Tidsrapportering

Time reporting

Time reports are made in Projects: Time reporting.

Almanakken viser månedens kalender. Alle medarbejdere er koblede til en almanak, som viser forventet rapportering længst nede til højre i billedet. Med udgangspunkt i forventningen og hvor meget som er blevet rapporteret en dag, bruger Marathon forskellige farvekoder for at vise, hvis forventningen er opfyldt eller ikke.

Grønt	Dagen er færdigrapporteret. Dage uden rapporteringskrav, f eks helligdage, er altid grønmarkerede
Rødt	Dagen opfylder ikke rapporteringskraven.
Gult	Dagen er markeret som standset. En stanset dag kan ikke opdateres til økonomisystemet.
Sort	Dagen er endnu ikke indtruffet.

Hvis en dag i kalenderen har et punktum under datoen, betyder det at der findes timer indførte pådagen. Ved at holde musemarkøren over en dag, ser du i den højre dele af billedet en sammenstilling av hvad som er rapporteret på den dag.

Længst nede til højre vises en sammenstilling over hvor mange timer, som er rapporterede for dagen, rapporteret hidtil under måneden og rapporteret i alt under måneden.

If your company uses overtime follow-up, your plus-/minus balance will show in the OT balance column (setting in System: Base registers/Pro/Employees)

Browse between months by clicking the arrows surrounding the month’s name. If the backwards arrow is yellow, there are incompletely reported days in one or more of the previous months.Click on a day in order to open it. Additional to hours, you can also report material that you have been using and that shall be charged on the project.

Project

Write the project ID or search from list and pick up the project from there.

Only Mine	Tick in the box if you want to see projects where you are client manager, project manager, product manager or team member.
Group	Projects belonging to selected group
Recent	The latest projects you have been using in Marathon Time. The amount of recent projects can be set in Settings under the cog wheel in the upper right corner of Marathon.
Sort by Master	Master projects are shown above the projects that are connected to it.
Quick search	Quick search in Marathon Time can be activated by right clicking in the day report. A pop-up window is shown, where you can activate quick search.
Code	Enter code or pick up from the search list.
Hours	Write one hour as 1 and half hour as 0, 5. It is not recommended to use smaller amounts than a quarter, i.e. 0, 25
Comments	You can write an optional comment. You can use maximum 100 characters. The comment is visible in lists and reports, but is not automatically showing up on the invoice.
Other	Enter code or pick up from the search box.
Amount	If you have filled in material in the Other-field, enter how many items you have been using.
Finished	If your report is not corresponding with the expectation, i.e. you report fewer hours, you can tick the box Finished. The day will then show as green in the calendar.
Not ready	If you are not ready with the report you can tick the box Not Ready. In that way you can save incomplete lines temporarily. An unfinished day shows as yellow in the calendar, and it can not be updated into the accounting system.
New line	Inserts a new line above the selected line
Delete line	Deletes the selected line.
Copy line	When you copy a line the new line will come under the copied line and the other lines will move one step down.
Import from resource…	Click to import project, comments and hours from the resource planning.
Save template	You can save a frequently used time report and use it as a template. It is not recommended to save hours in the template.
Fill up with absence	If your company is using an Absence -code, click this after an incomplete report and the system fills the remaining time with this code. It is otherwise recommended to click the Finished- box if the day is not ready.
Copy from	You can copy a complete day report. Click on the arrow in the COPY FROM menu, and select a date. The last 10 days are shown in the list.
Save/Cancel	Always leave the report with Save or Cancel

Når økonomiafdelingen så opdaterer tidrapporten, vil raderne blive lidt lysere grå, og kan ikke længere ændres.Det er dog mulig at skabe nye rader i en oppdatered timerapport

Masseindlæsning

Hvis du vil rapportere flere dage samtidigt, f. eks. ved sygdom eller ferie, kan du benytte dig af masseindlæsning.

Klik på de dage som du vil kode tiden ind på. Dagene bliver lidt mørkere, så du kan se, hvilke dageder omfattes af indkodningen. Du ser også dagene i det højre vindue. Fjern markeringen ved at klikke én gang til på dagen (Brug pilene over kalenderen for at skifte måned.)

Skriv derefter job og arbejdskode i ruderne nedenfor eller hent dem fra listerne sidst i feltet. Angiv derefter antal timer pr. dag i timefeltet.

Du kan også afkrydse ruden Udfyld dag, hvilken fylder din dag ud med koden, du angivet. Afslut masseindkodningen med Gem.

Afstemning

I afstemningslisten kan du følge din timeføring for hele måneden. Måned ændres med pilene som stårfør og efter månedens navn. For at åbne andre medarbejderes tidrapporter, er det nødvendigt med autorisation. Du kan da begrænse listen ved at vælge gruppe og personalekategori i rullegardinmenuen. Farvekoderne er de samme som i almanakken. Fremtidlige dage er også grønne.

Jobbudget

Hvis der er blevet gjort et budget på medarbejderniveau, vises det her.

Jobbudget viser alle poster, medarbjderen er budgetteret på. Hver kombination af job og arbejdskode vises som en egen linie med evt. beskrivelse og med budgetterede vs registrerede timer. Det er også mulig at se start-og slutdatoer. Her kan du også markere, når du er færdig med dit job. Joblisten kan begrænses ved at du vælger kun at se aktive jobber, eller du kan vælge at skjule jobs, du har markeret som færdige.

Normal	Start- og slutdato vises i formatet DD-MM-ÅÅÅÅ.
Relativ	Jobberne vises i forhold til, hvor mange dage der resterer til slutdatoen. De jobber med mindre antal resterende dage vises øverst. På den måde ser du hvilke jobber, som skal prioriteres for at kunne blive færdige til deadline

Medarbejderbudget (eget budget)

Dit eget budget vises, hvis økonomiafdelingen har lavet et.

Du ser budgetteredetimer, rapporterede timer og differencen mellem dem. Videre kan du se budgetteret beløb, udfaldet beløb, justeret netto og differencen.

Ressourceplanlægning

Resource planning shows what has been planned for you for the week. (Project: Resource planning)

Her kan du sammenligne den planerede tid med den rapporterede tid pr. uge.

Skift medarbejder

If you are authorised to it, you can change employee and check her/his time reports.

Sum job

Herunder kan du følge dine tidrapporter pr. job og pr. måned. I vinduets venstre halvdel står jobberne, de timer du har rapporteret på dem efter koder, summen for hvert job for sig og til og med fravær.Længst nede står månedens totalt rapporterede tid.

Hvis du markerer en linje vises detaljerede oplysninger om rapporteringen i vinduets højre halvdel. Her ses også kommentarer som er skrevet ind i dagrapporten.

Dagsliste

Du kan også følge din rapporterede tid per dag op. Under hver dag kan du se hvad for nogle jobber du har rapporteret tid på, hvilke koder du har brugt, hvor mange timer du har rapporteret, hvor meget den tid du arbejdet bliver omregnet til penge og til sidst eventuelt din kommentar. Efter hver dag ser du dagens totale antal timer og nederst på dagslisten ser du hele månedens totale antal timer og kroner.

Ugeoversigt

I ugeoversigten kan du se hvordan du har rapporteret tid under en specifik uge. Klik på pilene der omgiver ugenumret for at bladre fremad eller baglæns. I ugerapporten er dagsordenen, koden og antallet timer som er rapporteret i respektive dagsorden under den valgte uge. Kolonnen I Alt længst til højre viser det totale antal rapporterede timer på hvert job under den valgte uge