Kuluraportti- käyttöönotto

Asetukset

Parametrit

Aseta parametrit Perusrekistereissä/KP/Parametrit/Rekisteröinti/Korvattavat kulut.

Kulu suoraan hyväksyntään

Ilmoita tili. Jos maksu lähetetään Marathonin kautta, varmista, että tili on integroitu Ostoreskontraan. Tilillä on myös oltava yhteys Tulosyksikköön (Perusrekisterit/KP/Tilit).
Alv ilmoitettava kulujen rekisteröinnissä	Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle alv- määrän
lmoita ostokoodi kulujen rekisteröinnissä	Rastita, mikäli työntekijä itse ilmoittaa kululaskulle ostokoodin, jos kyseessä on projektiosto.
Hae kp työntekijäryhmästä	Jos kululaskun velkatili vaatii kustannuspaikan ilmoittamisen, voit valita että se haetaan työntekijän ryhmän mukaan.
Rastita, jos lähin esimies hyväksyy kululaskun.
Rastita ruutu, jos kululasku menee ensin lähimmän esimiehen hyväksyttäväksi ennen lopullista käsittelyä taloushallinnossa. Jos käyttäjätiedoissa on ilmoitettu lähimmän esimiehen nimi (Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät, välilehti Muuta), ja tämä ruutu rastitettu, lähin esimies näkee hyväksyttävän kululaskun ohjelmassa Projekti: Hyväksyntä. Muussa tapauksessa kululasku menee ensin talousosastolle (Kirjanpito/Kululaskujen seuranta). Heidän rastitettuaan ruudun ”Valmis hyväksyttäväksi”, lähin esimies näkee laskun hyväksyntälistassaan.
Kirjaa vain lopullisesti hyväksytyt kulut Rastita, jos vain kokonaan hyväksytyt kulut on mahdollista kirjata.

Valtuudet

Valtuudet Korvattaviin kuluihin asetetaan ohjelmassa järjestelmä: Valtuudet, kohdassa Kirjanpito. Yhdistä valtuudet työntekijään käyttäjärekisterissä Perusrekistereissä/Yleistä/Käyttäjät, välilehdellä Valtuudet.

Tulosyksiköt

Perusta uudet tulosyksiköt ohjelmassa Perusrekisteri/KP/Tulosyksiköt. Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit

Kululajit

Käyttämällä kululajeja helpotat sekä kululaskun laatimista että sen kirjaamista. Laskun tekijä voi valita lajin tiputusvalikosta. Suosittelemme kuitenkin, että lajeja on rajoitettu määrä. Kululajeja hallinnoidaan ohjelmassa Perusrekisterit/KP/Kululajit.

Ohje	Jos kenttiin on kirjoitettu Teksti tai Määrä -ohjeita, kentistä tulee pakolliset kululaskun rekisteröinnissä.
Velkatili	Voit valita vaihtoehtoisen velkatilin, ellet halua käyttää parametreissa ilmoitettua tiliä.
Ostokoodi Koodi on ilmoitettava, jos kulu koskee ulkoista projektia.
Vastatili projektiostoille Harvoin käytetty asetus. Kun kulu rekisteröidään projektille, on mahdollista ilmoittaa vastatili kreditissä. (Tili projektiostoille joka on ilmoitettu Perusrekistereissä/OR/Parametrit/Saapumisrekisteröinti veloitetaan automaattisesti).
Projekti pakollinen	Projektitiedon voi tehdä pakolliseksi kululaskuissa.

Taulukkoon voit ilmoittaa kululajille tiliöintimallin. Voit joko tehdä yksinkertaisen mallin ilmoittamalla tilin, jota ohjelma ehdottaa kululaskua laatiessa. Voit myös tehdä monimutkaisempia malleja kirjauksen helpottamiseksi yhdistämällä esim. kiinteitä hintoja, kappalehintoja ja prosenttiosuuksia kokonaissummasta eri tileille.

Jos kuluriville ilmoitetaan projekti, se tiliöidään automaattisesti projektiostona riippumatta valitusta kululajista. Näin vältytään siltä, että projektiosto jäisi huomaamatta.

Projektiosto

Projektiostot tiliöidään parametreissa ilmoitetulle projektiostotilille ohjelmassa Perusrekisterit/OR/Parametrit, välilehti Saapumisrekisteröinti.

Toimistotarvikkeet

Taksi

Sisäinen edustus

Sisäisen edustuksen kirjaamisen yhteydessä on alv:n tiliöinti tehtävä käsin.

Kulujen maksatus

Maksu työntekijälle tehdään samalla tavalla kuin ostolaskun maksaminen. Paras maksutapa on Pankkitili, ei ilmoitusta. Tarvitset seuraavat asetukset, jotta maksut onnistuisi:

Toimittaja	Jos käytät Marathonia maksuun, on työntekijöiden oltava perustettuina toimittajarekisterissä (Perusrekisterit/OR/Toimittajat). Käytä samaa koodia kuin ko. henkilön työntekijä- ja käyttäjäkoodit.

Pakolliset kentät:

Name	(tab General)
Address	(tab General)
Payment method	Bank account without notification (tab Payment)
Rec account	The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
Trade creditors’ account	Liabilities account for the expense report (tab Other)
Cost object	(tab Other)
Payment selection	Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK. The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.