Difference between revisions of "Expense reports startup/fi"
(Updating to match new version of source page) |
(Created page with "Kuvaus valmisteluista ennen kuluraporttien käyttöönottoa.") |
||
| Line 1: | Line 1: | ||
__FORCETOC__ |
__FORCETOC__ |
||
| + | Kuvaus valmisteluista ennen kuluraporttien käyttöönottoa. |
||
| − | Describes the preparations you must make in order for the Expense reporting to work properly. |
||
== Asetukset == |
== Asetukset == |
||
Latest revision as of 10:38, 30 October 2023
Kuvaus valmisteluista ennen kuluraporttien käyttöönottoa.
Asetukset
Parametrit
Aseta parametrit Perusrekistereissä/KP/Parametrit/Rekisteröinti/Korvattavat kulut.
| Velkatili kuluraportille | Ilmoita tili. Jos maksu lähetetään Marathonin kautta, varmista, että tili on integroitu Ostoreskontraan. Tilillä on myös oltava yhteys Tulosyksikköön (Perusrekisterit/KP/Tilit). |
|---|---|
| Alv ilmoitettava kulujen rekisteröinnissä | Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle alv- määrän |
| Ilmoita ostokoodi kulujen rekisteröinnissä | Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle ostokoodin, jos kyseessä on projektiosto. |
| Hae kp työntekijäryhmästä | Jos kululaskun velkatili vaatii kustannuspaikan ilmoittamisen, voit valita että se haetaan työntekijän ryhmän mukaan. |
| Lähimmän esimiehen hyväksyntä | Rastita, jos lähin esimies hyväksyy kululaskun. |
| Kulu suoraan hyväksyntään | Rastita ruutu, jos kululasku menee ensin lähimmän esimiehen hyväksyttäväksi ennen lopullista käsittelyä taloushallinnossa. Jos käyttäjätiedoissa on ilmoitettu lähimmän esimiehen nimi (Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Muuta), ja tämä ruutu rastitettu, lähin esimies näkee hyväksyttävän kululaskun ohjelmassa Projekti: Hyväksyntä.
Muussa tapauksessa kululasku menee ensin talousosastolle (Kirjanpito/Kululaskujen seuranta). Heidän rastitettuaan ruudun ”Valmis hyväksyttäväksi”, lähin esimies näkee laskun hyväksyntälistassaan. |
| Kirjaa vain lopullisesti hyväksytyt kulut | Rastita, jos vain kokonaan hyväksytyt kulut on mahdollista kirjata. |
Valtuudet
Valtuudet Korvattaviin kuluihin asetetaan ohjelmassa järjestelmä: Valtuudet, kohdassa Kirjanpito. Yhdistä valtuudet työntekijään käyttäjärekisterissä Perusrekistereissä/Yleistä/Käyttäjät, välilehdellä Valtuudet.
Tulosyksiköt
Perusta uudet tulosyksiköt ohjelmassa Perusrekisteri/KP/Tulosyksiköt. Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit
Kululajit
Käyttämällä kululajeja helpotat sekä kululaskun laatimista että sen kirjaamista. Laskun tekijä voi valita lajin tiputusvalikosta. Suosittelemme kuitenkin, että lajeja on rajoitettu määrä. Kululajeja hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisterit/KP/Kululajit
| Ohje | Jos kenttiin on kirjoitettu Teksti tai Määrä -ohjeita, kentistä tulee pakolliset kululaskun rekisteröinnissä. |
|---|---|
| Velkatili | Voit valita vaihtoehtoisen velkatilin, ellet halua käyttää parametreissa ilmoitettua tiliä. |
| Ostokoodi | Koodi on ilmoitettava, jos kulu koskee ulkoista projektia. |
| Vastatili projektiostoille | Harvoin käytetty asetus. Kun kulu rekisteröidään projektille, on mahdollista ilmoittaa vastatili kreditissä.
(Tili projektiostoille joka on ilmoitettu Perusrekistereissä/OR/Parametrit/Saapumisrekisteröinti veloitetaan automaattisesti). |
| Projekti pakollinen | Projektitiedon voi tehdä pakolliseksi kululaskuissa. |
Taulukkoon voit ilmoittaa kululajille tiliöintimallin. Voit joko tehdä yksinkertaisen mallin ilmoittamalla tilin, jota ohjelma ehdottaa kululaskua laatiessa. Voit myös tehdä monimutkaisempia malleja kirjauksen helpottamiseksi yhdistämällä esim. kiinteitä hintoja, kappalehintoja ja prosenttiosuuksia kokonaissummasta eri tileille.
Jos kuluriville ilmoitetaan projekti, se tiliöidään automaattisesti projektiostona riippumatta valitusta kululajista. Näin vältytään siltä, että projektiosto jäisi huomaamatta.
| Projektiosto |
|---|
Projektiostot tiliöidään parametreissa ilmoitetulle projektiostotilille ohjelmassa Perusrekisterit/OR/Parametrit, välilehti Saapumisrekisteröinti.
| Toimistotarvikkeet |
|---|
| Taksi |
| Sisäinen edustus |
Sisäisen edustuksen kirjaamisen yhteydessä on alv:n tiliöinti tehtävä käsin.
Kulujen maksatus
Maksu työntekijälle tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksaminen. Paras maksutapa on Pankkitili, ei ilmoitusta. Tarvitset seuraavat asetukset, jotta maksut onnistuisi:
| Toimittaja | Jos käytät Marathonia maksuun, on työntekijöiden oltava perustettuina toimittajarekisterissä (Perusrekisterit/OR/Toimittajat). Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit. |
|---|
Pakolliset kentät:
| Nimi | (välilehti Yleistä) |
|---|---|
| Postiosoite | (välilehti Yleistä) |
| Maksutapa | Pankkitili, ei ilmoitusta (välilehti Maksu) |
| Vastaanottajan tili | Koko tilinumero, clearingnumero mukaan luettuna, vain numeroita (välilehti Ulkomaan maksu) |
| Ostovelkatili | Velkatili kululaskulle (välilehti Muuta) |
| Tulosyksikkö | (välilehti Muuta) |
| Maksuehdotus | Tulosta maksuehdotus ohjelmassa Classic 03-60-01 ja valitse tili, joka kululajille on merkitty. Valitse maksutapa BK. |
Maksatus tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksu, joko ohjelmalla Maksut tai tiedostosiirrolla pankkiin.
