Konfidensialitet
Denne manual beskriver håndtering av konfidensielle kunder og prosjekter
Auktorisasjonshåndtering på kunder og prosjekter
En medarbeidere som er kunde-, prosjekt- eller produksjonsleder, hører til prosjektteamet eller har autorisasjon til konfidensielle prosjekter kan alltid se prosjektet. De kan se det i Kunder og Prosjekter, Rapporter, Prosjektforespørsel og i Fakturering. Der er to måter for å innstille autorisasjoner på prosjekter. Det ene er å lage ett autorisasjonsnivå på en kunde og på den kunden velge hvilke medarbeidere som skal ha autorisasjon til den og dens prosjekter. Den andre måten er å bruke autorisasjonsinnstillinger på selskapet deres. Den et litt mer komplisert enn den første, men gir en friere håndtering av konfidensialitet og hvordan den deles til særskilte medarbeidere. Den er også bedre ved begrenset tilgang til kun særskilte konfidensielle prosjekter.
Å lage autorisasjon til en kunde og alle dens prosjekter
På kunden i System: Grunnregister/PRO/Kunder, flik Autorisasjon, kan du bestemme hvilke medarbeidere som skal ha tilgang til en viss kunde sine prosjekter. Angi Medarbeidergruppe og/eller Arbeidsgruppe og/eller Medarbeidere. Denne innstilling styrer timeføringen. Innstillingen heter ”Vis konfidensielle prosjekter” og finnes i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Honorar – Tidsrapportering. Denne løsning trenger ikke konfidensielitetsinnstillinger for selskapet og er da ikke styret av autorisasjonsnivået: Vis konfidensielle prosjekter i System: Autorisasjon.
Autorisasjonivået "Alle kunder" (Generellt/Grunnregister/Kunder- Alle kunder) i System: Autorisasjon gir brukeren ttilgang til alle kunder.
Konfidensialitetsinnstillinger i prosjektregnskapen
Dette er den mere kompliserte innstillingen for konfidensialitetshåndtering. Angi det laveste autorisasjonsnivåetSystem: Grunnregister/PRO/Parametre, flik Autorisasjonsnivåer. Null er det laveste, ni er det høyeste.
Ni betyr at alle medarbeidere med autorisasjonnivå 9 til prosjektet har tilgang til konfidensielle kunder og prosjekter. Nivået angis i System: Grunnregister/Generellt/Brukere flik Autorisasjon Classic. Da Classic ikke lengre brukes; bruk håndteringen i System: Autorisasjon, der du finner nivået Vis konfidesielle prosjekter.
Klassifiser kunder og prosjekter
Kunder og deres prosjekter klassifiseres i System: Grunnregister/PRO/Kunder/Prosjekter. Åpne kunderegistre og avkryss feltet Konfidensiell. Denne informasjon vil synkroniseres med kunden sine prosjekter. Det finnes en parameter som automatisk klassifiserer nye kunder: Standardforslag nye kunder Konfidensiell i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Kunder og prosjekter. Klassifiser enkelte prosjekter i System: Grunnregister/PRO/Kunder/Prosjekter. Åpne prosjektet og avkryss feltet Konfidensiell i fliken Parametre 2. Dette er ett synkronisert felt; hvis kun dette prosjekt skal være klassifisert, må du avsynkronisere det ved å fjerne krysset fra feltet Synkroniser prosjekt med kunde i samme flik (Parametre 2). Brukere med autorisasjon til konfidensielle prosjekter har tilgang til klassifiserte prosjekter, tillike med prosjektet sine prosjekt-, kunde- og produksjonsansvarlige samt dets team.
Team
Du kan skape ett team på kunden og/eller prosjektet under fliken Team. Velg hvilke medarbeidere so kal ha tilgang til kunden/prosjektet. Tenk på, at dersom du oppretter teamet på en kunde, må du legge til den på alle eksisterende prosjekter til kunden. Nye prosjekter får team automatisk. Prosjektteamet ser alltid ett konfidensiellt prosjekt.
Timeføring på konfidensielle prosjekter
Innstillingen for timeføring finnes i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Honorar, under Tidsrapportering. Parameteren kontrollerer hvis konfidensielle prosjekter skal vises i tidsrapporteringen eller ikke.
Eksempel
Neden eksempler på forskjellige innstillinger for konfidensialitet. === Eksempel ===1 Kun medarbeidere MEDA skal ha tilgang til ett prosjekt som ingen annen skal se. I tillegg til det kal MEDA se alle andre prosjekter Innstilling: Klassifiser prosjektet som MEDA skal se og legg till Meda i teamet till projektet. Avkryss "Rapporter på konfidensielle prosjekter" i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Honorar – Tidsrapportering.
Example 2
Medarbeider MEDA skal ha tilgang til kun ett prosjekt. Alle andre medarbeidere skal ha tilgang til alle prosjekter. Innstiling: Klassifiser alle kunder og prosjekter foruten den som MEDA skal ha tilgang til. Alle andre medarbeidere enn MEDA skal ha tilgang till konfidensielle prosjekter. Dette gjøres i autorisasjonsregistret i System: Autorisasjon på nivået Vis konfidesielle prosjekter. Aktiver parameterern Standardforslag nye kunder Konfidensiel i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Kunder og prosjekter. Avkryss "Rapporter på konfidensielle prosjekter" i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Honorar – Tidsrapportering.
Eksempel 3
Kun medarbeidere MEDA skal ha tilgang till ett prosjekt, og ingen tilgang till andre prosjekter. Inen annen medarbeidere ser prosjektet, mens de kan se alle andre prosjekter. Innstilling: Klassifiser alle kunder og prosjekter Legg til MEDA som Team på prosjektet og alle andre medarbeidere som team på alle andre prosjekter. Aktiver parameterern Standardforslag nye kunder Konfidensiel i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Kunder og prosjekter. Avkryss "Rapporter på konfidensielle prosjekter" i System: Grunnregister/PRO/Parametre/Honorar – Tidsrapportering.
