Laskutus

Ennen laskutusta

Check the reconciliation list in Project: Reports/Reconciliation time and make sure that everybody has reported their hours. Update Fees, Purchases and Other in Project: Registration, correction and update.

Luo lasku

The invoicing procedure varies depending on what kind of invoices you are about to make. There are also differences depending to if you use the invoice tab in Project: Queries/Project or not (see separate chapters). An invoice consists of an invoice text and invoice content; these have to agree before a sharp printout is possible.

Luo laskuteksti kun laskuteksti on valmiina

The tab Invoices is shown in red when there is one or several invoice texts created in Project: Queries and/or when there are unprinted invoices on a project.

Mene lasku-välilehdelle ja paina Avaa.

Sisältö

Valitse laskun lajiksi LASKU kuvan yläosassa. Laskun sisältö-välilehti näyttää oman työn veloituksen, ostot, muut ja varastossa olevan määrän. Valitse rivit, jotka haluat laskuun mukaan. Voit syventyä hintariveihin. Koko varastomäärä siltä riviltä siirtyy sarakkeeseen Tämä lasku. Ellei kaikea laskuteta, valitse rivi ja Muuta määrä. Kirjoita laskutettava määrä kenttään. Voit syventyä työntekijöihin, kategorioihin, koodeihin ja kausiin.

Valitse kaikki	Valitsee kaikki rivit
Poista valinta kaikista	Poistaa valinnan kaikista riveistä
Uusi	Käytössä vain, jos käytätte ”esilaskutusta” (parametroitu). Kirjoita laskutuskoodi ja laskutettava määrä.
Muuta määrä	Voit jättää rahaa varastoon pienentämällä määrää. Jos esilaskutat, voit myös nostaa määrää.
Esilaskutus	Käytössä vain jos ns. esilaskutus on käytössä (parametriasetus). Ilmoita koodi, (ellei se ole esivalittu), la esilaskutettava määrä.

Muokkaus

Voit muokata varastoa niin, että sen arvo täsmää laskutettavan määrän kanssa. Voit muokata varastoa isommaksi tai pienemmäksi.

Jos lasku on auki, paina Muokkaa. Valitse Uusi muokkaus. Tee sen jälkeen seuraavasti:

Muuta määrä	Valitse rivi. Voit kohdistaa muokkauksen määrättyyn työntekijään tai työkoodiin. Kirjoita muokattava määrä (+/-). Jos haluat että muokkaus kohdistuu suhteellisesti koko varaston arvoon, valitse useampi rivi.
Uusi	Ellei projektilla ole varastoa tai rekisteröityä, muokkaus on kohdistettava johonkin muuhun. Klikkaa Uusi. Uusi muokkausruutu aukeaa, jossa voit valita työntekijän, koodin, kauden ja määrän.
Kommentti	Muokkauskommentti (valinnainen)
Kirjauspäivä	Kirjauspäivä on pakollinen tieto.

Rekisteröity	Projektille rekisteröity määrä
Muokattu	Projektilla muokattu määrä
Varasto 1	Rekisteröity ja muokattu, mutta vielä ei laskutettu
Laskutettu	Projektilta laskutettu määrä
Ei päivitetty	Luotujen, mutta tulostamattomien laskujen määrät
Varasto 2	Varasto 1 miinus ei päivitetty
Muokkaus	Uusi, tallentamaton muokkaus

Tulostus

Kun laskukommentti ja teksti ovat valmiita, klikkaa Tallenna. Välilehdellä Laskutus, valitse yksi tai useampi lasku ja klikkaa Tulosta. Valitse useampia pitämällä Ctrl-näppäintä alhaalla valitessasi laskuja

Koetulostus	Voit tehdä koetulostuksen tarkistaaksesi laskun ulkomuodon.
Lähetä s-posti asiakkaille	Jos asiakasrekisteriin on ilmoitettu sähköpostiosoite laskuille, voit lähettää laskun suoraan sähköpostissa. Koetulostuksia ei lähetetä.
Laskupäivä	Päivän päiväys tulee ehdotuksena, voit halutessasi kirjoittaa sen yli.
Eräpäivä	Eräpäivä haetaan projektin tiedoista, voit halutessasi muuttaa sen
Kirjauspvm	Päivän päivämäärää ehdotetaan.
Yleinen laskuteksti	Voit kirjoittaa tekstin, joka näkyy laskulla
Tulostusmalli	Valitse yrityksenne käyttämä tulostusmalli.

Create invoice without invoice text

| |}

Go to Project:Invoicing-Adjusting. You can either open the tab Invoices and select New for a new invoice or open the tab Project and make a selection in the list:

Smallest WIP amt	The WIP can be limited to a smallest WIP amount.
WIP 2	Shows the total WIP minus the amounts released in other
Status	Choose between all, active, invoice released, pre-invoice released, collective invoice released.
Invoices exist	Choose between none, started and ready.
To be closed	Choose if you want to see projects that have been marked with “To be closed” in Project: Queries. (This is a message from project managers to the accounting department that a project is ready for closing.)

Use the > at the far right in the heading row to select the columns that you want to see in the project list. The columns you have selected will be saved on your user name.

Show project	Link to the analysis view in Project: Queries. Edit general project information under the tab General.
Test invoice	Shows what there is in the project’s WIP on an invoice printout.
New adjustment	Possible adjustments of the WIP in order for the values to agree with what shall be invoiced (read more in the chapter Adjustment).
New invoice	Start working with the new invoice if the invoice text not is created in Project: Queries.
Change status	Close, deactivate or activate project. Before a project can be closed, WIP has to be zero; there may not be any not deducted pre-invoices or not updated time or purchases on it.

Valitse Uusi lasku, seuraa ohjeita laskun sisällöstä ja muokkauksesta ja luo laskuteksti alla olevien ohjeiden mukaan.

Teksti

Ellet halua itse kirjoittaa tekstiä ja määrää, voit käyttää Marathonin standarditekstejä. Voit tehdä tekstiin muutoksia ja lisätä rivejä, välisummia ja määriä.

Luo teksti	Valitse Luo teksti, jos haluat tukea projektin varastotiedoista tai kustannusarviosta laskutekstiin.

Valitse ensin, perustatko tekstin kustannusarvion vai varaston toteutuneisiin arvoihin. Jos kustannusarvioita on useampia, valitse oikea. Laskun voi myös perustaa määriin, jotka ovat laskutusohjelman Laskun sisältö -välilehdellä.

Erittelytaso	Valitse, kuinka eritellyn laskun haluat oman työn, ostojen ja muun suhteen. Valitse myös välisummatasot.
Välisummat	Valitse, jos haluat että määrät jaetaan välisummiin.
Hae teksti	Jos lasku muistuttaa aikaisemmin tehtyä laskua, voit noutaa siitä tekstin ja muokata sitä laskuusi sopivaksi.
Ohje	Ohjeet eivät näy asiakkaalle menevässä laskussa. Ne näkyvät vain kullakin laskulla Proejektin kyselyohjelman Analyysi- välilehdellä.
Laskutusmaksu	Jos olette (parametreissa) valinneet käyttää laskutusmaksua, rastita ruutu mikäli tähän laskuun tulee se.

Ennakkolasku

Valitse laskulaji Ennakkolasku. Ohjelma luo ennakkolaskun. Kirjoita laskutettava määrä sarakkeeseen Tämä lasku. Ennakon voi laskuttaa samalla laskulla kuin projektin varastonkin.

Parametreissa voi valita jakaa ennakon omaan työhön, ostoihin ja muuhun. Silloin kullekin osalle tulee omat määräkentät.

Ennakkolaskun vähennys	Siirry välilehdelle Ennakkolasku, ilmoita varastosta vähennettävä määrä, tai valitse Vähennä kaikki. Erittele mistä ennakko vähennetään; omasta työstä, ostoista ja/tai muusta. Voit käyttää Luo teksti – toimintoa jos haluat tekstin ennakon vähennykseen.

Luo koontilasku

Koontilasku tarkoittaa että yhdessä laskussa laskutetaan useampia projekteja. Koontilaskun edellytykset ovat:

että projekteilla on sama asiakaskoodi,

että projekteilla on sama asiakasnumero,

että koontilasku on sallittu projekteissa,

että projekteilla on sama laskutusvaluutta tulostushetkellä.

Mene yhteen koontilaskuun kuuluvista projekteista ja valitse laskun lajiksi Koontilasku. Hae sen jälkeen muut projektit välilehdellä Koontilasku. kaikkien valittujen projektien varasto näkyy välilehdellä Laskun sisältö; siellä voit valita mitä haluat laskuttaa.

Huomioi, että mahdolliset muokkaukset koontilaskun eri projekteihin on tehtävä ennen laskutusta. Muokkaa valitsemalla projekti välilehdellä Projekti ja valitse Uusi Muokkaus

Yhdistä laskuja

Vaihtoehto koontilaskulle on, että laskut valmistetaan erikseen, ja yhdistetään sen jälkeen. Tämä on hyvä mikäli esilaskutusta käytetään tai kun projektijohtajat tekevät laskutekstin Projektin kyselyohjelmassa,jolloin koontilaskua ei voi käyttää. Laskut tehdään normaalistai ja kun ne ovat valmiita, ne valitaan klikkaamalla ja Lyö yhteen-painikkeella. Ilmoit amilel projektille laskut yhdistetäänl.Välilehdellä teksti on nyt luokut sektio kullekin laskulle, projektin koodiu j animi otsikkona.Tekstiä voi muokata.

Parametrit

Jos projektilla on toinen laskutusosoite kuin asiakastiedoissa lukee, projektille voi ilmoitta laskuasiakkaan. Välilehdellä Parametrit voit hakea laskulle laskuasiakkaan.

If you wish to allocate fees, purchases and other tyou can select a period in the Parameters tab. Note, that the function “Automatic transfer to S/L” has to be checked in System: Base registers/PRO/Parameters, under the tab Invoicing. Otherwise period cannot be chosen here. Also state an account for periodical allocation in the same tab.

Uudelleentulostus

Voit tulostaa laskuja uudelleen välilehdellä Tulostetut laskut

Vain omat	Näyttää vain sisäänkirjautuneen henkilön tekemät laskut.
Ryhmä	Rajoita listaa valitsemalla ryhmä.
Tulostus	Uudelllentulosta merkitty lasku

Valitse tiputusvalikosta laskut- Voit hakea vapaalla tekstillä Pikahakukentässä.

Hyvityslasku

Laskut hyvitetään välilehdellä Tulostetut laskut. Etsi lasku esiin ja klikkaa toimintaa Hyvitä. Ohjelma luo uuden laskun, joka on samanlainen kuin alkuperäinen, mutta kreditissä.

Valitse koetulostus tai ei. Päivän päivämäärää ehdotetaan hyvityslaskun päivämääräksi, mutta sen voi muuttaa. Valitse tulostusmalli ja paina OK.