Asiakkaiden ja projektien rekisteröinti

Asiakkaiden rekisteröinti

Asiakkaat rekisteröidään ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit. Ohjelman voi myös asettaa niin, että asiakkaiden avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmassa.

Suurin osa tiedoista, joita syötät asiakastietoihin, siirtyy myös asiakkaan uusiin projekteihin. Ne ovat kuitenkin vain ehdotuksia, joita voi muuttaa.

Aloita klikkaamalla UUSI vasemmalla puolella.

Vaaleanvihreä ympyrä ennen kenttää tarkoittaa, että asiakkaalle rekisteröidyt tiedot synkronoituvat sen projekteille. Voit poistaa synkronoinnin poistamall arastin ruudusta ”Synkronoi projektit asiakkan kanssa” välilehdellä Parametrit 2. Sen jälkeen uudet tiedot eivät enää synkroinoidu

Asiakas-ID	Anna asiakkaalle valinnainen asiakaskoodi, enintään neljä merkkiä. Pääsääntöisesti käytetään asiakkaan nimen lyhennystä. Asiakaskoodista tulee myös projektitunnuksen ensimmäinen osa. Klikkaa OK.

Yleistä

Sisäinen nimi	Asiakkaalle voi sisäisesti antaa toisen nimen, esimerkiksi kuvaavamman kuin virallinen nimi. Sisäinen nimi näkyy asiakaslistassa mutta ei tule laskulle.
Nimi	Asiakkaan kokonainen nimi, tulee laskulle.
Osasto	Osasto, c/o – osoite tai jatkoa asiakkaan nimelle. Voidaan valita mukaan laskulle.
Jakeluosoite	Tulee laskulle
Postiosoite
Maa
Käyntiosoite

Ilmoita asiakkaan yhteystiedot

Puh kesk
Fax kesk
Asiakasyhteys	Asiakkaan yhteyshenkilö
Puh suor
Fax suor
Matkapuh
Sähköposti
Lyhytnimi	Asiakkaan nimen lyhennys, jota voidaan käyttää hakuvaihtoehtona määrätyissä raporteissa.
Asiakasnumero	Asiakkaan tunnus myyntireskontrassa. Jos kentän jättää tyhjäksi, asiakas-ID:tä käytetään asiakasnumerona

Parametrit 1

Asiakkaan parametritiedot tulevat lähes poikkeuksetta ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa

Yliasiakas	Jos monet asiakaskoodit kuuluvat yhteen keskenään ne voidaan yhdistää toisiinsa yliasiakas-käsitteen avulla. Esimerkiksi raportteja voi tulostaa yliasiakastasolla.
Projektilaji	Projektilajien avulla voi ryhmittää projekteja, käytetään tilastoja varten
Työlaji	Pakollinen tieto. Myös tilastoja varten.
Asiakaskategoria	Tilastoja varten
Projektimerkintä 1 ja 2	Projektin voi merkitä kahdella valinnaisella merkinnällä, jos muut projektiryhmitykset eivät riitä.
Asiakasvastaava	Valitse asiakasvastaava työntekijärekisteristä
Ryhmä	Ryhmää käytetään lähinnä yrityksissä, joilla on useita osastoja tai konserneissa joilla on yhteinen projektihallinta.
Kustannuspaikka	Laskutustuottojen jakoon.
Tulosyksikkö	Laskutustuottojen jakoon.
Luottoluokka	Asiakkaan luottoluokka. Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta
Luottolimiitti	Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta.

Parametrit 2

Kieli	Kieli, jolla asiakaslaskut tulostetaan
Viim. projektinumero	Viimeksi avatun projektin juokseva numero.
Ajanraportointi	Rastita, jos haluat että asiakkaan projekteille voidaan raportoida aikaa Ajanraportoinnissa.
Luottamuksellinen	Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin jos haluat lisätietoja luottamuksellisten projektien hallinnasta.
Asiakasperspektiivi	Ei käytössä
Tilausvahvistus	Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna.
Synk projekti asiakkaan ...	On mahdollista synkronoida määrättyjä tietoja asiakkaan ja sen projektien välillä
Vähennysasiakas jos moni...	Käytössä vain jos moniyritystoimintoaa käytetään
Estetty	Asiakkaan voi rastita estetyksi, edellyttäen ettei sillä ole yhtään aktiivia projektia.

Hinta Oma työ

Hintakerroin	Kertoimen avulla voi ilmoitta montako prosenttia tuntihinnasta on voimassa ko. asiakkaalla.
Veloituslaji	Veloitustyypillä ohjataan, mikäli tuntihinta haetaan työntekijäkoodista vai työkoodista. Jos haluat käyttää poikkeavia tuntihintoja asiakkailla ja projekteilla, valitse per työntekijä.
Ylityölisä	Ota yhteyttä Kain Setterbergiin jos haluat lisätietoja Marathonin ylityökäsittelystä.
Poikkeavat hinnat	ks. erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.
Päivitä projekti	Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle.
Kopioi kohteesta	Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta
Hinnaston mukaan	Ilmoita yleinen hinnasto. Hinnastot rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisteri/Pro/Poikkeavat tuntihinnat.

Hinta Ostot

Hintakerroin	Hintakertoimella voi määritellä, montako prosenttia lisästä on voimassa.
Hinnasto Ostot	Voit käyttää jopa viittä eri hinnastoa eri lisäprosenteilla. Hinnastot rekisteröidään ostokoodeille, sieltä löytyy myös hinnastojen numerot.
Rahoitusvastine	Oston avoin lisä.

Hinta muut

Hintakerroin	Kertoimen avulla voi ilmoittaa montako prosenttia materiaalikustannuksesta on voimassa.
Aineistolisä	Työkategorialle voi ilmoittaa ateljeeaineistolisän valinnaisella rahamäärällä. Lisä asiakkaalle tehdään prosenttien avulla.
Poikkeavat hinnat	Pyydä meiltä erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.
Päivitä projekti	Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle.
Kopioi kohteesta	Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta.

Laskutus

Kaikki välilehden tiedot tulevat ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa.

Laskutusvaluutta	Valuuttoja ja valuuttakursseja käsitellään ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Valuutat.
Alv	Alv-koodi ohjaa laskun alv:n:

• Kotimainen Alv Kotimainen, Alv veloitetaan
• Kotimainen Alv-vapaa
• Ulkomainen, ei EU Alv-vapaa
• Ulkomainen, EU, Alv-vapaa
• Ei oma työ, Arvonlisäverolliset asiakkaat, joilla oma työ on alv-vapaa
• Sisäinen, Alv-konsernin sisäinen vähennys (ei alv-ilmoitukseen)

Alv-kanta	Alv-kanta hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisteri/Yleistä/Alv.
VAT-numero	Asiakkaille, joilla on Alv-koodi Ulkomaat, EU, on ilmoitettava VAT-numero
Maksuehdot	Maksuehto voi olla 0 – 999 luottopäivää
Juokseva kk + yllä	Jos maksuehto lasketaan seuraavan kuun ensimmäisestä päivästä
Salli koontilaskutus	Mikäli koontilaskutus sallitaan, voi samalle asiakkaalle kuuluvia projekteja laskuttaa yhdellä ja samalla laskulla.
Laskutusmaksu	Asiakkaille, joille lisätään laskutusmaksu. Tätä varten tarvitaan muut-koodi. Laskutusmaksu määritellään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Parametrit/Laskutus.
Laskutaso	Ei käytössä
Alin laskutaso = 2	Ei käytössä
Bruttolasku	Ei käytössä
Tunnit	Ilmoitetaan, jos tunnit eritellään laskussa.
Tuntihint alaskutasossa1B	Ilmoitetaan, jos tuntihinnat eritellään laskussa.
Vertailu	Laskulla voi tehdä eri vertailuja.
Jaettu O/O/M	Vertailut voi näyttää jaettuna omaan työhön, alihankintoihin ja muuhun.
Sähköposti laskuille	Jos kenttään on ilmoitettu sähköpostiosoite, laskut lähetetään sinne automaattisesti laskuttaessa. Huomioi, että myös ennakkolaskun vähennykset ja hyvityslaskut lähetetään.

E-dokumentit

Verkkolaskujen asetukset. Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin, jos haluat lisätietoja sähköisestä laskutuksesta Marathonissa.

Tiimi

Työntekijä	Asiakkaan parissa työskentelevät henkilö. Käytetään mm. luottamuksellisissa projekteissa
Työtehtävä	Työntekijän ammatin voi kirjoittaa laskulle. Työtehtävät rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Työtehtävät.

Valtuudet

Erityinen asennus asiakasvaltuuksiin. Ilmoita työntekijäryhmät, tiimit ja/tai työntekijät, jotka oivat valtuutettuja asiakkaalle.

Huomioi, että määrätynlaiset valtuudet voivat ylittää tähän rekisteröityjen valtuuksien rajoitukset. Lisätietoja saat Kalin Setterberg.

Omat kentät

Omia kenttiä voi rekisteröidä ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Parametrit.

Lisätietoja Kalin Setterbergiltä.

Register projects

Projekteja rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit.

Ohjelman voi myös asettaa niin, että projektien avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmasta.

Valitse asiakas ja klikkaa Uusi projektipuolella.

Projektin tunnus koostuu asiakaskoodista ja nelinumeroisesta juoksevasta numerosta.Jos käytätte automaattisia projektinumeroita, uusi projekti saa seuraavan vapaan projektinumeron. Ellette käytä, kirjoita projektinumero.

Monet asiakastiedot haetaan automaattisesti asiakastiedoista. Jos haluat yksittäisellä projektilla muuttaa tietoja, on synkronointi poistettava välilehdellä Parametrit 2.

Yleistä

Nimi	Projektin nimi, joka näkyy laskulla.
Projektiselostus	Projektin seloste, ei näy laskulla.
Erityinen laskuteksti	Teksti, joka tulee kaikkiin projektin laskuihin automaattisesti. Tekstin voi kuitenkin laskuttaessa muuttaa tai poistaa.
Projektijohtaja	Haetaan työntekijärekisteristä.
Tuotantosuunnittelija	Haetaan työntekijärekisteristä.
Viitteemme laskussa	Ilmoitetaan, jos joku muu kuin projektipäällikkö tai tuotannonjohtaja on laskun viitehenkilö.
Master	Masterprojektiin voi yhdistää useita projekteja.
Kampanja Kampanjaa käyttävät lähinnä yritykset, jotka käyttävät sekä projekti- että mediaosiota Marathonissa. Kampanjaan voi koota mediasuunnitelmia ja projekteja
Deadline	Projektin deadline.
Laskupvm	Projektin suunniteltu laskutuspäivämäärä. Päivämäärän voi myös ilmoittaa yksittäisille laskuille.
Loppupvm	Projektin loppupäivä.

Yhteystiedot

Ks. asiakkaan yhteys

Jos projektia laskutetaan muuhun osoitteeseen kuin asiakkaan osoite, suosittelemme Laskuasiakkaan perustamista. Lue lisää kappaleesta Laskuasiakas.

Parametrit 1

Laji	Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa.
Työlaji	1-3 projektin työlajia.
Kategoria	Asiakastiedoista
Projektimerkintä 1 ja 2 Yleensä projektikohtainen tieto. Jos asiakkaalla aina on samat merkinnät, ne voidaan ilmoittaa asiakaskohtaisesti.
Ryhmä	Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa.
Kustannuspaikka	Asiakastiedoista
Tulosyksikkö	Asiakastiedoista

Parametrit 2

Kieli	Projektin kieli
Ajanraportointi	Rastita, jos projekti tulee näkyville ajanraportointiin niin, että siihen voidaan raportoida aikaa
Luottamuksellinen	Rastita jos projekti on salainen. Käytössä yhdessä muiden asennusten kanssa. Ota yhteys Kalin Setterbergiin.
Valtuudet luetteloon	Kaikki: Luottamuksellisiin projekteihin pääsee vain projektijohtaja, tuotannonjohtaja, asiakasvastaava ja ne, joilla on valtuudet avata työntekijätiedot.

Tiimi: työryhmä, jolla on yllä mainittujen lisäksi valtuudet projektiin

Tilausvahvistus	Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna
Tilausvahvistus tulostettu	Tulostusstatus
Projektin tiedot on oltava samat kuin asiakkaan

Price fee

Quoted price fee	Quoted price is shown in reports
Price factor	State how many percent of hourly rate that shall concern this project
Debit type	Debit type manages whether the hourly rate shall be fetched from the employee code or from the job code. If you want to use the special price list on clients and projects, the debit type has to be set to employee.
Special hourly rates	This box must be checked if you want to use special pricing on the project. If the project is synchronised, this information comes from the client record.

See separate manual about special prices in Marathon

Copy from client

You can copy a special price from the client

Price purchase

Quoted price purchases	Shown in reports among others.
Price factor	State how many projects of mark-up on purchases that shall concern this project
Price list fees	A project can have up to five different price lists with different mark –up percentage rates. These must first be activated in the parameters.

Select then the number of the prioce list(s) thet you want to use. The number is shown on the purchase codes

Capital cost

Open mark-up on purchases

Price Other

Quoted price other	Shown in reports among other things
Price factor	State how many percent of the material cost that shall concern this client
Material mark-up	You can add optional mark-ups on some job categories: here the mark-up is governed by a percentage rate
Special prices	Special prices on a client is automatically coming to the client’s projects. If the special prices’ list concerns all codes, write * in the code field. Otherwise, write the other codes with special prices.
Update project	All projects will be updated with the new price
Copy from client	Possibility to copy special prices from the client

Invoicing

Invoicing currency	The client’s invoicing currency (managed in Backoffice: Base registers/General/Invoices)
VAT	The Vat code manages the vat stated on the invoice.
VAT rate	The Vat rate of the company
VAT-number	For foreign clients within the EU.
Terms of payment	0 – 99 credit days can be stated.
Current month + above	Possibility to count terms of payment from the first day of the next month
Allow coll inv	Several projects belonging to the same client can be invoiced in one common invoice
Invoicing fee	If the project shall have an invoicing fee, state it here. The fee must have an other –code, registered and stated in Backoffice: Base registers/Pro/Parameters/Invoicing)
Invoice level	Not in use
Lowest inv level =2	Not in use
Gross invoice	Each invoice increases the amount and shows a row with earlier invoiced
Hours	Check if the invoice shall show hours
Hourly rate on …	Check if the invoice shall show hourly rates
Comparison	Select optional comparison alternative.
Divided in …	The comparison amounts can be divided into fees, purchases or shown as a total
E-mail for inv..	Invoices can be sent directly to the stated email address. Note, that also pre-invoice deductions and credit invoices will be sent.

E-document

Settings for e-invoicing. Contact Kalin Setterberg for more information.

Team

Employees Select the employees that form the team. Team can be useful for example in confidential projects.

Occupation If the employee’s occupation shall be printed on the invoice, write, select one here. Occupations are registered in Backoffice: Base register/Pro/Occupation.

Optional project codes

Optional codes can be stated in 04-10-90-54, these can also be activarted for project setup in Frontoffice: Client and Projects.

Own fields

Own fields aor project setup can be stated in Backoffice: Base registers/general/parameters. These fields can be shown in the summary in Frontoffice: Client and project.

Invoicing client

If projects on the same client have different addresses for the invoices, an invoicing client should be created. That way different client numbers will be used for one client in the Sales Ledger. If you only change the address in the project, the address will be changed in the sales ledger and bookkeeping every time a new invoice is updated, which dcan be problematic in case of reminders or interest invoices.

Register invoicing clients in Backoffice: Base registers/Pro/Invoice clients.

When the registration is done, write the client number on the project in Backoffice: Base registers/Pro/Clients by searching for it in the search box. The new address will now be used on the project.

Collective client

Collective clients are used for statistics of several clients that belong together.

Register collective clients in Backoffice: Base registers/Pro/Collective clients and connect to clients in Backoffice: Base registers/Pro/Clienst, under the tab General. Collective clients can be connected to collective clients for more dimensions (collective collective clients)

Example: The client VOLVO exists in Sweden, Norway, Denmark and Finland and there are many offices in all countries. Each office is a client in Marathon. All offices in the country are connected to a collective client per country. The countries can, in turn, be connected to a collective client that covers the whole Volvo group.

To register a new collective client, click New. Write code and name and possible client manager, group, category, collective client and team. Team can be printed out as a column in the project reports.