Media Taloushallinto

Laskutus

Laskutus tehdään Classicissa, 08-70-10.

Voit valita julkaisupäiväintervallin, suunnitelmanumerot, asiakkaan, asiakaskategorian, jne. laskuvalikoimaksi.

Juokseva lask.	Jos jätät kentän tyhjäksi, kaikki tulee laskulle riippumatta siitä, onko sopimuksessa valittu juokseva laskutus vai ei. Jos tahdot pelkästään laskuttaa ne suunnitelmat/määräimet, joilla sopimuksen mukaan on juokseva laskutus, kirjoita kenttään J.
Myös ei tark.	J kentässä tarkoittaa, että myös tarkistamattomat ilmoitukset tulevat mukaan, Edellytyksenä on, että määräin- tai suunnitelmanumero on ilmoitettu.
Viitenro puuttuu	E kentässä laskuttaa määräimet, joilla on ilmoitettu viitenumero. Edellyttää, että parametri ”Laskuta vain määräimet joissa on PO-numero” on rastitettu asiakastiedoissa.

J kentässä laskuttaa suunnitelmat/määräimet, joissa viitenumero puuttuu vaikka se on ilmoitettu pakolliseksi tiedoksi.

Tyhjäksi jätetty kenttä ottaa mukaan kaiken, mutta vain koetulostuksessa.

Asiakkaan tiedoissa perusrekistereissä on parametri ”Laskuta vain määräimet joissa on PO-numero”. Jos se on rastitettu, tähän kenttään on ilmoitettava J. Virheellinen yhdistelmä lukitsee laskutuksen. Saat virheviestin.

Debet/kredit	0 = kaikki laskutetaan. 1 = vain veloituslaskut tulostetaan. 2 = vain hyvityslaskut tulostetaan. S = veloitus- ja hyvityserät tulostetaan eri laskuille.
Korjaus	Julkaisut, jotka ovat merkittyjä korjauksella (x) voidaan laskuttaa erikseen. J = ota mukaan korjaukset N = älä ota mukaan korjauksia S = laskuta tavallinen laskutus ja korjaukset eri laskuilla
Pakollinen lasku/asiakas	J kentässä ohittaa asiakkaalle asetetun minimilaskutusmäärän.

Yleisen laskutekstin voi kirjoittaa jokaisessa laskutuserässä. Jos haluat tekstin, joka on kauemman aikaa, kirjoita se ohjelmaan 08-70-11.

Hyvitä lasku

Jos koko lasku on mennyt väärin sen voi hyvittää Classicissa 08-70-12.

Laskutuskielto	J= Hyvityksen yhteydessä jukaisut estetään laskutukselta. E kentässä tekee julkaisuista lopulliset, jolloin niihin voi tehdä korjauksia ja laskuttaa uudelleen.
S-posti asiakkaille joilla...	Ei toiminnassa. Jos haluat lähettää laskut sähköpostitse, käytä Taloushallinnon Laskun jakelua (ks erillinen manuaali).

Hyvitä julkaisuja

Avaa määräin ja julkaisu. Valitse julkaisu, jonka haluat hyvittää ja klikkaa toimintoa Hyvitä.

Julkaisu hyvitetään, eli siitä tulee hyvitysjulkaisu ja se saa korjausmerkinnän. Siten sen voi laskuttaa erikseen juoksevassa laskutuksessa.

Tämä hyvitys tarkoitta, että koko julkaisu, mukaan lukien mahdollinen julkaisumaksu ja palkkio, hyvitetään.

Ellet halua hyvittää julkaisumaksua ja/tai palkkiota julkaisun hyvityksen yhteydessä, voit valita jättää ne pois.

Valinta löytyy julkaisukerran muut-välilehdeltä.

Hyvitä osa jaosta

Esimerkki:

Asiakas Sas Norge hyvitetään ja veloitus menee sen sijaan SAS Sverigelle.

1. Avaa määräin ja merkitse korjattava julkaisukerta. Käytä toimintoa Hyvitä jako.

2.Valitse hyvitettävä lasku, paina OK.

3. Valitse veloitettava julkaisukerta (alkuperäinen julkaisu, ei hyvitys).

4. Käytä toimintoa Veloita jako.

6. Valitse erä, joka veloitetaan uudelleen, paina OK.

7. Valitse uusi veloitusjulkaisu ja avaa. Välilehdellä korjaus asiakaskenttään kirjoitetaan Sas Sverige ja mahdollinen laskukommentti.

7. Tallenna.Seuraavan laskutuksen yhteydessä tulostuu kaksi laskua; hyvityslasku SAS Norgelle ja uusi veloitus SAS Sverigelle.

Hyvitä osa laskusta

Classicin ohjelmassa 08-70-14 voi valita hyvittää vain osan laskusta. Ilmoita laskunumero ja paina Enter. Kaikki julkaisut tulevat tässä näkyviin. Välilyöntinäppäimellä voit valita, mitä hyvitetään. Valitsemasi julkaisu merkitään tähdellä.

HUOM! Nämä hyvitykset näkyvät vain Classicissa.

Ennakkolaskutus

Ennakkolaskutuksen voi tehdä kahdella tavalla.

1.Asiakasta ennakkolaskutetaan, mikä myöhemmin vähennetään valvotusti.

• Alusta ennakkolasku. Ilmoita asiakas, laskupäivämäärä ja eräpäivä. Valitse sen jälkeen toiminta 3 = Muuta vähennyskriteerit. Rajoituksen päätät itse. (08-70-20)

• Rekisteröi ennakkomäärä ja teksti (08-70-21)

• Tulosta ennakkolasku. (08-70-23)

• Kun sitten vähennät, käytä ohjelmaa 08-70-24. Ilmoita vähennettävä ennakkolaskun numero. Jos eroja löytyy, ne laskutetaan veloitus- tai hyvityslaskuina.

2.Asiakasta ennakkolaskutetaan ja vähennys tehdään sitä mukaan kuin ilmoituksia julkaistaan ja tarkistetaan.

• Rastita kenttä ”Juokseva ennakon vähennys” sopimuksessa.

• Alusta ennakkolasku, ilmoita asiakas, laskun päivämäärä ja eräpäivä (08-70-20). Ilmoita, mistä vähennys tehdään.

• Rekisteröi ennakkomäärä ja teksti (08-70-21)

• Tulosta ennakkolasku (08-70-23)

• Tavallisen laskutuksen yhteydessä vähennys tehdään automaattisesti (08-70-10)

Huomioi:

Laskuttaessasi 08-70-10:ssa asiakkaita, joiden sopimuksessa on valittu ”Juokseva ennakkolaskun vähennys” vanhin ennakko vähennetään ensin. Ellei se täytä annettuja kriteereitä, vuoro siirtyy seuraavaan.

Ongelma, joka voi ilmaantua, on jos jotkut ennakot ovat yleisiä ja toiset taas sidottuja määrättyyn suunnitelmaan. Ohjelma ei huomioi sidottuja ennakoita vaan vähentää kaikesta, mistä voi.

Listalla 08-70-26 voi nähdä, mistä ennakko vähennetään. Valitse Erittely = J.

Mediaerojen täsmäytys/Erojen käsittely

Erot kirjataan pois ohjelmassa Media: Täsmäytys.

Voit tehdä valikoiman täsmäytyskoodien, omistajan, päivämäärän tai muiden kenttien perusteella.Tekemäsi valinnat tallentuu seuraavalle käyttökerralle.

Ero Netto/Ero net-net	Tähän ilmoitetaan listassa näytettävien erojen suuruudet. Jotta et näkisi kaikkia julkaisuja, kirjoita ainakin 1-999 999 999 kenttään Ero Net-net. Jos haluat nähdä poiskirjatut erot, ilmoita molempiin kenttiin 0-999 999 999

Määrä listassa, joka näyttää Eron Net-net, täsmäytetään tasetilin kanssa. Jos haluat verrata vähennystiliä erolistaan, valitse Päivämäärään asti, ei muuta.

Aseta sarakkeet niin, että saat tarvitsemasi tiedot näkyviin. Sarakkeet valitaan klikkaamalla >- kenttää otsikkorivissä uloimpana oikealla.

Avaa

Tee korjaus	Luo uuden julkaisun valitun julkaisun net-net-erosta, miinuksena tai plussana, riippuen erosta. Uuden julkaisun voi sitten laskuttaa asiakkaalta.
Kirjaa pois	ks. alla
Täsmäytyskoodi	Voit muuttaa julkaisun täsmäytyskoodia.
Täsmäytyskommentti	Voit lisätä tai muokata täsmäytyskommenttia.
Vaihda määräinnro/julkaisupv	Voit muuttaa julkaisulla olevaa medialaskua toiselle julkaisulle. Lue enemmän alla.
Vaihda omistaja/asiakas	Voit muuttaa suunnitelman omistajaa tai asiakasta. Laskutetun suunnitelman omistaja/asiakasmuutos edellyttää parametriasennusta.
Näytä lasku	Näyttää laskukopion PDF -muodossa.
Tulostus	Tulostaa täsmäytyslistan. Tulostus edellyttää tulostusmallin käyttöä. Mallin voi tilata Kalin Setterbergiltä.
Takaisin	Palaa valintakuvaan.

Kirjaa pois eroja

Valitse yksi tai useampi rivi ja klikkaa Kirjaa pois.

Tätä toimintoa ei voi enää peruuttaa!

Päivitys kirjanpitoon tehdään Classicissa 08-80-22.

Tosite viedään suoraan kirjanpitoon tileille, jotka ovat ilmoitettuna mediaosion parametreihin, välilehdelle Täsmäytys.

Siirrä medialasku toiseen määräimeen tai julkaisupäivään.

Toiminnolla Muuta määräinnumero/Julkaisupäivä voi siirtää väärin rekisteröidyn medialaskun.

Valitse määräin ja klikkaa toimintoa.

Ilmoita medialasku (valittavana hakuruudussa) ja ilmoita uusi määräinnumero ja julkaisupäivä. Kohteen on oltava olemassa ennestäään, et voi siirtää laskua uudelle määräimelle.

Ilmoita määrä, jos vain osa laskusta siirretään.

Toimistohyvitys

Niiden asiakkaiden kohdalla, joiden sopimusten mukaan mainostoimisto saa osan provisiosta, omasta työsta ja maksuista, asiakkaan toimistoa käytetään toimistohyvityksen luomisessa. Kun tulostat toimistohyvityksen, ohjelma luo ostolaskun alihankkijalle ostoreskontraan, ja se maksetaan samalla tavalla kuin muutkin laskut.

• Ilmoita toimisto Perusrekistereissä/MED/Asiakkaat/Toimistot.

• Asiakastiedoissa Perusrekistereissä/MED/Asiakkaat ilmoitetaan sen jälkeen toimisto välilehdellä Parametrit.

• Sopimuksessa, ohjelmassa Perusrekisterit/MED/Asiakkaat/Sopimukset asetetaan montako prosenttia julkaisumaksusta, toimistoalennuksesta ja palkkiosta annetaan edelleen toimistolle.

Lasku ja toimistohyvityspohja tulostetaan ohjelmassa 08-71-10.

Valitse toimisto ja kirjauspäivä, tai muu valikoima, esim. jos vain määrätty media hyvitetään suunnitelmalla.

Maksetut laskut	J = Hyvittää vain maksetut myyntilaskut.
Jo päivitetyt	J = Voit tulostaa erittelyn uudelleen.

Ohjelmassa 08-71-20 |on mahdollista muokata tietoja ennen hyvitystä. Ilmoita toimisto ja paina Enter. Paina F1-näppäintä. Muokkaus tekee korjauksen myyntilaskun kirjanpitoon.

Laskuta projekteja medialaskun kanssa, 08-70-10

Parameteriasetukset Perusrekistereissä/Med/Parametrit, välilehdellä Laskutus.

Medilaskupohja (tulostusmalli) on päivitettävä niin, että se noutaa tietoja projektihallinnasta.

Luo lasku normaalisti ohjelmassa Projekti: Laskutus ja Muokkausja yhdistä se mediasuunnitelmaan välilehdellä Parametrit.

Laskutus tehdään Classicissa 08-70-10. Alaosa näyttää varsinaisen projektilaskun.

Medialaskujen rekisteröinti

Medialaskut rekisteröidään ohjelmassa Media: Medialaskujen rekisteröinti.

Hae määräinnumerolla, tai medialla, toimittajalla, asiakkaalla ja/tai julkaisupäivällä.

Jos media on yhdistetty toimittajaan (perusrekistereissä), tieto näkyy automaattisesti. Muuten sinun on ilmoitettava toimittaja Rekisteröinti-osassa.

Jos medialla on muu valuutta, kaikki määrät ilmoitetaan ja näytetään ko. valuutassa.

Laskunumeron voi ilmoittaa suoraan hakukuvaan tai myöhemmin laskun tallentamisvaiheessa.

Kaikki valikoimaan sopivat julkaisut näytetään listassa. Valitse sarakkeet otsikkorivin uloimpana oikealla olevan > -symbolin avulla.

Jos julkaisun ja laskun välillä on ero, se korjataan heti julkaisussa. Valitse julkaisu, Avaa, ja ilmoita laskumäärä sarakkeeseen Tämä lasku.

Uloimpana vasemmalla oleviin kenttiin voi lisäta alennuskoodeja tai lisäkoodeja. Silloin kentät avautuvat määrien syöttöä varten.

Jos tahdot reklamoida virheellisen laskun voit painaa toimintoa Tallenna ja reklamoi.

Kun määräimet ovat korjatut ja tallennetut, ne merkitään rastilla. Jos heti näet, että määärin on oikein, voit merkitä sen heti avaamatta sitä.

Kaikki rastitetut määräimet tulevat mukaan laskulle. Muista tallentaa.

Peruuta	Palaa edelliseen näkymään.
Tallenna	Ilmoita laskunumero ja kirjauspäivä tallentaaksesi laskun. Lasku saa sen jälkeen tositenumeron.
Luo määräin	Ellei määräintä ole syötetty, mutta haluat sen kuitenkin laskulle, voit luoda sen. Klikkaa Luo määräin ja ilmoita julkaisupäivä.

Määräin saa tilapäisen määräinnumeron (900000-sarja) tallentaessa. Sen voi moi myöhemmin vaihtaa oikeaan määräinnumeroon Medialaskujen täsmäytyksessä toiminnalla Vaihda määräinnumero/julkaisupäivä.

Liitä määräin	Ellet löydä määräintä tai jos se ei ole tullut valikoimaan mukaan, sen voi liittää laskuun. Klikkaa toimintoa, ilmoita määräinnumero ja julkaisupäivä ja sen jälkeen OK.
Löydä määräin	Etsi määräin listasta määräinnumeron avulla.
Lepää lasku	Rekisteröinnin aloittamisen jälkeen voit laittaa rekisteröinnin lepääväksi.

Jatka rekisteröintiä klikkaamalla tekstiä Lepäävät laskut. Lista näyttä kaikki paussatut laskut. Valitse lasku ja Avaa, niin voit jatkaa rekisteröintiä.

Reklamaatio	Medialaskujen rekisteröinnistä voi suoraan lähettää reklamaation määräimen korjauksen jälkeen.

Jos haluat automaattisen tekstin reklamaatioihin, kirjoita se Perusrekistereihin/MED/Reklamaatiotekstit. Voit käyttää eri tekstejä eri reklamaatioihin. Käytä toimintoa Hae teksti ja valitse listasta.

Ennen kuin reklamaation lähetetään ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen tai faksinumeroon, voit tarkistaa sen. Klikkaa Näytä.