Nyt år i Marathon - Ny grænseflade

---

Neden følger en beskrivelse over hvordan du skaber et nyt regnskabsår i Marathon, fulgt af nogle ofte forekommende spørgsmål og svar, der kan opstå.

Skab nyt år

Tre ting behøver gøres:

• Skabe nyt regnskabsår
• Opdatere tabellen for bankfrie dage
• Lage kalendarium for medarbejdernes timeføringskrav

Skab nyt regnskabsår

Nyt år oprettes i Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder.

1. Klik på funktionen Ny og kontrollér, at de foreslåede start – og slutperioder er rette. Dersom slutperioden skal være en anden, fx ved forlængelse af et regnskabsår, kan det overskrives.
2. Hvis de Indgående balancer (primo saldi) skal opdateres automatisk, afkryds feltet ”Opdater Primo Saldi ved nye transaktioner i tidligere år”.
3. Gem.

Da det nye år gemmes, bliver PS, periodiseringer, kontoplan, omkostningssteder, omkostningsbærere, automatkonteringer, automatfordelinger, budgetskabeloner, rapportskabeloner, bilagsskabeloner, konteringsskabeloner, momsklasser og bilags-serier opdaterede fra foregående år til det nye år. Eventuelle fejl vises på en fejlrapport, men kun som advarsler.

Konto, omkostningssted, eller omkostningsbærere som mangler, oprettes i det nye år. Konti som ikke skal have omkostningssted/-bærere, men som har ultimo saldi i foregående år på en sådan kombination, korrigeres så, at omkostningssted/-bærer fjernes. Ultimo saldi på konti, der påkræver omkostningssted/-bærere og der dette mangler, overføres uden.

En advarsel ved oprettelse af nyt år kan se ud sådan her:

I eksemplet oven overføres saldoen på konto 1220 over til det nye år, men uden at have kobling til omkostningssted.

Efter korrigering af fejlen kan du gøre en ny overføring. Gør en ny overføring I Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder ved at markere året og klikke på Opdatér PS.

Bankfrie dage

For at automatiske betalinger skal kunne fungere må du angive hvilke dage, som er bank-frie (dvs. helligdage) i Økonomi/Backoffice/Basisregister/Kreditorer/Bank-frie dage. Angiv dagene både for året, du opretter og for næstfølgende år. Hvis firma for central bankfrie dage -tabel er udfyldt i Basisregister/KRE/Parametre, fanen Øvrigt, må dagene opdateres i det firma.

1. Vælg NY, angiv året og tast OK.
2. Standard-dage hentes ind, kontrollér og ændre ved behov.
3. Gem.

Kalendarium

I Job/Backoffice/Basisregister/Kalendarium oprettes kalendarier for forskellige arbejdstidsmål.

1. Vælg NY og angiv år og samme kalendarienummer som tidligere og navn (hvis ikke, må kalendarienummeret ændres på medarbejderen i Job/Backoffice/Basisregister /Medarbejdere).
2. Eksempel: Dersom jeres heltidskalendarium for indeværende år er nr. 1 må også jeres heltidskalendarium for næstkommende år være 1.
3. Udfyld arbejdstidskravet pr. dag i feltet Timer/dag og tast Enter.
4. Gå till fanebladet Arbejdsdage kan du hente standardhelligdage ved at klikke på Hent Standard. Arbejdsdage skrives som et tal med to decimaler. Hel arbejdsdag skrives 1,00, halv dag 0,50 og ledig dag 0,00. Du kan oprette flere almanakker son svarer mod forskellige arbejdstider. Programmer viser allerede fra begyndelsen 0,00 for frie dage i følge standard for det lande, firmaet er i. Aftjek dag for dag for alle kalendarienummer.
5. Med knappen Kopier fra kan du kopiere dage fra et andet kalendarium fra samme år. Husk, at ændre timer per dag og navnet.
6. Klik på GEM.

Ofte stillede spørgsmål

» Hvad indebærer alternativet ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” ved oplæg af nyt regnskabsår?

Hvis det er afkrydset, gæller samme parameter i Økonomi/Backoffice/Basisregister/Regnskab/Parametre fanen Registrering.

Parameteren indebærer at PS opdateres hver gang, en ny transaktion registreres i foregående år. På den måde er du ikke nødt til at manuelt opdatere saldi under tiden, du arbejder parallelt med to regnskabsår, fordi det sker automatisk.

Husk, at den automatiske opdatering kun gælder PS og periodiseringer. Andre ændringer i tidligere år som konti, omkostningsbærere og – steder etc. må opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS som findes i Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder. Dersom automatisk opdatering vælges efter at transaktionen allerede blevet registreret i foregående år, må disse poster opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS.

Hvis du vælger ikke at afkrydse ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” ved oprettelse af nyt regnskabsår, så må foregående års saldi opdateres manuelt under tiden du arbejder parallelt med to regnskabsår. PS opdateres i Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder. Markér året og klik på ”Opdatér PS”. Afkryds de oplysninger, du vil opdatere og vælg Start. I parentes vises også oplysninger, der ligger i det centrale firma, dersom et sådant eksisterer. Skift i så fald firma og gør en opdatering også der.

» Jeg har parameteren ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” afkryd-set, men når jeg registrerer nye konti i foregående år, vises de ikke i det nye år?

Den automatiske opdatering gæller kun PS og periodiseringer. Andre ændringer i tidligere år som konti, omkostningsbærere og – steder etc. må opdateres manuelt med funktionen Opdatér PS som findes i Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder

» Jeg afkrydsede ikke alternativet ”Opdatér PS ved nye transaktioner i tidligere år” når jeg oprettede nyt regnskabsår. Kan jeg fortryde det?

Ja, du kan afkrydse parameteren i Økonomi/Backoffice/Basisregister /Regnskab /Parametre fanen Registrering. Husk, at alle transaktioner, der er gjorde før parameteren blev afkrydset, må opdateres manuelt i Økonomi/Backoffice/Regnskabsår og perioder. Markér året, du vil opdatere og klik på funktionen Opdatér PS.

» Jeg får meddelelse ”Kunne ikke gemme: Nyt år må først oprettes i firma for central kontoplan”/"Nyt år må først oprettes i firma for central rapportgenerator" når jeg forsøger gemme det nye regnskabsår?

Et firma kan være koblet til et andet firmas kontoplan og rapportgenerator. Hvis det er så, må nyt år først oprettes i det firma. Du får da en meddelelse om dette hvornår du forsøger gemme regnskabsåret i det eget firma. Skift firma under tandhjulet og skab nyt regnskabsår i firmaet for den centrale kontoplan og rapportgenerator (i dette fald firma CM01).

» Jeg får meddelelse ”Kunde ikke gemme: Konto for foregående års resultat mangler i parametrene.

Konto for foregående års resultat må være angivet i Økonomi/ Backoffice/Basisregister/Regnskab/Parametre, åbn året og angiv kontoen fanen Øvrigt

» Jeg får meddelelse ”Kunne ikke gemme: Konto for foregående års resultat savnes i kontoplanen”?

Der findes en konto i Økonomi/Backoffice/Basisregister/Regnskab/Parametre fanen Øvrigt, ved ” Konto for foregående års resultat” der ikke er med i kontoplanen. Opret kontoen eller vælg en anden konto fra kontoplanen.

» Jeg oprettede et nyt regnskabsår som jag nu vil slette, hvordan gør jeg det?

Åbn det seneste år, og klik på funktionen Slet. Genstart Marathon.

» Tidsrapportens dage er grønne, til trods for at ingen tid er blevet rapporteret?

Et nyt kalendarium må skabes for det nye år, se stykket Kalendarium i manualen.