Tidsrapportering

Tidsrapportering

Timeføring gøres i Jobmodulen, program Tidsrapportering.

Almanakken viser månedens kalender. Alle medarbejdere er koblede til en almanak, som viser forventet rapportering længst nede til højre i billedet. Med udgangspunkt i forventningen og hvor meget som er blevet rapporteret en dag, bruger Marathon forskellige farvekoder for at vise, hvis forventningen er opfyldt eller ikke.

Grønt	Dagen er færdigrapporteret. Dage uden rapporteringskrav, f eks helligdage, er altid grønmarkerede
Rødt	Dagen opfylder ikke rapporteringskraven.
Gult	Dagen er markeret som standset. En stanset dag kan ikke opdateres til økonomisystemet.
Sort	Dagen er endnu ikke indtruffet.

Hvis en dag i kalenderen har et punktum under datoen, betyder det at der findes timer indførte pådagen. Ved at holde musemarkøren over en dag, ser du i den højre dele af billedet en sammenstilling av hvad som er rapporteret på den dag.

Længst nede til højre vises en sammenstilling over hvor mange timer, som er rapporterede for dagen, rapporteret hidtil under måneden og rapporteret i alt under måneden.

Overtidssaldo kan indstilles på medarbejderen i Basisregister/Job/Medarbejder og saldoen vil vises akkumuleret vid siden af rapporteret og krav.

Bladr mellem måneder med de piler, som omgiver måneden. Hvis pilen bagud er gul, findes derufuldstendige tidrapporter i nogen tidligere måned.Ved at klikke på en dag åbnes dagen for indberetning. I dagrapporten kan du også rapportere øvrigt,f eks, porto og udskrifter, der skal belastes jobbet. Før en dag er fuldstændig skal enten job, kode ogtimer eller job, øvrigtkode og antal være udfyldt.

Job	Du kan enten indtaste jobbet manuelt eller hente den fra søgeruden i sluttet af feltet.

End egna	Job, du selv er kundeansvarlig, projektleder, produktionsleder, eller teammedlem i.
Gruppe	Job, som hører til en vis gruppe.
Seneste	De seneste jobber, du har indberettet timer på. Antal seneste indstilles under tandhjul/Indstillingeri Marathonvinduets øvre venstre hjørne.
Mastersortering	Masterjob vises øverst med tilkoblede jobber under.
Hurtigsøg	Klik med højre museknap inde i dagrapporten. Et pop-up vindue kommer op, der du kan vælge at aktivere hurtigsøgning. File:PRO-TID-DA-grafik3.png
Kode	Arbejdskoden kan enten indtastes manuelt eller hentes fra søgelisten.
Timer	1 indebærer en time 0,5 en halv time. Mindre end et kvarter (0,25) anbefales ikke at rapportere.
Kommentar	I kommentarfeltet kan du skrive en kommentar ind. Den maksimale længde for kommentaren er 1000 tegn. Kommentaren vises på jobbet og i visse rapporter, men kommer ikke automatisk med på fakturaen.
Øvrigt	Øvrigtkoden kan skrives ind eller hentes fra listen
Antal	Antal af øvrigtkoden (antal udskrifter, antal frimærker etc.)
Ferdig	Hvis rapporteringskravet ikke opfyldes en dag, klik ruden Færdig. Dagen bliver da grøn i almanakken.
Uafsluttet	Hvis du vil gemme ukomplette rader indtil videre, kan du vælge Uafsluttet. Dagen bliver gul i almanakken og kan ikke opdateres til økonomiafdelingen.
Ny linie	Tilføjer en ny linje oven for den rad, du har markeret.
Slet linje	Sletter den markerede linje
Kopier linje	Når du kopierer en linje, tilføjes den kopierede linje under det oprindelige, de andre efterfølgende linjer flyttes ned et trin.
Hent fra ressourceplan	Her kan du hente job, timer og kommentarer fra ressourceplanlægningen
Gem skabelon	Du kan gemme en rapporteret dag som skabelon, som du kan brugefremdeles vid rapportering
Hent skabelon	Hent den gemte skabelon ved rapportering
Udfyld med fravær	Hvis jeres firma bruger en speciel fraværskode, kan du udfylde ukomplette dage med den kode. Oftest anbefales dog at afkrydse ruden
Hent fra	Når du klikker på hent fra, finder du en menu med de seneste ti dage.Når du vælger en af dem, kopieres den dagsrapport, som du valgte. Du kan naturligvis lave ændringer i den kopierede dag.
Annuller/Gem	Afslut altid dagrapporten med Annuller eller Gem

Når økonomiafdelingen så opdaterer tidrapporten, vil raderne blive lidt lysere grå, og kan ikke længere ændres.Det er dog mulig at skabe nye rader i en oppdatered timerapport

Masseindlæsning

Hvis du vil rapportere flere dage samtidigt, f. eks. ved sygdom eller ferie, kan du benytte dig af masseindlæsning.

Klik på de dage som du vil kode tiden ind på. Dagene bliver lidt mørkere, så du kan se, hvilke dageder omfattes af indkodningen. Du ser også dagene i det højre vindue. Fjern markeringen ved at klikke én gang til på dagen (Brug pilene over kalenderen for at skifte måned.)

Fill in project, code, hours and an optional comment.

Tick the box Fill if you want the system to fill up the remaining time with absence. Save or cancel.

Reconciliation

The reconciliation table shows how the time has been reported. The colour indications are the same as in the calendar: red days are incomplete, yellow not finished and green days ready. Future days are also green. You can reduce the list by selecting group or staff category.

Project estimate

If the estimate of the project is made on Employee-level, the estimated hours are visible in this program.

The project estimate shows all projects in which you have been estimated. Each combination of project and job code is shown as a separate line, together with a description (if written), number of hours estimated and registered. You can also see start- and end dates - if they have been entered.The table has also a box where you can tick off a line as ready. You can select to see only finished/active estimate lines.

Normal	Start- and End dates
Relative	Relative Start- and End dates, shown in relation to the start date. If you e.g. have a project that starts on April, 25th and today’s date is April, 15th, the number in the field will be “10”. This method shows more clearly which projects to prioritize.

Employee estimate

Employee estimate shows the estimate that the accounting department has been entering.

The list shows estimated hours, reported hours and the difference between them. Further you can see estimated amount, result amount, adjusted net and the difference.

Resource planning

Resource planning shows what has been planned for you for the week. (Project: Resource planning)

Here you can compare your planned time with the actual time you have been reporting for each week.

Change employee

If you are authorised to it, you can change employee and check her/his time reports.

Total project

Total project shows time reports for one month, shown per project. The hours are first shown per code, and then summed per project. Reported absence is also shown as a project. At the bottom of the table you can see the complete month’s hours.

When you select a line, details are shown in the right side of the screen. You can also see the comments you may have written in the time report.

Day list

In the day list you can follow your reported time per day for a selected month. For each day, you cansee which projects, codes and hours you have reported time on. Further you can see the monetary value of the accumulated time and the comment you may have written. After each day the total amount of hours is shown. At the bottom of the table you can see the total amount of hours and its monetary value for the complete month.

Week summary

Week summary shows the time report for a selected week. Change week by clicking the arrowssurrounding the week number. The week summary shows the project, code and amount of hours reported on each project. The column on the far right shows the total amount of reported hours for each project during the selected week.