Aikaraporttien hyväksyntä

---

Yleistä

Marathonin voi asettaa niin, että esihenkilöt hyväksyvät työntekijöiden aikaraportit. Ohjelman voi myös asettaa niin, ettei aikaraportteja voi päivittää talousosastolle, ellei niitä ole hyväksytty.

Valmistelut

Tarkista, että kaikilla hyväksyjillä on valtuudet Aikaraporttien hyväksyntäohjelmaan. Valtuusmatriisi löytyy ohjelmasta Järjestelmä/Valtuudet kohdassa Projektihallinta/Rekisteröinti/Aikaraporttien hyväksyntä ja Aikaraporttien valvonta. Aseta seuraavat parametrit Perusrekistereissä/PRO/Parametrit:

Aikaraporttien hyväksyntä per	Valitse hyväksyntä ryhmä- tai työtiimikohtaisesti. Raportoidut mutta ei hyväksytyt päivät
Hyväksyntä- erota työkoodeja	Tässä voit erotella yksittäisiä työkoodeja, joita voit nähdä erillissä sarakkeissa aikaraporttin valvonnassa
Hyväksyntä- Päivitä vain hyväksymättömät päivät	Jos päivitätte aikaraportteja käsin, voit valita asetuksen, joka päivittää vain hyväksyttyjä aikaraportteja.

Valtuudet

Määrittele hyväksyjän valtuudet käyttäjärekisterissä Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Hyväksyntä. Alla olevassa esimerkissä käyttäjällä on valtuudet hyväksyä ryhmätasolla. Valtuuksia hyväksyntään voidaan myös rajoittaa koskemaan määrättyä aikaa.

Rasti ruudussa Kaikki tarkoittaa, että kaikki työntekijät ovat valittavissa, riippumatta ryhmä- tai työryhmäkuuluvuudesta.

Ohjelmassa Aikaraporttien hyväksyntä voit määritellä mitä ryhmiä/työryhmiä ko. henkilö saa hyväksyä. Hyväksyjä näkee vain oman ryhmänsä aikaraportit. Valtuuden hyväksyntään voi myös delegoida lähimmälle esihenkilölle.Se valitaan käyttäjärekisterissä, välilehdellä Muut.

Aikaraporttien hyväksyntä projektiosiossa

Aikaraporttien hyväksyntäohjelma löytyy Projektiosiosta. Vuosi ja kuukausi on ilmoitettava kentässä Kuukausi, muuten lista on tyhjä. JOs tyäntekijän kalenteru alkaamyöhemmin kuin valittu kuukausi, työntekijää ei näy listassa, vaikka hänellä olisi aikaa raportoituna päiville ilman raportointivaatimusta.

Sarakkeet:

Käsittelemättömät	raportoidut päivät, joita vielä ei ole käsitelty
Raportoimattomia päiviä	ei raportoidut, tai vajaat/keskeneräiset päivät
Hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, jotka ovat hyväksyttyjä
Ei hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, joita ei ole hyväksytty
Muutettuja päiviä	näyttää, mikäli käsiteltyjen päivien aikaraportteja on muutettu
Lähin esimies	Lähin esimies, joka voi hyväksyä.

Muut toiminnot:

Muistuta aikaraportoitsijoita	Ajan raportoijat, joilla on hyväksymättömiä päiviä, saavat sähköpostiviestin
Muistuta hyväksyjiä	Hyväksyjät saavat muistutuksen sähköpostilla
Tulostus	Voit tulostaa aikaraportteja. Tarvitset erillisen tulostusmallin sitä varten, lisätietoja saat Kalin Setterbergiltä.
Tarkistuslista	Katsaus kaikkien työntekijöiden kalendaarioon. Lista on sama kuin Projektiosion raporteissa oleva Tarkistuslista aika.

Tarkista aikaraportti

Valitse työntekijä ja Avaa, nähdäksesi hänen aikaraporttinsa.

Sarakkeet hakevat tiedot seuraavasti:

Ulkoiset projektit	Projektit lajeista E (ulkoiset), G (konsernin sisäiset) ja J (spekula/kilpailuprojektit)
Sisäiset projektit	Projektilaji I (sisäinen)
Sisäinen aika	Kustannuskategoria 90 (ei projektiin liittyvä)
Sairaus	Kustannuskategoria 96
Loma	Kustannuskategoria 93
Muu poissaolo	Kustannuskategoriat 91, 92, 94, 95, 97 ja 98
Yhteensä	Näyttää raportoitujen tuntien kokonaismäärän
Kalendaario	Näyttää työntekijän raportointivaatimuksen
Hyväksyntä	Näyttää käsitellyt päivät, hyväksyntästatuksesta riippumatta. Kentässä näkyy käyttäjä ja hyväksynnän aika.
Kommentti	Mahdollisuus hyväksyntäkommenttiin.

Voit avata yksittäisen päivän ja katsoa mille projekteille ja työkoodeille tunnit on viety:

Hyväksyntä

Voit hyväksyä yksittäisiä päiviä merkitsemällä ne ja sen jälkeen painamalla toimintaa Hyväksy päiviä,tai Hyväksy kuukausi, jos haluat hyväksyä kuukauden kerrallaan. Näet alla olevan ruudun, rastita vaihtoehto ja kirjoita kommentti (valinnainen):

Voit avata yhden päivän raportin ja hyväksyä sen myös suoraan. Päivä, jota et hyväksy, merkitään Marathon Tidin almanakassa rastilla:

Ilmoita työntekijälle ei-hyväksytyistä päivistä

Voit ilmoittaa ei-hyväksytyistä päivistä työntekijöille. Käytä toimintoa Muistuta aikaraportoitsijoita työntekijälistassa.

Tulostus

Toiminnalla Tulostus voit tulostaa valitun kuukauden ja ryhmän kaikki aikaraportit. Tarvitset tähän tulostusmallin- ota yhteys Kalin Setterbergiin tilataksesi.

Muutokset

Jos työntekijä muuttaa aikaraporttiaan päivänä, joka jo on käsitelty, se näyy kahdella tavalla. Sarakkeessa Muutettuja päiviä on punainen rasti

Ja työntekijän aikaraportissa hyväksyntäohjelmassa sarakkeen Hyväksyntä teksti on punaisella:

Aikaraporttien hyväksynnän seuranta

Hyväksynnän seurannassa taloushallinnon henkilöt voivat seurata aikaraporttien hyväksyntää. Kappaleessa Aikaraporttien hyväksyntä mainittujen toimintojen lisäksi tässä ohjelmassa voi lähettää muistutuksen hyväksyjälle.

Muistuta hyväksyjä	Lähettää muistutusviestin hyväksyjille, joilla on käsittelemättömiä päiviä kaudessa. Rastita kukin hyväksyjä. Ohjelman oletusarvona on kaikki hyväksyjät rastitettu.