Laskutus

---

Tässä ohjeessa käydään läpi projektin laskutus. Valmisteluista ja muokkauksesta valmiin laskun tulostamiseen. Tässä on myös ohjeet ennakkolaskun, hyvityslaskun ja koontilaskun tekoon, sekä ulkomaan valuutalla laskuttamiseen. Ohjeissa on otettu esiin myös muutama yleinen laskutusta koskeva parametri.

Ennen laskutusta

Tarkista ensin, että kaikki tunnit on päivitetty. Käytä ohjelmaa Projekti: Raportit Tarkistuslista Aika. Päivitä sen jälkeen Oma työ, Ostot ja muut ohjelmassa Projekti: Rekisteröinti, Korjaus ja Päivitys, ellette käytä automaattista päivitystä.

Luo lasku

Lasku koostuu laskutekstistä ja laskun sisällöstä ja niiden pitää täsmätä keskenään.

Erityyppisille laskuille on eri menetelmiä. Menetelmä poikkeaa myös, jos käytät Projekti: Kysymysten Lasku-välilehteä laskun luomiseen, ks. erillinen kappale

Luo laskuteksti kun laskuteksti on valmiina

Laskutus tehdään ohjelmassa Projekti: Laskutus ja Muokkaus. Laskut-välilehti on punainen, jos laskuteksti/-tekstejä on luotu Projektin kysymysohjelmassa, tai siellä on tulostamattomia laskuja.

Mene lasku-välilehdelle ja paina Avaa.

Sisältö

Valitse laskun lajiksi LASKU kuvan yläosassa. Valitse rivit, jotka haluat laskuun mukaan. Voit syventyä hintariveihin. Koko varastomäärä siltä riviltä siirtyy sarakkeeseen Tämä lasku. Ellei kaikea laskuteta, valitse rivi ja Muuta määrä. Kirjoita laskutettava määrä kenttään. Voit syventyä työntekijöihin, kategorioihin, koodeihin ja kausiin.

Valitse kaikki	Valitsee kaikki rivit
Poista valinta kaikista	Poistaa valinnan kaikista riveistä
Uusi	Käytössä vain, jos käytätte ”esilaskutusta” (parametroitu). Kirjoita laskutuskoodi ja laskutettava määrä.
Muuta määrä	Voit jättää rahaa varastoon pienentämällä määrää. Jos esilaskutat, voit myös nostaa määrää.
Esilaskutus	Käytössä vain jos ns. esilaskutus on käytössä (parametriasetus). Ilmoita koodi, (ellei se ole esivalittu), la esilaskutettava määrä.

Muokkaus

Voit muokata varastoa niin, että sen arvo täsmää laskutettavan määrän kanssa. Voit muokata varastoa isommaksi tai pienemmäksi.

Jos lasku on auki, paina Muokkaa. Valitse Uusi muokkaus. Tee sen jälkeen seuraavasti:

Syventyminen

Voit muuttaa välisummia ja syventyä yksittäisiin riveihin kaksoisklikkaamalla sitä. Näin voit valita mitä muokkaat, ellet halua tehdä suhteellista muokkausta.

Muuta määrä	Valitse rivi. Voit kohdistaa muokkauksen määrättyyn työntekijään tai työkoodiin. Kirjoita muokattava määrä (+/-). Jos haluat että muokkaus kohdistuu suhteellisesti koko varaston arvoon, valitse useampi rivi. Valinta vaikuttaa muokattaviin määriin alemmilla tasoilla.

Muokkaaminen ilman varastoa tai rekisteröityä

Uusi	Ellei projektilla ole varastoa tai rekisteröityä, muokkaus on kohdistettava johonkin muuhun. Klikkaa Uusi. Uusi muokkausruutu aukeaa, jossa voit valita työntekijän, koodin, kauden ja määrän.
Kommentti	Muokkauskommentti (valinnainen)
Kirjauspäivä	Kirjauspäivä on pakollinen tieto.

Rekisteröity	Projektille rekisteröity määrä
Muokattu	Projektilla muokattu määrä
Varasto 1	Rekisteröity ja muokattu, mutta vielä ei laskutettu
Laskutettu	Projektilta laskutettu määrä
Ei päivitetty	Luotujen, mutta tulostamattomien laskujen määrät
Varasto 2	Varasto 1 miinus ei päivitetty
Muokkaus	Uusi, tallentamaton muokkaus

Tulostus

Kun laskukommentti ja teksti ovat valmiita, klikkaa Tallenna. Välilehdellä Laskutus, valitse yksi tai useampi lasku ja klikkaa Tulosta. Valitse useampia pitämällä Ctrl-näppäintä alhaalla valitessasi laskuja

Koetulostus	Voit tehdä koetulostuksen tarkistaaksesi laskun ulkomuodon.
Lähetä s-posti asiakkaille	Jos asiakasrekisteriin on ilmoitettu sähköpostiosoite laskuille, voit lähettää laskun suoraan sähköpostissa. Koetulostuksia ei lähetetä.
Laskupäivä	Päivän päiväys tulee ehdotuksena, voit halutessasi kirjoittaa sen yli. Jos tulostat useita laskuja, edellisen laskun päivää ehdotetaan.
Eräpäivä	Eräpäivä haetaan projektin tiedoista, voit halutessasi muuttaa sen
Kirjauspvm	Päivän päivämäärää ehdotetaan. Jos tulostat useita laskuja, edellisen laskun päivää ehdotetaan.
Yleinen laskuteksti	Voit kirjoittaa tekstin, joka näkyy laskulla
Tulostusmalli	Valitse yrityksenne käyttämä tulostusmalli.

Luo lasku ilman valmista tekstiä

Mene ohjelmaan Projekti: Laskutus ja Muokkaus. Avaa joko Laskut-välilehti ja valitse Uusi tai Projekti-välilehti ja valitse listasta:

Pienin varastomäärä	Voit rajoittaa varaston määrättyyn varastomäärään
Varasto 2	Varasto miinus muissa laskuissa olevat alustetut määrät.
Status	Projektin status (kaikki, aktiivit, lasku alustettu, ennakkolasku alustettu, koontilasku alustettu)
Laskuja löytyy	Voit valita vain projektit, joissa on laskuteksti aloitettu Projektien kyselyohjelmassa, tai jossa se on merkitty valmiiksi
Suljetaan	Projektit, jotka ovat merkityt laskutuksen jälkeen suljettavaksi

Käytä > otsikkorivin oikeassa reunassa valitaksesi sarakkeita projektilistaan. Valintasi tallentuu käyttäjätunnuksellesi.

Näytä projekti	Linkki Projektin kyselyohjelman analyysi-välilehdelle. Voit muuttaa projektitietoja välilehdellä Yleistiedot.
Koelasku	Näyttää projektin varaston tulosteessa.
Uusi muokkaus	Jos varaston arvo ei täsmää laskutettavan määrän kanssa, voit muokata varastoa niin, että se täsmää. Muokkaus on varaston arvon alentamista tai korottamista (ks. Muokkaus).
Uusi lasku	Ellei Projektin kyselyohjelmassa ole laskutekstiä, uuden laskun luominen alkaa tästä.
Muuta status	Sulje, laita lepääväksi tai aktivoi uudelleen projekteja. Projektin voi vain sulkea, jos varasto on nolla. Projektilla ei myöskään voi olla ostoja eikä päivittämättömiä tunteja.

Valitse Uusi lasku, seuraa ohjeita laskun sisällöstä ja muokkauksesta ja luo laskuteksti alla olevien ohjeiden mukaan.

Teksti

Ellet halua itse kirjoittaa tekstiä ja määrää, voit käyttää Marathonin standarditekstejä. Voit tehdä tekstiin muutoksia ja lisätä rivejä, välisummia ja määriä.

Luo teksti	Valitse Luo teksti, jos haluat tukea projektin varastotiedoista tai kustannusarviosta laskutekstiin.

Valitse ensin, perustatko tekstin kustannusarvion vai varaston toteutuneisiin arvoihin. Jos kustannusarvioita on useampia, valitse oikea. Laskun voi myös perustaa määriin, jotka ovat laskutusohjelman Laskun sisältö -välilehdellä.

Erittelytaso	Valitse, kuinka eritellyn laskun haluat oman työn, ostojen ja muun suhteen. Valitse myös välisummatasot.
Välisummat	Valitse, jos haluat että määrät jaetaan välisummiin.
Hae teksti	Jos lasku muistuttaa aikaisemmin tehtyä laskua, voit noutaa siitä tekstin ja muokata sitä laskuusi sopivaksi.
Ohje	Ohjeet eivät näy asiakkaalle menevässä laskussa. Ne näkyvät vain kullakin laskulla Proejektin kyselyohjelman Analyysi- välilehdellä.
Laskutusmaksu	Jos olette (parametreissa) valinneet käyttää laskutusmaksua, rastita ruutu mikäli tähän laskuun tulee se.

Ennakkolasku

Valitse välilehti Ennakkolasku ja ilmoita määrät, jotka ennakkolaskutetaan laskun sisältönä. Kirjoita laskutettava määrä sarakkeeseen Tämä lasku. Ennakon voi laskuttaa samalla laskulla kuin projektin varastonkin.

Parametreissa voi valita jakaa ennakon omaan työhön, ostoihin ja muuhun. Silloin kullekin osalle tulee omat määräkentät.

Ennakkolaskun vähennys	Siirry välilehdelle Ennakkolasku, ilmoita varastosta vähennettävä määrä, tai valitse Vähennä kaikki. Erittele mistä ennakko vähennetään; omasta työstä, ostoista ja/tai muusta. Voit käyttää Luo teksti – toimintoa jos haluat tekstin ennakon vähennykseen.

Luo koontilasku

Koontilasku tarkoittaa että yhdessä laskussa laskutetaan useampia projekteja. Koontilaskun edellytykset ovat:

että projekteilla on sama asiakaskoodi,

että projekteilla on sama asiakasnumero,

että koontilasku on sallittu projekteissa,

että projekteilla on sama laskutusvaluutta tulostushetkellä.

Mene yhteen koontilaskuun kuuluvista projekteista ja valitse laskun lajiksi Koontilasku saman nimisellä välilehdellä. Hae sen jälkeen muut projektit, muist avalita myös se, jonka olet avannut. Kaikkien valittujen projektien varasto näkyy välilehdellä Laskun sisältö; siellä voit valita mitä haluat laskuttaa. Rastita Täsmennys projekti nähdäksesi eri projektien sisällöt.

Huomioi, että mahdolliset muokkaukset koontilaskun eri projekteihin on tehtävä ennen laskutusta. Muokkaa valitsemalla projekti välilehdellä Projekti ja valitse Uusi Muokkaus

Yhdistä laskuja

Vaihtoehto koontilaskulle on, että laskut valmistetaan erikseen, ja yhdistetään sen jälkeen. Tämä on hyvä mikäli esilaskutusta käytetään tai kun projektijohtajat tekevät laskutekstin Projektin kyselyohjelmassa,jolloin koontilaskua ei voi käyttää. Laskut tehdään normaalistai ja kun ne ovat valmiita, ne valitaan klikkaamalla ja Lyö yhteen-painikkeella. Ilmoita mille projektille laskut yhdistetäänl.Välilehdellä teksti on nyt luotu sektio kullekin laskulle, projektin koodija nimi otsikkona. Tekstiä voi muokata.

Laskutus ulkomaan valuutassa

Laskun valuutan voi valita projektilla Järjeatelmä: Perusrekisterit/PRO/Asiakkaat ja projektit, välilehdellä Laskutus. Valuuttakurssit päivitetään ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/Yleistä/Valuutat Laskulla pelkästään laskuteksti kirjoitetaan ulkomaisessa valuutassa. Laskun sisältö näkyy aina yrityksen perusvaluutassa. Marathon laskee määrät päivän valuuttakurssin mukaisesti. Laskulla määrät näkyvät eri tavoilla eri välilehdillä. teksti-välilehdellä määrät oikeassa yläkulmassa näkyy laskutusvaluutassa. Väilehdet laskun sisällölle/ oma työ, ostot, muut ja ennakkolasku näyttävät määrät perusvaluutassa. Tekstin ja sisällön väliset pienemmät erot ovat sallittuja ulkomaan valuutassa olevissa laskuissa, koska valuuttakurssi vao imuuttua päivästä toiseen. Parametri eron rajaamiselle löytyy ohjelmasta Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit, välilehdellä Laskutus: "Enin valuuttaero ulkomaisessa laskutekstissä".

Parametrit

Hyvittää

Tähän voit lisätä hyvityslaskunumeron laskun viitteeksi.

Laskuasiakas

Jos laskulla on asiakasrekisteristä poikkeava laskutusosoite, voit luoda Laskuasiakkaan. Voit valita laskuasiakkaan projektin Parametrit-välilehdeltä. Laskuasiakas rekisteröidään ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Laskuasiakkaat ja se saa oman asiakasnumeron myyntireskontrassa.

Kausi

Jos haluat jaksottaa omaa työtä, ostoja tai muuta voit valita kauden välilehdellä Parametrit. Tämä edellyttää, että jaksotustili on ilmoitettu ohjelmassa Järjestelmä: Perusrekisterit/PRO/Parametrit, välilehdellä Laskutus.

Laskutusmaksu

Jos käytätte laskutusmaksua ja haluat sen tälle laskulle, rastita tämä kenttä.

Viitenumero

Viitenumero haetaan projektista, mutta tässä on mahdollisuus muuttaa sitä yksittäiselle laskulle.

Uudelleentulostus

Voit tulostaa laskuja uudelleen välilehdellä Tulostetut laskut

Vain omat	Näyttää vain sisäänkirjautuneen henkilön tekemät laskut.
Ryhmä	Rajoita listaa valitsemalla ryhmä.
Tulostus	Uudelllentulosta merkitty lasku

Valitse tiputusvalikosta laskut- Voit hakea vapaalla tekstillä Pikahakukentässä.

Hyvityslasku

Laskut hyvitetään välilehdellä Tulostetut laskut. Etsi lasku esiin ja klikkaa toimintaa Hyvitä. Ohjelma luo uuden laskun, joka on samanlainen kuin alkuperäinen, mutta kreditissä.

Valitse koetulostus tai ei. Päivän päivämäärää ehdotetaan hyvityslaskun päivämääräksi, mutta sen voi muuttaa. Valitse tulostusmalli ja paina OK.