fordypning for å skulle se innholdet til de ulike prosjektene.

Husk at eventuelle justeringer på prosjektene må lages før de legges inn som samlefaktura. Gjør en justering ved å markere et prosjekt i søkelisten i Prosjekt-fliken og velg Ny justering (les videre under overskriften Justering).

Slå sammen fakturaer

Et alternativ til samlefakturaer er at fakturaene lages i orden hver for sig, og slås siden sammen. Denne måte er bra f eks ved forfakturering, eller da prosjektlederne har skapt fakturatekst i Projekter: Spørsmål, da samlefakturering ikke er mulig å lage. Fremgangsmåten er den samme som for vanlig faktura (se tidligere avsnitt). Marker fakturaene hvornår de er ferdige og klikk på knappen Slå sammen. Angi hvilket prosjekt fakturaene skal slås sammen til. I fliken Tekst har det nu skapts en seksjon pr. prosjekt, med prosjektkode og benevnelse som overskrift for hvert seksjon. Teksten kan redigeres.

Fakturaer i utenlandsk valuta

Fakturavalutan kan velges på prosjektett i System: Grunnregister/PRO/Kunder og prosjekter, flik Fakturering. Valutakursen oppdateres i System: Grunnregister/Generelt/Valutaer På selve fakturaen skriver kun fakturateksten i den utenlandske valutaen. Fakturainnholdet er alltid i grunnvalutaen til selskapet. Marathon omregner beløpene i følge dagens valutakurs. På fakturaen vises beløpene på ulike måter i ulike fliker. I tekstfliken vises beløpene oppe til høyre i faktureringsvalutaen. I flikene for fakturainnhold/honorar, innkjøp, øvrigt og akonto vises alle beløp, inklusive teksten i grunnvalutaen. Mindre differanser mellom tekst og innhold er tillatt på fakturaer i utenlandsk valuta, da valutakursen kan endres fra en dag til en annen. parameteren for å innstile differansegrensen finnes i System: Grunnregister/PRO/Parametre fliken Fakturering: Maks. valutadiff på utenlandsk fakturatekst.


Parametrer


Krediterer

Her kan du angi ett kreditnotanummer som refererer til en faktura.

Fakturakunde

Hvis prosjektet har en annen fakturaadresse enn hva som står på kunden, bruk en "fakturakunde". Fakturakunde kan hentes på prosjektet fra fliken Parametrer. Fakturakunder opprettes i System: Grunnregister/PRO/Fakturakunder og får egne kundenummer i kundereskontroen.


Periode

Dersom du vil fordele honorar, innkjøp og øvrigt over en periode, veg en periode i fliken Parametrer. Husk, at du må ha en konto for periodiseringer innlagt i System: Grunnregister/PRO/Parametrer, i fliken Fakturering.

Faktureringsgebyr

Dersom dere benytter faktureringsgebyr, kryss av dette felt for at det skulle med på denne faktura

Referansenummer

Referansenummer hentes fra prosjektet men kan endres på enkelte fakturaer.


Gjenutskrift faktura

I fliken Utskrevne fakturaer kan du skrive ut fakturaen din på nytt.

Kun egne Viser fakturer som den innloggete brukeren har skrevet ut.
Gruppe Velg, hvis du bare vil se en gruppe sine fakturaer.
Utskrift Skriver ut markert faktura på nytt.

Velg hvilke fakturaer som skal vises i menyen, etter utskrivningsdato. Bruk feltet Hurtigsøk for fritekstsøking.

Krediter faktura

Fakturaer krediteres under fliken Utskrevne fakturaer. Hent fakturaen i listen og klikk på Krediter. En ny faktura skapes, likedan som den opprinnelige, men i kredit.


Velg hvis du vil ha Prøveutskrift eller ikke. Dagens dato foreslås som dato for kreditnotaen, men kan overskrives med annan dato. Oppgi utskriftsmal og OK.

Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Invoicing/nb&oldid=67659"