Registrering av verifikationer

Registrering av verifikation utan integration till annat delsystem

Verifikationer registreras i Ekonomi/Registrering verifikationer. Standardserien har prefixet BO, men fler verifikationsserier kan läggas upp i Template:System. Gemensamt för alla är att de ska bestå av två tecken, varav den första är B.

Välj serie och tryck på Ny. Registreringen börjas alltid med att ett bokföringsdatum anges.

En enkel verifikation registreras med två eller flera konton, samt belopp i debet och kredit. Andra funktioner är:

Hämta från	Funktion för att kopiera tidigare verifikation. Verifikationen väljs från en lista.
Hämta mall	En verifikationsmall kan skapas i System/Basregister/Bok/Verifikationsmallar. Se beskrivning under Skapa verifikationsmall.
Importera	Importerar sie-filer.
Vändning i annan period	Skapar en vänd verifikation med ett annat bokföringsdatum.
Bokföringsdatum + Idag	Fältet Bokföringsdatum måste alltid fyllas i innan resterande uppgifter kan registreras. Klicka på Idag för att ange dagens datum, övriga datum fylls i manuellt. Det angivna datumet kommer som förslag i nästa verifikation.
Rubrik	Denna rubrik syns på startsidan till verifikationsregistreringen och är sökbar.
Verifikationsnummer	Verifikationsnummer hämtas automatiskt från Basregister/BOK/Verifikationsserier.
Konto	Fyll i konto.
Kostnadsställe/-bärare	Fyll i kostnadsställe respektive kostnadsbärare om kontot kräver/tillåter detta.
Debet/Kredit	Ange belopp.
Dimensioner	Om dimensioner används visas de som separata kolumner. Läggs upp i Basregister/Bok/Parametrar i fliken Dimensioner. Manuella dimensioner redigeras i Basregister/Bok/Dimensioner.
Text	Ange eventuell text (25 tecken). Visas inne i huvudboken och kontospecifikationen.
Summering	Längst ned summeras debet- respektive kreditkolumnerna. Det går inte att spara verifikationen om den inte balanserar.
Skapa momskontering	Om Marathons ingående momshantering används kan en automatisk kontering av moms skapas med hjälp av knappen Skapa momskontering. Avgörs av momsklasserna i Basregister/Bok/Momsklasser. Systemet beräknar den ingående momsen efter hur mycket som är uppmärkt med de olika momsklasserna och hämtar momskontot från momsklassen.
Fyll ut	Fyller automatiskt i resterande belopp för att verifikationen ska balansera, förutsatt att ett konto har angivits.
Rest	Visar hur stort belopp som finns kvar att balansera.

Skapa verifikationsmall

Verifikationsmallar skapas i Basregister/Bok/Verifikationsmallar. Tryck på Ny, och namnge mallen. Fyll i konto och eventuellt kostnadsbörare och/eller kostnadsställe om kontot tillåter det. Ange antingen en procentuell del av ett belopp, eller ett belopp i SEK. Om en procentuell del anges frågar systemet efter totalbeloppet när mallen används, och räknar ut andelen med hjälp av procentsatsen.

Registrering av verifikation med integration till annat delsystem

Om kontot som anges är integrerat till ett annat delsystem, kommer en gulmarkerad flik med namnet på delsystemet att visa sig. I fliken registreras uppgifter som tillhör delsystemet. Nedan beskrivs de vanligaste integrationerna.

Kundinbetalningar

Kontot för kundfordringar är integrerat till kundreskontran, vilket innebär att kontering på detta konto skapar en flik som heter Kun X, där X står för fliknumret. I fliken registreras kundinbetalningarna. Ange fakturanummer för den faktura som betalats, eller sök upp fakturor genom att klicka på Hämta fakturor. Här kan kund, datum, fakturanummer m.m. anges.

Systemet hämtar det totala fakturabeloppet. Vid delbetalning av faktura ska beloppet i fältet Erh. bel SEK skrivas över med det betalda beloppet. Vid utländsk valuta hämtas inget belopp till fältet Erh. bel SEK, utan det ska alltid fyllas i med det belopp som betalats in på banken. Kursdifferensen konteras automatiskt på det konto som angivits i Template:System fliken Betalningar (Konto för valutakursvinst och Konto för valutakursförlust).

Har en utländsk faktura delbetalats ska både fältet Erh. bel SEK och Erh. bel fakturavaluta fyllas i, och differensen blir då en restpost samt evetuellt en kursdifferens (om Erh. bel SEK delat med valutakursen inte är samma som beloppet i Erh. bel fakturavaluta blir mellanskillnaden en kursdifferens).

Efter att fakturorna registreras anges ett konto för betalingen i fliken Bok (exempelvis bankkontot). Här kan med fördel knappen Fyll ut användas, för att kontera resten på kontot.

Leverantörsbetalningar

Kontot för leverantörsskulder är integrerat till leverantörsreskontran, vilket innebär att kontering på detta konto skapar en flik som heter Lev X, där X står för fliknumret. I fliken registreras leverantörsbetalningarna. Ange fakturanummer för den faktura som betalats, eller sök upp en skapad betalning med knappen Hämta betalningar. Här kan betalningsnummer, datum eller leverantör anges. Fakturor med ett restbelopp kan också hämtas. Med knappen Hämta betalningsfil kan en fil innehållande betalningar hämtas.

Systemet hämtar det totala fakturabeloppet. Vid delbetalning av faktura ska beloppet i fältet Bet. bel SEK skrivas över med det betalda beloppet. Vid utländsk valuta hämtas inget belopp till fältet Bet. bel SEK, utan det ska alltid fyllas i med det belopp som dragits från bankkontot. Kursdifferensen konteras automatiskt på det konto som angivits i Basregister/Lev/Parametrar fliken Bokföring (Konto för valutakursvinst och Konto för valutakursförlust).

If a foreign invoice is partly paid, write the paid amount both in Rec. amt (your currency) and Rec. amt invoice currency. The remaining difference will be a residue and a possible rate discrepancy (if received amount in your currency divided with the rate doesn't correspond with the amount in the field Rec. amt Invoice, the difference will be a rate discrepancy).

After registration of the invoices, go back to the GL tab and enter an account for the payment (e.g. bank account). If you press the function Fill here, the remaining will be posted on the account.

Create excess invoice

With this function, you can register a pre-paid amount in the purchase ledger directly, even when the supplier's invoice hasn't arrived yet. The payment gets an LA -number.

Enter supplier and an amount.

Enter project purchase

The account for project purchases is assigned to the project management, which means that when you enter the account, the system creates a tab called PRO followed by the tab number. Register purchases that shall be charged a project in the tab. Enter project, purchase code and a purchase price. The sales price is automatically calculated with the mark-up percentage that has been defined on the purchase code. In many cases the mark -up can be changed (there is a parameter setting for that option) if you want to change it. Write optional purchase text. If you have been using purchase orders at the project purchase, you can enter it here and the system will fetch all contents from it. Make the contrary posting in the tab GL.

Enter periodical allocations

The account for accruals (periodical allocations) is assigned to periodical allocations, which means that when you enter the account, the system creates a tab called Allocations followed by the tab number. Enter the costs that shall be allocated over a certain period. Enter cost account, amount and the period for the allocation. You can enter the date in two different ways: MMYY– MMYY or DDMMYY. In the first case the amount is allocated evenly on all months, in the latter depending on how many days each month has. Make the contrary posting in the GL tab

Enter assets (inventories)

The account for inventories is assigned to the inventory ledger, which means that when you enter the account, the system creates a tab called INV. If the acquisition account only is connected to one asset type, it will show automatically. If not, select asset type. Write amount and a possible description. Make the contrary posting in the GL tab.

Correct a voucher

Select the voucher that you want to correct and press Open. Then press Correct.

Marathon asks you if you want to reverse the voucher.

Click on Yes if you want to reverse the whole voucher. If you want to reverse the correction in another period, check the box Reverse corr in another period and select Reversing date at the top of the screeen.

The reversing can also be saved with the same date, but with a new voucher number. Use “Save withnew voucher number”.

Select No if the voucher shall be corrected and not reversed. Make the correction in the lower table. Also here you can reverse the correction in another period and/or save with the same date but a new voucher number.