Utleggsregnskap oppstart

Innstillinger

Parametrer

Parametrer innstilles i System: Grunnregister/Bok/Parametrer, flikenRegistrering.

Liabilities acc for expense reporting	Enter account. If payments shall be sent via Marathon, make sure that the account is assigned to the Purchase Ledger. The account must also have assignments to Cost objects (Base registers/GL/Account).
VAT mandatory in entries of expenses	Check the box it the employee will have to enter the VAT amount in the expense report.
State purchase code in exp. reporting	Check, if the employee will be given the possibility to enter a purchase code in the expense report.
Fetch cc from employee group	If the liabilities account for expense reports requires cost centre, check the box if it shall be fetched from the group that the employee belongs to.
Approval by immediate superior	Check the box if expense reports have to be approved by the employee’s immediate superior before further handling.
Expenses directly to approval	Check the box if an expense report directly can be approved by the immediate superior. If left unchecked, the accounting department approves the report (in Bookkeeping/ Expense reports watch list) and checks the box Ready for approval before the immediate superior gets to see it and finally approve it.If checked, and the immediate superior is stated on the user (Base registers/General/Users, tab Other) he/she will see the report directly in Project/Approval
Book only finally approved expenses	Check, if the expense report has to be fully approved before it can be booked by the accounting department.

Autorisasjon

Autorisasjon til utleggsmodulen innstilles i System: Autorisasjon under Bokføring og koples till brukeren i System: Grunnregister/Generelt/Brukere, under fliken Autorisasjon.

Kostnadsbærere

Kostnadsbærer opprettes i System: Grunnregister/Bok/Kostnadsbærer med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.

Utleggssorter

Bruk av ulike utleggssorter forenkler for de ansatte da de fører utleggene sine. Utleggssortene vises i en droppmeny ved føringen. Det leder dessuten til en lettere bokføring. Vi anbefaler dog at ikke opprette for mange utleggssorter. Utleggsortene administreres i System: Grunnregister/Bok/Utleggssorter.

Anvisning	Dersom det finnes skrivet en tekst i feltene Anvisninger (Tekst) og Anvisninger (Antall) fylls vil feltene bli obligatoriske ved registrering av utlegg.
Gjeldskonto	Dersom en annen konto enn den som er innstillet i parametrene skal brukes.
Innkjøpskode Den innkjøpskode som skal brukes da utlegget føres på et eksternt prosjekt
Motkonto for prosjektinnkjøp	En innstilling som sjelden brukes. Du kan angi en konto for motføring (kredit) da utlegget føres på et prosjekt. (Kontoen for innkjøp på prosjekter som er innstilt i System: Grunnregister/Lev/Parametrer/ Registrering innkommendedebiteres automatisk).
Prosjekt obligatorisk	Hvis prosjekt er obligatorisk ved føring av utlegg.

Angi en mal for måten konteringen til utlegget skal være. I det aller enkleste fallet angis den konto som skal foreslås da et utleggsregnskap bokføres. Men det finnes flere muligheter, f eks å kombinere faste priser, enhetspriser og prosentandeler av totalt mot ulike kontoer, som gjør bokføringen raskere.

Hvis ett prosjekt angis på utleggsraden, konteres utlegget som prosjektinnkjøp uansett hvilken sort du har valgt. Anledningen er at det ikke må være mulig å misse et prosjektinnkjøp.

Prosjektinnköp

Prosjektinnkjøp konteres på Konto for innkjøp som er innstilt i System: Grunnregister/Lev/Parametre/Registrering innkommende.

Kontormateriale

Taxi

Intern representasjon

Wed booking av internal representasjon, må mva:en konteres manuellt.

Utbetaling av utleggsregnskap

Betaling til den ansatte gjøres på samme måte som en utbetaling til en leverandør. Bankkonto uten advisering er den betalingsmåte som er best for utbetaling. Følgende innstillinger kreves for å begynne med utbetalingene.

Leverandør	Dersom utbetalingen skal gjøres via Marathon må den ansatte være oppretter som en leverandør i System: Grunnregister/Lev/Leverandører med samme kode som bruker- og medarbeiderkode.

Felt som skal fylles i :

Navn (flik Generelt)

Postadresse (flik Generelt)

Betalningsmåte: Bankkonto uten advisering (flik Betaling)

Mott konto: Hele kontonummeret inkl. clearing kun sifrer (flik Utenlandsbetaling)

Lev gjeldskonto: Gjeldskonto for utleggsregnskap (flik Øvrigt)

Kostnadsbærer (flik Øvrigt)

Betalningsforslag

Trekk ut et betalingsforslag i 03-60-01 med utvalg på den leverandørsgjeldskonto som utleggsorten er merket med og Betalingsmåte BK.

Utbetaling gjøres på samme måte som betaling av leverandørsfakturaer via programmet Betalinger eller via filoverføring til banken.