Mediasuunnitelmat ja määräimet

Mediasuunnitelmat ja määräimet

Tämä ohje kuvaa mediasuunnitelmien ja määräinten luomista Marathonissa.

Mediasuunnitelmat

Ohjelmassa perustetaan uusia mediasuunnitelmia ja luonnoksia. Määräimiä luodaan ja ne lähetetään suoraan medioille sähköpostitse tai faksilla. Etusivilla voit tehdä monia eri tulostuksia suunnitelmasta ja myös teknisistä. Tulostukset PDF:änä tai Exceliin.

Mene ohjelmaan Media: Mediasuunnitelmat

Uusi	Tee uusi mediasuunnitelma.
Avaa	Avaa valittu mediasuunnitelma.
Tulostus	Tulosta valittu/valitut mediasuunnitelmat.
Suunnitelmatulostus omalla designillä
Tekniset tiedot	Vie Exceliin valintamahdollisuuksilla.
Etsi määräin	Hakee määräimen mediasuunnitelmista ja avaa sen automaattisesti ruudulle.
Excel	Vie suunnitelman tiedot Exceliin.
Julkaisuvuodesta	Rajoita suunnitelmalistaa julkaisuvuoden avulla.
Vain aktiivit	Näet vain aktiivit mediasuunnitelmat.
Vain omat	Näet vain omat mediasuunnitelmasi.
Omistaja	Hae vain jonkun tietyn omistajan suunnitelmat.
Ryhmä	Hae vain jonkun tietyn ryhmän suunnitelmat (jos ryhmärekisteri käytössä)
Pikahaku	Pikahaku mediasuunnitelmissa valinnaisten tietojen avulla.

Kun valitset tehdä uuden suunnitelman, tulet ensin YLEISTIEDOT –välilehdelle. Tässä ilmoitetaan suunnitelmaan liittyvät yleiset tiedot, kuten asiakkaan nimi, tuote, yms. Kun suunnitelma on luotu, voit joko jatkaa tekemällä luonnoksen tai mennä suoraan määräinten tekoon.

Kun olet valmis, Tallenna. Peru Palauta-toiminnolla.

Kopioi suunnitelma

Voit Kopioida aikaisemman suunnitelman.

Kun klikkaat KOPIOI painiketta, näet listan kaikista suunnitelmista. Voit valita Vain aktiivit, Vain omat ja voit käyttää Pikahaku-toimintoa.

Valitse listasta suunnitelma jonka haluat kopioida, ja paina OK. Silloin kaikki, mitä suunnitelmaan on rekisteröity, kopioidaan.

Voit myös kopioida osan suunnitelmasta valitsemalla ensin suunnitelman, ja sen jälkeen yhden tai useamman määräimen

Yleistiedot

Kun klikkaat Uusi siirryt automaattisesti välilehdelle Yleistiedot. Täytä kenttiin suunnitelman yleistiedot.

Tuote	Osasto/tuote. Suunnitelman tulostuksia ja laskuja voidaan eritellä tuotteittain. Myös tilastotietoja voi ottaa tuotekohtaisesti.
Kampanja	voit yhdistää useita suunnitelmia kampanjaksi ja tulostaa raporteissa ym.
Yhteyshenkilö	Vain yleistietoihin. Yhteyshenkilön voi halutessa tulostaa laskuille.
Sama tuote/viitenumero	Rasti ruudussa lukitsee tiedon kaikkiin määräimiin. Poista rasti jos haluat antaa tuotteen ja/tai viitenumeron määräinkohtaisesti.
Projekti	Voit yhdistää suunnitelman johonkin tiettyyn projektiin projektihallinnassa. Mahdollistaa myös yhteisien tilastotietojen tulostamista.
Viitenumero	Tulee suunnitelmaan ja laskuun. Mediakysymyksissä voidaan myös etsiä viitenumerolla joten ole tarkka kirjoitusasussa.
Sopimus	Asiakassopimuksen ilmoittaminen suunnitelmalla on pakollinen. Sopimus pätee kaikkiin suunnitelman määräimiin, ellei määräimelle ilmoiteta poikkeavaa sopimusta.
Lask pvm	Suunnitelman laskutuspäivämäärä
Laskutusvaluutta/Kurssi	Ks erillinen ohje valuutan käsittelystä
Ryhmä	Ryhmän voi tehdä pakolliseksi (jos esimerkiksi tuottoja tilitetään ryhmittäin). Silloin suunnitelmaa ei voi tallentaa ellei ryhmää ole ilmoitettu. Voit myös asentaa niin, että ryhmä haetaan asiakastiedoista aina oletuksena, jonka tarvittaessa voi muuttaa.
Omistaja	Suunnitelman omistaja. Kun rastitat ruudun ”vain omat”, lista näyttää suunnitelmat, joissa olet ilmoitettu omistajaksi¨. Omistaja-kriteerillä voi myös hakea eri ohjelmissa, esim. medialaskujen täsmäytyksessä.
Aktiivi	Jos rasti poistetaan ruudusta, suunnitelma ei enää näy aktiivien listassa. Deaktivointi ei vaikuta laskutukseen tms.
Kommentti	Yleisesti sisäinen. Voidaan myös tulostaa tarvittaessa suunnitelmille.
Hyväksyjä ja Pvm	Henkilö asiakkaan luona, joka on hyväksynyt suunnitelman ja hyväksymisen päivämäärä
Laske alustavien määräinten..	Rastita jos haluat, että myös alustavat määräimet lasketaan asiakkaan luottolimiitistä.
Mediasuunnitelmamerkintä	Voit merkitä suunnitelmat valinnaisilla nimillä/numeroilla
Taulukkorekisteröinti	Ks. erillinen manuaali

Luonnos

Suunnitelman luonnoksen avulla voit tehdä projektikalentereita, eriteltyjä taloussuunnitelmia, sekä Marathon-määräimiä . Luonnos hakee tiedot mediatietokannasta ja laskee CTC:n asiakassopimusten perusteella.

Voit tehdä useita luonnoksia rinnakkaisesti ja sitten automaattisesti vaihtaa luonnoksen määräimeksi ilman, että on tehtävä lisäyksiä. Määräinten statukseksi tulee Alustava. Voit tulostaa luonnoksen PDF:änä tai viedä se Exceliin.

Tee luonnos näin:

Valitse uusi suunnitelma ja ilmoita sopimus. Napsauta välilehteä Luonnos.

• Napsauta Uusi, kirjoita nimi ja halutessasi kommentti.

• Valitse media ja napsauta Mediatietokanta-painiketta. Tietokannasta tulee tiedot sijoituksesta, koosta, väristä, julkaisukerroista sekä bruttohinnasta

• Mediatietokannassa, paina Päivitä määräin-painiketta. Tiedot siirtyvät näin luonnokseen.

• Kirjoita mahdollinen sovittu alennus luonnokseen.

• Julkaisut TV:ssä, radiossa, hakumoottoreissa, internetissä ja elokuvissa on rekisteröitävä käsin; tiedot eivät löydy tietokannnasta.

• Tallenna.

Tulostus

Räätälöidyillä tulostusmalleilla voit tulostaa yksityiskohtaisen taloussuunnitelman PDF:änä tai Exceliin.

Projektikalenteri

Projektikalenteri näyttää koosteen julkaisuista per päivä tai viikko (julkaisupäivät on ilmoitettava luonnoksessa). Tulosta EXCEL -painikkeella.

Luo määräin luonnoksesta

Kun olet hyväksynyt kaiken, voit luoda luonnoksesta määräimen. Paina ”Luo määräimiä”. Jos määräimiä jo löytyy suunnitelmalla, saat varoituksen.

Määräimet

Määräin koostuu useasta osasta.

Yleistiedot	Määräimen yleistiedot.
Julkaisukerta	Julkaisut, jotka vuorostaan koostuvat eri hintariveistä.

Toimintoja Määräin-välilehdellä:

Uusi	Lu ouusi määräin.
Avaa	Avaa jo luotu määäräin.
Poista määärin	Poistaa määräimen. Vain Alustavia määräimiä voi poistaa.
Jako	Jaa määräin useampaan määräimeen.
Tee lopulliseksi	Vaihda määräimen statusta lopulliseen.
Tulostus	The printout can be sent to the media directly from Marathon.
Hae	Hae määräin toisesta suunnitelmasta. Huomioi, että määräin silloin häviää alkuperäisestä suunnitelmasta.
Luotto	Näyttää asiakkaan luottorajan ja kuinka paljon siitä on käytetty.
Korjaa merkityt	Valitse useampi määräin ja napsauta Korjaa merkityt. tee muutokset kenttiin, muista rastittaa kentät. Kaikilla valituilla määräimillä tiedot muuttuvat
Provisiot	Näyttää eri provisiot määräimen mediassa. Tässä voit muuttaa provisioita.
Etsi määräin	Etsi määäräintä suunnitelmasta.

Käytä Mediatietokantaa tukenasi kun luot uusia määärimiä. Tietokant atuo seuravat tiedot määräimelle: Lehden osa, sijoitus, yksikkö, leveys, korkeus, koko ja väri.

Lue lisää erillisestä Mediatietokantamanuaalista.

Yleistietovälilehden kentät:

Tuote	Haetaan suunnitelmalle ilmoitetusta tuotteesta. Tiedon voi muuttaa.
Viitenumero	samoin
V-eht määäräinnro	Tähän voi ilmoittaa saadun määräinnumeron, mikä helpottaa medialaskun kohdistamisessa.
Otsikko	Tulostetaan määräimelle, suunnitelmalle, laskulle, täsmäytyksiin ja raportteihin
Muuta	Määräinohjeita medialle. Tulostuu määräimelle.
Määräinohje Rastita, jos määräinohjeet MYÖS tulostuvat suunnitelmalle ja laskulle.
Aineiston toimitustapa	Tapa, jolla aineisto toimitetaan (posti, faksi, sähköposti, jne.)
Aineiston toimittaja Tulostuu määräimelle. Tiedon voi myös kirjoittaa asiakasrekisteriin, jolloin sitä automaattisesti ehdotetaan kun uusia määräimiä luodaan.
Määräinstatus	Eri määräinstatukset voidaan näyttää koodilla tai nimellä.
P	Alustava
R	Lopullinen määräin
X	Muutosmääräin
I	Peruutusmääräin
RF	Usealle asiakkaalle jaettu määräin

Julkaisu

JULKAISUKERRAT -välilehdellä voit rekisteröidä uuden, avata olemassa olevia ja lisätä niihin alennuksia tai provisioita. Jos olet käyttänyt tietokannan hinnastoa, julkaisut tulevat automaattisesti, muuten ne rekisteröidään käsin.

Jos haluat lisätä alennuksia ja provisioita useammalle julkaisulle, pidä Ctrl-painiketta alhaalla ja valitse julkaisut, klikkaa sen jälkeen haluamaasi toimintoa.

Julkaisustatus	Lopullisella määräimellä olevan julkaisun statusta voi muuttaa laskutuskieltoon S ja ennakkolaskuksi A . Talousosasto lisää tarvittaessa omia julkaisustatuksia Perusrekistereissä

Muut statukset ovat: P – Alustava ja I - Peruutettu.

Lisäarvo	Ilmoitustarkistuksen yhteydessä voit rekisteröidä todellisen sijoituksen ja laskea siitä seurannut mahdollinen lisäarvo.
Raportointikoodi	Voit merkitä julkaisun koodilla, jonka voit ottaa esin raporteissa.
Hyvitä jako	Ks. erillinen manuaali (Media Taloushallinto)
Veloita jako	Ks. erillinen manuaali (Media Taloushallinto)
Luotto	Ks. erillinen manuaali (Media Taloushallinto)
Lisää lisämaksu	Tähän voit lisätä julkaisulle muita lisämaksuja kuin mediakustannuksen.

Valitse Uuusi kun haluat rekisteröidä uuden julkaisukerran.

Ilmoita julkaisupäivä ja mahdollinen lehden julkaisunumero. Muissa medioissa, esim. TV, voit ilmoittaa alku- ja loppupäivämäärät, jotka näkyvät graafisessa projektikalenterissa.

Muilla välilehdellä näet tietoja ilmoitustarkistuksista ja muista täsmäytyksistä.

Hintarivi

If you are adding a price row manually, click on NEW in the insertion tab and fill in the information needed. Colour surcharge and other surcharges shall be registered on separate price rows.

If you want to delete a price row, open it and click the Delete button. To delete a compleet insertion, go to the insertion and click on Delete insertion.

When you are ready with the registration, save the insertion with Save.

Allocation

You can allocate plans or orders. Choose which one in the tab Allocation in a media plan. If you choose Order, the same tab will be activated in the Order list.

Check ”Use allocation template on new orders” if you want the allocation model to be suggested for each new order on the plan.

You can add an insertion fee manually, if the amount differs from the amount on the agreement. You can also adjust the insertion fee manually if the clients in the allocation normally have different insertion fees.

You can also enter reference numbers, headings and order fees on the allocation.

Media combination

If the media on the order is a combination, a package of several media, the Media combination tab will be activated.

New	Add a new media in the combination.
Open	Open a media to edit information, if for example it has a different format or insertion date etc.
Delete media/Delete unmarked	Remove media from the combination
Batch change	Make selected changes on several media at one time.
Allocation/Combination

In this tab you can choose which allocation clients that shall be in which media.

Other

This tab shows information about currencies and some other things.

Order date	The date that the order was created.
Currency	The order currency.
Rate	See separate manual for currency handling.
Invoicing rate	See separate manual for currency handling.
Invoicing currency	The currency that is used when invoicing the client.
Rate	See separate manual for currency handling.
Agreement	In case another agreement than the one on the plan shall be used.
Group	In case the order has another group than the plan.
Invoice with insertions from	The invoicing can be limited to a certain insertion date.
Recalc. method/price changes	Select between recalculation or no recalculation when price has been changed.
Recalc. method/yearly agreements	Select between recalculation or no recalculation when the yearly agreement has been changed.

When the order is saved you will return to the media plan where you can continue creating new orders.

Make definitive/Print

You can print out an order after making it definitive.

Local printout	Print to PDF.
Fax/E-mail	Send via Marathon's sending queue per fax or e-mail. The adress is fetched automatically from the media database. It is however possible to write the number/address manually. The used addresses are saved in the system and you can fetch them by clicking on the list symbol in the Fax/E-mail field.

The column Printed shows the printing status of the order.

P = printed to PDF.
F = faxed
M = mailed
N = not printed

If the letters are in red, the orders have not been sent. Open the order and go to the Sending queue tab to find out the reason for not being sent.

Printouts

You can print out plans, material lists and export plan data to Excel from a media plan.

Plan printout	Before printing a plan you can make a selection of what to show; order, product and insertion period. You can also choose to print order instructions, allocations and a line for the signature. Choose also sorting order.

Print the plan as PDF or send directly by fax or e-mail.

Print graphic plan

A graphic plan is a printout designed by yourselves that can be printed as PDF or exported to Excel. You can select among other things on plan, client and order. You can also print out several media plans in the same graphic plan. If you have several graphic plans, select the right one in the field Print template.

Export

Select one or several plans that you want to export. Then choose which columns that shall be exported. You can select on order and insertion period and select what column the export should be sorted on.

The export is printed to Excel.

Material list

Yo can print a material list for one or several plans. You can also select so that th eprintout only concerns one order, some orders or a certain insertion period.

Sending queue

Orders, plans and invoices that are sent (or faxed) from Marathon go through the Sending queue in System: Sending queue. Here you can see if they have been successfully sent or not.

Status	Sending status; sent, waiting in queue or cancelled.
User	User code of the sender.
Company	Sending company.
Type	What has been sent, for example order, alteration order, plan, reminder, invoice, claim, etc.
Recipient	Name of recipient.
Fax/E-mail	Number/address of the recipient.
Attempts	Amount of sending attempts. After 25 failed attempts, the status is changed to ”In queue”.
Latest attempt	Last time of attempted sending.
Error	If failed, the reason to it.
Created	Time of latest attempt to send.

You can stop a certain document in the queue from being sent by selecting it and clicking on the function Cancel. Click Restart to make a new attempt to send. The function Show shows an image of what has been sent with sender and recipient information.

Queries

In Media: Queries, you can search information with different selections and pressing Search. The program shows a list og insertions and you can deepen into orders and plans.

Search	Searches according to your selection.
Save default	Saves selections as default so that they will be suggested next time you log in.
Reset	Resets selections to default.
Reset to zero	Resets all selections to zero.
Save selection	Save a selection with a name and fetch later from a list.
Import selection	Gets saved selections from the list.
From year	Choose from what year insertions shall be shown.

Open	Open to see an insertion and deepening in it. This is a read -only view, no editing is possible.
Batch change	This function allows to change insertion status on one or several insertions. Requires authorisation.
Mae definitive	For making one ore several insertions definitive. Requires authorisation.

The Invoices tab shows what you have invoiced the client. Select an invoice and ckilck on Show.

The Media invoices tab shows invoices that you have received from the media. Open an invoice to see how the amounts are allocated concerning gross, discounts, net, commissions and net-net. If you scan media invoices into Marathon you can see acopy by pressing Show. You can also see the invoice amounts in Excel with the Export function.

In the Reconciliation tab you can see what has been invoiced from client versus what the media have been invoicing you. You can choose to see amounts for the insertion or the whole order of the insertion.

Reports

Reports are printed from Media: Reports (see separate manual on building reports). You can make selections just as in Queries; the difference is that each media report is predefined to show certain information.

Show	Click Show to see the report. It can be shown directly in Marathon, as PDF or in Excel, choose in the lower right corner.
Reset	Resets all settings. If the selections are predefined in the reports, all info are reset to these.
Reset to zero	Resets the selections.
Save	Saves a copy of the report with current selections. The copy will be added to the list of reports.

Select subtotals, for example per order and insertion, client, media, media type, etc.