Aikaraporttien hyväksyntä

Yleistä

Marathonin voi asettaa niin, että esimiehet hyväksyvät työntekijöiden aikaraportit. Ohjelman voi myös asettaa niin, ettei aikaraportteja voi päivittää talousosastolle, ellei niitä ole hyväksytty.

Valmistelut

Tarkista, että kaikilla hyväksyjillä on valtuudet Aikaraporttien hyväksyntäohjelmaan. Tarkista valtuudet ohjelmassa Hallinta/Valtuudet/Projektihallinta/Rekisteröinti/Aikaraporttien hyväksyntä.

Valitse sen jälkeen ohjelmassa Perusrekisterit/PRO/Parametrit, välilehdellä Oma työ, josko aikaraportit hyväksytään Ryhmittäin tai Työryhmittäin.

There is also possibility to choose specific fee codes to appear in separate columns in the time report approval function, and to set up so that only approved time reports can be updated.

Valtuudet

Määrittele hyväksyjän valtuudet käyttäjärekisterissä Perusrekisterit/Yleistä/Käyttäjät. Alla olevassa esimerkissä käyttäjällä on valtuudet hyväksyä ryhmätasolla.

Rasti ruudussa Kaikki tarkoittaa, että kaikki työntekijät ovat valittavissa, riippumatta ryhmä- tai työryhmäkuuluvuudesta.

Ohjelmassa Aikaraporttien hyväksyntä voit määritellä mitä ryhmiä/työryhmiä ko. henkilö saa hyväksyä. Alla olevassa esimerkissä parametreissa on valittu hyväksyntä ryhmätasolla. Hyväksyjä näkee vain oman ryhmänsä aikaraportit.

Aikaraporttien hyväksyntä projektiosiossa

Aikaraporttien hyväksyntäohjelma löytyy Projektiosiosta. Vuosi ja kuukausi on ilmoitettava kentässä Kuukausi, muuten lista on tyhjä.

Description of the columns:

Käsittelemättömät	raportoidut päivät, joita vielä ei ole käsitelty
Raportoimattomia päiviä	ei raportoidut, tai vajaat/keskeneräiset päivät
Hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, jotka ovat hyväksyttyjä
Ei hyväksytyt päivät	käsitellyt päivät, joita ei ole hyväksytty
Muutettuja päiviä	näyttää, mikäli käsiteltyjen päivien aikaraportteja on muutettu

Other functions:

Muistuta aikaraportoitsijoita	Ajan raportoijat, joilla on hyväksymättömiä päiviä, saavat sähköpostiviestin
Tulostus	Voit tulostaa aikaraportteja. Tarvitset erillisen tulostusmallin sitä varten, lisätietoja saat Kalin Setterbergiltä.
Tarkistuslista	Katsaus kaikkien työntekijöiden kalendaarioon. Lista on sama kuin Projektiosion raporteissa oleva Tarkistuslista aika.

Tarkista aikaraportti

Valitse työntekijä ja Avaa, nähdäksesi hänen aikaraporttinsa.

Sarakkeet hakevat tiedot seuraavasti:

Ulkoiset projektit	Projektit lajeista E (ulkoiset), G (konsernin sisäiset) ja J (spekula/kilpailuprojektit)
Sisäiset projektit	Projektilaji I (sisäinen)
Sisäinen aika	Kustannuskategoria 90 (ei projektiin liittyvä)
Sairaus	Kustannuskategoria 96
Loma	Kustannuskategoria 93
Muu poissaolo	Kustannuskategoriat 91, 92, 94, 95, 97 ja 98
Yhteensä	Näyttää raportoitujen tuntien kokonaismäärän
Kalendaario	Näyttää työntekijän raportointivaatimuksen
Hyväksyntä	Näyttää käsitellyt päivät, hyväksyntästatuksesta riippumatta. Kentässä näkyy käyttäjä ja hyväksynnän aika.
Kommentti	Mahdollisuus hyväksyntäkommenttiin.

Voit avata yksittäisen päivän ja katsoa mille projekteille ja työkoodeille tunnit on viety:

Hyväksyntä

Voit hyväksyä yksittäisiä päiviä merkitsemällä ne ja sen jälkeen painamalla toimintaa Hyväksy päiviä,tai Hyväksy kuukausi, jos haluat hyväksyä kuukauden kerrallaan. Näet alla olevan ruudun, rastita vaihtoehto ja kirjoita kommentti (valinnainen):

You can also open a time report for one specific day and approve it. A day that is not OK is shown in Marathon Time, crossed:

Notification to employee

You can send an e-mail to an employee with days that are not OK. Click on Remind time reporters in the list of employees, the following confirmation is shown:

Print

You can print a list of all time reports for the selected month with the Print function. Note, that you need a print template for that, contact Kalin Setterberg to order one.

Changes

If an employee changes her/his time report on a day that already is approved, it is shown in two ways: With a red cross in the column Changed:

In the employee's time report in the approval, the text in the Approval column turns red:

Backoffice watch list

In the watch list for time reports, the accounting staff can monitor the time report approvals. Additionally to functions described in Approval of time reports in Frontoffice here is a function fo reminding approvers:

Remind approvers	Sends a reminder mail to approvers with not handled days during a period. Select approvers with checking the box on a rpw. All approvers are selected by default.