Asiakkaiden ja projektien rekisteröinti

From Marathon Documentation
Revision as of 17:09, 6 January 2016 by TR (talk | contribs)

Jump to: navigation, search


Asiakkaiden rekisteröinti

Asiakkaat rekisteröidään ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit. Ohjelman voi myös asettaa niin, että asiakkaiden avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmassa.

Suurin osa tiedoista, joita syötät asiakastietoihin, siirtyy myös asiakkaan uusiin projekteihin. Ne ovat kuitenkin vain ehdotuksia, joita voi muuttaa.

Aloita klikkaamalla UUSI vasemmalla puolella.

Vaaleanvihreä ympyrä ennen kenttää tarkoittaa, että asiakkaalle rekisteröidyt tiedot synkronoituvat sen projekteille. Voit poistaa synkronoinnin poistamall arastin ruudusta ”Synkronoi projektit asiakkan kanssa” välilehdellä Parametrit 2. Sen jälkeen uudet tiedot eivät enää synkroinoidu


Asiakas-ID Anna asiakkaalle valinnainen asiakaskoodi, enintään neljä merkkiä. Pääsääntöisesti käytetään asiakkaan nimen lyhennystä. Asiakaskoodista tulee myös projektitunnuksen ensimmäinen osa. Klikkaa OK.

Yleistä

Sisäinen nimi Asiakkaalle voi sisäisesti antaa toisen nimen, esimerkiksi kuvaavamman kuin virallinen nimi. Sisäinen nimi näkyy asiakaslistassa mutta ei tule laskulle.
Nimi Asiakkaan kokonainen nimi, tulee laskulle.
Osasto Osasto, c/o – osoite tai jatkoa asiakkaan nimelle. Voidaan valita mukaan laskulle.
Jakeluosoite Tulee laskulle
Postiosoite
Maa
Käyntiosoite

Ilmoita asiakkaan yhteystiedot

Puh kesk
Fax kesk
Asiakasyhteys Asiakkaan yhteyshenkilö
Puh suor
Fax suor
Matkapuh
Sähköposti
Lyhytnimi Asiakkaan nimen lyhennys, jota voidaan käyttää hakuvaihtoehtona määrätyissä raporteissa.
Asiakasnumero Asiakkaan tunnus myyntireskontrassa. Jos kentän jättää tyhjäksi, asiakas-ID:tä käytetään asiakasnumerona

Parametrit 1

Asiakkaan parametritiedot tulevat lähes poikkeuksetta ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa

Yliasiakas Jos monet asiakaskoodit kuuluvat yhteen keskenään ne voidaan yhdistää toisiinsa yliasiakas-käsitteen avulla. Esimerkiksi raportteja voi tulostaa yliasiakastasolla.
Projektilaji Projektilajien avulla voi ryhmittää projekteja, käytetään tilastoja varten
Työlaji Pakollinen tieto. Myös tilastoja varten.
Asiakaskategoria Tilastoja varten
Projektimerkintä 1 ja 2 Projektin voi merkitä kahdella valinnaisella merkinnällä, jos muut projektiryhmitykset eivät riitä.
Asiakasvastaava Valitse asiakasvastaava työntekijärekisteristä
Ryhmä Ryhmää käytetään lähinnä yrityksissä, joilla on useita osastoja tai konserneissa joilla on yhteinen projektihallinta.
Kustannuspaikka Laskutustuottojen jakoon.
Tulosyksikkö Laskutustuottojen jakoon.
Luottoluokka Asiakkaan luottoluokka. Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta
Luottolimiitti Näkyy ohjelmassa Projektihallinta/Luottovalvonta.

Parametrit 2

Kieli Kieli, jolla asiakaslaskut tulostetaan
Viim. projektinumero Viimeksi avatun projektin juokseva numero.
Ajanraportointi Rastita, jos haluat että asiakkaan projekteille voidaan raportoida aikaa Ajanraportoinnissa.
Luottamuksellinen Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin jos haluat lisätietoja luottamuksellisten projektien hallinnasta.
Asiakasperspektiivi Ei käytössä
Tilausvahvistus Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna.
Synk projekti asiakkaan ... On mahdollista synkronoida määrättyjä tietoja asiakkaan ja sen projektien välillä
Vähennysasiakas jos moni... Käytössä vain jos moniyritystoimintoaa käytetään
Estetty Asiakkaan voi rastita estetyksi, edellyttäen ettei sillä ole yhtään aktiivia projektia.

Hinta Oma työ

Hintakerroin Kertoimen avulla voi ilmoitta montako prosenttia tuntihinnasta on voimassa ko. asiakkaalla.
Veloituslaji Veloitustyypillä ohjataan, mikäli tuntihinta haetaan työntekijäkoodista vai työkoodista. Jos haluat käyttää poikkeavia tuntihintoja asiakkailla ja projekteilla, valitse per työntekijä.
Ylityölisä Ota yhteyttä Kain Setterbergiin jos haluat lisätietoja Marathonin ylityökäsittelystä.
Poikkeavat hinnat ks. erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.
Päivitä projekti Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle.
Kopioi kohteesta Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta
Hinnaston mukaan Ilmoita yleinen hinnasto. Hinnastot rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisteri/Pro/Poikkeavat tuntihinnat.

Hinta Ostot

Hintakerroin Hintakertoimella voi määritellä, montako prosenttia lisästä on voimassa.
Hinnasto Ostot Voit käyttää jopa viittä eri hinnastoa eri lisäprosenteilla. Hinnastot rekisteröidään ostokoodeille, sieltä löytyy myös hinnastojen numerot.
Rahoitusvastine Oston avoin lisä.

Hinta muut


Hintakerroin Kertoimen avulla voi ilmoittaa montako prosenttia materiaalikustannuksesta on voimassa.
Aineistolisä Työkategorialle voi ilmoittaa ateljeeaineistolisän valinnaisella rahamäärällä. Lisä asiakkaalle tehdään prosenttien avulla.
Poikkeavat hinnat Pyydä meiltä erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.
Päivitä projekti Päivittää yhden tai useamman projektin niillä hinnoilla, jotka ilmoitetaan asiakkaalle.
Kopioi kohteesta Voit kopioida poikkeavat tuntihinnat toiselta asiakkaalta.

Laskutus

Kaikki välilehden tiedot tulevat ehdotuksina uusille projekteille, mutta niitä voi muuttaa.

Laskutusvaluutta Valuuttoja ja valuuttakursseja käsitellään ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Valuutat.
Alv Alv-koodi ohjaa laskun alv:n:
  • Kotimainen Alv Kotimainen, Alv veloitetaan
  • Kotimainen Alv-vapaa
  • Ulkomainen, ei EU Alv-vapaa
  • Ulkomainen, EU, Alv-vapaa
  • Ei oma työ, Arvonlisäverolliset asiakkaat, joilla oma työ on alv-vapaa
  • Sisäinen, Alv-konsernin sisäinen vähennys (ei alv-ilmoitukseen)
Alv-kanta Alv-kanta hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisteri/Yleistä/Alv.
VAT-numero Asiakkaille, joilla on Alv-koodi Ulkomaat, EU, on ilmoitettava VAT-numero
Maksuehdot Maksuehto voi olla 0 – 999 luottopäivää
Juokseva kk + yllä Jos maksuehto lasketaan seuraavan kuun ensimmäisestä päivästä
Salli koontilaskutus Mikäli koontilaskutus sallitaan, voi samalle asiakkaalle kuuluvia projekteja laskuttaa yhdellä ja samalla laskulla.
Laskutusmaksu Asiakkaille, joille lisätään laskutusmaksu. Tätä varten tarvitaan muut-koodi. Laskutusmaksu määritellään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Parametrit/Laskutus.
Laskutaso Ei käytössä
Alin laskutaso = 2 Ei käytössä
Bruttolasku Ei käytössä
Tunnit Ilmoitetaan, jos tunnit eritellään laskussa.
Tuntihint alaskutasossa1B Ilmoitetaan, jos tuntihinnat eritellään laskussa.
Vertailu Laskulla voi tehdä eri vertailuja.
Jaettu O/O/M Vertailut voi näyttää jaettuna omaan työhön, alihankintoihin ja muuhun.
Sähköposti laskuille Jos kenttään on ilmoitettu sähköpostiosoite, laskut lähetetään sinne automaattisesti laskuttaessa. Huomioi, että myös ennakkolaskun vähennykset ja hyvityslaskut lähetetään.

E-dokumentit

Verkkolaskujen asetukset. Ota yhteyttä Kalin Setterbergiin, jos haluat lisätietoja sähköisestä laskutuksesta Marathonissa.

Tiimi

Työntekijä Asiakkaan parissa työskentelevät henkilö. Käytetään mm. luottamuksellisissa projekteissa
Työtehtävä Työntekijän ammatin voi kirjoittaa laskulle. Työtehtävät rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Työtehtävät.

Valtuudet

Erityinen asennus asiakasvaltuuksiin. Ilmoita työntekijäryhmät, tiimit ja/tai työntekijät, jotka oivat valtuutettuja asiakkaalle.

Huomioi, että määrätynlaiset valtuudet voivat ylittää tähän rekisteröityjen valtuuksien rajoitukset. Lisätietoja saat Kalin Setterberg.

Omat kentät

Omia kenttiä voi rekisteröidä ohjelmassa Perusrekisterit/Yleistä/Parametrit.

Lisätietoja Kalin Setterbergiltä.

Register projects

Projekteja rekisteröidään ohjelmassa Perusrekisterit/Pro/Asiakkaat ja projektit.

Ohjelman voi myös asettaa niin, että projektien avaus on mahdollista Projektin kyselyohjelmasta.

Valitse asiakas ja klikkaa Uusi projektipuolella.

Projektin tunnus koostuu asiakaskoodista ja nelinumeroisesta juoksevasta numerosta.Jos käytätte automaattisia projektinumeroita, uusi projekti saa seuraavan vapaan projektinumeron. Ellette käytä, kirjoita projektinumero.

Monet asiakastiedot haetaan automaattisesti asiakastiedoista. Jos haluat yksittäisellä projektilla muuttaa tietoja, on synkronointi poistettava välilehdellä Parametrit 2.

Yleistä

File:PRO-ECP-FI-grafik8.png


Nimi Projektin nimi, joka näkyy laskulla.
Projektiselostus Projektin seloste, ei näy laskulla.
Erityinen laskuteksti Teksti, joka tulee kaikkiin projektin laskuihin automaattisesti. Tekstin voi kuitenkin laskuttaessa muuttaa tai poistaa.
Projektijohtaja Haetaan työntekijärekisteristä.
Tuotantosuunnittelija Haetaan työntekijärekisteristä.
Viitteemme laskussa Ilmoitetaan, jos joku muu kuin projektipäällikkö tai tuotannonjohtaja on laskun viitehenkilö.
Master Masterprojektiin voi yhdistää useita projekteja.
Kampanja

Kampanjaa käyttävät lähinnä yritykset, jotka käyttävät sekä projekti- että mediaosiota Marathonissa. Kampanjaan voi koota mediasuunnitelmia ja projekteja

Deadline Projektin deadline.
Laskupvm Projektin suunniteltu laskutuspäivämäärä. Päivämäärän voi myös ilmoittaa yksittäisille laskuille.
Loppupvm Projektin loppupäivä.

Yhteystiedot

Ks. asiakkaan yhteys

Jos projektia laskutetaan muuhun osoitteeseen kuin asiakkaan osoite, suosittelemme Laskuasiakkaan perustamista. Lue lisää kappaleesta Laskuasiakas.

Parametrit 1

Laji Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa.
Työlaji 1-3 projektin työlajia.
Kategoria Asiakastiedoista
Projektimerkintä 1 ja 2

Yleensä projektikohtainen tieto. Jos asiakkaalla aina on samat merkinnät, ne voidaan ilmoittaa asiakaskohtaisesti.

Ryhmä Asiakastiedoista. Voidaan muuttaa.
Kustannuspaikka Asiakastiedoista
Tulosyksikkö Asiakastiedoista

Parametrit 2

Kieli Projektin kieli
Ajanraportointi Rastita, jos projekti tulee näkyville ajanraportointiin niin, että siihen voidaan raportoida aikaa
Luottamuksellinen Rastita jos projekti on salainen. Käytössä yhdessä muiden asennusten kanssa. Ota yhteys Kalin Setterbergiin.
Valtuudet luetteloon Kaikki: Luottamuksellisiin projekteihin pääsee vain projektijohtaja, tuotannonjohtaja, asiakasvastaava ja ne, joilla on valtuudet avata työntekijätiedot.

Tiimi: työryhmä, jolla on yllä mainittujen lisäksi valtuudet projektiin

Tilausvahvistus Voit tulostaa listan kaikista projekteista, joilla on tilausvahvistus rastitettuna
Tilausvahvistus tulostettu Tulostusstatus
Projektin tiedot on oltava samat kuin asiakkaan

HInta Oma työ

Sovittu hinta oma työ Näkyy raporteissa
Hintakerroin Tuntihintaa voi säädellä ilmoittamalla montako prosenttia siitä tässä projektissa veloitetaan.
Veloituslaji Tällä määritellään mistä tuntihinta haetaan: työkoodista tai työntekijäkoodista. Jos käyttää poikkeavia hinnastoja asiakkailla ja projekteilla, on valittava veloitustyyppi per työntekijä
Poikkeavat tuntihinnat Rastita, jos projektilla käytetään poikkeavia tuntihintoja. Jos asiakas on synkronoitu projektin kanssa, tieto tulee asiakasrekisteristä.

Katso erillinen manuaali poikkeavista tuntihinnoista.

Kopioi asiakkaalta Voit kopioida poikkeavan tuntihinnan asiakkaalta.

HInta Ostot

Sovittu hinta Ostot Näkyy mm. raporteissa
Hintakerroin Ilmoita kuinka monta prosenttia ostonn lisästä tässä projektissa veloitetaan
Hinnasto ostot Projektilla voi olla jopa viisi eri hinnastoa eri prosenttimääräisillä lisillä. Nämä on ensin aktivoitava parametreissa.

Valitse käytettävän listan numero. Listojen numerot näkyvät alihankintakoodeissa.

Capital cost Open mark-up on purchases

Price Other

Quoted price other Shown in reports among other things
Price factor State how many percent of the material cost that shall concern this client
Material mark-up You can add optional mark-ups on some job categories: here the mark-up is governed by a percentage rate
Special prices Special prices on a client is automatically coming to the client’s projects. If the special prices’ list concerns all codes, write * in the code field. Otherwise, write the other codes with special prices.
Update project All projects will be updated with the new price
Copy from client Possibility to copy special prices from the client

Invoicing

Invoicing currency The client’s invoicing currency (managed in Backoffice: Base registers/General/Invoices)
VAT The Vat code manages the vat stated on the invoice.
VAT rate The Vat rate of the company
VAT-number For foreign clients within the EU.
Terms of payment 0 – 99 credit days can be stated.
Current month + above Possibility to count terms of payment from the first day of the next month
Allow coll inv Several projects belonging to the same client can be invoiced in one common invoice
Invoicing fee If the project shall have an invoicing fee, state it here. The fee must have an other –code, registered and stated in Backoffice: Base registers/Pro/Parameters/Invoicing)
Invoice level Not in use
Lowest inv level =2 Not in use
Gross invoice Each invoice increases the amount and shows a row with earlier invoiced
Hours Check if the invoice shall show hours
Hourly rate on … Check if the invoice shall show hourly rates
Comparison Select optional comparison alternative.
Divided in … The comparison amounts can be divided into fees, purchases or shown as a total
E-mail for inv.. Invoices can be sent directly to the stated email address. Note, that also pre-invoice deductions and credit invoices will be sent.

E-document

Settings for e-invoicing. Contact Kalin Setterberg for more information.

Team

Employees Select the employees that form the team. Team can be useful for example in confidential projects.

Occupation If the employee’s occupation shall be printed on the invoice, write, select one here. Occupations are registered in Backoffice: Base register/Pro/Occupation.

Optional project codes

Optional codes can be stated in 04-10-90-54, these can also be activarted for project setup in Frontoffice: Client and Projects.

Own fields

Own fields aor project setup can be stated in Backoffice: Base registers/general/parameters. These fields can be shown in the summary in Frontoffice: Client and project.

Invoicing client

If projects on the same client have different addresses for the invoices, an invoicing client should be created. That way different client numbers will be used for one client in the Sales Ledger. If you only change the address in the project, the address will be changed in the sales ledger and bookkeeping every time a new invoice is updated, which dcan be problematic in case of reminders or interest invoices.

Register invoicing clients in Backoffice: Base registers/Pro/Invoice clients.

When the registration is done, write the client number on the project in Backoffice: Base registers/Pro/Clients by searching for it in the search box. The new address will now be used on the project.

Collective client

Collective clients are used for statistics of several clients that belong together.

Register collective clients in Backoffice: Base registers/Pro/Collective clients and connect to clients in Backoffice: Base registers/Pro/Clienst, under the tab General. Collective clients can be connected to collective clients for more dimensions (collective collective clients)

Example: The client VOLVO exists in Sweden, Norway, Denmark and Finland and there are many offices in all countries. Each office is a client in Marathon. All offices in the country are connected to a collective client per country. The countries can, in turn, be connected to a collective client that covers the whole Volvo group.

To register a new collective client, click New. Write code and name and possible client manager, group, category, collective client and team. Team can be printed out as a column in the project reports.