Utleggsregnskap oppstart

Innstillinger

Parametrer

Parametrer innstilles i System: Grunnregister/Bok/Parametrer, flikenRegistrering.

Parametrer innstilles i System: Grunnregister/Bok/Parametrer, fliken Registrering.
Gjeldskonto for utleggsregnskap	Angi konto. Dersom betalingen skal sendes via Marathon må kontoen være integrert til Leverandørreskontroen. Kontoen må ha kopling til Kostnadsbærer (System: Grunnregister/Bok/Konto).
Angi mva. for registrering av utlegg	Hvis den ansatte må angi momsbeløpet.
Angi innkjøpskode for reg av utlegg	Hvis den ansatte måtte angi innkjøpskode for prosjektinnkjøp.
Hent kst fra medarbeidergruppe	Hvis gjeldskontoen for utlegg krever kostnadssted skal det hentes fra den gruppe, som er angitt på medarbeideren.
Hvis nærmeste sjef skal attestere utleggen.
Utlegg direkte til attest	Hvis utleggsregnskapet skal gå direkte til attest av nærmeste sjef eller hvis den først skal godkjennes av økonomiavdelingen i Bokføring/Utleggsovervåking. Hvis parameteren er avkrysset og nærmeste sjef er angitt i Grunnregister/Generelt/Bruker, under fliken Øvrigt, vil utlegget bli synlig for attestering av nærmeste sjef i Prosjekt/Attest, eller må Ferdig for attest avkrysses på utlegget.
Bokfør kun sluttattesterte utlegg	Hvis kun sluttattesterte utlegg skal kunne bokføres eller ikke.

Autorisasjon

Autorisasjon til utleggsmodulen innstilles i System: Autorisasjon under Bokføring og koples till brukeren i System: Grunnregister/Generelt/Brukere, under fliken Autorisasjon.

Kostnadsbærere

Kostnadsbærer opprettes i System: Grunnregister/Bok/Kostnadsbærer med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.

Utleggssorter

Bruk av ulike utleggssorter forenkler for de ansatte da de fører utleggene sine. Utleggssortene vises i en droppmeny ved føringen. Det leder dessuten til en lettere bokføring. Vi anbefaler dog at ikke opprette for mange utleggssorter. Utleggsortene administreres i System: Grunnregister/Bok/Utleggssorter.

Anvisning	Dersom det finnes skrivet en tekst i feltene Anvisninger (Tekst) og Anvisninger (Antall) fylls vil feltene bli obligatoriske ved registrering av utlegg.
Gjeldskonto	Dersom en annen konto enn den som er innstillet i parametrene skal brukes.
Innkjøpskode Den innkjøpskode som skal brukes da utlegget føres på et eksternt prosjekt
Motkonto for prosjektinnkjøp	En innstilling som sjelden brukes. Du kan angi en konto for motføring (kredit) da utlegget føres på et prosjekt. (Kontoen for innkjøp på prosjekter som er innstilt i System: Grunnregister/Lev/Parametrer/ Registrering innkommendedebiteres automatisk).
Prosjekt obligatorisk	Hvis prosjekt er obligatorisk ved føring av utlegg.

Angi en mal for måten konteringen til utlegget skal være. I det aller enkleste fallet angis den konto som skal foreslås da et utleggsregnskap bokføres. Men det finnes flere muligheter, f eks å kombinere faste priser, enhetspriser og prosentandeler av totalt mot ulike kontoer, som gjør bokføringen raskere.

If the employee is entering a project on an expense row, the expense will be considered and posted as a project regardless of expense type. The reason for this is to avoid missing a project purchase.

Project purchases

Project purchases are posted on the account for purchases stated in the parameters in Base registers/PL/Parameters/Preliminary entering

Office material

Taxi

Internal representation

When booking internal representation, the VAT posting has to be done manually.

Disbursement of expenses

The disbursement to the employee is done the same way as payments to a supplier. The best payment method is Bank account without notification. The following settings are required before disbursement.

Supplier

If the disbursement is executed via Marathon, the employee has to be filed as a supplier in Base registers/PL/Supplier with the same code as his/her employee- and user codes.

Required fields:

Name	(tab General)
Address	(tab General)
Payment method	Bank account without notification (tab Payment)
Rec account	The whole bank account number inclusive of clearing number (tab Foreign payments)
Trade creditors’ account	Liabilities account for the expense report (tab Other)
Cost object	(tab Other)
Payment selection	Print a payment selection in 03-60-01 and filter on the creditor’s account, which is stated on the expense type. Choose payment method BK. The disbursement is made the same way as payment of suppliers’ invoices via the Payment program or file transfer to the bank.