Aikaraporttien hyväksyntä

Yleistä

Marathonin voi asettaa niin, että esihenkilöt hyväksyvät työntekijöiden aikaraportit. Ohjelman voi myös asettaa niin, ettei aikaraportteja voi päivittää talousosastolle, ellei niitä ole hyväksytty.

Valmistelut

Tarkista, että kaikilla hyväksyjillä on valtuudet Aikaraporttien hyväksyntäohjelmaan. Valtuusmatriisi löytyy ohjelmasta Järjestelmä/Valtuudet kohdassa Projektihallinta/Rekisteröinti/Aikaraporttien hyväksyntä ja Aikaraporttien valvonta. Aseta seuraavat parametrit Perusrekistereissä/PRO/Parametrit:

Approval of time report per	Select whether the approving shall be per Group or per Working team. Days reported but not approved
Approval sort out job codes	Here you can sort out single fee codes, to be shown in separate columns in the Watch list
Approval Update only approved days	If you update time reports manually, you can make a setting that only approved time reports can be updated.

Valtuudet

Määrittele hyväksyjän valtuudet käyttäjärekisterissä Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät. Alla olevassa esimerkissä käyttäjällä on valtuudet hyväksyä ryhmätasolla.

Rasti ruudussa Kaikki tarkoittaa, että kaikki työntekijät ovat valittavissa, riippumatta ryhmä- tai työryhmäkuuluvuudesta.

Ohjelmassa Aikaraporttien hyväksyntä voit määritellä mitä ryhmiä/työryhmiä ko. henkilö saa hyväksyä. Alla olevassa esimerkissä parametreissa on valittu hyväksyntä ryhmätasolla. Hyväksyjä näkee vain oman ryhmänsä aikaraportit.

Aikaraporttien hyväksyntä projektiosiossa

Aikaraporttien hyväksyntäohjelma löytyy Projektiosiosta. Vuosi ja kuukausi on ilmoitettava kentässä Kuukausi, muuten lista on tyhjä.

Sarakkeet:

Käsittelemättömät	raportoidut päivät, joita vielä ei ole käsitelty
Raportoimattomia päiviä	ei raportoidut, tai vajaat/keskeneräiset päivät
Hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, jotka ovat hyväksyttyjä
Ei hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, joita ei ole hyväksytty
Muutettuja päiviä	näyttää, mikäli käsiteltyjen päivien aikaraportteja on muutettu

Muut toiminnot:

Muistuta aikaraportoitsijoita	Ajan raportoijat, joilla on hyväksymättömiä päiviä, saavat sähköpostiviestin
Tulostus	Voit tulostaa aikaraportteja. Tarvitset erillisen tulostusmallin sitä varten, lisätietoja saat Kalin Setterbergiltä.
Tarkistuslista	Katsaus kaikkien työntekijöiden kalendaarioon. Lista on sama kuin Projektiosion raporteissa oleva Tarkistuslista aika.

Tarkista aikaraportti

Valitse työntekijä ja Avaa, nähdäksesi hänen aikaraporttinsa.

Sarakkeet hakevat tiedot seuraavasti:

Ulkoiset projektit	Projektit lajeista E (ulkoiset), G (konsernin sisäiset) ja J (spekula/kilpailuprojektit)
Sisäiset projektit	Projektilaji I (sisäinen)
Sisäinen aika	Kustannuskategoria 90 (ei projektiin liittyvä)
Sairaus	Kustannuskategoria 96
Loma	Kustannuskategoria 93
Muu poissaolo	Kustannuskategoriat 91, 92, 94, 95, 97 ja 98
Yhteensä	Näyttää raportoitujen tuntien kokonaismäärän
Kalendaario	Näyttää työntekijän raportointivaatimuksen
Hyväksyntä	Näyttää käsitellyt päivät, hyväksyntästatuksesta riippumatta. Kentässä näkyy käyttäjä ja hyväksynnän aika.
Kommentti	Mahdollisuus hyväksyntäkommenttiin.

Voit avata yksittäisen päivän ja katsoa mille projekteille ja työkoodeille tunnit on viety:

Hyväksyntä

Voit hyväksyä yksittäisiä päiviä merkitsemällä ne ja sen jälkeen painamalla toimintaa Hyväksy päiviä,tai Hyväksy kuukausi, jos haluat hyväksyä kuukauden kerrallaan. Näet alla olevan ruudun, rastita vaihtoehto ja kirjoita kommentti (valinnainen):

Voit avata yhden päivän raportin ja hyväksyä sen myös suoraan. Päivä, jota et hyväksy, merkitään Marathon Tidin almanakassa rastilla:

Ilmoita työntekijälle ei-hyväksytyistä päivistä

Voit ilmoittaa ei-hyväksytyistä päivistä työntekijöille. Käytä toimintoa Muistuta aikaraportoitsijoita työntekijälistassa.

Tulostus

Toiminnalla Tulostus voit tulostaa valitun kuukauden ja ryhmän kaikki aikaraportit. Tarvitset tähän tulostusmallin- ota yhteys Kalin Setterbergiin tilataksesi.

Muutokset

Jos työntekijä muuttaa aikaraporttiaan päivänä, joka jo on käsitelty, se näyy kahdella tavalla. Sarakkeessa Muutettuja päiviä on punainen rasti

Ja työntekijän aikaraportissa hyväksyntäohjelmassa sarakkeen Hyväksyntä teksti on punaisella:

Aikaraporttien hyväksynnän seuranta

Hyväksynnän seurannassa taloushallinnon henkilöt voivat seurata aikaraporttien hyväksyntää. Kappaleessa Aikaraporttien hyväksyntä mainittujen toimintojen lisäksi tässä ohjelmassa voi lähettää muistutuksen hyväksyjälle.

Muistuta hyväksyjä	Lähettää muistutusviestin hyväksyjille, joilla on käsittelemättömiä päiviä kaudessa. Rastita kukin hyväksyjä. Ohjelman oletusarvona on kaikki hyväksyjät rastitettu.