Aikaraporttien hyväksyntä

Yleistä

Marathonin voi asettaa niin, että esimiehet hyväksyvät työntekijöiden aikaraportit. Ohjelman voi myös asettaa niin, ettei aikaraportteja voi päivittää talousosastolle, ellei niitä ole hyväksytty.

Valmistelut

Tarkista, että kaikilla hyväksyjillä on valtuudet Aikaraporttien hyväksyntäohjelmaan. Tarkista valtuudet ohjelmassa Hallinta/Valtuudet/Projektihallinta/Rekisteröinti/Aikaraporttien hyväksyntä.

Valitse sen jälkeen ohjelmassa Perusrekisterit/PRO/Parametrit, välilehdellä Oma työ, josko aikaraportit hyväksytään Ryhmittäin tai Työryhmittäin.

There is also possibility to choose specific fee codes to appear in separate columns in the time report approval function, and to set up so that only approved time reports can be updated.

Valtuudet

Määrittele hyväksyjän valtuudet käyttäjärekisterissä Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät. Alla olevassa esimerkissä käyttäjällä on valtuudet hyväksyä ryhmätasolla.

Rasti ruudussa Kaikki tarkoittaa, että kaikki työntekijät ovat valittavissa, riippumatta ryhmä- tai työryhmäkuuluvuudesta.

Ohjelmassa Aikaraporttien hyväksyntä voit määritellä mitä ryhmiä/työryhmiä ko. henkilö saa hyväksyä. Alla olevassa esimerkissä parametreissa on valittu hyväksyntä ryhmätasolla. Hyväksyjä näkee vain oman ryhmänsä aikaraportit.

Aikaraporttien hyväksyntä projektiosiossa

Aikaraporttien hyväksyntäohjelma löytyy Projektiosiosta. Vuosi ja kuukausi on ilmoitettava kentässä Kuukausi, muuten lista on tyhjä.

Description of the columns:

Käsittelemättömät	raportoidut päivät, joita vielä ei ole käsitelty
Raportoimattomia päiviä	ei raportoidut, tai vajaat/keskeneräiset päivät
Hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, jotka ovat hyväksyttyjä
Ei hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, joita ei ole hyväksytty
Muutettuja päiviä	näyttää, mikäli käsiteltyjen päivien aikaraportteja on muutettu

Other functions:

Remind time reporters	An e-mail is sent to time reporters who have Not OK days
Printout	You can print out time reports. A special print template is required, contact Kalin Setterberg for further information.
Reconciliation	An overview of all employees' calendars. This list is the same as in Backoffice: Project accounting/Reconciliation Time.

To look at a time report

Select an employee and see her/his report by clicking Open. The following view is shown:

The above columns fetch information from:

External projects	Projects with project type E (external), G (group) and J (speculation)
Internal projects	Projects with project type I (internal)
Internal time	Cost category 90 (not project related)
Illness	Cost category 96
Vacation	Cost category 93
Other absence	Cost category 91, 92, 94, 95, 97 and 98
Total	Shows reported hours in total
Calendar	Shows the reporting requirement of the employee
Approval	Shows daysy that are handled, i.e. OK or not OK. The field is labelled with user and time of approval.
Comment	Field for optional approval comment.

You can open a single day in order to see what projects and codes the hours have been reported on:

Approve

You can approve single days by marking them and then pressing Approve days, or a complete month by pressing Approve month. In both cases the box shown below opens, where you can approve or disapprove a day and write a comment:

You can also open a time report for one specific day and approve it. A day that is not OK is shown in Marathon Time, crossed:

Notification to employee

You can send an e-mail to an employee with days that are not OK. Click on Remind time reporters in the list of employees, the following confirmation is shown:

Print

You can print a list of all time reports for the selected month with the Print function. Note, that you need a print template for that, contact Kalin Setterberg to order one.

Changes

If an employee changes her/his time report on a day that already is approved, it is shown in two ways: With a red cross in the column Changed:

In the employee's time report in the approval, the text in the Approval column turns red:

Backoffice watch list

In the watch list for time reports, the accounting staff can monitor the time report approvals. Additionally to functions described in Approval of time reports in Frontoffice here is a function fo reminding approvers:

Remind approvers	Sends a reminder mail to approvers with not handled days during a period. Select approvers with checking the box on a rpw. All approvers are selected by default.