Media Økonomi

Fakturering

Fakturering gjøres i 08-70-10.

Utvalg kan gjøres på innrykksdato, budsjettnummer, kunder, kundekategorier, osv.

If you invoice a certain media type or client continuously, you can save the selection for the next time. The options for saving are behind the blue arrow.

Løpende fakt	Hvis blank, vises alt uansett innstillinger i avtalen. Hvis du kun vil fakturere avtaler med løpende fakturering, skriv J.
Også ikke ktrl	J= også ikke kontrollerte innrykk vises, forutsatt at budsjett- eller ordrenummer har angitts.
Ref nr savnes	N= ordrer med referansenummer vil faktureres, forutsatt at parameteren Fakturer kun ordrer med referansenummer er aktivert.

Y= alle planer/budsjetter med blank referanse faktureres, til tross av eventuell innstilling om obligatorisk referansenummer.

Hvis parameteren ”Fakturer kun ordrer med referansenummer” er aktivert i kunderegistret, må dette felt være satt til J. Dersom du inntaster en feilaktig kombinasjon, viser systemet en feilmelding og du kan ikke fortsette å fakturere

Debet/Kredit	0 = alt faktureres.1 = kun debetnotaer 2 = kun kreditnotaer. S = debet- og kreditnotaer på separate fakturaer.
Korrigeringer	Marked invoices (x) can be invoiced separately. J = include corrections N = do not include corrections S = invoice ordinary and corrections an separate invoices
Tvinge frem en faktura pr kunde	Y= styr over kunden sin minimumgrense for fakturering.

Hvis du vil skrive noe på fakturaen, bruk Generell fakturatekst. Tekst som skal være på fakturaen en lengre tid må skrives inn i 08-70-11.

Krediter/vend en faktura

Dersom hele fakturaen er feil, kan den krediteres i Classic 08-70-12.

Ikke fakturer innrykk	Alle innrykk blokkeres fra faktureringen da fakturaen krediteres. N= innrykkene blir definitive og kan korrigeres og faktureres på nyt.
Eposte kunder…	Foraldret funksjon. Bruk Fakturadistribusjon i Økonomi: Fakturadistribusjon.

Kreditere/vend innrykk

Åpn ordre og innrykk. Velg innrykket som må krediteres og tast Krediter.

Innrykket blir vendt, dvs. vises som ett kreditinnrykk og markert som en korrigering. Det betyder at du kan fakturere den separat i den løpende faktureringen.

Denne kreditering innebær at hele innrykket, inklusive mulige gebyrer og kapitalkostnader, krediteres.

Dersom du vil kreditere innrykk uten at ta med gebyrer og kapitalkostnad, kan du velge å ekskludere dem

Det gjør du i innrykket, i fliken Annet

Kreditere/vend del av fordeling

Eksempel:

Kunden SAS Norway må krediteres, i stedet skal SAS Sweden debiteres.

1. Åpn ordren og velg innrykket, som må korrigeres. Tast Krediter fordeling.

2. Velg fakturaen som må debiteres. Tast OK.

3. Velg innrykket som må debiteres (det opprinnelige innrykket, ikke kreditinnrykket).

Tast Debiter fordeling

5. Velg posten, som skal debiteres på nyt of tast OK.

6. Velg det nye debetinnrykket og åpn det. Under fliken Korrigering, bytt kunden til SAS Sweden og skriv en eventuell fakturakommentar.

7. Lagr. Ved tidspunktet for neste fakturering skrivs to fakturaer ut. En kreditnota til SAS Norway og en ny debetnota til SAS Sweden.

Pre-invoicing

Bruk program 08-70-14 for å vende en del av en faktura. Skriv fakturanummer og tast Enter. Alle innrykk vises. Tast på mellomromstasten for å velge et innrykk (blir merket med en asterisk *) som må krediteres.

Det finnes to måter for akontofakturering

1. Kunden akontofaktureers og en avregning gjøres etterpå.

• Initier en akontofaktura i Classic 08-70-20. Angi kunde, fakturadato, forfallsdato og velg siden funksjon 3=Endre avregnes mot. Velg samme kundekode og gjør eventuelle begrensninger i listen over postene som skal avregnes med hjelp av budsjett- og ordrenummer. Observer, at du ikke kan gjøre en avregning til en annen kunde.

• Registrer akontotekst og beløp i 08-70-21.

• Skriv ut akontofakturaen i 08-70-23.

• Avregningen gjørs siden i 08-70-24. Angi akontofakturanummer som skal avregnes. Dersom der finnes differanser må de faktureres som debet- og kreditnotaer og akontoen blir avregnet.

2. Kunden akontofaktureres og avregningen gjøres løpende imens innrykk legges inn og kontrolleres.

• Velg J på ” Løpende akontoavregning” på avtalen.

• Initier en akontofaktura i Classic 08-70-20. Angi kunde, fakturadato, forfallsdato og velg siden funksjon 3=Endre avregnes mot. Velg samme kundekode og gjør eventuelle begrensninger i listen over postene som skal avregnes med hjelp av budsjett- og ordrenummer. Observer, at du ikke kan gjøre en avregning til en annen kunde.

• Registrer akontotekst og beløp i 08-70-21.

The description field can be very useful.

• Ved fakturering i 08-70-10 blir akontofakturert automatisk avregnet. Den del, som eventuelt ikke avregnes, lagres til den neste gang som noe rørende akontoen blir fakturert.

To keep in mind:

Ved fakturering av de kunder i 08-70-10, som har ”Løpende akontofakturering” i avtalene sine, begynner systemet alltid med den eldste akontoen. Hvis intet matcher med betingelsene i den, går den til neste akontofaktura.

Differanser/Avstemming av differanser

Overstyr (bok bort) differanser i Media: Avstemming.

Lag et utvalg på skjermen med avstemmingskode, eier, kunde, dato, etc. Du kan lagre utvalget ditt for fremtida.

Dff Net /Diff Net-net	Angi størrelsen på de differanser som listen skal vise. Dersom du ikke ønsker å se alle innrykk, skriv minst 1-999 999 999 i Diff. Net-Net. Standardinnstillingen er at begge feltene har 0-999 999 999.

Beløpet i listen som viser Diff Net-Net avstemmes mot medieavregningskontoen. For avstemming mellan avregningskontoen og differanselistan, velg bare “til bookingsdato”, intet annet.

Juster kolonnene så at du kan se relevant informasjon. Bruk pilsymbolet lengst til høyre i overskriftsraden for å velge kolonner

Skap korrigering	Skaper et nytt innrykk av det valgte innrykket sitt differanse, enten negativ eller positiv sådan. Det nye innrykket kan senere faktureres til kunden.
Overstyring	Se neden
Avstemmingskode	Kan endres
Avstemmingskommentar	Mulighet for å skrive eller redigere kommentar.
Bytt ordrenummer/innrykksdato	mulighet for å flytte mediefaktura fra ett innrykk til et annet. Les mer neden.
Bytt eier/kunde	Mulighet for å bytte eier/kunder, forutsatt at parameteren er innstilt for det.
Vis faktura	Viser kopi på fakturaen som en PDF.
Utskrift	Skriver ut avstemmingslisten. For dette kreves en spesiell utskriftsmal.

Overstyr differanser

Velg en eller flere rader og klikk på Overstyring.

Husk, at du ikke kan fortryde dette

Flytt mediefaktura til annen ordre eller annen innrykksdato.

Bruk funksjonen Bytt ordrenummer/innrykksdato for å flytte en feilaktig innregistrert faktura.

Byråavregning

Visse kunder har avtale som sier at reklamebyrået må ha del av provisjoner og gebyrer. Dette gjøres ved at lage en byråavregning som sendes til reklamebyrået. Da du skriver ut avregningen skapes en leverandørsfaktura i leverandørsreskontroen som blir betalt ut til byrået.

- Angi siden byrået i kunderegistret i System: Grunnregister/MED/Kunder/Kunder, flik Parametrer 1.

- I avtalen, i System: Grunnregister/MED/Kunder/Avtaler, angi prosentandeler av innrykksgebyrer, byråprovisjoner og kapitalkostnader som skal videre til byrået.

Velg kunde og regnskapsdato, eller annen selektering, for eksempel om du bara vil avregne et spesifikt media på et budsjett.

Betalte fakturaer	Y = Avregner kun betalte fakturaer.
Allerede oppdatert	Y= Mulighet for å skrive ut spesifikasjon på nytt.

Fakturer prosjekter sammen med mediefakturaer i 08-70-10.

Kryss av parameteren Inkluder fakturaer opprettet i PRO i System: Grunnregister/Parametrer, fliken Fakturering

Mediefakturamalen må oppdateres slik at den henter informasjon fra prosjektregnskapen.

Fakturaen utskrives i Classic 08-70-10. Den nedre delen av fakturaen viser prosjektet.

Registrer mediafakturaer

Registrer innkommende mediefakturaer i Media: Registrer mediefakturaer.

Søk på ordrenummer eller/og media, leverandør, kunde eller innrykksdato.

Dersom mediet er koplet til en leverandør i grunnregistret hentes den derfra. Hvis ikke, angi leverandørsinfo i registreringsdelen.

Dersom mediet har en annen valuta må alle beløper registreres i den valutaen.

Du kan enten skriva fakturanummer her eller da du lagrer fakturaen.

Alle matchende innrykk vises. Velg kolonner med hjelp av den blå pilen ytterst i overskriftsraden.

Dersom der finnes en differanse mellom innrykket og fakturaen, kan du korrigere det direkte på innrykket. Velg innrykk, åpn og skriv fakturabeløp i kolonnen Denne fakt

 I feltene til venstre kan du legge till rabatt eller tilleggskode. Feltene åpnes da for innmating.

Hvis en faktura er feilaktig kan du reklamere den direkte med funksjonen Lagre og reklamer.

Ordrene markeres med et X da de korrigeres og lagres. Dersom du ser at en faktura er OK kan du markere den uten å åpne.

Alle markerte ordrer inkluderes i fakturaen. Dersom fakturaen er OK, lagr den.

Avbryt	Returnerer til foregående vy
Lagre	Velg fakturanummer og regnskapsdato for å lagre fakturaen. Etter lagring får den bilagsnummer.
Skap ordre	Dersom en ordre ikke er registrert men du vil stadig inkludere den i fakturaen, klikk på Skap ordre og velg en innrykksdato.

Denne ordre får et midlertidig ordrenummer (900000-serie) da fakturaen lagres. Det kan deretter endres til et riktig ordrenummer i Avstemming mediefakturaer med funksjonen Bytt ordrenummer/innrykksdato.

Insert order	If you cannot find an order or the order hasn't been included in the selection, you can insert it to the invoice. Click INSERT ORDER and write order number and insertion date, then click OK.
Find order	Search order with order number.
Save as pending	You can suspend the registration of an invoice that you have started with.

Da du ønsker å fortsette, klikk Hvilende fakturaer i stedet for Søk og velg faktura fra listen.

Reklamer	Du kan sende en reklamasjon direkte fra programmet etter å ha korrigert fakturaen.

Dersom du har en tekst der skal vises automatisk kan du skrive den (elelr flere ulike for forskjellige reklamasjoner) i System: Grunnregister/Parametre, fliken Reklamasjoner. Klikk på Importer tekst og velg fra listen.

Før du sender reklamasjonen kan di kikke på den med funksjonen Vis. Med Sendkan du sende reklamasjonen til leverandøren på e-post.