Asiakkaiden ja projektien rekisteröinti

Asiakkaiden rekisteröinti

Asiakkaat rekisteröidään ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit. Ohjelman voi myös asettaa niin, että asiakkaiden avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmassa.

Suurin osa tiedoista, joita syötät asiakastietoihin, siirtyy myös asiakkaan uusiin projekteihin. Ne ovat kuitenkin vain ehdotuksia, joita voi muuttaa.

Aloita klikkaamalla UUSI vasemmalla puolella.

Vaaleanvihreä ympyrä ennen kenttää tarkoittaa, että asiakkaalle rekisteröidyt tiedot synkronoituvat sen projekteille. Voit poistaa synkronoinnin poistamall arastin ruudusta ”Synkronoi projektit asiakkan kanssa” välilehdellä Parametrit 2. Sen jälkeen uudet tiedot eivät enää synkroinoidu

Asiakas-ID	Anna asiakkaalle valinnainen asiakaskoodi, enintään neljä merkkiä. Pääsääntöisesti käytetään asiakkaan nimen lyhennystä. Asiakaskoodista tulee myös projektitunnuksen ensimmäinen osa. Klikkaa OK.

Yleistä

Sisäinen nimi	Asiakkaalle voi sisäisesti antaa toisen nimen, esimerkiksi kuvaavamman kuin virallinen nimi. Sisäinen nimi näkyy asiakaslistassa mutta ei tule laskulle.
Nimi	Asiakkaan kokonainen nimi, tulee laskulle.
Osasto	Osasto, c/o – osoite tai jatkoa asiakkaan nimelle. Voidaan valita mukaan laskulle.
Jakeluosoite	Tulee laskulle
Postiosoite
Maa
Käyntiosoite

Ilmoita asiakkaan yhteystiedot

Puh kesk
Fax kesk
Asiakasyhteys	Asiakkaan yhteyshenkilö
Puh suor
Fax suor
Matkapuh
Sähköposti
Lyhytnimi	Asiakkaan nimen lyhennys, jota voidaan käyttää hakuvaihtoehtona määrätyissä raporteissa.
Asiakasnumero	Asiakkaan tunnus myyntireskontrassa. Jos kentän jättää tyhjäksi, asiakas-ID:tä käytetään asiakasnumerona

Parametrit 1

Asiakkaan parametritiedot tulevat lähes poikkeuksetta ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa

Yliasiakas	Jos monet asiakaskoodit kuuluvat yhteen keskenään ne voidaan yhdistää toisiinsa yliasiakas-käsitteen avulla. Esimerkiksi raportteja voi tulostaa yliasiakastasolla.
Projektilaji	Projektilajien avulla voi ryhmittää projekteja, käytetään tilastoja varten
Työlaji	Pakollinen tieto. Myös tilastoja varten.
Asiakaskategoria	Tilastoja varten
Projektimerkintä 1 ja 2	Projektin voi merkitä kahdella valinnaisella merkinnällä, jos muut projektiryhmitykset eivät riitä.
Asiakasvastaava	Valitse asiakasvastaava työntekijärekisteristä
Ryhmä	Ryhmää käytetään lähinnä yrityksissä, joilla on useita osastoja tai konserneissa joilla on yhteinen projektihallinta.
Kustannuspaikka	Laskutustuottojen jakoon.
Tulosyksikkö	Laskutustuottojen jakoon.
Luottoluokka	Asiakkaan luottoluokka. Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta
Luottolimiitti	Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta.

Parametrit 2

Kieli	Kieli, jolla asiakaslaskut tulostetaan
Viim. projektinumero	Viimeksi avatun projektin juokseva numero.
Ajanraportointi	Rastita, jos haluat että asiakkaan projekteille voidaan raportoida aikaa Ajanraportoinnissa.
Luottamuksellinen	Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin jos haluat lisätietoja luottamuksellisten projektien hallinnasta.
Asiakasperspektiivi	Ei käytössä
Tilausvahvistus	Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna.
Synk projekti asiakkaan ...	On mahdollista synkronoida määrättyjä tietoja asiakkaan ja sen projektien välillä
Vähennysasiakas jos moni...	Käytössä vain jos moniyritystoimintoaa käytetään
Estetty	Asiakkaan voi rastita estetyksi, edellyttäen ettei sillä ole yhtään aktiivia projektia.

Hinta Oma työ

Hintakerroin	Kertoimen avulla voi ilmoitta montako prosenttia tuntihinnasta on voimassa ko. asiakkaalla.
Veloituslaji	Veloitustyypillä ohjataan, mikäli tuntihinta haetaan työntekijäkoodista vai työkoodista. Jos haluat käyttää poikkeavia tuntihintoja asiakkailla ja projekteilla, valitse per työntekijä.
Ylityölisä	Ota yhteyttä Kain Setterbergiin jos haluat lisätietoja Marathonin ylityökäsittelystä.
Poikkeavat hinnat	ks. erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.
Päivitä projekti	Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle.
Kopioi kohteesta	Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta
Hinnaston mukaan	Ilmoita yleinen hinnasto. Hinnastot rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisteri/Pro/Poikkeavat tuntihinnat.

Hinta Ostot

Hintakerroin	Hintakertoimella voi määritellä, montako prosenttia lisästä on voimassa.
Hinnasto Ostot	Voit käyttää jopa viittä eri hinnastoa eri lisäprosenteilla. Hinnastot rekisteröidään ostokoodeille, sieltä löytyy myös hinnastojen numerot.
Rahoitusvastine	Oston avoin lisä.

Hinta muut

Hintakerroin	Kertoimen avulla voi ilmoittaa montako prosenttia materiaalikustannuksesta on voimassa.
Aineistolisä	Työkategorialle voi ilmoittaa ateljeeaineistolisän valinnaisella rahamäärällä. Lisä asiakkaalle tehdään prosenttien avulla.
Poikkeavat hinnat	Pyydä meiltä erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.
Päivitä projekti	Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle.
Kopioi kohteesta	Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta.

Laskutus

Kaikki välilehden tiedot tulevat ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa.

Laskutusvaluutta	Valuuttoja ja valuuttakursseja käsitellään ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Valuutat.
Alv	Alv-koodi ohjaa laskun alv:n:

• Kotimainen Alv Kotimainen, Alv veloitetaan
• Kotimainen Alv-vapaa
• Ulkomainen, ei EU Alv-vapaa
• Ulkomainen, EU, Alv-vapaa
• Ei oma työ, Arvonlisäverolliset asiakkaat, joilla oma työ on alv-vapaa
• Sisäinen, Alv-konsernin sisäinen vähennys (ei alv-ilmoitukseen)

Alv-kanta	Alv-kanta hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisteri/Yleistä/Alv.
VAT-numero	Asiakkaille, joilla on Alv-koodi Ulkomaat, EU, on ilmoitettava VAT-numero
Maksuehdot	Maksuehto voi olla 0 – 999 luottopäivää
Juokseva kk + yllä	Jos maksuehto lasketaan seuraavan kuun ensimmäisestä päivästä
Salli koontilaskutus	Mikäli koontilaskutus sallitaan, voi samalle asiakkaalle kuuluvia projekteja laskuttaa yhdellä ja samalla laskulla.
Laskutusmaksu	Asiakkaille, joille lisätään laskutusmaksu. Tätä varten tarvitaan muut-koodi. Laskutusmaksu määritellään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Parametrit/Laskutus.
Laskutaso	Ei käytössä
Alin laskutaso = 2	Ei käytössä
Bruttolasku	Ei käytössä
Tunnit	Ilmoitetaan, jos tunnit eritellään laskussa.
Tuntihint alaskutasossa1B	Ilmoitetaan, jos tuntihinnat eritellään laskussa.
Vertailu	Laskulla voi tehdä eri vertailuja.
Jaettu O/O/M	Vertailut voi näyttää jaettuna omaan työhön, alihankintoihin ja muuhun.
Sähköposti laskuille	Jos kenttään on ilmoitettu sähköpostiosoite, laskut lähetetään sinne automaattisesti laskuttaessa. Huomioi, että myös ennakkolaskun vähennykset ja hyvityslaskut lähetetään.

E-dokumentit

Verkkolaskujen asetukset. Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin, jos haluat lisätietoja sähköisestä laskutuksesta Marathonissa.

Tiimi

Työntekijä	Asiakkaan parissa työskentelevät henkilö. Käytetään mm. luottamuksellisissa projekteissa
Työtehtävä	Työntekijän ammatin voi kirjoittaa laskulle. Työtehtävät rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Työtehtävät.

Valtuudet

Erityinen asennus asiakasvaltuuksiin. Ilmoita työntekijäryhmät, tiimit ja/tai työntekijät, jotka oivat valtuutettuja asiakkaalle.

Huomioi, että määrätynlaiset valtuudet voivat ylittää tähän rekisteröityjen valtuuksien rajoitukset. Lisätietoja saat Kalin Setterberg.

Omat kentät

Omia kenttiä voi rekisteröidä ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Parametrit.

Lisätietoja Kalin Setterbergiltä.

Projektin rekisteröinti

Projekteja rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit.

Ohjelman voi myös asettaa niin, että projektien avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmasta.

Valitse asiakas ja klikkaa Uusi projektipuolella.

Projektin tunnus koostuu asiakaskoodista ja nelinumeroisesta juoksevasta numerosta.Jos käytätte automaattisia projektinumeroita, uusi projekti saa seuraavan vapaan projektinumeron. Ellette käytä, kirjoita projektinumero.

Monet asiakastiedot haetaan automaattisesti asiakastiedoista. Jos haluat yksittäisellä projektilla muuttaa tietoja, on synkronointi poistettava välilehdellä Parametrit 2.

Yleistä

Nimi	Projektin nimi, joka näkyy laskulla.
Projektiselostus	Projektin seloste, ei näy laskulla.
Erityinen laskuteksti	Teksti, joka tulee kaikkiin projektin laskuihin automaattisesti. Tekstin voi kuitenkin laskuttaessa muuttaa tai poistaa.
Projektijohtaja	Haetaan työntekijärekisteristä.
Tuotantosuunnittelija	Haetaan työntekijärekisteristä.
Viitteemme laskussa	Ilmoitetaan, jos joku muu kuin projektipäällikkö tai tuotannonjohtaja on laskun viitehenkilö.
Master	Masterprojektiin voi yhdistää useita projekteja.
Kampanja Kampanjaa käyttävät lähinnä yritykset, jotka käyttävät sekä projekti- että mediaosiota Marathonissa. Kampanjaan voi koota mediasuunnitelmia ja projekteja
Deadline	Projektin deadline.
Laskupvm	Projektin suunniteltu laskutuspäivämäärä. Päivämäärän voi myös ilmoittaa yksittäisille laskuille.
Loppupvm	Projektin loppupäivä.

Yhteystiedot

Ks. asiakkaan yhteys

Jos projektia laskutetaan muuhun osoitteeseen kuin asiakkaan osoite, suosittelemme Laskuasiakkaan perustamista. Lue lisää kappaleesta Laskuasiakas.

Parametrit 1

Laji	Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa.
Työlaji	1-3 projektin työlajia.
Kategoria	Asiakastiedoista
Projektimerkintä 1 ja 2 Yleensä projektikohtainen tieto. Jos asiakkaalla aina on samat merkinnät, ne voidaan ilmoittaa asiakaskohtaisesti.
Ryhmä	Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa.
Kustannuspaikka	Asiakastiedoista
Tulosyksikkö	Asiakastiedoista

Parametrit 2

Kieli	Projektin kieli
Ajanraportointi	Rastita, jos projekti tulee näkyville ajanraportointiin niin, että siihen voidaan raportoida aikaa
Luottamuksellinen	Rastita jos projekti on salainen. Käytössä yhdessä muiden asennusten kanssa. Ota yhteys Kalin Setterbergiin.
Valtuudet luetteloon	Kaikki: Luottamuksellisiin projekteihin pääsee vain projektijohtaja, tuotannonjohtaja, asiakasvastaava ja ne, joilla on valtuudet avata työntekijätiedot.

Tiimi: työryhmä, jolla on yllä mainittujen lisäksi valtuudet projektiin

Tilausvahvistus	Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna
Tilausvahvistus tulostettu	Tulostusstatus
Projektin tiedot on oltava samat kuin asiakkaan

HInta Oma työ

Sovittu hinta oma työ	Näkyy raporteissa
Hintakerroin	Tuntihintaa voi säädellä ilmoittamalla montako prosenttia siitä tässä projektissa veloitetaan.
Veloituslaji	Tällä määritellään mistä tuntihinta haetaan: työkoodista tai työntekijäkoodista. Jos käyttää poikkeavia hinnastoja asiakkailla ja projekteilla, on valittava veloitustyyppi per työntekijä
Poikkeavat tuntihinnat	Rastita, jos projektilla käytetään poikkeavia tuntihintoja. Jos asiakas on synkronoitu projektin kanssa, tieto tulee asiakasrekisteristä.

Katso erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.

Kopioi asiakkaalta	Voit kopioida poikkeavan tuntihinnan asiakkaalta.

HInta Ostot

Sovittu hinta Ostot	Näkyy mm. raporteissa
Hintakerroin	Ilmoita kuinka monta prosenttia ostonn lisästä tässä projektissa veloitetaan
Hinnasto ostot	Projektilla voi olla jopa viisi eri hinnastoa eri prosenttimääräisillä lisillä. Nämä on ensin aktivoitava parametreissa.

Valitse käytettävän listan numero. Listojen numerot näkyvät alihankintakoodeissa.

Rahoitusvastine	Avoin lisä alihankinnoissa

Hinta muut

Sovittu hinta Muut	Sovittu hinta näkyy mm. raporteissa
Hintakerroin	Ilmoita, kuinka monta prosenttia materiaalikustannuksista veloitetaan
Aineistolisä	Valituilla työkategorioilla voi ilmoittaa rahamääräisen ateljeemateriaalilisän. Tässä lisää asiakkaalle voi säädellä prosenttikertoimen avulla.
Poikkeavat hinnat	Kun asiakkaalle rekisteröidään poikkeava tuntihinta, se tulee automaattisesti myös asiakkaan uusille projekteille. Jos poikkeava tuntihintalista koskee kaikkia koodeja, kirjoita * (tähti) koodikenttään. Jos hinnat ovat eri eri koodeille, kirjoita koodit kenttiin.
Päivitä projektit	Kaikki projektit päivitetään poikkeavalla tuntihinnalla
Kopioi asiakkaalta	Tässä voi kopioida poikkeavat hinnat asiakkaalta

Laskutus

Laskutusvaluutta	Asiakkaan laskutusvaluutta (kurssi ohjataan ohjelmasta Perusrekisterit/Yleistä/Valuutat)
Alv	Koodi määrittelee laskun alv: n. Ks. Alv-kappale asiakkaan rekisteröinti -kappaleessa.
Alv-kanta	Yrityksen alv-kanta
VAT-numero	VAT-numero on ilmoitettava asiakkaille, joiden alv-koodi on Ulkomaat, EU.
Maksuehdot	Voit ilmoittaa 0 – 99 päivän maksuehdot.
Juokseva kk + yllä	Maksuehdon voi laskea seuraavan kuukauden ensimmäisestä päivästä
Salli koontilaskutus	Voit laskuttaa monta samalle asiakkaalle kuuluvaa projektia yhdellä yhteisellä laskulla
Laskutusmaksu	Rastita, jos projektille tulee laskutusmaksu. Laskutusmaksu varten on perustettava muut-koodi ja ilmoittaa se parametreissa ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Parametrit/Laskutus
Laskutaso	Ei käytössä
Alin laskutaso 2	Ei käytössä
Bruttolasku	Ei käytössä
Tunnit	Rastita, jos tunnit eritellään laskulle
Tuntihinta laskutasossa 1B	Jos tuntihinta näytetään laskuissa
Vertailu	Laskulle voi tulostaa eri vertailulukuja.
Jaettu O/O/M	Vertailu jaettu omaan työhön, ostoihin ja muuhun. Muuten vertailuluvut näkyvät yhteissummana.
Sähköposti laskuille	Jos tähän ilmoitetaan sähköpostiosoite, laskut lähetetään automaattisesti siihen laskutuksen yhteydessä. Huomioi, että myös ennakkolaskuvähennykset ja hyvityslaskut lähtevät sinne.

E-dokumentit

Verkkolaskujen asetukset. Lisätietoja Kalin Setterbergiltä

Tiimi

Työntekijä	Projektin parissa työskentelevät työntekijät. Käytetään esim. luottamuksellisissa projekteissa.

Työtehtävä	On mahdollista kirjoittaa työntekijän nimen sijasta tämän ammattititteli laskulle. Työtehtävät rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Työtehtävät.

Vapaat projektitiedot

Vapaita projektitietoja voi rekisteröidä ohjelmassa Projektit: Kysymykset

Omat kentät

Projektin rekisteröimisessä on mahdollista lisätä omia kenttiä. Ne määritellään ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Parametrit. Kentät näkyvät yleiskatsauskuvassa Projektin kyselyohjelmassa.

Laskuasiakas

Jos saman asiakkaan projekteja laskutetaan eri osoitteisiin, suosittelemme laskuasiakkuuden perustamista. Sen avulla eri asiakasnumeroita voi käyttää samalle asiakkaalle myyntireskontrassa. Jos vain muutat projektin osoitteen, se muuttuu joka kerta kun lasku päivitetään myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Se voi tuottaa ongelmia jos on lähetettävä esim. maksukehotuksia tai korkolaskuja

Laskuasiakkaat perustetaan ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Laskuasiakkaat.

Kun asiakkuus on luotu, ilmoita asiakasnumero projektitietoihin ( Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit). Löydät asiakasnumeron hakuruudusta. Osoite on nyt voimassa ko. projektilla.

Yliasiakas

Yliasiakaskäsitettä käytetään raportteihin ja tilastoihin, jossa on monta toisiinsa yhteen kuuluvaa asiakasta.

Yliasiakkaat perustetaan ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Yliasiakkaat ja ne yhdistetään asiakkaisiin ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat, välilehdellä Yleistä. Yliasiakkaita voi vuorostaan yhdistää Yliasiakkaihin, jos tarvitsee lisäulottuvuuksia.

Esimerkki: Asiakas Volvo on sekä Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa että Suomessa, joka maassa on monta toimistoa. Kukin toimisto on yksittäinen asiakas Marathonissa. Eri konttorit ovat yhdistettyjä maakohtaisella yliasiakkaalla, esim. Volvo Suomi. Maat/Yliasiakkaat voivat vuorostaan olla yhdistettynä yliasiakkaaseen Volvo.

Rekisteröi uusi yliasiakas painamaölla toimintoa Uusi ja ilmoita nimi ja mahdollinen asiakasvastaava, ryhmä, kategoria,yliasiakas ja tiimi. Tiimin voi näyttää sarakkeena projektiraporttien tulostuksessa.