Inventariereskontran
Contents
Inventariereskontran i Marathon
Inventariereskontran är en separat modul i Marathon för att hantera företagets anläggningstillgångar. Inventariereskontran är integrerad med bokföringen – inventarierna registreras via leverantörsfakturor eller manuella verifikationer och avskrivningar och avyttringar konteras automatiskt på de konton som är inställda på inventarietyperna. Inställningar och basregister Det finns ett antal inställningar som rör funktionerna i inventariereskontran.
Integration på konton
För att kunna registrera inventarier från bokföringen och leverantörsfakturor behöver kontona för anskaffning ställas in med integration till Inventariereskontran. Inställningen ligger på kontot i Basregister | BOK | Konton där du väljer INV i fältet Integrationstyp.
Inventarietyper Alla inventarier i Marathon måste tillhöra en inventarietyp. Inventarietypen styr kontering vid avskrivningar och ger förslag på antal avskrivningsmånader. Det är också ett sätt att kategorisera inventarierna. Inventarietyperna registreras i Basregister | INV | Inventarietyper
| Koden | får vara max fyra tecken och är vanligen ett kortnamn av typen, till exempel DAT för Datorer. |
|---|---|
| Hanteringskoden | styr avskrivningsreglerna för inventarietypen:
Inventarie är den vanliga hanteringskoden, inventarier med den här hanteringskoden kan skrivas av och avyttras med automatisk kontering. Leasing genererar inga avskrivningar och kostnadsför inte heller någon del av anskaffningen utan behandlar inventarien som leasing Kostnadsfört kan användas för registrering av inventarier som kostnadsförs direkt vid anskaffning. Budget ger möjlighet att budgetera inventarier I inventarierapporter går det att göra urval på hanteringskod. |
| Avskrives antal månader | I fältet Avskrives antal månader registreras förslag på antal månader som inventarier för den här typen ska skrivas av. Antal månader kan ändras för en enskild inventarie i samband med registrering. |
| Nästa inventarienummer | avgör nummer för kommande inventarier som registreras. Inventarienumret har formen XXXX-NNNNNN-NN där XXXX är koden för inventarietypen, NNNNNN ett löpnummer för huvudinventarien och NN i slutet är ett underlöpnummer till en huvudinventarie. Exempel på ett inventarienummer är DAT-000001-01 |
| Nummerserier | Det går att ha serierna separata per inventarietyp eller använda en central nummerserie för flera eller alla inventarietyper. Om serien ska vara central anges 0 som Nästa inventarienummer. |
| Konto för anskaffning | används vid bokföring av nya inventarier och vid avyttring. Vid anskaffning debiteras hela kostnaden för inventarien. Vid avyttring föreslås kreditering av hela kostnaden för inventarien men kan ändras. |
| Konto för värdeminskning | används vid avskrivning och avyttring. Vid avskrivning krediteras beloppet som skrivs av. Vid avyttring föreslås debitering av hela beloppet som tidigare skrivits av |
| Konto för kostnad vid avskrivning | används vid avskrivning. Vid avskrivning debiteras beloppet som skrivs av. Vid avyttring föreslås debitering av hela beloppet som tidigare skrivits av. |
| Konto för kostnad vid försäljning | Konto för kostnad vid försäljning . |
| Konto för kostnad vid skrotning | används vid avyttring av typen skotning |
| Konto för kostnad vid stöld | används vid avyttring av typen stöld. |
Vi rekommenderar att ha separata konton för respektive inventarietyp och typ av kontering.
Placeringskoder
Placeringskoder kan användas för att knyta inventarier till olika avdelningar, till exempel olika kontor eller våningsplan. Placeringskoderna läggs upp i Basregister | INV| Placeringskoder och behöver bara en Kod och en Benämning.
Parametrar
Parametrarna för inventariereskontran finns i Basregister | INV | Parametrar. Central inventarietyp anges om en eller flera inventarienummer ska använda samma nummerserie. Alla inventarietyper med 0 som Nästa inventarienummer använder den centrala nummerserien. Det är då nummerserien på inventarietypen som registrerats här som används. Kontering av avskrivningar i BOK och Kontering av avyttringar i BOK avgör om avskrivningar och avyttringar ska konteras automatiskt i bokföringen. Är det inte ikryssat behöver avskrivningar och avyttringar bokföras manuellt för att inventariereskontran och bokföringen ska stämma.
Registrering inventarier
Inventarier kan registreras in via tre olika program.
Via leverantörsfaktura
Om inventarien kommer från en leverantörsfaktura kan du registrera inventarien i samband med kontering av fakturan. Ange anskaffningskonto för inventarien. Om endast en inventarietyp har detta konto inställt som anskaffningskonto föreslås inventarietypen till fältet Inventarietyp. Om flera inventarietyper har detta konto inställt som anskaffningskonto föreslås ingen inventarietyp utan behöver väljas manuellt
Via bokföringsorder
Ange anskaffningskonto för inventarien. I fliken INV som skapats anger du Inventarietyp, Belopp och Benämning. Gå tillbaka till fliken BOK och slutför konteringen innan du sparar verifikationen.
Manuell registrering
Det går att registrera inventarier direkt i inventariereskontran. Manuell registrering måste bokföras manuellt för att delsystemen ska stämma överens. Manuella inventarier registreras i Ekonomi: Inventarier med knappen NY.
Komplettera inventarier
Inventarier som registrerats via en leverantörsfaktura eller en bokföringsorder behöver kompletteras i Ekonomi: Inventarier, fliken Avskrivning Kryssa i urvalet Endast ej kompletterade för att bara se inventarier som behöver kompletteras.
Öppna inventarien och ange som minst Första avskrivningsperiod. Du kan också ange annan kompletterande information som Serienummer, Placering och Kommentar.
Avskrivning inventarier
Avskrivningar skapas under Ekonomi: Inventarier, fliken Avskrivning. Ange Till och med period du vill skriva av samt Bokföringsdatum för avskrivningen. Du kan välja att skriva av bara en viss Inventarietyp. Lämnas fältet blankt skrivs inkluderas alla inventarietyper. Du kan börja med att göra en provutskrift för att få en lista som visar vad som kommer med vid avskrivningen samt hur konteringen kommer att bli. När du har kontrollerat att det ser riktigt ut gör du en skarp utskrift genom att ta bort krysset vid Provutskrift.
Avyttring inventarier
För att avyttra en inventarie går du till Ekonomi: Inventarier, fliken Inventarier. Markera inventarien och tryck på AVYTTRA. Ange den Avyttringskod som stämmer med anledningen till avyttringen samt Bokföringsdatum. Ska du avyttra på grund av en försäljning anger du även Försäljningspris. Konteringen för avyttringen föreslås enligt inventariens restbelopp, eventuellt försäljningspris och de konton du ställt in på inventarietypen. Konteringen kan korrigeras manuellt. När konteringen är färdig trycker du på STARTA.
Splitta inventarie
Har du en inventarie som ska delas upp i flera kan du markera den i Ekonomi: Inventarier, fliken Inventarier och trycka på knappen SPLITTA. I tabellen registrerar du en per rad benämning, placering och anskaffningspris för respektive inventarie. Alla inventarier som skapas i och med splittning får samma huvudnummer men separata undernummer. En inventarie DAT-1-1 som splittas till två får alltså nummer DAT-1-1 respektive DAT-1-2.
Byt inventarienummer
Har du en inventarie som hamnat på fel inventarietyp eller fått fel nummer kan du korrigera det i Ekonomi: Inventarier, fliken Inventarier. Markera inventarien och tryck på BYT NUMMER där du anger till vilket nummer inventarien ska flyttas. Observera att bokföringen behöver korrigeras manuellt vid byte av inventarietyp för att delsystem ska stämma.
Redigera avskrivningsplan
Inventarierna skrivs av med en rak avskrivningsplan, Anskaffningspris / Antal månader att skriva av. En inventarie på 60 000 SEK som ska skrivas av på 60 månader skrivs alltså av med 1 000 SEK per månad. Vill du ändra avskrivningsplanen finns två olika varianter.
1. Redigera avskrivningsplan (enbart korrigering framtida avskrivningar)
För att korrigera avskrivningstakten på inventariens restbelopp öppnar du inventarien under Ekonomi: Inventarier, fliken Inventarier, fliken Avskrivningsplan. Ange den månad som antal avskrivningsmånader skall ändras från och med i kolumnen Från period. Kolumnen Till period lämnas vanligen blankt, den nya planen gäller då samtliga framtida avskrivningar. I kolumnen Antal anger du hur många månader som inventarien ska skrivas av för. Vid avskrivning för perioder från och med Från period används den nya avskrivningsplanen. Redan gjorda avskrivningar berörs inte.
Exempel: Anskaffningspris 60 000 SEK. Första avskrivningsperiod 2019–01. Antal månader att skriva av = 60. Gjorda avskrivningar till och med 2019–12. Ny avskrivningsplan från period 2020–01 och framåt med antal månader att skriva av = 12. Under 2019 finns 12 avskrivningar med 1 000 SEK per månad. Restbeloppet efter 2019 = 48 000 SEK. Vid avskrivning 2020–01 och framåt skrivs 5 000 SEK av (60 000 SEK / 12).
2.2. Redigera antal månader (korrigering retroaktivt)
Om avskrivningsplanen på inventarien är fel och du vill korrigera även gjorda avskrivningar kan du ändra antal avskrivningsmånader direkt på inventarien under Ekonomi: Inventarier fliken Inventarier, fliken Inventarie. Nästa avskrivning du gör kommer att korrigera tidigare gjorda avskrivningar enligt det nya antalet månader.
Exempel: Anskaffningspris 60 000 SEK. Första avskrivningsperiod 2019–01. Antal månader att skriva av = 60. Gjorda avskrivningar till och med 2019–12. Ändring på inventarien till Antal månader att skriva av = 24 vilket innebär att det ska skrivas av 2 500 SEK per månad. Under 2019 finns 12 avskrivningar med 1 000 SEK per månad = 12 000 SEK. Vid avskrivning 2020–01 skrivs 20 500 SEK av. 2 500 SEK för 2020–01 och 18 000 SEK som korrigerar de tidigare avskrivningarna för 2019 (60 000 / 24 * 12 - 12 000).
Rapporter
Rapport för inventariereskontran ligger under Ekonomi: Rapporter, fliken Inventariereskontra. Rapporten Lista avskrivningar är en standardrapport som listar inventarier enligt urval på avskrivningsperiod, bokföringsdatum och inventarietyp. Rapporten Rapporter används för utskrift av rapporter med egenbyggda kolumnmallar.
