Projekthantering

Projekt och projektfrågor

Här beskrivs de olika funktionerna för projekthantering bland annat hur nya projekt läggs upp, projekt analyseras, listor skrivs ut, budget eller offerter skapas och fakturor till kunder förbereds

Projekt

I grundvyn Kund och projekt visas till vänster de kunder som är inlagda i systemet. Genom att markera en kund visas tillhörande projekt till höger. I fliken Alla projekt visas en lista med alla projekt.

Knappar går att dölja och ta fram genom att klicka på den blåa pilen bredvid knapparna.

End aktiva	projekt.
Only own	Med Endast egna menas de kunder där du som medarbetare är kundansvarig. Endast egna projekt innebär projekt som du är projekt- eller produktionsledare för.
Stoppas	faktureringen som avslutar projektet

Kolumner

Vilka kolumner som ska visas väljs genom att klicka med höger musknapp i listan eller med kolumnväljaren längst till höger i listan. För att visa kolumnerna i en annan följd går det att flytta dem genom att ta tag med muspekaren och flytta dem dit de ska vara. Klicka i rubriken i den kolumn som ska styra sorteringen. Klicka med höger musknapp i en rubrikkolumn för att filtrera innehållet.

Kolumner i kundlistan

Stjärnmarkering	Används för att markera kunder som favoriter
Minusstreck	Visar om kunden är stoppad. Inga aktiva projekt finns och nya projekt kan inte registreras.
Kod	Den unika identiteten för kunden
Kundt	Kundnamnet
Kundansvarig	Medarbetarkoden på kundansvarigr
Grupp	Grupptillhörighet, kod/namn

Kolumner i Projektlistan

Stjärnmarkering	Används för att markera projekt som favoriter
Minusstreck	Visar om projektet är stoppat dvs avslutat
Projekt	Projektbenämning
Upplagt	Uppläggningsdatum för projektet
PL	Projektledarens medarbetarkod
$	Visar om det finns lager på projektet med ett $
Förf	Röd markering visar att det finns förfallna kundfakturor på projektet. # visas om en faktura är förfallen med 8 dagar eller mer. ## visas om en faktura är förfallen med 31 dagar eller mer.
Fakt text skapad	Om det finns fakturatext i fakturafliken på projektet så visas ett kryss
Fakt text klar	Om fakturatexten i fakturafliken är klarmarkerad visas ett kryss
Produktionsledare	Medarbetarkoden för produktionsledaren
Lager	Visar totalbeloppet som finns i lager på projektet.
Valuta	Visar basvalutan på projektet. (Används endast vid flervalutahantering.)
Projekttyp	Visar projekttypen externt (E), internt (I), gruppgemensamt eller externt inom koncernen (G), projekt för internt ej projektrelaterat arbete (9) samt spekulations- eller pitchprojekt (J).
Stoppas	I kolumnen visas med ett kryss om projektet ska avslutas och stoppas. Stoppas ger en indikation till ekonomi/faktureringen som kan avsluta projektet.
Lager arvode	Visar belopp arvodeslager
Lager inköp	Visar belopp inköpsslager
Lager Övrigt	Visar belopp övrigtlager
Fast pris	Om det finns ett fastpris på projektet visas beloppet
Deadline	Om deadline fyllts i på projektet så visas datumet här, aktiveras i projektparametrar.
Fakt datum	Om fakt datum fyllts i på projektet så visas datumet här, aktiveras i projektparametrar.
Fakturerat	Visas vad som fakturerats på projektet (inkl. aconto)
Tidrapportering	Ett kryss i kolumnen visar om det går att rapportera tid på projektet.
Lokalt namn	Visar lokalt namn om det finns registrerat på projektet.
Referensnummer	Visar referensnummer om det finns registrerat på projektet
Stoppdatum	Visar projektets stoppdatum om projektet är stoppat.
Startdatum	Visar projektets stoppdatum om projektet är stoppat.

Upplägg av kunder och projekt

I kund- och projektlistan kan nya kunder och projekt läggas upp. Nyupplägg kräver att funktionen aktiverats och att användaren är behörig till det.

Ny kund

För att lägga upp nya kunder används knappen Ny i kundlistan. Fyll i Kund-ID och Ok, fyll sedan i resten av fälten och Spara. Inställningar måste göras föra att nya kunder ska kunna läggas upp här och inte via Backoffice. Vilka fält som finns tillgängliga ställs i projektparametrar.

Kund-ID	Kundens unika identitet kan bestå av upp till fyra tecken
Namn	Kundens fullständiga namn, skrivs t.ex. på fakturor
Internbenämning	Internbenämningen kan användas för att identifiera kunden med någon egen benämning. Benämningen syns som kundens namn i Marathon men på fakturor till kunden visas kundens riktiga namn.
Kundansvarig	Systemet föreslår automatiskt den som är inloggad som kundansvarig men det går givetvis att ändra medarbetare.
Kundkontakt	Namn på kontaktperson hos kunden
Överkund	För statistik kan kunder knytas samman med överkunder. T.ex. kan Volvo vara överkund för Volvo Göteborg och Volvo Stockholm. Överkunder läggs upp basregistret.
Kategori	Kundkategori används för att kategorisera kunderna för statistik
Moms	Inhemsk- Ordinarie momssats för kunder inom landet, EU – Momsfritt utland inom EU eller Utland - Momsfritt utland utanför EU

Nytt projekt

Markera kunden och tryck på Ny i projektlistan. Vilka fält som finns tillgängliga ställs i projektparametrar. Om manuella projektnummer används måste först projektnummer anges. Vid automatiska projektnummer visas inte nummerfältet utan projektet tilldelas nästa lediga nummer.

Kund-ID	Markerad kund fylls i automatiskt
Benämning	Projektets namn
Projektledare	Den som är inloggad föreslås som projektledare men det går att ändra.
Produktionsledare	Den som är inloggad föreslås som produktionsledare men det går att ändra.
Projektbeskrivning	Projektbeskrivning kan fyllas i och visas på projektet
Typ	Projektets typ, används för uppföljning. Externt (E), internt (I), gruppgemensamt eller externt inom koncernen (G), projekt för internt ej projektrelaterat arbete (9) samt spekulations- eller pitchprojekt (J).
Arbetstyp	Vilken typ av arbete som projektet avser. Upp till 3 olika typer kan anges.
Kundkontakt	Namn på kontaktperson hos kunden
Master	För statistik kan projekt knytas samman med varandra. T.ex. kan projekt SAS 0002 vara masterprojekt för SAS 0004 och SAS 0005. På så vis kan projekten analyseras antingen var för sig eller alla tre tillsammans.
Särskild fakturatext	I fältet kan text som ska komma med på projektets fakturor skrivas in. Texten kommer upp som förslag på varje faktura men kan tas bort
Vår ref på faktura	Fältet fylls i om en annan referens än projektledaren ska visas på fakturan.
Tidrapportering	Genom att kryssa i rutan aktiveras projektet för registrering av tid i Marathon.
Grupp	Den projektgrupp som projektet tillhör
Kostnadsställe	Om projektintäkterna ska föras på ett visst kostnadsställe
Fast pris	I projektanalysen och i rapporter finns möjlighet att jämföra registrerat respektive fakturerat belopp mot det fasta priset.
Deadline	Deadline kan visas i rapporter. Överskriden deadline skapar en notifikation på startsidan.
Moms	För att momsberäkningen i systemet ska fungera krävs det att den momstyp som ska gälla för projektet fylls i.
Fakt.datum	Projektets fakturadatum kan fyllas i.
Kopiera från	Med Kopiera från kan uppgifter från ett redan befintligt projekt hämtas in. I fönstret som öppnas hämtas projektet upp och eventuell redan inskriven information skrivs över med projektets uppgifter.

 

Analys

Inne på ett projekt under fliken Analys visas projektets aktuella status. Understrukna rubriker och belopp visar att det går att fördjupa sig för mer detaljerad information.

Valuta	En annan valuta än basvaluta kan visas och beloppen räknas då om med den aktuell valutakurs från valutaregistret.
Arvode/Iinköp/Övrigt	I rullgardinsmenyerna väljs hur informationen för arvode, inköp och övrigt ska presenteras vid fördjupning på respektive understruken rubrik. Väljs exempelvis Kategori/ Kod/ Medarbetare i Arvode redovisas informationen först uppdelad på arvodeskategori, vid ytterligare fördjupning på arvodeskod och därefter per medarbetare. Slutligen visas detaljer, d.v.s. medarbetarnas tidrapporteringsrader inkl. kommentarer.
Visa endast uppdaterad tid	Genom att kryssa i rutan visas endast den tid som är uppdaterad. Beroende på parameterinställning uppdateras tidrapporter automatiskt eller inte.
Summa masterprojekt	Genom att klicka i rutan visas statistik för alla projekt som är sammankopplade genom ett masterprojekt. Masterprojekt fastställs vid projektupplägget eller ändras under fliken Grunduppgifter.
Visa period	Under analysfliken visas i normala fall projektets aktuella status men genom att här markera Visa period och ange period, kommer informationen endast gälla den perioden. Observera att vid Fakturerat visas vad som fakturerats av det som registrerats under vald period.
Fast pris	Fast pris kan läggas in vid projektupplägget eller under fliken Grunduppgifter, om fältet är aktiverat.
Budget	budgetar uppdelat på arvode, inköp och övrigt. (Om parameterinställningen Räkna bara med bekräftade budgetar är påslagen visas endast bekräftade budgetar här.)
Antal	Antalet rapporterade timmar, antal inköp och antal övrigtposter.
Registrerat	I kolumnen beräknas värdet av upparbetat arvode, inköp och övrigt. Registrerat arvode visar värdet på antalet timmar multiplicerat med de timpriser alternativt pris per kod som finns inlagda i systemet. För inköp visas inpriset (kostnaden) plus eventuellt påslag.
Justerat	Justeringar görs oftast i samband med fakturering eller när projektet avslutas. Klicka på understrykningen för att se detaljer för justeringar.
Fakturerat	I kolumnen framgår vad som hittills har blivit fakturerat på projektet. Läs vidare om fakturerat nedan.
Lager	Det belopp som ligger för fakturering. Lagret avser registrerat belopp plus eventuella justeringar minus fakturerat belopp.
Aconto	På raden framgår om det finns någonting acontofakturerat (ej fakturerat från lager) som ännu inte avräknats mot lager. När väl acontot avräknas mot lager läggs fakturerat belopp istället i kolumnen Fakturerat.

För att följa upp vad som fakturerats på projektet går det att klicka på kolumnrubriken Fakturerat. Nedanstående bild kommer då upp.

I bilden visas information om fakturor, belopp samt vad fakturorna avser. Genom att klicka på fakturanumret till vänster visas vilka poster som finns till grund för fakturan samt anvisningen från fakturafliken. Ikonen till höger visar hur fakturan till kund ser ut i Pdf-format. Den röda markeringen i kolumnen Förf visar att fakturan är förfallen till betalning. # visas om en faktura är förfallen med 8 dagar eller mer. ## visas om en faktura är förfallen med 31 dagar eller mer.

Grunduppgifter

Under fliken Grunduppgifter visas de projektuppgifter som registrerats vid projektupplägget eller synkroniserats från kunden. För att ändra någon uppgift väljs Ändra och samma registreringsbild som vid projektupplägget visas. Ett projekt kan raderas med knappen Radera om inget registrerats på det.

Behöriga

Under fliken Behöriga framgår projektledare för det aktuella projektet och kundansvarig för kunden. Därefter visas vilka medarbetare som har behörighet till projektet.

Price

The Price tab shows how the project is priced divided in fees, purchases and other.

If there is a fixed price for the project, it will be shown at the top of the respective area. Any hourly rates that differ from the employees' regular hourly rates will then be shown. The special hourly rates cannot be changed in this view; they can only be entered by an administrator. The following order of priority is used for special hourly rates ****/*** means all employees and all job codes. The example in the image above shows that all employees cost 1500 SEK on all codes, except Charlie, who normally costs 1200 SEK, but when working with job code Information gathering, he costs 1000 SEK. If the parameter setting Price per job code is activated instead of Price per employee, the special rates will not be taken into consideration. It will only say that hourly price is fetched from code For purchases, there are fixed markups per code that are used to calculate the price for the clients. For other records, the unit prices are retrieved from the respective other code.  

Cost estimate

The project’s cost estimate(s) are entered in the Cost estimate tab. It is used for quotations Use the blue arrow to see hidden buttons.

Confirm	When an estimate is confirmed, it is saved with date and username. A parameter controls if it shall be required that an estimate is confirmed before it can be used in the analysis tab, reports, etc.
Delete confirmation	A confirmed estimate cannot be changed, but you can delete the confirmation if you need to change something. If it is confirmed again, it will get a new confirmation date and username.
Activate	Possibility to activate a deactivated cost estimate
Deactivate	If a project has several estimates, you can deactivate those revisions that should not be included in analysis and reports etc.

Make a new cost estimate with the New button. The estimate has tabs for Fees, Purchases, Other and Text & Currency. The estimate can be registered in any detail level of your choosing. The hourly rates in the Fees tab are suggested from the project's price list if sufficient information to determine this has been entered. In the Purchases tab, markups are retrieved from the project's price list. In the Text & Currency tab, headings can be specified, and you can write estimate texts. In Estimate text after, you can write text that is to appear after the estimated values in the printout.

Copy from	You can use estimate templates or copy a previous estimate when you shall make a new cost estimate.
Templates	Estimate templates are registered in the Base registers.
Update prices	If you set an estimate on employee level, and their price is changed, you can update the price here.
Import team	Fetches the employees registered as team on the project.

After saving the estimate you can print it out with the Printout button.

Special invoice text	Text that appears as special invoice text on the project
Estimate text before	The text entered under Budget text before in the Text & Currency tab.
Page break	Tick if there should be a cover page with information about the project before the estimated values for fees, purchases and other are presented.
Estimate records	Shows the information in the tabs Fees, Purchases and Other
Page break	Page break before Estimate text after
Estimate text after	The text entered under Budget text after in the Text & Currency tab
Fees/Purchases/Other	The drop-down menus are used to determine how detailed the estimate printout should be.
Show hours	Tick if the estimate shall show number of hours for fees
Subtotals	The drop-down menu specifies the level of detail for the subtotals based on the selections made for displaying fees, purchases and other. The higher the number, the more detailed the subtotals.
Include 0-rows	Shows also row with amount zero
Show amounts in detail rows	By unticking this box, the amount for each item will not be specified in detail, only the total amount for fees/purchases/other.
Printout VAT	Tick if VAT shall be printed out in the estimate summary
Language	You can select languages, provided that the cost codes have been translated if they are included in the printout.
PDF/Spreadsheet	The estimate is printed either as a PDF or as a spreadsheet that exports the information to Excel.
Print template	Select template for the estimate printout.

 

Fees

In the Fees tab, the Reconciliation tab to the left shows the times that employees have registered either for the project or in total. Yellow days are not ready, green days are fully reported and red days are incomplete. If the Only project box is checked, hours marked in bold appear on the days that contain time reports for the project.

The Resource Planning tab is displayed on the right under Fees. You can select a date range and view the list by employee, code, date or in detail.

Only planned time	Here you can see both what has been planned and what has been registered for the project by checking/unchecking the box.
Date	Possibility to enter a time range
Employee	Hours per employee
Code	Hours per code
Date	Hours per date
Details	Shows a detailed list

 

Purchases

In the Purchasing tab, you will find Quotation queries on the left. Queries can be sent to suppliers, after which a purchase order can be created based on the quotation. Purchase orders are created either from the quotation or under the Purchase order tab. The purchase order can then be used when approving supplier invoices to match the purchase against the purchase order.

Press New to create a new quotation query.

Purchase of	A field for free text will also appear as Free text on the purchase order and will then also be displayed in Marathon Attest.
Purchase code	Type of purchase
Quoted price	Can be filled in once the quotation has been answered and can then be viewed as a column to get an overview of which supplier to send the purchase order to and to see price trends for previous quotations.
Our ref	Employee at the own company, that is a contact person.
Company	Company that the purchase goes to
Supplier	If the supplier is registered with address and terms of payment, this field will be automatically filled.
Delivery address	Address for delivery, Choose Own, Client or write address manually.
Goods label	Possibility to label the delivery
Description text	Text field for notes to the supplier. You can connect a PO-text to each purchase code, that will display automatically in the field
Copy from	Possibility to copy information from an existing quotation.
Printout	When saved, the quotation can be printed to PDF or sent to the supplier by e-mail.
Create purchase order	If the quotation shall become a purchase order. When creating a PO, it will get a serial number.
Open purchase order	You can open the PO to make completions. You can also open iy tin the Purchase order tab.
Print purchase order	The PO can be printed to PDF or sent to the supplier by e-mail.

Creating a purchase order facilitates the control of the purchase and the work of the accounting department or the approver if Marathon Approval is used, as the PO can be matched with the invoice. All the company's quotations and purchase orders are displayed under Accounting/Supplier invoices.

Printout

The project status is printed in the Printout tab. If several projects are to be printed, there is a corresponding list in Project Printouts under Project Queries. Select Print to start printing. Save Selection saves the selection for the next time the programme is used. Only updated times are shown in the printout. General The project General contains basic information about the project, such as the start date, project manager and client manager. It also contains information about the parameters that have been set for the project.

Total	Shows project status, i.e. the same information as shown under the Analysis tab.
Details fees	Shows fees divided according to your sorting
List fees	Shows details of each employee’s time reports. Cam be delimited with time range.
Hide amounts	Possibility to hide the price on printout
Mark acc project time	If you use Accumulated project time, the List Fees can be marked with that in printout
Details purchases	Shows purchases divided according to your sorting
List purchases	Shows details of all purchases
Without WIP	You can select to sum purchases that already are invoiced or adjusted down
List purchase orders	Shows the project’s PO: s
Details Other	Shows other divided according to your sorting
List other	Shows details of all other costs
Without WIP	You can select to sum other records that already are invoiced or adjusted down
List invoices	A list of the project’s invoices
Invoice draft	Shows what is currently in WIP for invoicing. The level of detail in the printout depends on the invoice level set for the project (done by the administrator).

 

Invoice

The invoice text is prepared, and the actual invoicing is then handled by back-office staff, who use the prepared text, and the instructions provided. Select New to create a new invoice. Multiple invoices can be created for the same project.

Text

An invoice text is created under the Text tab. You can enter free text and amounts, and you can also retrieve text and amounts from WIP, cost estimate or previous invoices.

Create text	Create text to use existing WIP in the project or to invoice from the estimate.
Detail level	Here you can choose how detailed the invoice should be regarding fees, purchases and other items. You can also decide whether the amounts should be subtotalled.
Subtotals	Here you can decide whether the amounts should be subtotalled.The suggestion can be modified by adding your own row or subtotals and entering new text and amounts. At the top right, you will see a summary of the amounts and any pre-invoices that are pending deduction.
Instructions	If the amounts do not correspond to what is in WIP, it is important to clarify to the back-office staff what needs to be adjusted, remain in WIP, etc. This is done in the Instructions field and will not be visible on the invoice. Under Invoiced on the analysis page, instructions are displayed per invoice.
Import text	If the invoice is to be similar to a previous invoice, text from the old invoice can be retrieved and then corrected if necessary.
Invoice text ready	When the invoice is ready for invoicing, tick the box Invoice text ready.
Invoicing fee	If an invoicing fee is to be added. Parameter settings for invoicing fees are required.
Planned invoice date	Here, a planned invoice date can be entered as information for the accounting department about when it is time to print the invoice.
Printout	Once the invoice has been saved, a sample invoice can be printed. Select the print template to be used for the invoice.

Notes

In the Notes tab, employees can enter notes relating to the project. The notes are stamped with the name and time. Click New to enter a new note. A box with a heading and note text will then appear, which can be filled in and saved so that everyone who has access to the project can read it.

Documents

The project documents can be collected and made available in the document tab. The documents are stored on the regular file server and linked to the project through a folder structure.

Sorting

Select the sorting order for the projects, for example by project name, project manager or creation date.

 

Project queries

Under Queries, there are tabs for Clients and Projects and All Projects, the same as in the Project entry. Here there are additional tabs, which are described below.

Overdue projects

A project that has reached its deadline (set in the project) is considered overdue. Projects where an invoice date has been entered but no invoice has been issued with that invoice date or later are also displayed here. The information is only visible to the project and production managers for the project.

Project queries

The query program is used to search for data. Various data can be batch changed in the list.

Project printouts

See the heading Printout above.

 

Reports

Under Reports, there are both a number of standard reports and custom reports. There is a separate description for report creation. Print the report by selecting the report and choosing Print.

The selection itself is made on the left side of the window. (The selection options available are determined when the report is designed, and therefore the choices may vary.)

Subtotal	Determines which subtotals the report should have.
Sorting	The sorting order for each subtotal level can be selected. By clicking on the Reversed option, the sorting is reversed so that the largest values are presented at the top.
Print format	The report can be written to either PDF or Spreadsheet/Excel.
No sums	Printing without subtotals only works with the Spreadsheet option.
Start	Start printing by clicking Start.