Konfidensialitet

Auktorisasjonshåndtering på kunder og prosjekter

Denne manual beskriver håndtering av konfidensielle kunder og prosjekter

En medarbeidere som er kunde-, prosjekt- eller produksjonsleder, hører til prosjektteamet eller har autorisasjon til konfidensielle prosjekter kan alltid se prosjektet. De kan se det i Kunder og Prosjekter, Rapporter, Prosjektforespørsel og i Fakturering. Der er to måter for å innstille autorisasjoner på prosjekter. Det ene er å lage ett autorisasjonsnivå på en kunde og på den kunden velge hvilke medarbeidere som skal ha autorisasjon til den og dens prosjekter. Den andre måten er å bruke autorisasjonsinnstillinger på selskapet deres. Den et litt mer komplisert enn den første, men gir en friere håndtering av konfidensialitet og hvordan den deles til særskilte medarbeidere. Den er også bedre ved begrenset tilgang til kun særskilte konfidensielle prosjekter.

Å lage autorisasjon til en kunde og alle dens prosjekter

På kunden i System: Grunnregister/PRO/Kunder, flik Autorisasjon, kan du bestemme hvilke medarbeidere som skal ha tilgang til en viss kunde sine prosjekter. Angi Medarbeidergruppe og/eller Arbeidsgruppe og/eller Medarbeidere. Denne innstilling styrer timeføringen. Innstillingen heter ”Vis konfidensielle prosjekter” og finnes i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Honorar – Tidsrapportering. Denne løsning trenger ikke konfidensielitetsinnstillinger for selskapet og er da ikke styret av autorisasjonsnivået: Vis konfidensielle prosjekter i System: Autorisasjon.

Autorisasjonivået "Alle kunder" (Generellt/Grunnregister/Kunder- Alle kunder) i System: Autorisasjon gir brukeren ttilgang til alle kunder.

Konfidensialitetsinnstillinger i prosjektregnskapen

Dette er den mere kompliserte innstillingen for konfidensialitetshåndtering. Angi det laveste autorisasjonsnivåetSystem: Grunnregister/PRO/Parametre, flik Autorisasjonsnivåer. Null er det laveste, ni er det høyeste.

Ni betyr at alle medarbeidere med autorisasjonnivå 9 til prosjektet har tilgang til konfidensielle kunder og prosjekter. Nivået angis i System: Grunnregister/Generellt/Brukere flik Autorisasjon Classic. Da Classic ikke lengre brukes; bruk håndteringen i System: Autorisasjon, der du finner nivået Vis konfidesielle prosjekter.

Klassifiser kunder og prosjekter

Kunder og deres prosjekter klassifiseres i System: Grunnregister/PRO/Kunder/Prosjekter. Åpne kunderegistre og avkryss feltet Konfidensiell. Denne informasjon vil synkroniseres med kunden sine prosjekter. Det finnes en parameter som automatisk klassifiserer nye kunder: Standardforslag nye kunder Konfidensiell i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Kunder og prosjekter. Klassifiser enkelte prosjekter i System: Grunnregister/PRO/Kunder/Prosjekter. Åpne prosjektet og avkryss feltet Konfidensiell i fliken Parametre 2. Dette er ett synkronisert felt; hvis kun dette prosjekt skal være klassifisert, må du avsynkronisere det ved å fjerne krysset fra feltet Synkroniser prosjekt med kunde i samme flik (Parametre 2). Brukere med autorisasjon til konfidensielle prosjekter har tilgang til klassifiserte prosjekter, tillike med prosjektet sine prosjekt-, kunde- og produksjonsansvarlige samt dets team.

Team

Du kan skape ett team på kunden og/eller prosjektet under fliken Team. Velg hvilke medarbeidere so kal ha tilgang til kunden/prosjektet. Tenk på, at dersom du oppretter teamet på en kunde, må du legge til den på alle eksisterende prosjekter til kunden. Nye prosjekter får team automatisk. Prosjektteamet ser alltid ett konfidensiellt prosjekt.

Timeføring på konfidensielle prosjekter

Innstillingen for timeføring finnes i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Honorar, under Tidsrapportering. Parameteren kontrollerer hvis konfidensielle prosjekter skal vises i tidsrapporteringen eller ikke.

Examples

Below are some examples of different settings for confidentiality. === Example ===1 Only employee MEDA shall have access to a project that no one else shall see. Additionally, MEDA shall see all other projects Setting: Classify the project that MEDA shall see and add MEDA to its team. Check Report on confidential projects in System: Base register/PRO/Parameters/Fees – Time reporting.

Example 2

Employee MEDA shall have access to one project only. All other employees shall have access to all projects. Setting: Classify all clients and projects except the one MEDA shall have access to. All other employees than MEDA shall have access to confidential projects. This is done in the authorisation register in System: Authorisation on the level Show confidential projects. Activate the parameter Standard suggestion new clients Confidential in System: Base register/PRO/Parameters/Clients and projects. Check Report on confidential projects in System: Base register/PRO/Parameters/Fees – Time reporting.

Example 3

Only employee MEDA shall have access to a project, and no access to any other projects. No other employees can see the project, whereas they can see all other projects. Setting: Classify all clients and projects Add MEDA as Team on the project and all other employees as team on all other projects. Activate the parameter Standard suggestion new clients Confidential in System: Base register/PRO/Parameters/Clients and projects. Check Report on confidential projects in System: Base register/PRO/Parameters/Fees – Time reporting.[[Category: PRO-CON-EN}}