Asiakkaiden ja projektien rekisteröinti
Ohje uusien asiakkaiden avaamisesta ja projektien luomisesta Marathonissa,
Asiakkaiden rekisteröinti
Asiakkaat rekisteröidään ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit. Ohjelman voi myös asettaa niin, että asiakkaiden avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmassa.
Suurin osa tiedoista, joita syötät asiakastietoihin, siirtyy myös asiakkaan uusiin projekteihin. Ne ovat kuitenkin vain ehdotuksia, joita voi muuttaa.
Aloita klikkaamalla UUSI vasemmalla puolella.
Vaaleanvihreä ympyrä ennen kenttää tarkoittaa, että asiakkaalle rekisteröidyt tiedot synkronoituvat sen projekteille. Voit poistaa synkronoinnin poistamall arastin ruudusta ”Synkronoi projektit asiakkan kanssa” välilehdellä Parametrit 2. Sen jälkeen uudet tiedot eivät enää synkroinoidu
| Asiakas-ID | Anna asiakkaalle valinnainen asiakaskoodi, enintään neljä merkkiä. Pääsääntöisesti käytetään asiakkaan nimen lyhennystä. Asiakaskoodista tulee myös projektitunnuksen ensimmäinen osa. Klikkaa OK. |
|---|
Yleistä
| Sisäinen nimi | Asiakkaalle voi sisäisesti antaa toisen nimen, esimerkiksi kuvaavamman kuin virallinen nimi. Sisäinen nimi näkyy asiakaslistassa mutta ei tule laskulle. |
|---|---|
| Nimi | Asiakkaan kokonainen nimi, tulee laskulle. |
| Osasto | Osasto, c/o – osoite tai jatkoa asiakkaan nimelle. Voidaan valita mukaan laskulle. |
| Jakeluosoite | Tulee laskulle |
| Postiosoite | |
| Maa | |
| Käyntiosoite |
Ilmoita asiakkaan yhteystiedot
| Puh kesk | |
|---|---|
| Fax kesk | |
| Asiakasyhteys | Asiakkaan yhteyshenkilö |
| Puh suor | |
| Fax suor | |
| Matkapuh | |
| Sähköposti | |
| Lyhytnimi | Asiakkaan nimen lyhennys, jota voidaan käyttää hakuvaihtoehtona määrätyissä raporteissa. |
| Asiakasnumero | Asiakkaan tunnus myyntireskontrassa. Jos kentän jättää tyhjäksi, asiakas-ID:tä käytetään asiakasnumerona |
Parametrit 1
Asiakkaan parametritiedot tulevat lähes poikkeuksetta ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa
| Yliasiakas | Jos monet asiakaskoodit kuuluvat yhteen keskenään ne voidaan yhdistää toisiinsa yliasiakas-käsitteen avulla. Esimerkiksi raportteja voi tulostaa yliasiakastasolla. |
|---|---|
| Projektilaji | Projektilajien avulla voi ryhmittää projekteja, käytetään tilastoja varten |
| Työlaji | Pakollinen tieto. Myös tilastoja varten. |
| Asiakaskategoria | Tilastoja varten |
| Projektimerkintä 1 ja 2 | Projektin voi merkitä kahdella valinnaisella merkinnällä, jos muut projektiryhmitykset eivät riitä. |
| Asiakasvastaava | Valitse asiakasvastaava työntekijärekisteristä |
| Ryhmä | Ryhmää käytetään lähinnä yrityksissä, joilla on useita osastoja tai konserneissa joilla on yhteinen projektihallinta. |
| Kustannuspaikka | Laskutustuottojen jakoon. |
| Tulosyksikkö | Laskutustuottojen jakoon. |
| Luottoluokka | Asiakkaan luottoluokka. Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta |
| Luottolimiitti | Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta. |
Parametrit 2
| Kieli | Kieli, jolla asiakaslaskut tulostetaan |
|---|---|
| Viim. projektinumero | Viimeksi avatun projektin juokseva numero. |
| Ajanraportointi | Rastita, jos haluat että asiakkaan projekteille voidaan raportoida aikaa Ajanraportoinnissa. |
| Luottamuksellinen | Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin jos haluat lisätietoja luottamuksellisten projektien hallinnasta. |
| Asiakasperspektiivi | Ei käytössä |
| Tilausvahvistus | Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna. |
| Synk projekti asiakkaan ... | On mahdollista synkronoida määrättyjä tietoja asiakkaan ja sen projektien välillä |
| Vähennysasiakas jos moni... | Käytössä vain jos moniyritystoimintoaa käytetään |
| Estetty | Asiakkaan voi rastita estetyksi, edellyttäen ettei sillä ole yhtään aktiivia projektia. |
Hinta Oma työ
| Hintakerroin | Kertoimen avulla voi ilmoitta montako prosenttia tuntihinnasta on voimassa ko. asiakkaalla. |
|---|---|
| Veloituslaji | Veloitustyypillä ohjataan, mikäli tuntihinta haetaan työntekijäkoodista vai työkoodista. Jos haluat käyttää poikkeavia tuntihintoja asiakkailla ja projekteilla, valitse per työntekijä. |
| Ylityölisä | Ota yhteyttä Kain Setterbergiin jos haluat lisätietoja Marathonin ylityökäsittelystä. |
| Poikkeavat hinnat | ks. erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista. |
| Päivitä projekti | Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle. |
| Kopioi kohteesta | Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta |
| Hinnaston mukaan | Ilmoita yleinen hinnasto. Hinnastot rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisteri/Pro/Poikkeavat tuntihinnat. |
Hinta Ostot
| Hintakerroin | Hintakertoimella voi määritellä, montako prosenttia lisästä on voimassa. |
|---|---|
| Hinnasto Ostot | Voit käyttää jopa viittä eri hinnastoa eri lisäprosenteilla. Hinnastot rekisteröidään ostokoodeille, sieltä löytyy myös hinnastojen numerot. |
| Rahoitusvastine | Oston avoin lisä. |
Hinta muut
| Hintakerroin | Kertoimen avulla voi ilmoittaa montako prosenttia materiaalikustannuksesta on voimassa. |
|---|---|
| Aineistolisä | Työkategorialle voi ilmoittaa ateljeeaineistolisän valinnaisella rahamäärällä. Lisä asiakkaalle tehdään prosenttien avulla. |
| Poikkeavat hinnat | Pyydä meiltä erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista. |
| Päivitä projekti | Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle. |
| Kopioi kohteesta | Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta. |
Laskutus
Kaikki välilehden tiedot tulevat ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa.
| Laskutusvaluutta | Valuuttoja ja valuuttakursseja käsitellään ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Valuutat. |
|---|---|
| Alv | Alv-koodi ohjaa laskun alv:n: |
- Kotimainen Alv Kotimainen, Alv veloitetaan
- Kotimainen Alv-vapaa
- Ulkomainen, ei EU Alv-vapaa
- Ulkomainen, EU, Alv-vapaa
- Ei oma työ, Arvonlisäverolliset asiakkaat, joilla oma työ on alv-vapaa
- Sisäinen, Alv-konsernin sisäinen vähennys (ei alv-ilmoitukseen)
| Alv-kanta | Alv-kanta hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisteri/Yleistä/Alv. |
|---|---|
| VAT-numero | Asiakkaille, joilla on Alv-koodi Ulkomaat, EU, on ilmoitettava VAT-numero |
| Maksuehdot | Maksuehto voi olla 0 – 999 luottopäivää |
| Juokseva kk + yllä | Jos maksuehto lasketaan seuraavan kuun ensimmäisestä päivästä |
| Salli koontilaskutus | Mikäli koontilaskutus sallitaan, voi samalle asiakkaalle kuuluvia projekteja laskuttaa yhdellä ja samalla laskulla. |
| Laskutusmaksu | Asiakkaille, joille lisätään laskutusmaksu. Tätä varten tarvitaan muut-koodi. Laskutusmaksu määritellään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Parametrit/Laskutus. |
| Laskutaso | Ei käytössä |
| Alin laskutaso = 2 | Ei käytössä |
| Bruttolasku | Ei käytössä |
| Tunnit | Ilmoitetaan, jos tunnit eritellään laskussa. |
| Tuntihint alaskutasossa1B | Ilmoitetaan, jos tuntihinnat eritellään laskussa. |
| Vertailu | Laskulla voi tehdä eri vertailuja. |
| Jaettu O/O/M | Vertailut voi näyttää jaettuna omaan työhön, alihankintoihin ja muuhun. |
Laskun jakelu
Verkkolaskujen asetukset. Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin, jos haluat lisätietoja sähköisestä laskutuksesta Marathonissa.
Tiimi
| Työntekijä | Asiakkaan parissa työskentelevät henkilö. Käytetään mm. luottamuksellisissa projekteissa |
|---|---|
| Työtehtävä | Työntekijän ammatin voi kirjoittaa laskulle. Työtehtävät rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Työtehtävät. |
Valtuudet
Erityinen asennus asiakasvaltuuksiin. Ilmoita työntekijäryhmät, tiimit ja/tai työntekijät, jotka oivat valtuutettuja asiakkaalle.
Huomioi, että määrätynlaiset valtuudet voivat ylittää tähän rekisteröityjen valtuuksien rajoitukset. Lisätietoja saat Kalin Setterberg.
Omat kentät
Omia kenttiä voi rekisteröidä ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Parametrit.
Lisätietoja Kalin Setterbergiltä.
Projektin rekisteröinti
Projekteja rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit.
Ohjelman voi myös asettaa niin, että projektien avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmasta.
Valitse asiakas ja klikkaa Uusi projektipuolella.
Projektin tunnus koostuu asiakaskoodista ja nelinumeroisesta juoksevasta numerosta.Jos käytätte automaattisia projektinumeroita, uusi projekti saa seuraavan vapaan projektinumeron. Ellette käytä, kirjoita projektinumero.
Monet asiakastiedot haetaan automaattisesti asiakastiedoista. Jos haluat yksittäisellä projektilla muuttaa tietoja, on synkronointi poistettava välilehdellä Parametrit 2.
Yleistä
| Nimi | Projektin nimi, joka näkyy laskulla. |
|---|---|
| Projektiselostus | Projektin seloste, ei näy laskulla. |
| Erityinen laskuteksti | Teksti, joka tulee kaikkiin projektin laskuihin automaattisesti. Tekstin voi kuitenkin laskuttaessa muuttaa tai poistaa. |
| Projektijohtaja | Haetaan työntekijärekisteristä. |
| Tuotantosuunnittelija | Haetaan työntekijärekisteristä. |
| Viitteemme laskussa | Ilmoitetaan, jos joku muu kuin projektipäällikkö tai tuotannonjohtaja on laskun viitehenkilö. |
| Master | Masterprojektiin voi yhdistää useita projekteja. |
| Kampanja
Kampanjaa käyttävät lähinnä yritykset, jotka käyttävät sekä projekti- että mediaosiota Marathonissa. Kampanjaan voi koota mediasuunnitelmia ja projekteja | |
| Deadline | Projektin deadline. |
| Laskupvm | Projektin suunniteltu laskutuspäivämäärä. Päivämäärän voi myös ilmoittaa yksittäisille laskuille. |
| Loppupvm | Projektin loppupäivä. |
Yhteystiedot
Ks. asiakkaan yhteys
Jos projektia laskutetaan muuhun osoitteeseen kuin asiakkaan osoite, suosittelemme Laskuasiakkaan perustamista. Lue lisää kappaleesta Laskuasiakas.
Parametrit 1
| Laji | Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa. |
|---|---|
| Työlaji | 1-3 projektin työlajia. |
| Kategoria | Asiakastiedoista |
| Projektimerkintä 1 ja 2
Yleensä projektikohtainen tieto. Jos asiakkaalla aina on samat merkinnät, ne voidaan ilmoittaa asiakaskohtaisesti. | |
| Ryhmä | Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa. |
| Kustannuspaikka | Asiakastiedoista |
| Tulosyksikkö | Asiakastiedoista |
Parametrit 2
| Kieli | Projektin kieli |
|---|---|
| Ajanraportointi | Rastita, jos projekti tulee näkyville ajanraportointiin niin, että siihen voidaan raportoida aikaa |
| Luottamuksellinen | Rastita jos projekti on salainen. Käytössä yhdessä muiden asennusten kanssa. Ota yhteys Kalin Setterbergiin. |
| Valtuudet luetteloon | Kaikki: Luottamuksellisiin projekteihin pääsee vain projektijohtaja, tuotannonjohtaja, asiakasvastaava ja ne, joilla on valtuudet avata työntekijätiedot. |
Tiimi: työryhmä, jolla on yllä mainittujen lisäksi valtuudet projektiin
| Tilausvahvistus | Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna |
|---|---|
| Tilausvahvistus tulostettu | Tulostusstatus |
| Projektin tiedot on oltava samat kuin asiakkaan |
HInta Oma työ
| Sovittu hinta oma työ | Näkyy raporteissa |
|---|---|
| Hintakerroin | Tuntihintaa voi säädellä ilmoittamalla montako prosenttia siitä tässä projektissa veloitetaan. |
| Veloituslaji | Tällä määritellään mistä tuntihinta haetaan: työkoodista tai työntekijäkoodista. Jos käyttää poikkeavia hinnastoja asiakkailla ja projekteilla, on valittava veloitustyyppi per työntekijä |
| Poikkeavat tuntihinnat | Rastita, jos projektilla käytetään poikkeavia tuntihintoja. Jos asiakas on synkronoitu projektin kanssa, tieto tulee asiakasrekisteristä. |
Katso erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.
| Kopioi asiakkaalta | Voit kopioida poikkeavan tuntihinnan asiakkaalta. |
|---|
HInta Ostot
| Sovittu hinta Ostot | Näkyy mm. raporteissa |
|---|---|
| Hintakerroin | Ilmoita kuinka monta prosenttia ostonn lisästä tässä projektissa veloitetaan |
| Hinnasto ostot | Projektilla voi olla jopa viisi eri hinnastoa eri prosenttimääräisillä lisillä. Nämä on ensin aktivoitava parametreissa. |
Valitse käytettävän listan numero. Listojen numerot näkyvät alihankintakoodeissa.
| Rahoitusvastine | Avoin lisä alihankinnoissa |
|---|
Hinta muut
| Sovittu hinta Muut | Sovittu hinta näkyy mm. raporteissa |
|---|---|
| Hintakerroin | Ilmoita, kuinka monta prosenttia materiaalikustannuksista veloitetaan |
| Aineistolisä | Valituilla työkategorioilla voi ilmoittaa rahamääräisen ateljeemateriaalilisän. Tässä lisää asiakkaalle voi säädellä prosenttikertoimen avulla. |
| Poikkeavat hinnat | Kun asiakkaalle rekisteröidään poikkeava tuntihinta, se tulee automaattisesti myös asiakkaan uusille projekteille. Jos poikkeava tuntihintalista koskee kaikkia koodeja, kirjoita * (tähti) koodikenttään. Jos hinnat ovat eri eri koodeille, kirjoita koodit kenttiin. |
| Päivitä projektit | Kaikki projektit päivitetään poikkeavalla tuntihinnalla |
| Kopioi asiakkaalta | Tässä voi kopioida poikkeavat hinnat asiakkaalta |
Laskutus
| Laskutusvaluutta | Asiakkaan laskutusvaluutta (kurssi ohjataan ohjelmasta Perusrekisterit/Yleistä/Valuutat) |
|---|---|
| Alv | Koodi määrittelee laskun alv: n. Ks. Alv-kappale asiakkaan rekisteröinti -kappaleessa. |
| Alv-kanta | Yrityksen alv-kanta |
| VAT-numero | VAT-numero on ilmoitettava asiakkaille, joiden alv-koodi on Ulkomaat, EU. |
| Maksuehdot | Voit ilmoittaa 0 – 99 päivän maksuehdot. |
| Juokseva kk + yllä | Maksuehdon voi laskea seuraavan kuukauden ensimmäisestä päivästä |
| Salli koontilaskutus | Voit laskuttaa monta samalle asiakkaalle kuuluvaa projektia yhdellä yhteisellä laskulla |
| Laskutusmaksu | Rastita, jos projektille tulee laskutusmaksu. Laskutusmaksu varten on perustettava muut-koodi ja ilmoittaa se parametreissa ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Parametrit/Laskutus |
| Laskutaso | Ei käytössä |
| Alin laskutaso 2 | Ei käytössä |
| Bruttolasku | Ei käytössä |
| Tunnit | Rastita, jos tunnit eritellään laskulle |
| Tuntihinta laskutasossa 1B | Jos tuntihinta näytetään laskuissa |
| Vertailu | Laskulle voi tulostaa eri vertailulukuja. |
| Jaettu O/O/M | Vertailu jaettu omaan työhön, ostoihin ja muuhun. Muuten vertailuluvut näkyvät yhteissummana. |
Laskun jakelu
Verkkolaskujen asetukset. Lisätietoja Kalin Setterbergiltä
Tiimi
| Työntekijä | Projektin parissa työskentelevät työntekijät. Käytetään esim. luottamuksellisissa projekteissa. |
|---|
| Työtehtävä | On mahdollista kirjoittaa työntekijän nimen sijasta tämän ammattititteli laskulle. Työtehtävät rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Työtehtävät. |
|---|
Vapaat projektitiedot
Vapaita projektitietoja voi rekisteröidä ohjelmassa Projektit: Kysymykset
Omat kentät
Projektin rekisteröimisessä on mahdollista lisätä omia kenttiä. Ne määritellään ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Parametrit. Kentät näkyvät yleiskatsauskuvassa Projektin kyselyohjelmassa.
Laskuasiakas
Jos saman asiakkaan projekteja laskutetaan eri osoitteisiin, suosittelemme laskuasiakkuuden perustamista. Sen avulla eri asiakasnumeroita voi käyttää samalle asiakkaalle myyntireskontrassa. Jos vain muutat projektin osoitteen, se muuttuu joka kerta kun lasku päivitetään myyntireskontraan ja kirjanpitoon. Se voi tuottaa ongelmia jos on lähetettävä esim. maksukehotuksia tai korkolaskuja
Laskuasiakkaat perustetaan ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Laskuasiakkaat.
Kun asiakkuus on luotu, ilmoita asiakasnumero projektitietoihin ( Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit). Löydät asiakasnumeron hakuruudusta. Osoite on nyt voimassa ko. projektilla.
Yliasiakas
Yliasiakaskäsitettä käytetään raportteihin ja tilastoihin, jossa on monta toisiinsa yhteen kuuluvaa asiakasta.
Yliasiakkaat perustetaan ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Yliasiakkaat ja ne yhdistetään asiakkaisiin ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat, välilehdellä Parametrit 1. Yliasiakkaita voi vuorostaan yhdistää Yliasiakkaihin, jos tarvitsee lisäulottuvuuksia.
Esimerkki: Asiakas Volvo on sekä Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa että Suomessa, joka maassa on monta toimistoa. Kukin toimisto on yksittäinen asiakas Marathonissa. Eri konttorit ovat yhdistettyjä maakohtaisella yliasiakkaalla, esim. Volvo Suomi. Maat/Yliasiakkaat voivat vuorostaan olla yhdistettynä yliasiakkaaseen Volvo.
Rekisteröi uusi yliasiakas painamaölla toimintoa Uusi ja ilmoita nimi ja mahdollinen asiakasvastaava, ryhmä, kategoria,yliasiakas ja tiimi. Tiimin voi näyttää sarakkeena projektiraporttien tulostuksessa.
