Nyt år i Marathon - Ny grænseflade

Neden følger en beskrivelse over hvordan du skaber et nyt regnskabsår i Marathon, fulgt af nogle ofte forekommende spørgsmål og svar, der kan opstå.

Skab nyt år

Tre ting behøver gøres:

• Skabe nyt regnskabsår
• Opdatere tabellen for bankfrie dage
• Lage kalendarium for medarbejdernes timeføringskrav

Skab nyt regnskabsår

Nyt år oprettes i Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder.

1. Klik på funktionen Ny og kontrollér, at de foreslåede start – og slutperioder er rette. Dersom slutperioden skal være en anden, fx ved forlængelse af et regnskabsår, kan det overskrives.
2. Hvis de Indgående balancer (primo saldi) skal opdateres automatisk, afkryds feltet ”Opdater Primo Saldi ved nye transaktioner i tidligere år”.
3. Gem.

Da det nye år gemmes, bliver PS, periodiseringer, kontoplan, omkostningssteder, omkostningsbærere, automatkonteringer, automatfordelinger, budgetskabeloner, rapportskabeloner, bilagsskabeloner, konteringsskabeloner, momsklasser og bilags-serier opdaterede fra foregående år til det nye år. Eventuelle fejl vises på en fejlrapport, men kun som advarsler.

Konto, omkostningssted, eller omkostningsbærere som mangler, oprettes i det nye år. Konti som ikke skal have omkostningssted/-bærere, men som har ultimo saldi i foregående år på en sådan kombination, korrigeres så, at omkostningssted/-bærer fjernes. Ultimo saldi på konti, der påkræver omkostningssted/-bærere og der dette mangler, overføres uden.

En advarsel ved oprettelse af nyt år kan se ud sådan her:

I eksemplet oven overføres saldoen på konto 1220 over til det nye år, men uden at have kobling til omkostningssted.

Efter korrigering af fejlen kan du gøre en ny overføring. Gør en ny overføring I Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder ved at markere året og klikke på Opdatér PS.

Bankfrie dage

For at automatiske betalinger skal kunne fungere må du angive hvilke dage, som er bank-frie (dvs. helligdage) i Økonomi/Backoffice/Basisregister/Kreditorer/Bank-frie dage. Angiv dagene både for året, du opretter og for næstfølgende år. Hvis firma for central bankfrie dage -tabel er udfyldt i Basisregister/KRE/Parametre, fanen Øvrigt, må dagene opdateres i det firma.

1. Vælg NY, angiv året og tast OK.
2. Standard-dage hentes ind, kontrollér og ændre ved behov.
3. Gem.

Kalendarium

I Job/Backoffice/Basisregister/Kalendarium oprettes kalendarier for forskellige arbejdstidsmål.

1. Vælg NY og angiv år og samme kalendarienummer som tidligere og navn (hvis ikke, må kalendarienummeret ændres på medarbejderen i Job/Backoffice/Basisregister /Medarbejdere).
2. Eksempel: Dersom jeres heltidskalendarium for indeværende år er nr. 1 må også jeres heltidskalendarium for næstkommende år være 1.
3. Udfyld arbejdstidskravet pr. dag i feltet Timer/dag og tast Enter.
4. Gå till fanebladet Arbejdsdage kan du hente standardhelligdage ved at klikke på Hent Standard. Arbejdsdage skrives som et tal med to decimaler. Hel arbejdsdag skrives 1,00, halv dag 0,50 og ledig dag 0,00. Du kan oprette flere almanakker son svarer mod forskellige arbejdstider. Programmer viser allerede fra begyndelsen 0,00 for frie dage i følge standard for det lande, firmaet er i. Aftjek dag for dag for alle kalendarienummer.
5. Med knappen Kopier fra kan du kopiere dage fra et andet kalendarium fra samme år. Husk, at ændre timer per dag og navnet.
6. Klik på GEM.

Ofte stillede spørgsmål

» Hvad indebærer alternativet ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” ved oplæg af nyt regnskabsår?

Hvis det er afkrydset, gæller samme parameter i Økonomi/Backoffice/Basisregister/Regnskab/Parametre fanen Registrering.

Parameteren indebærer at PS opdateres hver gang, en ny transaktion registreres i foregående år. På den måde er du ikke nødt til at manuelt opdatere saldi under tiden, du arbejder parallelt med to regnskabsår, fordi det sker automatisk.

Husk, at den automatiske opdatering kun gælder PS og periodiseringer. Andre ændringer i tidligere år som konti, omkostningsbærere og – steder etc. må opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS som findes i Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder. Dersom automatisk opdatering vælges efter at transaktionen allerede blevet registreret i foregående år, må disse poster opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS.

If you choose not to check the box “Update OB at new transactions in previous year” and thus not the parameter either, you will have to update opening balances manually when working concurrently in two accounting years. The function is found in Accounting/Backoffice/Accounting year and periods, select year and click on Update OB. Check the records you wish to update and click on Start. If there is a global company, where these records exist, it is mentioned in parenthesis. Change company under the cog wheel and make the update there instead.

» I activated the parameter “Update OB at new transactions in previous years”, but when I register accounts in the previous year, I cannot see them in the new year?

The automatic update only concerns OB and periodical allocations (accruals). Other changes in the previous years such as accounts, cost centres and -objects, etc. shall be updated manually with the function Update OB, which is located in Accounting /Backoffice/Accounting year and periods.

» I didn't activate ”Update OB at transactions in previous year” when I created new accounting year. Can I undo that?

Yes, you can check the parameter in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, open the year and go to tab Registration. Note, that if you activate automatic update after you've already registered transaction in the previous year, these records must be updated manually with the Update OB -function.

» I receive a message ”Could not save: Open a new year first in the company with global chart of accounts/Open a new year first in company for global report generator” when I try to save my new accounting year?

A company can be connected with another company's chart of accounts and report generator. If that is the case, you will have to open the new accounting year in that company first, and Marathon will show a warning if you are trying to save other companies before it. Change company under the cog wheel and create a new year in the global company for chart of accounts and report generator (in this case company CM01).  

» I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in the parameters”?

Account for previous year's profit/loss mut be set in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, open the year and go to tab Other to enter it there.

» I receive a message ”Could not save: Account for previous year's profit/loss missing in the chart of accounts”?

There is an account in the field “Account for previous year's profit/loss” in Accounting/Backoffice/Base registers/General Ledger/Parameters, tab Other, that is not in the chart of accounts. Enter the account s or select another one from the chart of accounts.

» I created a new accounting year that I now want to delete. How do I do that?

Open the latest year and click on Delete. Restart Marathon.

» The time report has green days, even if no hours are reported

You must create a calendar for the new year, read more in the chapter Calendar in this manual.