Difference between revisions of "Time report approval/fi"

From Marathon Documentation
Jump to: navigation, search
(Created page with "== Yleistä ==")
 
(64 intermediate revisions by 2 users not shown)
Line 1: Line 1:
  +
−
__FORCETOC__
  
  +
<htmltag tagname="style">p a.image{border:1px rgb(0,0,0) solid;box-sizing:content-box;}</htmltag>
   
 
== Yleistä ==
  
== Yleistä ==
   
  +
Marathonin voi asettaa niin, että esihenkilöt hyväksyvät työntekijöiden aikaraportit. Ohjelman voi myös asettaa niin, ettei aikaraportteja voi päivittää talousosastolle, ellei niitä ole hyväksytty.
−
Approval of time reports is useful when a head of department shall approve her/his group's time reports. The system can be set such, that only approved time reports can be updated.
  
   
−
== Get started ==
 +
== Valmistelut ==
   
  +
Tarkista, että kaikilla hyväksyjillä on valtuudet Aikaraporttien hyväksyntäohjelmaan. Valtuusmatriisi löytyy ohjelmasta Järjestelmä/Valtuudet kohdassa Projektihallinta/Rekisteröinti/Aikaraporttien hyväksyntä ja Aikaraporttien valvonta.
−
Set the authorizations such that the approvers have access to Approval of time reports. That is done in {{pth|Administration|Authorization/Project accounting/Registration/Approval of time reports}}.
  
  +
Aseta seuraavat parametrit Perusrekistereissä/PRO/Parametrit:
   
  +
{| class=mandeflist
−
Select then whether the approving shall be per Group or per Working team. This is done in {{pth|System|Base registers/PRO/Parameters}}, tab {{tab|Fee}}.
  
  +
!Aikaraporttien hyväksyntä per
  +
|Valitse hyväksyntä ryhmä- tai työtiimikohtaisesti. Raportoidut mutta ei hyväksytyt päivät
  +
|-
  +
!Hyväksyntä- erota työkoodeja
  +
|Tässä voit erotella yksittäisiä työkoodeja, joita voit nähdä erillissä sarakkeissa aikaraporttin valvonnassa
  +
|-
  +
!Hyväksyntä- Päivitä vain hyväksymättömät päivät
  +
|Jos päivitätte aikaraportteja käsin, voit valita asetuksen, joka päivittää vain hyväksyttyjä aikaraportteja.
  +
|}
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-grafik2.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-FI-grafik2.png}}
   
−
There is also possibility to choose specific fee codes to appear in separate columns in the time report approval function, and to set up so that only approved time reports can be updated.
  
   
−
== Authorization ==
 +
== Valtuudet ==
   
  +
Määrittele hyväksyjän valtuudet käyttäjärekisterissä Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Hyväksyntä. Alla olevassa esimerkissä käyttäjällä on valtuudet hyväksyä ryhmätasolla.
−
Select the groups/working teams that the user shall be authorized to approve in {{pth|System|Base registers/General/Users}}. In the example below, Group is selected.
  
  +
Valtuuksia hyväksyntään voidaan myös rajoittaa koskemaan määrättyä aikaa.
   
  +
Rasti ruudussa Kaikki tarkoittaa, että kaikki työntekijät ovat valittavissa, riippumatta ryhmä- tai työryhmäkuuluvuudesta.
   
  +
Ohjelmassa Aikaraporttien hyväksyntä voit määritellä mitä ryhmiä/työryhmiä ko. henkilö saa hyväksyä. Hyväksyjä näkee vain oman ryhmänsä aikaraportit.
−
If the box All is checked, all employees regardless of group or working team are selectable.
  
  +
Valtuuden hyväksyntään voi myös delegoida lähimmälle esihenkilölle.Se valitaan käyttäjärekisterissä, välilehdellä Muut.
   
  +
{{ExpandImage|PRO-ATD-FI-Bild1.png}}
−
In the program Approval of time reports the approver can then select group/working team. In the example below, group has been set in the parameters. The approver can only see groups that she/he is authorized to.
  
   
  +
== Aikaraporttien hyväksyntä projektiosiossa ==
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild1.png}}
  
   
  +
Aikaraporttien hyväksyntäohjelma löytyy Projektiosiosta. Vuosi ja kuukausi on ilmoitettava kentässä Kuukausi, muuten lista on tyhjä.
−
== Approval of time reports in Frontoffice ==
  
  +
JOs tyäntekijän kalenteru alkaamyöhemmin kuin valittu kuukausi, työntekijää ei näy listassa, vaikka hänellä olisi aikaa raportoituna päiville ilman raportointivaatimusta.
   
  +
{{ExpandImage|PRO-ATD-FI-Bild2.png}}
−
The program for approving time reports is in Frontoffice: Project. Select year and month, and the employees will appear in the list.
 
   
  +
Sarakkeet:
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild2.png}}
  
−  
−
Description of the columns:
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Käsittelemättömät
−
!Not handled days
  
  +
|raportoidut päivät, joita vielä ei ole käsitelty
−
|days that are reported but not approved
  
  +
|-
  +
!Raportoimattomia päiviä
  +
|ei raportoidut, tai vajaat/keskeneräiset päivät
 
|-
  
|-
  +
!Hyväksytyt päivät
−
!Not reported days
  
  +
|käsitellyt päivät, jotka ovat hyväksyttyjä
−
|days that doesn't fill the time requirements or are marked as ready
  
 
|-
  
|-
  +
!Ei hyväksytyt päivät
−
!Approved days
  
  +
|käsitellyt päivät, joita ei ole hyväksytty
−
|days that are approved and OK
  
 
|-
  
|-
  +
!Muutettuja päiviä
−
!Not approved days
  
  +
|näyttää, mikäli käsiteltyjen päivien aikaraportteja on muutettu
−
|days that are approved as Not OK
  
 
|-
  
|-
  +
!Lähin esimies
−
!Changed day exists
  
  +
|Lähin esimies, joka voi hyväksyä.
−
|shows if a day has been changed after its approval
  
 
|}
  
|}
   
  +
Muut toiminnot:
−
Other functions:
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Muistuta aikaraportoitsijoita
−
!Remind time reporters
  
  +
|Ajan raportoijat, joilla on hyväksymättömiä päiviä, saavat sähköpostiviestin
−
|An e-mail is sent to time reporters who have Not OK days
  
 
|-
  
|-
  +
!Muistuta hyväksyjiä
−
!Printout
 
  +
|Hyväksyjät saavat muistutuksen sähköpostilla
−
|You can print out time reports. A special print template is required, contact Kalin Setterberg for further information.
  
 
|-
  
|-
  +
!Tulostus
−
!Reconciliation
  
  +
|Voit tulostaa aikaraportteja. Tarvitset erillisen tulostusmallin sitä varten, lisätietoja saat Kalin Setterbergiltä.
−
|An overview of all employees' calendars. This list is the same as in Backoffice: Project accounting/Reconciliation Time.
  
  +
|-
  +
!Tarkistuslista
  +
|Katsaus kaikkien työntekijöiden kalendaarioon. Lista on sama kuin Projektiosion raporteissa oleva Tarkistuslista aika.
 
|}
  
|}
   
  +
== Tarkista aikaraportti ==
−
== To look at a time report ==
  
   
  +
Valitse työntekijä ja Avaa, nähdäksesi hänen aikaraporttinsa.
−
Select an employee and see her/his report by clicking Open. The following view is shown:
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild3.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-FI-Bild3.png}}
   
  +
Sarakkeet hakevat tiedot seuraavasti:
−
The above columns fetch information from:
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Ulkoiset projektit
−
!External projects
  
  +
|Projektit lajeista E (ulkoiset), G (konsernin sisäiset) ja J (spekula/kilpailuprojektit)
−
|Projects with project type E (external), G (group) and J (speculation)
  
 
|-
  
|-
  +
!Sisäiset projektit
−
!Internal projects
  
  +
|Projektilaji I (sisäinen)
−
|Projects with project type I (internal)
  
 
|-
  
|-
  +
!Sisäinen aika
−
!Internal time
 
  +
|Kustannuskategoria 90 (ei projektiin liittyvä)
−
|Cost category 90 (not project related)
  
 
|-
  
|-
−
!Illness
+
!Sairaus
  +
|Kustannuskategoria 96
−
|Cost category 96
  
 
|-
  
|-
  +
!Loma
−
!Vacation
  
  +
|Kustannuskategoria 93
−
|Cost category 93
  
 
|-
  
|-
  +
!Muu poissaolo
−
!Other absence
 
−
|Cost category 91, 92, 94, 95, 97 and 98
 +
|Kustannuskategoriat 91, 92, 94, 95, 97 ja 98
 
|-
  
|-
  +
!Yhteensä
−
!Total
  
  +
|Näyttää raportoitujen tuntien kokonaismäärän
−
|Shows reported hours in total
  
 
|-
  
|-
  +
!Kalendaario
−
!Calendar
  
  +
|Näyttää työntekijän raportointivaatimuksen
−
|Shows the reporting requirement of the employee
  
 
|-
  
|-
  +
!Hyväksyntä
−
!Approval
 
  +
|Näyttää käsitellyt päivät, hyväksyntästatuksesta riippumatta. Kentässä näkyy käyttäjä ja hyväksynnän aika.
−
|Shows daysy that are handled, i.e. OK or not OK. The field is labelled with user and time of approval.
  
 
|-
  
|-
  +
!Kommentti
−
!Comment
  
  +
|Mahdollisuus hyväksyntäkommenttiin.
−
|Field for optional approval comment.
  
 
|-
  
|-
 
|}
  
|}
   
  +
Voit avata yksittäisen päivän ja katsoa mille projekteille ja työkoodeille tunnit on viety:
−
You can open a single day in order to see what projects and codes the hours have been reported on:
  
   
−
== Approve ==
 +
== Hyväksyntä ==
   
  +
Voit hyväksyä yksittäisiä päiviä merkitsemällä ne ja sen jälkeen painamalla toimintaa Hyväksy päiviä,tai Hyväksy kuukausi, jos haluat hyväksyä kuukauden kerrallaan. Näet alla olevan ruudun, rastita vaihtoehto ja kirjoita kommentti (valinnainen):
−
You can approve single days by marking them and then pressing Approve days, or a complete month by pressing Approve month. In both cases the box shown below opens, where you can approve or disapprove a day and write a comment:
  
   
  +
Voit avata yhden päivän raportin ja hyväksyä sen myös suoraan.
−
You can also open a time report for one specific day and approve it. A day that is not OK is shown in Marathon Time, crossed:
  
  +
Päivä, jota et hyväksy, merkitään Marathon Tidin almanakassa rastilla:
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild4.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-FI-Bild4.png}}
   
  +
== Ilmoita työntekijälle ei-hyväksytyistä päivistä ==
−
== Notification to employee ==
  
   
  +
Voit ilmoittaa ei-hyväksytyistä päivistä työntekijöille. Käytä toimintoa Muistuta aikaraportoitsijoita työntekijälistassa.
−
You can send an e-mail to an employee with days that are not OK. Click on Remind time reporters in the list of employees, the following confirmation is shown:
  
   
  +
'''Tulostus'''
−
{| class=mandeflist
  
−
!Print
  
−
|
  
−
|}
  
   
  +
Toiminnalla Tulostus voit tulostaa valitun kuukauden ja ryhmän kaikki aikaraportit. Tarvitset tähän tulostusmallin- ota yhteys Kalin Setterbergiin tilataksesi.
−
You can print a list of all time reports for the selected month with the Print function. Note, that you need a print template for that, contact Kalin Setterberg to order one.
  
   
−
= Changes =
 +
= Muutokset =
   
  +
Jos työntekijä muuttaa aikaraporttiaan päivänä, joka jo on käsitelty, se näyy kahdella tavalla. Sarakkeessa Muutettuja päiviä on punainen rasti
−
If an employee changes her/his time report on a day that already is approved, it is shown in two ways: With a red cross in the column Changed:
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild6.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-FI-Bild6.png}}
   
  +
Ja työntekijän aikaraportissa hyväksyntäohjelmassa sarakkeen Hyväksyntä teksti on punaisella:
−
In the employee's time report in the approval, the text in the Approval column turns red:
  
   
−
{{ExpandImage|PRO-ATD-EN-Bild5.png}}
 +
{{ExpandImage|PRO-ATD-FI-Bild5.png}}
   
  +
= Aikaraporttien hyväksynnän seuranta =
−
= Backoffice watch list =
  
   
  +
Hyväksynnän seurannassa taloushallinnon henkilöt voivat seurata aikaraporttien hyväksyntää. Kappaleessa Aikaraporttien hyväksyntä mainittujen toimintojen lisäksi tässä ohjelmassa voi lähettää muistutuksen hyväksyjälle.
−
In the watch list for time reports, the accounting staff can monitor the time report approvals. Additionally to functions described in Approval of time reports in Frontoffice here is a function fo reminding approvers:
  
   
 
{| class=mandeflist
  
{| class=mandeflist
  +
!Muistuta hyväksyjä
−
!Remind approvers
 
  +
|Lähettää muistutusviestin hyväksyjille, joilla on käsittelemättömiä päiviä kaudessa. Rastita kukin hyväksyjä. Ohjelman oletusarvona on kaikki hyväksyjät rastitettu.
−
|Sends a reminder mail to approvers with not handled days during a period. Select approvers with checking the box on a rpw. All approvers are selected by default.
  
 
|}
  
|}
   
−
[[Category:PRO-ATD-EN]]
 +
[[Category:PRO-ATD-FI]]
  +
  +
[[Category:Projects]]
  +
 
[[Category:Manuals]]
  
[[Category:Manuals]]

Latest revision as of 13:54, 5 May 2023

Yleistä

Marathonin voi asettaa niin, että esihenkilöt hyväksyvät työntekijöiden aikaraportit. Ohjelman voi myös asettaa niin, ettei aikaraportteja voi päivittää talousosastolle, ellei niitä ole hyväksytty.

Valmistelut

Tarkista, että kaikilla hyväksyjillä on valtuudet Aikaraporttien hyväksyntäohjelmaan. Valtuusmatriisi löytyy ohjelmasta Järjestelmä/Valtuudet kohdassa Projektihallinta/Rekisteröinti/Aikaraporttien hyväksyntä ja Aikaraporttien valvonta. Aseta seuraavat parametrit Perusrekistereissä/PRO/Parametrit:

Aikaraporttien hyväksyntä per Valitse hyväksyntä ryhmä- tai työtiimikohtaisesti. Raportoidut mutta ei hyväksytyt päivät
Hyväksyntä- erota työkoodeja Tässä voit erotella yksittäisiä työkoodeja, joita voit nähdä erillissä sarakkeissa aikaraporttin valvonnassa
Hyväksyntä- Päivitä vain hyväksymättömät päivät Jos päivitätte aikaraportteja käsin, voit valita asetuksen, joka päivittää vain hyväksyttyjä aikaraportteja.


Valtuudet

Määrittele hyväksyjän valtuudet käyttäjärekisterissä Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Hyväksyntä. Alla olevassa esimerkissä käyttäjällä on valtuudet hyväksyä ryhmätasolla. Valtuuksia hyväksyntään voidaan myös rajoittaa koskemaan määrättyä aikaa.

Rasti ruudussa Kaikki tarkoittaa, että kaikki työntekijät ovat valittavissa, riippumatta ryhmä- tai työryhmäkuuluvuudesta.

Ohjelmassa Aikaraporttien hyväksyntä voit määritellä mitä ryhmiä/työryhmiä ko. henkilö saa hyväksyä. Hyväksyjä näkee vain oman ryhmänsä aikaraportit. Valtuuden hyväksyntään voi myös delegoida lähimmälle esihenkilölle.Se valitaan käyttäjärekisterissä, välilehdellä Muut.

Aikaraporttien hyväksyntä projektiosiossa

Aikaraporttien hyväksyntäohjelma löytyy Projektiosiosta. Vuosi ja kuukausi on ilmoitettava kentässä Kuukausi, muuten lista on tyhjä. JOs tyäntekijän kalenteru alkaamyöhemmin kuin valittu kuukausi, työntekijää ei näy listassa, vaikka hänellä olisi aikaa raportoituna päiville ilman raportointivaatimusta.

Sarakkeet:

Käsittelemättömät raportoidut päivät, joita vielä ei ole käsitelty
Raportoimattomia päiviä ei raportoidut, tai vajaat/keskeneräiset päivät
Hyväksytyt päivät käsitellyt päivät, jotka ovat hyväksyttyjä
Ei hyväksytyt päivät käsitellyt päivät, joita ei ole hyväksytty
Muutettuja päiviä näyttää, mikäli käsiteltyjen päivien aikaraportteja on muutettu
Lähin esimies Lähin esimies, joka voi hyväksyä.

Muut toiminnot:

Muistuta aikaraportoitsijoita Ajan raportoijat, joilla on hyväksymättömiä päiviä, saavat sähköpostiviestin
Muistuta hyväksyjiä Hyväksyjät saavat muistutuksen sähköpostilla
Tulostus Voit tulostaa aikaraportteja. Tarvitset erillisen tulostusmallin sitä varten, lisätietoja saat Kalin Setterbergiltä.
Tarkistuslista Katsaus kaikkien työntekijöiden kalendaarioon. Lista on sama kuin Projektiosion raporteissa oleva Tarkistuslista aika.

Tarkista aikaraportti

Valitse työntekijä ja Avaa, nähdäksesi hänen aikaraporttinsa.

Sarakkeet hakevat tiedot seuraavasti:

Ulkoiset projektit Projektit lajeista E (ulkoiset), G (konsernin sisäiset) ja J (spekula/kilpailuprojektit)
Sisäiset projektit Projektilaji I (sisäinen)
Sisäinen aika Kustannuskategoria 90 (ei projektiin liittyvä)
Sairaus Kustannuskategoria 96
Loma Kustannuskategoria 93
Muu poissaolo Kustannuskategoriat 91, 92, 94, 95, 97 ja 98
Yhteensä Näyttää raportoitujen tuntien kokonaismäärän
Kalendaario Näyttää työntekijän raportointivaatimuksen
Hyväksyntä Näyttää käsitellyt päivät, hyväksyntästatuksesta riippumatta. Kentässä näkyy käyttäjä ja hyväksynnän aika.
Kommentti Mahdollisuus hyväksyntäkommenttiin.

Voit avata yksittäisen päivän ja katsoa mille projekteille ja työkoodeille tunnit on viety:

Hyväksyntä

Voit hyväksyä yksittäisiä päiviä merkitsemällä ne ja sen jälkeen painamalla toimintaa Hyväksy päiviä,tai Hyväksy kuukausi, jos haluat hyväksyä kuukauden kerrallaan. Näet alla olevan ruudun, rastita vaihtoehto ja kirjoita kommentti (valinnainen):

Voit avata yhden päivän raportin ja hyväksyä sen myös suoraan. Päivä, jota et hyväksy, merkitään Marathon Tidin almanakassa rastilla:

Ilmoita työntekijälle ei-hyväksytyistä päivistä

Voit ilmoittaa ei-hyväksytyistä päivistä työntekijöille. Käytä toimintoa Muistuta aikaraportoitsijoita työntekijälistassa.

Tulostus

Toiminnalla Tulostus voit tulostaa valitun kuukauden ja ryhmän kaikki aikaraportit. Tarvitset tähän tulostusmallin- ota yhteys Kalin Setterbergiin tilataksesi.

Muutokset

Jos työntekijä muuttaa aikaraporttiaan päivänä, joka jo on käsitelty, se näyy kahdella tavalla. Sarakkeessa Muutettuja päiviä on punainen rasti

Ja työntekijän aikaraportissa hyväksyntäohjelmassa sarakkeen Hyväksyntä teksti on punaisella:

Aikaraporttien hyväksynnän seuranta

Hyväksynnän seurannassa taloushallinnon henkilöt voivat seurata aikaraporttien hyväksyntää. Kappaleessa Aikaraporttien hyväksyntä mainittujen toimintojen lisäksi tässä ohjelmassa voi lähettää muistutuksen hyväksyjälle.

Muistuta hyväksyjä Lähettää muistutusviestin hyväksyjille, joilla on käsittelemättömiä päiviä kaudessa. Rastita kukin hyväksyjä. Ohjelman oletusarvona on kaikki hyväksyjät rastitettu.
Retrieved from "https://wikidoc.kase.se/index.php?title=Time_report_approval/fi&oldid=76507"